PART 2　預(yù)約會(huì)面函電　Appointment Letter

Unit 1　邀請(qǐng)客戶會(huì)面　Inviting Business Appointment

對(duì)于已經(jīng)有一定聯(lián)系的客戶，要及時(shí)邀請(qǐng)對(duì)方進(jìn)行看廠和會(huì)面，通過實(shí)際的參觀和交談鞏固雙方的關(guān)系。

常用詞匯　Vocabulary

1.overview　n.概觀；總結(jié)

【雙語例句】

This page gives an overview about the company.

這一頁將向客戶介紹公司的大致情況。

【用法解析】

“overview”和“review”的詞根“view”都是“用眼審視”，不同點(diǎn)在于前綴“over-”是“從頭到尾”，而前綴“re-”則表示“重新”。所以，“overview”是指“總的看法，全面見解”，而“review”是指“回顧，簡(jiǎn)單評(píng)述”。

2.mutual　adj.共同的；相互的

【雙語例句】

It will be to our mutual advantage to work closely.

密切合作將使我們?cè)诮灰字谢ダセ荨?/p>

【用法解析】

“mutual”通常用在正式文體或技術(shù)術(shù)語中。常用短語有“mutual benefit（共同利益）”“mutual friend（共同伙伴）”“mutual concern（共同關(guān)心）”和“mutual understanding（相互了解）”等。

3.delegate　n.代表　v.委派；授權(quán)

【雙語例句】

You can't do all the jobs yourself，you can delegate a task to your subordinate.

你不能包攬所有的工作，你可以把任務(wù)委派給下屬。

【用法解析】

“delegate”的意思是“代表他人”，指受托被派去辦理某事，尤指受團(tuán)體或組織委托去參加會(huì)議。引申義為把某事托付給某人去辦理。

基本詞匯　Basic Words

invite [?n?va?t]　v.邀請(qǐng)　　　　opportunity [?ɑ?p?r?tu?n?ti]　n.機(jī)會(huì)

ability [??b?l?ti]　n.能力　　　　suitable [?su?t?bl]　adj.合適的

designate [?dez?ɡne?t]　v.指定；選定　　　　positive [?pɑ?z?t?v]　adj.積極的

情景實(shí)例　Scene Example

1.邀請(qǐng)參觀工廠

在廣交會(huì)上，有客戶對(duì)廣東貿(mào)易有限公司的產(chǎn)品很感興趣，因此一天的展會(huì)結(jié)束后，外貿(mào)業(yè)務(wù)員立即發(fā)函給該客戶，并詢問對(duì)方是否方便來看廠，以增加雙方合作的可能性。

英

It was great to meet you at the Canton Fair today，and we'd like to thank you for your interest in our products.

We would like to invite you to visit our company in No.12，Xingang East Road.This would be a good opportunity for you to get an overview of our ability，as well as to meet Li Yi to discuss our further cooperation.

In terms of possible dates，we were hoping that we could arrange something at June 4.Please let me know whether this would be available for you or not.I do hope your schedule will allow you to accept our invitation.I am look forward to your positive reply.

中

很高興今天在廣交會(huì)上見到你，并感謝你對(duì)我們公司的產(chǎn)品感興趣。

我們想邀請(qǐng)你到新港東路12號(hào)參觀我們的公司。這將是一個(gè)很好的機(jī)會(huì)，讓你了解我們公司的能力，以及會(huì)見李宜，討論我們進(jìn)一步的合作。

關(guān)于日期，我們希望安排在6月4日，請(qǐng)告訴我是否方便。希望你的日程安排能讓你接受我們的邀請(qǐng)。我期待你的肯定答復(fù)。

2.邀請(qǐng)私人會(huì)面

廣東貿(mào)易有限公司外貿(mào)業(yè)務(wù)員李宜在紐約出差，借此機(jī)會(huì)，公司銷售主管給紐約真實(shí)公司負(fù)責(zé)人布朗發(fā)去邀約，詢問他是否有時(shí)間與李宜會(huì)面。

英

I am the Sales Director of Guangzhou Trading Co.，Ltd.，and I met you at the Canton Fair last month.A representative of our sales team，Li Yi，will be in New York between April 5 and April 20 and would like to meet you on any of those days for 2 hours from 9 a.m.to 12 p.m.

He has done research on your company and believes that he has a mutually beneficial business proposition.He would like to discuss with you.

Would it be convenient for you，or someone you designate，to meet Li Yi on one of these days？ I will call you in a few days to discuss any details or questions you may have and arrange an alternative time if required.

We look forward to receiving a positive reply from you.

中

我是廣州貿(mào)易有限公司的銷售總監(jiān)，上個(gè)月在廣交會(huì)上我們見過。4月5日至4月20日，我們銷售團(tuán)隊(duì)的代表李宜將在紐約，如果可能的話，我們想在這段時(shí)間內(nèi)任意一天的上午9點(diǎn)到下午12點(diǎn)間與你談?wù)搩蓚€(gè)小時(shí)。

他對(duì)貴公司做了調(diào)查，他有一個(gè)互利的業(yè)務(wù)計(jì)劃想和你討論。

你這幾天去見李宜或其他指定的人，方便嗎？我會(huì)在幾天內(nèi)給你打電話，回答你想了解的任意細(xì)節(jié)或問題。如果需要的話，安排別的時(shí)間。

我們期待收到你的肯定答復(fù)。

Unit 2　確定時(shí)間地點(diǎn)　Determining the Time and Place

如果受邀人能夠出席會(huì)面，那么可以回復(fù)確認(rèn)時(shí)間、地點(diǎn)。而邀請(qǐng)方在會(huì)面之前，也要提前3天再次確定時(shí)間、地點(diǎn)，以保證會(huì)面順利。

常用詞匯　Vocabulary

1.reconfirm　v.再確認(rèn)

【雙語例句】

Could you reconfirm the shipping date for me？

您能替我再確定一下運(yùn)送日期嗎？

2.alternative　adj.二擇一；供選擇的　n.二擇一；供替代的選擇

【雙語例句】

I had no alternative but to accept the offer.

我除了接受該項(xiàng)提議之外，別無選擇。

【用法解析】

“alternative”作“選擇”含義解時(shí)，強(qiáng)調(diào)必須從兩個(gè)或多個(gè)選擇中選擇一個(gè)。相關(guān)短語有“find an alternative（找到可供選擇的辦法）”“other alternatives（其他辦法）”和“practicable alternatives（可行的選擇）”等。

基本詞匯　Basic Words

appointment [??p??ntm?nt]　n.約會(huì)　　　　date [de?t]　n.日期

arrange [??re?nd?]　v.安排　　　　participate [pɑ?r??s?pe?t]　v.參加

March [mɑ?rt?]　n.三月　　　　Monday [?m?nde?]　n.星期一

情景實(shí)例　Scene Example

1.受邀方確認(rèn)會(huì)面

紐約真實(shí)公司的負(fù)責(zé)人布朗收到與李宜會(huì)面的邀約后，回信表示同意，并確定了會(huì)面的時(shí)間、地點(diǎn)。

英

Thank you for your letter on April 1.I am glad to participate the appointment that you have arranged with me，I will be at my office on April5 to meet Li Yi at 10 a.m.

If there is any problem concerning about the date，please do not hesitate to contact me through my telephone.And my phone number is ××××.I look forward to seeing you in this meeting.

中

感謝你4月1日的來信。我很高興接受你方安排的此次會(huì)面，我將于4月5日上午10點(diǎn)在辦公室會(huì)見李宜。

關(guān)于上述日期，如果有任何問題，請(qǐng)不要猶豫，打電話聯(lián)系我，我的電話號(hào)碼是××××。我期待這次會(huì)面。

2.邀請(qǐng)方確認(rèn)會(huì)面

某公司邀請(qǐng)客戶參加會(huì)議，在會(huì)議正式開始前3天，該公司再次向受邀方發(fā)函確認(rèn)時(shí)間、地點(diǎn)及是否能夠到場(chǎng)。

英

I am writing to reconfirm our meeting schedule.

As agreed，we will meet at the office in the Bond street at 9：30 a.m.on Monday 20 March.I have scheduled the meeting for the whole day.If for any reason you are unable to attend，please phone me so that we can make alternative arrangements.Please let me know if you would like to arrange accommodation by us.

I look forward with great pleasure to our meeting.

中

我寫信是想再次確認(rèn)我們的會(huì)議日程。

根據(jù)約定，我們將于3月20日星期一上午9：30在邦德街的辦公室會(huì)面，我已經(jīng)安排了全天的會(huì)議。如果你不能出席，請(qǐng)打電話給予通知，以便我們另行安排。如果你希望我們代為安排酒店住宿，請(qǐng)告知。

謹(jǐn)在此預(yù)祝會(huì)談成功。

Unit 3　取消會(huì)面　Cancelling a Meeting

如果因?yàn)槟承┰虿坏貌蝗∠麜?huì)面，在得知消息后即刻發(fā)送郵件通知對(duì)方是比較禮貌的行為。

常用詞匯　Vocabulary

1.cancellation　n.取消；撤銷；廢除

【雙語例句】

The cancellation of the plan puts him in a bad mood.

取消計(jì)劃使他很不開心。

【用法解析】

可以用于指代被取消的事物，例如，“We have a cancellation in the stalls.（我們有一張正廳前座的退票）”。

2.adjustment　n.調(diào)整；調(diào)節(jié)

【雙語例句】

I've made a few adjustments to the seating plan.

我對(duì)座次表做了小小的調(diào)整。

【用法解析】

作“調(diào)整”解時(shí)，短語為“adjustments in the exchange rates（匯率的調(diào)整）”。還可以作“調(diào)解”，如“the adjustment of conflicts（沖突的調(diào)解）”。

基本詞匯　Basic Words

inform [?n?f??rm]　v.知會(huì)；通知　　　　partnership [?pɑ?rtn?r??p]　n.伙伴關(guān)系

anticipation [?n?t?s??pe??n]　n.預(yù)料　　　　project [pr??d?ekt]　n.項(xiàng)目；方案

basis [?be?s?s]　n.原因　　　　schedule [?sked?u?l]　n.工作計(jì)劃

情景實(shí)例　Scene Example

廣東貿(mào)易有限公司外貿(mào)業(yè)務(wù)員李宜遇到緊急事宜，不得不取消與紐約真實(shí)公司負(fù)責(zé)人布朗的會(huì)面。得知情況后，公司的銷售經(jīng)理立即發(fā)函給布朗說明情況。

英

With apology，I am writing this to inform you about the cancellation of the meeting that was fixed on April 5.

Within this meeting，the partnership and some business projects were to be discussed.But unfortunately，Mr.Li Yi has to leave New York suddenly foranother important meeting.This is why he has cancelled the meeting on an emergency basis.

The meeting will be rescheduled sometime next month after the arrival of Mr.Li Yi.We will contact you to discuss an available date for you.Sorry again for the inconvenience.

Your kind understanding is much anticipated.We hope that you will make the required adjustments.Thanks for your cooperation in anticipation.

中

抱歉，我寫此信是為了通知你取消4月5日的會(huì)面。

此次會(huì)面將討論合作關(guān)系和一些商業(yè)項(xiàng)目。遺憾的是，李宜先生不得不突然離開紐約參加另一個(gè)重要會(huì)議。這就是他為什么緊急取消會(huì)面的原因。

會(huì)面將安排到下個(gè)月的某個(gè)時(shí)間，在李宜先生回到紐約之后。我們聯(lián)系你看能否再安排一個(gè)方便的日期。我們對(duì)此次造成的不便再次表示歉意。

你的體貼關(guān)懷令人期待。我們希望你們能做出必要的調(diào)整。感謝你的支持。