- 產品化項目管理之路：為客戶創造價值
- 叢衛東
- 2968字
- 2022-08-16 14:50:14
2.3 項目經理的時間管理
管理學大師彼得·德魯克說過“不能管理時間，便什么也不能管理”[1]，可見時間管理的重要性。作為項目經理，除了管理項目進度和各種事項，還要做好時間管理，這樣才能圓滿而高效地完成項目任務。時間管理適用于項目開發團隊中的所有成員，對其他工作和生活也有益處。
分享：時間的特點如下。
①時間無法因為人的主觀意志而增加或減少。
②時間無法像水一樣儲存，而是一直在流逝。
③時間無法被其他任何事物代替。
④時間無法倒流或挽回。
1.個人時間管理
每個人一天的時間都是24小時，不會增加也不會減少，并且每個人的生命都是有上限的，長壽者也不過百年的壽命，如何管理好“時間”這種有限的資源是每個人都需要面對的問題。
2.實際項目中可能出現的狀況
在項目開發階段，項目經理幾乎每天都會被工作或生活中、計劃內或計劃外的各種狀況圍繞，有些狀況是與技術相關的、有些狀況是與管理相關的、有些狀況是與溝通相關的，還有些狀況會受到不相干事件的被動干擾，項目經理需要準備各種呈現項目狀態的周報、月報、重要問題每日更新報告等，情況非常復雜。
項目經理在執行計劃任務的過程中，有時會被突發事件打斷，在這些事件中，有些是表面看似不重要實則真正蘊含潛在風險的事件，需要團隊仔細識別；還有些時候，某些信息只有通過項目經理才能傳遞。如果在同一時間段內發生多起看似緊急的事件，那么很容易使項目經理為應對它們而手忙腳亂，進而造成項目管理的混亂。所以項目經理需要運用一些手段應對短期、緊急的工作，同時留出精力處理長遠、重要的工作。
分享：針對實際項目中可能出現的狀況，我的時間和精力分配方式如下。
①隨身帶一個工作記事本，每天早上把當天需要完成的任務或事件列出來，須知“好記性不如爛筆頭”的道理。
②在列出需要執行的工作任務后，先按照輕重緩急進行優先級排序，再計劃具體的執行步驟。如果發生意外事件或突發狀況，或者沒有完成某些任務，也要記錄下來，把所有事情整理為一個清單，每完成一件事情就在對應條目前打鉤。
③每天早上翻閱前一天的清單，看看哪些沒有完成的事情可以放在今天完成，重復執行上述步驟。
以上是在復雜狀況下避免遺漏事件的有效手段，條目的數量和復雜度可以根據具體事件確定，一般通過一行簡單的文字記錄就可以制訂一個具體任務的執行計劃。
在項目開發的過程中，項目經理可以每周更新項目進度，查看實際進度與項目計劃之間的差距，以及到某個項目節點的時候需要完成什么工作。實際操作和外部世界處于不斷的運動變化之中，對已經計劃好的事情也要不斷做出調整，以便實現新的目標。在面對各種事件的時候，項目經理應該表現出對事件的決斷和對項目正確發展方向的把握，要有對各種事件進行分級處理的能力，將與本職不相關的工作分配給相應的專業人員。
3.善于運用“重要緊急四象限”進行時間管理
如上文所述，時間管理的前提是首先對需要完成的所有事件了如指掌，然后根據事件的重要性和緊急程度進行排序，這樣才能清晰地把握需要完成的核心事件，從而讓投入的時間在項目中獲得最大的收益。重要緊急四象限如圖2.3所示。
圖2.3 重要緊急四象限
4.職責分明，學會拒絕
有些項目經理或項目管理新手，特別是剛剛從某一專業的專家轉變為項目經理這一角色的人，可能會覺得有些事情自己沖上去解決是最快的，認為靠自己就能完成那些看似簡單的事情，并且很有成就感。其實這是在浪費公司的資源和自己的時間，要么是項目經理的工作不夠飽和，要么是把不應該做的事情做成了讓大家認為就是項目經理應該做的事情。項目經理最大的價值是領導團隊、協調資源，使項目收益最大化，而不是花費時間處理與本職工作不相干的事情，長此以往，會導致個人的時間被那些繁雜的事情占用，反而是對公司的不負責任。項目經理要懂得把事情分配給正確的人并在合適的時間得到想要的結果。
學會拒絕不是毫無理由地蠻橫回絕，而是就事論事、有理有據地拒絕，是基于自己的職責、時間和精力進行思考后的理性回復。對于產品化管理者來講，能夠把開發執行的具體任務完成得最好的還是團隊的專業成員，要合理利用寶貴的時間處理最重要的事情，讓團隊的整體發揮更高效、交付的結果更能滿足客戶需求，這才是項目經理應該花費時間和精力處理的有價值的事情。
5.多項目執行的時間管理方法
如果同時負責多個項目或支持多個外部客戶，那么項目經理的大部分時間會被各種線上或線下的、正式或非正式的溝通占用，手頭的事情隨時有可能被各種溝通需求打斷。應該如何應對多項目、多客戶的情況呢？圖2.4所示為多項目執行的時間管理方法。
圖2.4 多項目執行的時間管理方法
分享：我曾經在同一時間段內支持過近兩位數的外部客戶，相關經驗如下，供讀者參考。
①分配不同客戶周會溝通的時間，提前做好各項準備工作并留出時間完成會后的總結報告。
②在早晚兩個時間段，分別抽出幾分鐘對當天計劃的任務和執行的結果進行總結回顧，這樣即使計劃被打斷，也能知道哪些任務沒有執行或后續需要優先處理。
③有了新的消息，可以回復的馬上回復并保留記錄，如通過郵件回復進行確認，或者記錄下來過后處理。
④對于不重要的問題可以記錄下來，在方便的時間處理。
⑤對于非本職工作要懂得拒絕，非本專業問題應分配給合適的專家處理。
⑥如果工作任務飽和，那么項目經理要及時向管理層匯報并申請新資源，或者將一部分不重要的任務分配給其他相關人員，不要因無法及時處理項目任務而造成損失。
⑦學會沖突管理，多項目執行很可能發生時間等資源沖突的情況，項目經理要妥善處理各種沖突情況，如果發現處理問題所需資源超出個人授權或職責范圍，應該及時上報。
6.多項目執行的任務分配
多項目執行的本質，同樣是時間和資源的協調分配、重要事件的優先級排序處理，以及充分的團隊信任和授權。在通常情況下，項目經理主要關注重要、緊急且影響深遠的事件，其他事件只要及時了解狀態并授權團隊中有關方面的專家解決即可。
如果項目執行偏離了計劃且需要由項目經理進行相關資源的協調，那么這些事件就是工作中的重點，特別是幫助執行具體工作任務的專家獲取所需的內外部資源，簡單來講就是“抓大放小”，學會適當授權，監督項目的發展情況，合理地計劃處理各種事件的優先級順序，如果發現責任人無法解決相關問題，就要及時借助合適的資源（如老板或更資深的專家）來解決。
分享：在管理多個項目的過程中，除非進行項目集管理，否則項目經理關注的應該是多個項目的頂層進展，而不是具體的項目細節和執行過程。項目經理需要仔細評估同時支撐多個復雜項目開發管理的任務分配方式，這對項目經理的要求比較高，既要顧及項目開發本身的方方面面，又要顧及多個項目之間各種資源和進度的協調，著實不是一件新手或初級管理者能夠應對的事情。因此在執行多項目或多任務的時候，公司應在早期評估項目經理有沒有足夠的時間和能力進行精細化管理，如果沒有，那么應盡量讓項目經理的精力集中在某一個特定項目上。
7.時間管理概要
項目開發時間是一種有限的資源，在項目需求中有明確的交付時間點，這也是項目執行的關鍵考核指標之一。時間在項目開發的過程中是一種稀缺的資源，項目經理的時間管理高效與否直接影響著項目的進度和質量。
要想在項目執行的過程中管理好時間資源、讓執行過程更加高效，以上實踐分享和經驗總結或許會對讀者有一些幫助，簡單來講就是記錄、計劃、優先級排序、適時調整，完成項目經理職位規定的且最能對項目產生價值的工作。