1.4　自定義功能區和快速訪問工具欄

用戶可以根據個人的操作習慣，對Excel界面環境進行自定義設置，包括自定義功能區和快速訪問工具欄，從而提高操作效率。

1.4.1 　顯示和隱藏選項卡

功能區占據Excel窗口較大一部分面積，為了讓內容編輯區可以顯示更多的內容，可以將功能區中的選項卡隱藏起來。圖1-34所示為隱藏選項卡后的效果，在功能區中只顯示選項卡的標簽。

圖1-34　隱藏Excel功能區選項卡

隱藏功能區中的選項卡有以下幾種方法。

? 雙擊功能區中的任意一個選項卡的標簽。

? 單擊功能區右側下邊緣處的【折疊功能區】按鈕，如圖1-35所示。

圖1-35　單擊【折疊功能區】按鈕

? 單擊Excel窗口標題欄右側的【功能區顯示選項】按鈕，在彈出的菜單中選擇【顯示選項卡】命令，如圖1-36所示。

圖1-36　選擇【顯示選項卡】命令

? 右擊功能區或快速訪問工具欄，在彈出的菜單中選擇【折疊功能區】命令。

? 按【Ctrl+F1】快捷鍵。

如果要顯示功能區中的選項卡，可以使用以下與隱藏選項卡類似的方法。

? 雙擊功能區中的任意一個選項卡的標簽。

? 單擊Excel窗口標題欄右側的【功能區顯示選項】按鈕，在彈出的菜單中選擇【顯示選項卡和命令】命令。

? 右擊功能區或快速訪問工具欄，在彈出的菜單中取消選擇【折疊功能區】命令。

? 按【Ctrl+F1】快捷鍵。

上面介紹的方法作用于功能區中的所有選項卡。如果要單獨設置特定選項卡的顯示和隱藏狀態，那么可以使用以下兩種方法進入自定義功能區界面，然后在界面右側的【自定義功能區】下方的列表框中，通過選中或取消選中選項卡的復選框來控制其顯示或隱藏，如圖1-37所示。

? 選擇【文件】e【選項】命令，在打開的【Excel選項】對話框中選擇【自定義功能區】選項卡。

? 右擊快速訪問工具欄或功能區，在彈出的菜單中選擇【自定義功能區】命令。

圖1-37　選擇要顯示或隱藏的選項卡

1.4.2 　修改內置的選項卡、組和命令

為了在功能區中只顯示用戶所需的命令，用戶可以調整Excel內置的選項卡、組和命令的組織方式，包括將選項卡中的組或命令刪除，或者在選項卡中添加整組命令。

首先使用上一小節介紹的方法打開【Excel選項】對話框的【自定義功能區】選項卡，在右側的下拉列表中選擇【主選項卡】，在下方的列表框中將顯示Excel內置的常規選項卡。單擊選項卡名稱左側的【+】按鈕，展開該選項卡中的組。選擇要刪除的組，單擊【刪除】按鈕即可將其從選項卡中刪除。例如，在【開始】選項卡中選擇【編輯】組，然后單擊【刪除】按鈕將其刪除，如圖1-38所示。

圖1-38　將指定的組從選項卡中刪除

刪除組中的命令與刪除組的方法類似，單擊組名稱左側的【+】按鈕，展開組中的命令，選擇要刪除的命令，然后單擊【刪除】按鈕，即可將所選命令刪除。

除了可以刪除不需要的組和命令之外，還可以將整組命令添加到指定的選項卡中。進入自定義功能區界面，在左側的下拉列表中選擇要添加的組所屬的選項卡。有以下4個選項卡可供選擇。

? 主選項卡：Excel功能區中默認顯示的常規選項卡，如【開始】、【插入】、【視圖】等選項卡。

? 工具選項卡：選擇特定對象時顯示的上下文選項卡，如1.3.3小節介紹的【圖表工具|設計】和【圖表工具|格式】兩個上下文選項卡。

? “文件”選項卡：單擊【文件】按鈕進入的界面，其中只有命令，不包含組，因此，在向選項卡中添加整組命令時“文件”選項卡無效。

? 自定義選項卡和組：由用戶創建的選項卡和組。

選擇除了“文件”選項卡之外的其他3個選項卡之一，在左側的列表框中將顯示所選擇的選項卡中的組。展開某個選項卡，選擇要添加的組，然后在右側的列表框中選擇一個組，單擊【添加】按鈕，將左側列表框中選中的組添加到右側列表框中選擇的組的下方。將【插入】選項卡中的【圖表】組添加到【開始】選項卡中的【字體】組的下方，如圖1-39所示。

經過上述設置后，功能區中的【開始】選項卡的外觀如圖1-40所示，將【圖表】組添加到了【字體】組和【對齊方式】組之間。

圖1-39　將整組命令添加到指定的選項卡中

圖1-40　將【圖表】組添加到【開始】選項卡中

如果想要改變組的位置，可以在自定義功能區界面右側的列表框中選擇要調整位置的組，然后單擊或按鈕，將選中的組向上或向下移動。該方法同樣適用于調整選項卡和命令的位置。

交叉參考

如果要將功能區界面恢復到最初狀態，那么可以重置功能區界面，具體方法請參考1.4.5小節。

1.4.3 　創建新的選項卡和組

Excel只允許用戶在內置的選項卡中添加整組的命令，而不能在內置的組中添加單獨的命令。如果想要自由配置組中的命令，需要在選項卡中創建新的組，然后將所需的命令添加到新建的組中。此外，用戶還可以創建新的選項卡，以便從頭開始構建組和命令。

1．創建新的組

進入自定義功能區界面，在右側的列表框中選擇要在其中創建組的選項卡，然后單擊【新建組】按鈕，該選項卡中最后一個組的下方將添加一個新的組，名稱默認為“新建組（自定義）”，如圖1-41所示。

圖1-41　在指定的選項卡中創建新的組

選擇新建的組，單擊【重命名】按鈕，打開圖1-42所示的【重命名】對話框，在【顯示名稱】文本框中輸入一個有意義的名稱，然后單擊【確定】按鈕，確認對組名稱的修改。

2．在組中添加命令

用戶可以在新建的組中添加命令。在自定義功能區界面右側的列表框中選擇一個新建的組，然后在左側的列表框中選擇要添加的命令。左側列表框中顯示的命令由用戶在【從下列位置選擇命令】下拉列表中選擇的選項決定。選擇所需的命令，然后單擊【添加】按鈕，將所選命令添加到用戶創建的組中，如圖1-43所示。

圖1-42　修改組的名稱

圖1-43　向用戶創建的組中添加命令

可以使用與重命名組類似的方法來修改命令的名稱。如果在【重命名】對話框中刪除命令的名稱，并單擊【確定】按鈕，該命令在功能區中將只顯示圖標，如圖1-44所示。

圖1-44　名稱被刪除的命令只顯示圖標

3．創建新的選項卡

與創建新的組類似，用戶也可以創建新的選項卡，然后在選項卡中添加組和命令。進入自定義功能區界面，單擊【新建選項卡】按鈕，在右側的列表框中當前選中的選項卡的下方創建一個新的選項卡，其中包含一個默認的組。以后可以在新建的選項卡中創建組或添加內置的組，并將命令添加到組中。

圖1-45所示為用戶創建的新選項卡（名為“常用工具”）在功能區中的外觀，該選項卡包含兩個組，一個是用戶創建的組，另一個是Excel內置的組。

圖1-45　創建新的選項卡

1.4.4 　自定義快速訪問工具欄

將經常使用的命令添加到快速訪問工具欄中，可以加快執行命令的速度，提高操作效率。自定義快速訪問工具欄與自定義功能區有很多相似的操作，如在自定義界面中添加命令、調整命令的排列順序等，本小節不再重復介紹這些內容。

1．調整快速訪問工具欄的位置

快速訪問工具欄默認位于功能區的上方，可以將其移動到功能區的下方，以便減小鼠標指針從內容編輯區到快速訪問工具欄的距離，從而加快命令的執行速度。右擊快速訪問工具欄，在彈出的菜單中選擇【在功能區下方顯示快速訪問工具欄】命令，即可將快速訪問工具欄移動到功能區下方，如圖1-46所示。

圖1-46　將快速訪問工具欄移動到功能區的下方

2．在快速訪問工具欄中添加命令

快速訪問工具欄中默認只有【保存】、【撤銷】、【恢復】3個命令，用戶可以將常用的命令添加到快速訪問工具欄中，有以下3種方法。

? 單擊快速訪問工具欄右側的下拉按鈕，在彈出的菜單中選擇要添加的命令，如圖1-47所示。

? 在功能區中右擊要添加到快速訪問工具欄中的命令，然后在彈出的菜單中選擇【添加到快速訪問工具欄】命令，如圖1-48所示。

技巧

如果要將整組命令添加到快速訪問工具欄中，只需右擊要添加的組內的空白處，在彈出的菜單中選擇【添加到快速訪問工具欄】命令。

? 如果要添加的命令不在功能區中，可以右擊快速訪問工具欄，在彈出的菜單中選擇【自定義快速訪問工具欄】命令，進入自定義快速訪問工具欄界面。右側列表框中顯示的是快速訪問工具欄中的命令，如圖1-49所示。使用與自定義功能區類似的方法，將所需命令添加到右側的列表框中。

圖1-47　使用下拉按鈕添加命令

圖1-48　添加功能區中的命令

圖1-49　自定義快速訪問工具欄界面

提示

在右側列表框的上方有一個下拉列表，從中可以選擇自定義的快速訪問工具欄是對所有工作簿有效，還是只對當前工作簿有效，默認對所有工作簿有效。

3．刪除快速訪問工具欄中的命令

刪除快速訪問工具欄中的命令有以下兩種方法。

? 在快速訪問工具欄中右擊要刪除的命令，然后在彈出的菜單中選擇【從快速訪問工具欄刪除】命令。

? 進入自定義快速訪問工具欄界面，在右側的列表框中選擇要刪除的命令，然后單擊【刪除】按鈕。

1.4.5 　恢復功能區和快速訪問工具欄的默認設置

如果要將經過設置后的功能區恢復到最初的默認設置，可以在自定義功能區界面中單擊【重置】按鈕，如圖1-50所示，然后在彈出的菜單中選擇以下兩個命令之一。

圖1-50　選擇恢復默認設置的方式

? 僅重置所選功能區選項卡：只將選中的選項卡恢復為默認設置。執行該命令之前，需要先選擇要恢復的選項卡。選中的選項卡中必須包含自定義設置，否則該命令將處于灰色禁用狀態。

? 重置所有自定義項：刪除功能區和快速訪問工具欄的所有自定義設置，將它們恢復為默認設置。

也可以使用類似的方法將快速訪問工具欄恢復到最初的默認設置，只需打開【Excel選項】對話框中的【快速訪問工具欄】選項卡，然后單擊【重置】按鈕，在彈出的菜單中選擇【僅重置快速訪問工具欄】命令，如圖1-51所示。

圖1-51　僅恢復快速訪問工具欄的默認設置

1.4.6 　備份和恢復Excel界面配置信息

為了在重裝系統后可以恢復之前自定義的功能區和快速訪問工具欄，用戶可以事先備份功能區和快速訪問工具欄的配置信息，操作步驟如下。

（1）右擊功能區，在彈出的菜單中選擇【自定義功能區】命令。

（2）打開【Excel選項】對話框中的【自定義功能區】選項卡，單擊【導入/導出】按鈕，在彈出的菜單中選擇【導出所有自定義設置】命令，如圖1-52所示。

圖1-52　選擇【導出所有自定義設置】命令

提示

以上操作也可改為右擊快速訪問工具欄，在彈出的菜單中選擇【自定義快速訪問工具欄】命令，打開【Excel選項】對話框中的【自定義功能區】選項卡，然后單擊【導入/導出】按鈕并選擇【導出所有自定義設置】命令。

（3）打開【保存文件】對話框，設置文件的名稱和保存位置，單擊【保存】按鈕，將功能區和快速訪問工具欄的配置信息以文件的形式保存。

以后在自定義功能區界面或自定義快速訪問工具欄界面中單擊【導入/導出】按鈕，在彈出的菜單中選擇【導入自定義文件】命令，然后在打開的對話框中選擇之前保存的界面配置信息文件，在彈出的對話框中單擊【是】按鈕，即可將功能區和快速訪問工具欄的配置信息導入Excel。

如果想要在其他計算機中使用相同的界面配置，可以將備份的配置信息文件復制到其他計算機中，然后在其他計算機中啟動Excel程序并導入該配置信息文件。