1.3　Excel界面的組成結構

從Office 2007開始，微軟公司對Office應用程序的界面結構進行了重大改進，即使用新的功能區代替Office早期版本中的菜單欄和工具欄。本節將介紹Excel界面的組成結構。雖然本節內容以Excel 2019為例，但是其界面的整體結構與Excel 2007～2016的差別不大。

1.3.1 　Excel界面的整體結構

Excel界面由標題欄、快速訪問工具欄、功能區、【文件】按鈕、內容編輯區、狀態欄等部分組成，如圖1-14所示。

圖1-14　Excel界面的整體結構

? 標題欄：顯示當前打開的Excel文件的名稱（如“工作簿1”）和Excel程序的名稱（即Excel）。

? 快速訪問工具欄：排列著一個或多個按鈕，單擊這些按鈕可以快速執行Excel命令。在快速訪問工具欄中默認只顯示【保存】、【撤銷】、【恢復】3個按鈕，可以在其中添加更多的命令或刪除不需要的命令。

? 功能區：與Excel窗口同寬的矩形區域。功能區由多個選項卡組成，Excel中的大多數命令分布在這些選項卡中，通過切換選項卡可以查看和執行不同的Excel命令。用戶可以在功能區中添加新的選項卡并自由設置Excel命令的組織方式。

? 【文件】按鈕：單擊該按鈕，在打開的菜單中包含與文件操作有關的命令，如【新建】、【打開】、【保存】、【打印】等命令。

? 內容編輯區：在該區域內的上方是名稱框和編輯欄，名稱框位于左側，編輯欄位于右側，它們用于輸入和編輯名稱與公式，如圖1-15所示；下方是單元格區域，在其中可以輸入數據和公式，還可以插入圖片、圖形和圖表。當內容太多而無法完全顯示在Excel窗口中時，可以拖動水平滾動條或垂直滾動條上的滑塊來查看未顯示的內容。單元格區域下方標有“Sheet1”的位置是工作表標簽，用于標識工作表的名稱，單擊工作表標簽可以選擇指定的工作表。

圖1-15　名稱框和編輯欄

? 狀態欄：顯示在Excel執行命令和用戶操作過程中的狀態信息。例如，當用戶選擇了一個單元格區域后，在狀態欄中將顯示該選區中的數據的統計信息。

下面將對界面中的主要部分進行更詳細的介紹。

1.3.2 　功能區的組成

功能區由選項卡、組、命令3個部分組成，如圖1-16所示。每個選項卡頂部的標簽表示選項卡的名稱，如【開始】選項卡、【視圖】選項卡。單擊標簽將切換到相應的選項卡，并顯示其中包含的命令。每個選項卡中的命令按照功能類別被劃分為多個組，組中的命令是用戶可以執行的操作。例如，在【開始】選項卡的【剪貼板】組中包含的都是與剪切、復制、粘貼等操作有關的命令，而【字體】組中包含的命令都與字體格式的設置有關。

圖1-16　功能區的組成

當Excel窗口最大化顯示時，功能區中的大多數命令都能完整地顯示出來。如果調整Excel窗口的大小，一些命令的外觀和尺寸將會自動調整，以適應窗口尺寸的變化。最顯著的變化有以下幾種。

? 原來同時顯示文字和圖標的按鈕，將只顯示圖標而隱藏文字，如圖1-17所示。

圖1-17　顯示文字和圖標的按鈕將只顯示圖標

? 原來縱向顯示的下拉按鈕和組合按鈕，將變為橫向顯示，如圖1-18所示。

圖1-18　縱向顯示的下拉按鈕和組合按鈕變為橫向顯示

? 原來在功能區中顯示部分選項的庫，將顯示為一個下拉按鈕。

? 原來顯示全部命令或部分命令的組，將顯示為一個下拉按鈕。

? 當Excel窗口小到無法同時顯示所有選項卡標簽時，選項卡標簽的兩端會各顯示一個箭頭，單擊箭頭將滾動顯示每一個選項卡標簽。

交叉參考

關于選項卡中的命令類型的更多內容，請參考1.3.4小節。

1.3.3 　常規選項卡和上下文選項卡

每次啟動Excel程序后，功能區中都會固定顯示【開始】、【插入】、【頁面布局】、【公式】、【數據】等選項卡。在進行一些操作時，根據操作對象的不同，Excel會在功能區中臨時新增一個或多個選項卡，這些選項卡出現在所有常規選項卡的最右側。

例如，當在Excel中創建圖表并將其選中后，功能區中將新增【設計】和【格式】兩個選項卡，并在它們的標簽上方顯示“圖表工具”文字，這意味著這兩個選項卡中的命令專門用于圖表，如圖1-19所示。

圖1-19　專門用于圖表的【設計】和【格式】選項卡

【設計】和【格式】兩個選項卡是動態顯示的，如果取消選擇圖表，這兩個選項卡會自動隱藏起來。這類選項卡被稱為“上下文選項卡”。Excel中還存在很多類似的上下文選項卡，這些上下文選項卡只在選擇了特定的對象或執行特定的操作時才會出現。

1.3.4 　選項卡中的命令類型

Excel中的所有命令都以控件的形式顯示在功能區中?？丶侵缚捎捎脩糁苯硬僮鞯牟考绨粹o。根據控件的外觀和操作方式，可以將控件分為命令按鈕、切換按鈕、組合按鈕、下拉按鈕、復選框、文本框和微調按鈕、組合框、庫、對話框啟動器等多種類型。

1．命令按鈕

單擊命令按鈕將執行指定的操作。例如，【開始】選項卡的【剪貼板】組中的【剪切】按鈕是一個命令按鈕，單擊該按鈕將刪除所選內容，并將其放到剪貼板中，如圖1-20所示。

圖1-20　【剪切】按鈕

2．切換按鈕

切換按鈕有“按下”和“彈起”兩種狀態。按下按鈕時，表示已啟用該按鈕代表的功能；彈起按鈕時，表示未啟用該按鈕代表的功能。例如，【開始】選項卡的【字體】組中的【加粗】按鈕是一個切換按鈕，單擊該按鈕將為所選內容設置加粗格式，此時該按鈕處于按下狀態；再次單擊該按鈕將取消所選內容的加粗格式，此時該按鈕處于彈起狀態。

3．組合按鈕

組合按鈕包含左右或上下兩個部分。例如【開始】選項卡的【對齊方式】組中的【合并后居中】按鈕是一個組合按鈕，該按鈕的左側是一個命令按鈕，單擊該按鈕將執行合并單元格的命令；該按鈕的右側是一個帶有黑色三角的下拉按鈕，單擊該下拉按鈕將打開一個下拉列表，其中包含與合并單元格有關的更多命令，如圖1-21所示。

圖1-21　單擊組合按鈕打開一個下拉列表

4．下拉按鈕

下拉按鈕與組合按鈕的外觀類似，不同之處在于下拉按鈕是一個整體，而非分為兩個部分。單擊下拉按鈕將會彈出一個菜單或下拉列表，從中選擇要執行的命令或所需選項。例如，【頁面布局】選項卡的【頁面設置】組中的【紙張方向】按鈕是一個下拉按鈕，單擊該按鈕將彈出圖1-22所示的菜單。

圖1-22　下拉按鈕

5．復選框

復選框由方框和文字兩個部分組成，單擊方框將在其內部顯示一個對鉤標記，表示當前已選中復選框；再次單擊方框將隱藏對鉤標記，表示當前未選中復選框。通過選中或取消選中復選框來決定是否啟用復選框代表的功能。例如，【視圖】選項卡的【顯示】組中的【直尺】、【編輯欄】、【網格線】和【標題】都是復選框，如圖1-23所示。

圖1-23　復選框

6．文本框和微調按鈕

文本框既可以顯示文本，也允許用戶編輯其中的文本。微調按鈕是垂直排列的一對方向相反的三角箭頭，通常與文本框一起出現。用戶可以在文本框中輸入數值，也可以通過單擊微調按鈕來調整文本框中數值的大小。例如，【頁面布局】選項卡的【調整為合適大小】組中的【縮放比例】選項由文本框和微調按鈕組成，如圖1-24所示。

圖1-24　文本框和微調按鈕

7．組合框

組合框由文本框、下拉按鈕、下拉列表3個部分組成。可以單擊下拉按鈕，在打開的下拉列表中選擇所需的選項，也可以直接在組合框的文本框中輸入選項的名稱，然后按【Enter】鍵確定。對于數值類的選項，可以在組合框的文本框中輸入下拉列表中未列出的選項，只要輸入的數值位于有效范圍之內，按【Enter】鍵后就會生效。

例如，【開始】選項卡的【字體】組中的【字號】選項是一個組合框，單擊該組合框右側的下拉按鈕，在打開的下拉列表中選擇字號的大小，如圖1-25所示。

圖1-25　組合框

8．庫

與單擊組合框上的下拉按鈕所打開的下拉列表類似，庫也提供了一個下拉列表。不同之處在于庫中的選項以圖形化的方式呈現（如圖標或縮略圖），而且這些選項的可操作性更強。右擊庫中的選項將會彈出一個快捷菜單，可以對選項執行特定的命令。

一些庫中的部分選項會直接顯示在功能區中，無須打開庫列表即可查看和選擇這些選項。在工作表中繪制一個形狀（如“矩形”）并將其選中，功能區中將顯示【繪圖工具|格式】上下文選項卡，其中包含【形狀樣式】和【藝術字樣式】兩個庫，它們中的部分選項直接顯示在功能區中，如圖1-26所示。單擊或按鈕可以在不打開庫列表的情況下依次查看庫中的選項。單擊按鈕將打開庫列表，其中包含庫中的所有選項，如圖1-27所示。

圖1-26　【形狀樣式】庫和【藝術字樣式】庫

圖1-27　打開庫顯示其中的所有選項

還有一些庫以下拉按鈕的形式顯示在功能區中，只有單擊下拉按鈕，才能查看庫中的選項。在【開始】選項卡的【樣式】組中單擊【套用表格格式】按鈕，將打開表格樣式庫，如圖1-28所示。

圖1-28　以下拉按鈕形式顯示的庫

9．對話框啟動器

對話框啟動器位于選項卡中的某些組的右下角，它是一個可以單擊的小按鈕。單擊該按鈕將打開一個對話框，其中包含的選項與按鈕所在組中的選項類似，但是通常更全面。

例如，單擊【開始】選項卡的【對齊方式】組右下角的對話框啟動器，將打開【設置單元格格式】對話框中的【對齊】選項卡，其中包含與文本對齊方式有關的選項，如圖1-29所示。

圖1-29　單擊【對齊方式】組右下角的對話框啟動器打開的對話框

1.3.5 　文件按鈕

【文件】按鈕位于【開始】選項卡的左側，單擊該按鈕，進入的界面如圖1-30所示，可見，其菜單欄豎立于界面左側，其中包含與Excel文件操作有關的命令，如新建、打開、保存、關閉等。若要對Excel程序選項進行設置，也需要單擊【文件】按鈕，在進入圖1-30所示的界面后單擊【選項】命令，然后在打開的【Excel選項】對話框中進行設置。

圖1-30　單擊【文件】按鈕進入的界面

1.3.6 　狀態欄

狀態欄位于Excel窗口的底部，其中顯示了與當前操作有關的一些信息。例如，選中了一個包含數字的單元格區域，狀態欄中將顯示對該區域中的數字進行求和、計數、求平均值的統計結果，如圖1-31所示。

圖1-31　狀態欄

狀態欄的右側包含用于調整Excel窗口顯示比例的控件，顯示比例控件的左側是視圖按鈕，單擊這些按鈕可以切換到不同的視圖。Excel提供了“普通”“頁面布局”“分頁預覽”3種視圖，普通視圖是默認視圖。

1.3.7 　對話框和窗格

用戶在Excel中無時無刻不在使用對話框。關閉未保存的Excel文件時會彈出保存對話框，其中包含幾個按鈕，通過它們來決定是否保存文件，這是最簡單的對話框。另一類對話框中包含多種類型的控件，使用這些控件可以完成不同的操作。

1.3.4小節介紹對話框啟動器時，在打開的【設置單元格格式】對話框的【對齊】選項卡中有可以輸入縮進量和角度值的文本框，也有可以選擇對齊方式的下拉列表，還有可以同時選擇多個選項的復選框，通過設置這些選項可以對數據在單元格中的對齊方式進行綜合設置。

在對話框中可能包含多個選項卡，選項卡的標簽通常顯示在對話框的上方，單擊選項卡標簽可在不同的選項卡之間切換。有些對話框中的選項卡標簽位于對話框的左側并呈縱向排列，如【Excel選項】對話框，如圖1-32所示。

除了對話框之外，在設置對象格式時還將使用“窗格”。例如，在工作表中插入一個形狀，然后右擊該形狀，在彈出的菜單中選擇【設置形狀格式】命令，打開【設置形狀格式】窗格，如圖1-33所示。

窗格上方以文字的形式顯示頂級選項卡的類別，每個頂級選項卡以圖標的形式顯示其內部包含的子選項卡。將鼠標指針指向圖標將顯示選項卡的名稱，單擊不同的圖標可在不同的選項卡之間切換。在每個選項卡中縱向排列著一個或多個帶箭頭的文字，單擊這些文字將展開其中包含的選項，在窗格中的主要操作就是對這些選項進行設置。

圖1-32　【Excel選項】對話框中的選項卡縱向排列在左側

圖1-33　【設置形狀格式】窗格

注意

在窗格中進行的設置會立刻對工作表中的對象生效，而在對話框中進行的設置只有在單擊【確定】按鈕后才會生效；如果在窗格中進行了誤操作，可以在不關閉窗格的情況下按【Ctrl+Z】快捷鍵撤銷誤操作。