四、建立高效可靠的信息處理系統

在信息技術飛速發展的今天，辦公信息化為大勢所趨。在合同管理領域建立高效可靠的信息處理系統，既響應監管機構持續強化的監管要求，也滿足公司自身生存發展的需要。公司尤其是國有公司必須要正視信息化建設對于風險管理與內部控制體系建設的重要作用，重視合同全過程管理信息化建設。

（一）合同管理信息化的優勢

由于合同管理信息系統強大的數據歸集、處理與分析能力，對于大型企業集團的合同管理與風險管控成效尤為顯著。合同管理信息化建設的優勢主要體現為以下幾個方面。

第一，通過合同管理信息系統開展合同流程管理。實現規范程序、固化流程、全員參與、信息共享的目標，強化各管理層級、各管理部門之間的職能分配，做到職權清晰，責任明確，實現相關部門與崗位之間的相互制衡和互相監督。

第二，通過完整的合同立項、評審、簽訂、履行及臺賬統計等過程信息記錄，可實現集團企業對各子公司合同管理的動態監控。便于公司領導和各管理部門實時、全面掌握合同進展情況，實現信息歸集與共享，為領導決策提供準確有效的數據支持。

第三，合同管理信息系統使得合同承辦人不需要大量、反復打印合同文本，不再需要承辦人花費大量的時間精力奔走于各業務部門和公司領導之間進行合同審批，合同臺賬也不再需要手動載入和人工統計，可以說合同管理系統直接幫助公司提高合同審批效率、降低操作風險、節約管理成本、創造經濟價值。

第四，建立對合同管理的全生命周期信息化管理。使公司高級管理人員、法務部門和相關業務部門，可以全面、實時掌握公司的合同管理情況，更加高效地完成合同管理全過程，落實公司內控制度，建立履行過程中的風險監控反饋機制。

（二）合同管理信息化建設存在的問題

隨著經濟全球化、互聯網技術和電子商務的不斷發展，信息化建設在全球不斷蔓延并得到迅速發展。但是，就中國具體國情而言，合同管理信息化建設，乃至于信息化建設，對于中國很多公司來說都是一項陌生的新興產品。雖然公司合同管理信息化建設得到了一定的發展，但總體來看仍舊存在一些具有普遍性的問題。

1.頂層設計不夠，導致形成系統信息孤島。

目前，各公司合同管理信息化建設情況參差不齊，由于技術、財力、物力等原因所限，絕大多數公司的財務系統、人力系統、業務系統和合同系統之間互相獨立、各自為政。公司各板塊經營信息不共享、不互通，無法形成有效串聯，數據信息與業務流程嚴重脫節，從而形成信息孤島。信息化建設效能未能全面發揮，反而造成極大浪費。

2.低效靜態管理，合同全過程動態管理有待加強。

在大多數公司里，合同管理系統目前只具備線上審批、數據統計等簡單的基本功能，合同信息基本還處于靜態化管理階段。相對方管理、履約動態檢查、違約預警、風險處置等業務板塊尚無法實現智能聯動。合同信息化管理在點、面連接，各個環節、各個板塊形成有效互通、高效聯結的有機體方面仍較為薄弱。

3.智能化及大數據分析水平不高，合同管理系統產能較低。

智能化管理方面，AI技術應用于合同管理系統的程度不深，合同審批、合同文本復查及校對等工作基本仍需仰仗人的智力和管理能力。借助計算機進行合同文本智能處理的能力基本處于空白狀態。合同履約信息、項目進度、費用支付、賬款回收等信息的錄入、統計、分析仍主要依賴于合同承辦人手動操作。大數據分析方面，合同管理信息系統在數據挖掘和分析，數據標準化及治理等方面還不成熟，對數據進行多維度分析并多形式呈現分析成果的水平較低。合同管理系統產能較低，投入產出比不理想。

（三）合同管理信息化的要求

合同管理信息化作為公司管理合同的一種工具，必須要滿足公司經營管理的實際要求。構建滿足公司要求的合同管理系統，實現公司合同管理工作的規范化、標準化、數字化，同時實現信息共享、統計分析等各項功能，提高合同管理工作的效率和質量，提升公司整體合同管理及風險防控水平，進而為公司創造價值。這是合同管理信息化的總體目標。

在具體應用層面，合同管理信息化建設應當滿足以下五項基本要求：必須滿足合同全過程管理的需求；必須和企業其他信息系統實現共享，加強合同、財務、審計系統的聯動，通過技術手段實現系統對異常信息的預警作用，加強合同履約的監督與資金的安全管理；提高管理效率；節約成本；安全運行：要確保網絡安全、數據庫安全、應用安全，不斷提高系統智能化水平。