3.郵件處理：別把時(shí)間都浪費(fèi)在回復(fù)郵件上

一項(xiàng)研究發(fā)現(xiàn)四分之三的員工都會(huì)在工作中分心，甚至超過10%的員工表示，他們工作時(shí)總是會(huì)分心。在生活中，你是不是會(huì)出現(xiàn)這樣的現(xiàn)象：

你氣定神閑地打開電腦，打算利用僅有的30分鐘來看完兩天的工作郵件，但是在你迅速打開郵箱之后，你發(fā)現(xiàn)自己郵箱中需要查看的郵件有很多，此時(shí)，你開始打開每一個(gè)郵件，然后被一些非目標(biāo)性的郵件內(nèi)容所吸引。

很快，30分鐘過去了，你真正想要做的事情還沒有做，而時(shí)間都花費(fèi)在一些無關(guān)緊要甚至是消費(fèi)性的郵件上。

很多人的郵箱中都會(huì)出現(xiàn)很多垃圾郵件，所謂垃圾郵件，指的就是對自己提高效率沒有幫助的、具有干擾性的郵件。而我們需要做的就是避開垃圾郵件，迅速找到自己的目標(biāo)性郵件，從而快速進(jìn)行查看、處理。

英國一家金融管理服務(wù)公司，對2000人進(jìn)行了一項(xiàng)調(diào)查，結(jié)果顯示三分之一的人每天在工作中會(huì)有長達(dá)3個(gè)小時(shí)的分心狀態(tài)。而一部分人因?yàn)槔]件而分心所占用的時(shí)間也占了很大一部分。

為了避免干擾性的郵件降低我們的辦事效率，你應(yīng)該先對郵件進(jìn)行分析，其實(shí)，通過對郵件的狀態(tài)進(jìn)行分析，你會(huì)發(fā)現(xiàn)郵件分為兩類：第一類是單純答復(fù)溝通狀態(tài)；第二類是任務(wù)、方案處理狀態(tài)。對于不同狀態(tài)的郵件，其處理的方式也是有所不同的。

對于單純答復(fù)溝通狀態(tài)的郵件，其內(nèi)容不同，處理方式也不同，如邀請信，你需要思考是否要赴約，是否需要答復(fù)。對于資料溝通郵件，你需要查看資料后，快速進(jìn)行回復(fù)溝通。對于那些客戶的問候信和企業(yè)推送的一些產(chǎn)品介紹資料，你可以選擇性地進(jìn)行處理回復(fù)，甚至直接刪除。對于需要與上級、下級、同事進(jìn)行溝通的郵件，你需要查看，并直接做出回復(fù)。

對于任務(wù)、方案處理狀態(tài)的郵件，在處理過程中，你會(huì)發(fā)現(xiàn)，不能只是在郵件中解決問題，這些信件可能是上級交代的任務(wù)，也可能是需要處理的方案。比如，客戶需要訂購產(chǎn)品，此時(shí)，你需要做的不僅僅是一個(gè)回復(fù)，可能需要操作一些流程。再如受到邀請去進(jìn)行講座，雖然已經(jīng)確認(rèn)去參加講座，但是一些課程和講座流程需要和對方進(jìn)行確認(rèn)。對于這類郵件，你必然需要花費(fèi)一些時(shí)間來處理，因此，你需要做到以下兩點(diǎn)：第一，列出需要完成這些任務(wù)的信件清單；第二，將信件細(xì)節(jié)整合到方案流程中，從而讓方案流程更加充實(shí)和順暢。

當(dāng)然，除了以上兩個(gè)狀態(tài)的郵件之外，你還可能會(huì)遇到一些其他的消費(fèi)性郵件，比如產(chǎn)品介紹銷售的推銷郵件，這個(gè)時(shí)候你要先對郵件進(jìn)行設(shè)定，對一些自己不感興趣的郵件進(jìn)行“屏蔽”“拉黑”，直接清理刪除即可。

郵箱也具有拒收的功能，比如，你可以設(shè)定一下，對于那些推銷類、廣告類的郵件，直接拒收，或者是直接扔到垃圾箱中，這樣批量刪除，既能夠提升自己的辦事效率，同時(shí)也可防止被干擾和打擾。

你可能每天都需要做很多事情，郵件處理需要占據(jù)你一定的時(shí)間，因此，你不妨對處理郵件這項(xiàng)任務(wù)進(jìn)行時(shí)間安排和調(diào)整。那么，你就需要設(shè)計(jì)一個(gè)郵件分類表。

根據(jù)郵件內(nèi)容進(jìn)行簡單分類之后，你會(huì)發(fā)現(xiàn)有些郵件是根本不需要花費(fèi)時(shí)間來查看的，直接刪除即可，有些郵件是不需要花費(fèi)太多時(shí)間或者不急于一時(shí)完成的。這樣一來，在原本有限的時(shí)間內(nèi)，只要處理著急的、重點(diǎn)的郵件即可，效率自然就提高了。

對于一些需要回復(fù)和處理的郵件，我們要對其進(jìn)行時(shí)間安排；對于不用當(dāng)天處理的郵件，你可以選擇稍后處理，這樣便能夠?qū)r(shí)間放在重點(diǎn)郵件的處理上。那么，你還需要設(shè)計(jì)一張郵件處理時(shí)間表。

自律技巧

1.選擇一款郵件客戶端并按照用途分類

每個(gè)人可能都注冊過很多郵箱，如QQ郵箱、126郵箱、139郵箱、gmail、Hotmail......太多了自己都記不住，你不可能每天上班挨個(gè)登陸一遍官方郵箱，所以下載一款郵箱客戶端，關(guān)聯(lián)到所有注冊過的郵箱，統(tǒng)一接收郵件，這樣就方便多了。

之后，郵件要按照用途分類。首先，工作郵箱永遠(yuǎn)是最重要的，添加到電腦和移動(dòng)客戶端，并根據(jù)需要設(shè)置提醒和推送，這些是真正需要及時(shí)處理的。其次，設(shè)置一個(gè)私人郵箱，并養(yǎng)成習(xí)慣，只有非工作時(shí)間才能看。

2.郵件4D處理原則

這是美國出版人Michael Hyatt首先提出的，4D即行動(dòng)（Do）、轉(zhuǎn)發(fā)（Delegate）、擱置（Defer）、刪除（Delete）這四個(gè)動(dòng)作涵蓋了對任何一封郵件可能執(zhí)行的動(dòng)作。

【行動(dòng)】

閱讀郵件之后，你發(fā)現(xiàn)那些需要你處理的，并能在很短時(shí)間內(nèi)完成的任務(wù)，就需要立刻付諸行動(dòng)。例如，同事讓你發(fā)一份資料，而你的電腦里正好存著備份，那么你就沒理由拖延。

【轉(zhuǎn)發(fā)】

如果你發(fā)現(xiàn)郵件中提到的工作可以轉(zhuǎn)交給更適合的人，或者可以以更低成本完成的人，則要盡量將任務(wù)布置下去。例如，你收到郵件，朋友寄給你的禮物到了，那么你可以委托下屬幫你去拿，不要猶豫，將郵件轉(zhuǎn)發(fā)給下屬，這樣就節(jié)省了自己的時(shí)間。

【擱置】

當(dāng)郵件中提到的工作必須由你來做，但顯然無法在短時(shí)間內(nèi)完成的情況下，把它們暫時(shí)擱置起來。擱置的目的是為了有效分清主次，隨后根據(jù)主要性進(jìn)行安排。

【刪除】

刪除已經(jīng)處理完、沒有用的郵件，這樣會(huì)讓收件箱更清爽。當(dāng)你需要查閱之前的郵件時(shí)，也能夠更輕松找到所需郵件。否則，當(dāng)收件箱中躺著幾千封無效郵件時(shí)，如果你不記得關(guān)鍵詞，就需要一頁一頁翻看，那會(huì)浪費(fèi)很多時(shí)間。

自我訓(xùn)練

你每天會(huì)花費(fèi)多長時(shí)間來處理郵件？每個(gè)星期、每個(gè)月都會(huì)花費(fèi)多久來處理郵件？1個(gè)小時(shí)、2個(gè)小時(shí)，還是更多的時(shí)間？

處理郵件的時(shí)間關(guān)乎整天的工作安排，對于以下情況，你是否也會(huì)經(jīng)常出現(xiàn)呢。

1.你的郵箱每天都會(huì)有超過20條新郵件。

2.你在看郵件的時(shí)候會(huì)被一些垃圾郵件吸引。

3.你每天處理郵件需要消耗2個(gè)小時(shí)以上的時(shí)間。

4.你處理完郵件之后，發(fā)現(xiàn)超出了自己原定的時(shí)間計(jì)劃。

5.你處理完郵件，花費(fèi)了很多時(shí)間，發(fā)現(xiàn)實(shí)質(zhì)性的信息并不多。

6.每天要處理很多郵件，根本無從下手。

7.總是被垃圾郵件干擾，根本沒有時(shí)間處理重要的郵件。

如果出現(xiàn)以上7種情況或者其中的2種，表明你已經(jīng)被一些郵件干擾了。此時(shí)，你需要做的就是通過表格的設(shè)置，提高自己處理郵件的效率，拒絕無效郵件信息的干擾。

對于郵件分類表的設(shè)定，是為了讓你能夠?qū)ψ约核盏降泥]件進(jìn)行有效的刪減，并對需要做出處理的郵件進(jìn)行分析，對于急迫的、重要的郵件，優(yōu)先處理，對于不急迫、不太重要的郵件，延后處理。

之后，你還需要一份郵件處理時(shí)間表，這個(gè)表格的設(shè)定是為了讓你利用有限的時(shí)間完成重要郵件的處理，并對郵件處理時(shí)間進(jìn)行周規(guī)劃、月規(guī)劃。