2.7 如何選擇項目組織

解讀與分析

選擇什么樣的組織，要根據項目本身的規模大小、活動特點和環境因素綜合考慮。一般有以下三種項目組織可供選擇。

1．職能式組織：規模較小，偏重技術的項目采用

因某種特定職能的需要，將不同專業的力量（如工程師、會計師、設計師等）集中在一起而形成的組織，就是職能式組織。

職能式組織是根據項目管理中工作任務的相似性來設立管理部門的。在職能式組織結構中，每一部門都有不同的責任和義務。比如，在一家制造企業，意味著工程、制造、設計、市場等各部門是分開的，每個部門都是按照既定的職能行事。職能式組織機構既有優點，也有缺點。

（1）優點。

①有較強的智力和技術支持。采用職能式組織機構的企業在實施項目時，一般都需從不同的職能部門選出一些成員成立項目小組，這種機構的每一職能部門都聚集著該領域的專業人才，這為項目課題的攻關提供了強有力的智力和技術支持。

②人員使用比較靈活。項目組所需要的某一方面的專業或技術人才可以從相應的職能部門選擇，當一個職能部門同時為若干個項目組服務時，這種靈活的人員調配方式更顯其優越性。

③實現了專業化分工。各個部門是按職能、專業進行劃分的，有利于各部門的專業人才進行技術創新和改進工作方法。

（2）缺點。

①協調難度較大。項目組的成員是從不同的職能部門中選派的，往往難以協調。

②容易影響項目目標的實現。項目組的成員尚屬于原來的部門，未必能與項目組織的目標保持高度一致，這樣就必然影響項目目標的實現。

③職責難以明確。項目組成員的雙重身份決定著沒有人愿意主動承擔責任和風險，且成員具有一定的流動性，更使責任難以明確。

（3）適用原則。掌握了職能式組織機構的特點后，就可以根據項目的需要，選擇是否建立職能式組織機構。當想建立一個規模較小、技術含量比較高、人員使用比較靈活，且實現專業化分工的組織時，職能式組織機構是首選。

2．項目式組織機構：項目較多，規模較大時采用

在大型企業中，按項目對企業活動進行分組的形式日益顯示出其重要性。這種組織機構形式最突出的特點就是“集中決策、分散經營”，即總公司控制著整個企業的重大決策和戰略目標，分公司或事業部獨立經營，這是在組織領導方式上從“集權制”邁向“分權制”的一種改變。

項目式組織機構擁有自己的技術人員和行政管理機構，依靠階段性的項目進度報告同總公司保持簡單的聯系，成為獨立自主的單位。項目式組織機構與職能式組織機構最明顯的差異就在于，前者有自己獨立、完整的組織及項目成員，項目經理對項目成員有完全控制權；而后者的組織機構趨于松散，項目經理往往難以控制。這種項目式的組織機構常見于一些規模大、項目多的企業。

（1）優點。

①結構比較嚴謹。項目式組織擁有自己的項目經理、穩定的項目團隊、職責分明的職能部門。

②責權明確。項目式組織機構中的項目組織管理層次分明、責權明確，便于組織管理的運行。

③便于統一指揮。每一項目組織都是一個獨立核算的分部，便于管理者統一協調、指揮，發揚團隊精神，以實現項目組織的目標。

（2）缺點。

①容易造成資源重復配置。每一個相對獨立的項目組織都設有自己的職能部門，會導致結構重復。

②技術創新能力低。由于每一項目組織都是一個相對獨立的分組織，即使某一項目組織急需某一方面的人才和專家，而另一組織的人才和專家出現空閑時，也難以協調。因此這種組織機構創新能力可能要比同等條件下的職能式組織機構的創新能力低。

（3）適用原則。當企業想建立“集中決策、分散經營”的組織，且項目較多、規模較大時，適合選擇項目式組織。

3．矩陣型組織：技術復雜、規模很大的項目采用

矩陣型組織，就是在同一組織機構中把按職能劃分部門和按項目劃分部門相結合而產生的一種組織形式，這種組織形式既最大限度地發揮了兩種組織形式的優勢，又在一定程度上避免了兩者的缺陷。矩陣型組織也有自身的優勢和劣勢。

（1）優勢。

①明確了項目的核心所在。項目經理一人專門承擔項目管理的責任，負責在預算成本的范圍內，按照合同工期和規范的要求實施項目。

②降低了純項目組織對人員的重復需要。由于項目組織覆蓋了整個職能部門，所以項目能夠從各部門臨時調動所需的人員和專家，當實施多個項目時，職能部門的專家可為所有的項目提供服務。

③成員有強烈的依附感。團隊成員們不會對項目結束后他們的去向問題擔憂。即使他們對項目有強烈的依附感，也會感覺到與職能部門“大本營”的親近關系。

④對客戶需求的反應速度具有靈活性。對母體組織內部的需要，矩陣型組織會做出靈活而迅捷的反應。

⑤平衡了資源的分配。在同時實施多個項目的情況下，矩陣型組織較好地平衡了資源在企業內部的分配，并能保證各個項目在時間、成本、績效等目標上達到最優。

⑥適應性強。純項目型組織和職能型組織是組織類型圖譜的兩個極端，矩陣型組織填補了兩者中間的大段空白。它能夠適合多種多樣的項目，并根據母體組織的需求、能力和愿望進行取舍。

（2）劣勢。

①責權不明確。在矩陣型組織中，權利的平衡是相當微妙的。當項目取得成功時，往往會出現組織成員爭名奪利的現象。當項目受挫時，組織成員又紛紛推卸責任。

②矩陣型組織具有在多個項目之間平衡資源配置的優勢，但這個優勢也伴隨著劣勢。第一，監控這一系列項目是一項令人頭疼的工作。第二，為滿足不同的進度要求，資源需要在不同時間進行調配，這樣會引起不同項目經理間的明爭暗斗。

③矩陣型組織對統一指令的管理原則是一個挑戰。項目中的員工都有兩個直屬上級；一個是職能部門的經理，另一個是項目經理。由此產生的問題很難有有效的解決辦法。

（3）適用原則。

當項目的開展需要多個職能部門的協助并涉及復雜的技術問題，但又不要求技術專家全日制參與時，矩陣型組織是唯一令人滿意的選擇。尤其是在若干項目需要共享技術專家的情況下，矩陣型組織的作用更明顯。

選擇什么樣的組織形式應由項目本身的特點來決定，盲目套用不會收到很好的效果。在選擇項目組織時，只有對組織進行深層次的分析和了解，才能找到合適的組織機構。