2.6 如何建立項目辦公室

解讀與分析

項目辦公室是項目各個職能的集合體，它為項目經理履行其職責進行服務，相當于一個“中央倉庫”，可與各部門簽訂包出合同。項目辦公室通過建立統一的方法和規范的制度，使項目經理從日常工作及重要職能中解脫出來。

項目辦公室是項目經理、高層管理者以及從事項目工作的職能部門經理的支援小組。項目辦公室不是用來取代高層管理者和項目經理的決策部門，其職能是準備信息和報告，為高層管理者的決策提供依據。項目辦公室的規劃取決于組織的意愿。它可以簡單到只有幾個人，主要負責執行計劃、匯報工作、質量保證、收集工作情況，其職能就像服務于幾個項目的交流中心。項目辦公室按組織的業務需求來安排工作，并力求適應業務的發展。

從開始建立項目辦公室到使其具備成熟的管理能力，通常需要經過如下幾個階段。

1．確定項目辦公室提供的服務內容

項目辦公室的啟動是為了在組織中減少項目職能管理的成本，同時改進呈報給高層管理者的信息的質量，為高層管理者的決策提供輔助報告。因此，它的服務內容必須得到高層管理層和項目經理的認可。

2．確定對項目辦公室人員的職責和技能要求

項目辦公室向高層管理者及時報告項目執行過程中出現的問題，并將匯總后的各方的意見提供給管理者，因此所指派人員的職責與工作技能水平很重要，這決定了他們所能提供的服務水平的高低。

3．建立項目辦公室并宣布其開始運作

項目辦公室成立之初，應制訂一個能支持總經理和項目經理工作的計劃，并通過宣傳已經取得的成功來擴大項目辦公室的影響。項目辦公室的客戶主要包括企業總經理、項目經理或主管、項目團隊成員、職能部門的經理、其他利益相關者等。

4．與項目管理層保持密切聯系

在工作中，項目辦公室必須與總經理和項目經理保持密切聯系，以便了解并滿足他們的需求。這有助于項目經理從日常事務中解脫出來。

5．為客戶提供最佳的服務

項目辦公室的建立必須有高層管理者的支持，但是其運行的成功與否取決于客戶。如果客戶對其服務不滿意，那么來自高層管理者的支持就會削弱，項目辦公室也就無法生存下去。

項目辦公室的建立為項目經理提供了很多方便，因此企業要很好利用項目辦公室的職能，提高工作效率。