1.10 如何建立項目變更控制程序

解讀與分析

項目變更應(yīng)以其可行性為基礎(chǔ)，對項目變更實施有效控制是非常重要的。項目經(jīng)理應(yīng)該建立起一套有效的變更控制程序來控制和實施項目的變更，從而減少人力、物力、財力的浪費。

項目變更必須經(jīng)項目組和客戶雙方確定后方可執(zhí)行，任何一方不可擅自做主。即便項目組提出的變更對客戶是有利的，也必須征得客戶方的同意。下面這些指導(dǎo)性建議如果在合理、嚴(yán)格的前提下加以應(yīng)用，就可以建立起一個有效的變更控制程序。

1．建立描述性文件

所有項目合同或協(xié)議，必須包括對如何在項目計劃、預(yù)算或者可交付成果中列出需要實施變更的描述。這樣項目變更的地方便一目了然了，有助于管理層適時掌握項目的實施情況，對項目是否需要變更作出決策。

2．變更要以變更指令的形式存在

所謂變更指令就是獲得變更的命令，也就是誰讓項目經(jīng)理對項目的計劃、安排等進行變更，通常由上級管理層發(fā)出。項目中的任何一個變更都應(yīng)以變更指令的形式存在，變更指令包括對達成一致的變更以及那些基于該變更所產(chǎn)生的計劃、預(yù)算、進度和可交付成果的各種變更的描述。變更指令是項目經(jīng)理對項目實施變更的依據(jù)，一方面它可以保證項目變更順利實施；另一方面，如果項目變更出現(xiàn)對項目不利的情況，變更指令可以有效減輕項目經(jīng)理的責(zé)任。

3．變更要獲得書面的批準(zhǔn)

各種變更都必須獲得書面批準(zhǔn)，這種批準(zhǔn)是由客戶代理人或負(fù)責(zé)實施項目的企業(yè)高級管理層的代表來完成的。由于各種變更會對項目產(chǎn)生很大的影響，屬于項目管理層的重大決策，因此，變更的程序、步驟等都要經(jīng)過管理層書面批準(zhǔn)，并載入文件歸檔。這是項目經(jīng)理進行項目管理必須遵守的程序，可以使項目經(jīng)理對因變更失誤產(chǎn)生的后果承擔(dān)有限的責(zé)任。項目團隊和客戶之間的互動行為應(yīng)該通過建立書面文件而規(guī)范化。

4．接受對預(yù)期變更的咨詢

在準(zhǔn)備和批準(zhǔn)變更指令之前，項目經(jīng)理必須接受所有對預(yù)期變更的咨詢。項目經(jīng)理并非對上級管理層做到有令必行，而是應(yīng)該對管理層作出的變更指令進行研究，看變更是否合適，是否有必要。項目經(jīng)理對項目是否變更沒有決定權(quán)，但是可以為決策者提出意見和建議，以確保項目的變更是合適的、可行的。

5．根據(jù)變更指令修改主體計劃

一旦變更指令準(zhǔn)備完畢，并且獲得了批準(zhǔn)，項目經(jīng)理就應(yīng)該向項目組成員傳達變更指令，并按照指令開始對項目進行變更，同時調(diào)整人員、進度、資源計劃。項目的主體計劃也要根據(jù)變更指令進行修改，同時將變更指令歸到項目主體計劃里面，使其成為項目主體計劃的一部分。

建立項目變更控制程序是為作出合理的項目變更決策服務(wù)的，雖然其程序并不復(fù)雜，但是做起來并不簡單。項目經(jīng)理需要在實踐中靈活掌握，方能作出合理的項目變更決策。