撰寫備忘錄與信函

任何備忘錄或信函，都是展現(xiàn)你良好的文字駕御能力，并能在他人面前留下良好印象的機(jī)會(huì)。

在下筆之前，要注意下面事項(xiàng)：

1.知己知彼愈了解你的讀者，就愈能影響他(她)們。問問自己：讀者會(huì)怎么想？會(huì)有什么感覺？什么想法會(huì)影響他們？他們有什么偏見？如果你只知道閱讀者的名字，而且無法得到任何資訊的話，那么，設(shè)身處地，站在對(duì)方的立場(chǎng)想一想：如果是你收到這封信，反應(yīng)會(huì)如何？

2.言之有物作家通常是有話要說，所以才寫作。而當(dāng)你對(duì)主題掌握得充分到可以用簡(jiǎn)單明了的文字說明給外行人了解時(shí)，就可以將它寫出來了。建議你運(yùn)用“FIRE”原則，引導(dǎo)讀者的想像力：

F(Facts)事實(shí)；

I(1nstances)即時(shí)；

R(Reasons)理由；

E(Examples)例子。

對(duì)于特定事件的詳細(xì)描述可以緊緊抓住讀者的想像力，持久不退。例如，當(dāng)我們看到報(bào)紙的頭條新聞，報(bào)道某地大地震的消息時(shí)，我們會(huì)想“真是不幸”??！可是一旦隔天的焦點(diǎn)新聞，報(bào)道一個(gè)小女孩被困在井底，她的媽媽卻夠不到她時(shí)，人們的注意力就會(huì)馬上集中到這個(gè)小女孩的命運(yùn)上。

備忘錄和信函的格式雖然不同，但兩者都是簡(jiǎn)單、直截了當(dāng)，而且容易閱讀的。要形成個(gè)人有效率酌備忘錄和信函的風(fēng)格，請(qǐng)依照上一章所討論的寫作三部曲技巧編寫。

3.目的一開始就要說明寫這份備忘錄或信函的目的。假如沒有在開頭交待，也要在引起讀者注意力的首句后說明清楚。

4.主旨說讀者想要聽的話。下列幾個(gè)問題，可幫助你理清主旨所在：

(1)讀者對(duì)這個(gè)主題了解多少？

(2)他們還想進(jìn)一步了解什么？

(3)對(duì)于我所說的，讀者可能會(huì)有什么問題？

把自己當(dāng)作讀者，從對(duì)方的角度來看你所寫的東西，將有助于你決定撰寫的方向及最有效地遣詞造句。

5.準(zhǔn)確發(fā)文者經(jīng)常在告知收文者某個(gè)特定信息后，卻沒有告訴對(duì)方應(yīng)采取的行動(dòng)，你應(yīng)清楚地告訴對(duì)方?！氨M快”和“依您最方便的時(shí)間”，不夠明確。明確的說法應(yīng)該是：“賴?yán)?，禮拜二早上10點(diǎn)前，我需要拿到那些數(shù)據(jù)。因?yàn)槲?1點(diǎn)有個(gè)會(huì)議，要用到這些資料，我希望在開會(huì)前，能先把這些數(shù)據(jù)看過一遍。所以，請(qǐng)你在星期二早上10點(diǎn)前，把那些資料交給我?！?/p>

1.備忘錄的格式

備忘錄是寫給公司里的同事看的，可以比信函更不拘形式，而它和信函的不同在于格式的安排。

備忘錄不論是手寫或規(guī)格化，格式大多如下：

收文者：所有員工

發(fā)文者：瑪莉亞?羅培芝

主題：出故障的復(fù)印機(jī)

日期：1984年5月21日

每段開始通?？孔髸鴮?，不必空格；不過，因?yàn)閭渫洷容^不正式，因此，每一段開始也可空兩格。重要的是格式要一致。不要第一段空兩格，接下來那一段又全部往左靠。

最有效的備忘錄會(huì)先說明最重要的要點(diǎn)，清楚告知讀者希望他們完成的事；句子應(yīng)簡(jiǎn)明易懂，不必一再重讀；直截了當(dāng)、切人重點(diǎn)，而且沒有任何錯(cuò)別字。

另外，備忘錄很少超過一頁，以精簡(jiǎn)為要。

2.信函的格式

最好的商業(yè)書信會(huì)讓人看了第一眼，就忍不住要再往下看。紙質(zhì)好、沒有錯(cuò)別字，還有，不要寫錯(cuò)對(duì)方的名字，是一封好書信的基本條件。固然每一封信不需要看起來一模一樣，但是你寫的每封信應(yīng)該都要遵循一個(gè)相同的格式。如果你第一段第一行空兩格，那么之后第一封信的第一段第一行都要空兩格。不是說你不應(yīng)該嘗試新的格式，只是提醒你一旦選定一種格式，就要前后一致，除非找到其他更好的格式，否則不要輕易更改。

最好的商業(yè)書信內(nèi)容要直截了當(dāng)、切人重點(diǎn)。篇幅應(yīng)在一頁之內(nèi)，以免浪費(fèi)讀者的時(shí)間。在一封流暢的商業(yè)書信里，你絕對(duì)不會(huì)看到“根據(jù)我們的會(huì)談”這樣的字句；相反地，你會(huì)看到：“感謝您今日的來電。以下是您所詢問的資料……”或“今日和您在電話上交談，甚為愉快。特此奉上允諾給您的報(bào)告一份，請(qǐng)不吝指教。”

最佳的商業(yè)書信在第一段就會(huì)說出重點(diǎn)。不論主題為何，接下來的段落，也都用平易、簡(jiǎn)單、自然的白話文來表達(dá)。句子不應(yīng)拗口或單調(diào)。整篇文章應(yīng)該讓對(duì)方覺得如同在電話上親聆其聲般親切自然。想一想自己希望在電話上聽到什么：你希望聽到像“奉××”或“參考我們前次關(guān)于……的談話”等陳詞濫調(diào)嗎？你的讀者也不希望。他們要聽的是跟電話里一樣親切、誠(chéng)懇、積極的聲音。

這種親切、誠(chéng)懇和積極的語氣要一直持續(xù)到最后。最好的結(jié)尾，不應(yīng)該只說“如果您有任何疑問，請(qǐng)和我聯(lián)絡(luò)”。最好的寫信專家會(huì)讓對(duì)方認(rèn)為他們的來電非常重要。他們會(huì)告訴讀者：“如果您有任何疑問，請(qǐng)撥電話給我。星期一、三及四早上10點(diǎn)前來電，我一定在家。”或者，如是你認(rèn)為對(duì)方不會(huì)感覺唐突的話，也許可以如此結(jié)尾：“我會(huì)在下周四早上10點(diǎn)，打電話給您，請(qǐng)教您相關(guān)意見?！边@些專家不會(huì)把下一步驟的決定責(zé)任丟給對(duì)方，他們要自己負(fù)起這個(gè)責(zé)任。他們知道在人情日漸淡薄的社會(huì)，大家都期待多一點(diǎn)溫馨的接觸。因此，他們也不吝提供給對(duì)方這些溫馨的接觸。他們廣結(jié)良緣，珍惜和每一位客戶、同事建立起溫馨情誼的機(jī)會(huì)。

研究表明，多數(shù)人看到手寫的附注，通常讀兩次——在閱讀信函主文之前及之后——但是注意：手寫附注也可能讓人認(rèn)為你邋遢、記性差或沒有條理。

3.寫備忘最或信函前

(1)我的語句是否友善親切。是否用“你”(“you”)、“我”(“I”)等代句詞來取代“個(gè)人”(“one”)？如果這封英文書信不需過于正式，是否能用縮寫，例如“I’m”來代替“1am”或“can’t”來代替“cannot”？因?yàn)槲覀兤匠Ｖv話就經(jīng)常使用省略語，所以多用縮寫可以拉近和讀者的距離，而且讓你顯得更為友善親切。

(2)我是否知道收信人的名字。盡量避免用“敬啟者”作為開頭。寄給有名有姓的特定人，比寄給非特定的“敬啟者”來得有效。去電給收信人服務(wù)的公司，查明收信人的姓名，而且千萬不要把名字寫錯(cuò)。

(3)我的意思是否表達(dá)清楚。重點(diǎn)內(nèi)容的排列順序，各封信都不相同。如果你能決定重點(diǎn)順序的話，建議你把最重要的排在最前面，次重要的則擺在最后。一般人最容易記住的是最先看到的內(nèi)容，其次則是最后看到的。

(4)是否可用圖解說明。圖示?？蓭椭喿x者掌握信息?！督袢彰绹?guó)》應(yīng)該是運(yùn)用圖示最成功的例子了。你也可以用標(biāo)題、列表、字體加粗或畫線等方式來強(qiáng)調(diào)或澄清你的意思。

(5)是否該刪除不必要的陳詞濫調(diào)。仔細(xì)檢查信函的開頭與結(jié)尾，與其開頭說：“本人已收到您九月十九日來函，您希望……”不如試試看“謝謝您九月十九日的來信”。簡(jiǎn)單來說，就是假裝收信人就坐在你的桌前。你會(huì)怎么跟一個(gè)坐在你桌前的人說話，信里就怎么寫。

(6)我是否站在對(duì)方的立場(chǎng)來分析。問問自己：這個(gè)對(duì)讀者的意義是什么？我的讀者為什么應(yīng)該同意我的觀點(diǎn)？如果我是收信人，這樣的語氣，我會(huì)喜歡嗎？

(7)用語是否積極。與其說“我們?cè)谕砩鲜c(diǎn)打烊”，不妨考慮用“我們?cè)诖藶槟?wù)到晚上”。負(fù)面消極的字眼會(huì)讓你的讀者與你保持距離；正面積極的字眼則讓對(duì)方和你更接近。

(8)文字是否自然通順。用字盡量平易、簡(jiǎn)短，不必故意以晦澀難懂或不常使用的詞匯來展現(xiàn)你的文學(xué)造詣。

(9)文字是否精簡(jiǎn)。貴人多忙碌，沒有時(shí)間看你的長(zhǎng)篇大論。除非必要，否則最好維持在一頁之內(nèi)。

(10)格式是否一致。如果第一段第一行空兩格的話，接下來的每段都要空兩格。如果你的英文都采用小寫印刷體，后面出現(xiàn)的英文也都要用小寫印刷體。

(11)是否正確無誤。重復(fù)檢查你的名詞，因?yàn)槊~(人名、地名或事物)通常是信息的主要來源，讀者會(huì)特別注意。千萬要確定所有的名詞都要正確無誤。

(12)簽名是否清楚。你的簽名是整封信中最能代表你個(gè)人風(fēng)格的部分，所以，讓人看得懂。

4.最后的提醒

寫信函或備忘錄時(shí)，語氣若能當(dāng)作是和對(duì)方在電話中交談，效果會(huì)非常好。當(dāng)你和同事或客戶通電話時(shí)，絕不會(huì)用你平常很少用到的俗語或成語。而且，從過去的通話經(jīng)驗(yàn)中，你也知道哪些用語比較有效，哪些則毫無幫助。你知道每句話可能帶來的反應(yīng)如何。所以，寫信函或備忘錄時(shí)，用這些經(jīng)過千錘百煉的字。這些字不但自然，而且專業(yè)。