PART 2　預約會面函電　Appointment Letter

Unit 1　邀請客戶會面　Inviting Business Appointment

對于已經有一定聯系的客戶，要及時邀請對方進行看廠和會面，通過實際的參觀和交談鞏固雙方的關系。

常用詞匯　Vocabulary

1.overview　n.概觀；總結

【雙語例句】

This page gives an overview about the company.

這一頁將向客戶介紹公司的大致情況。

【用法解析】

“overview”和“review”的詞根“view”都是“用眼審視”，不同點在于前綴“over-”是“從頭到尾”，而前綴“re-”則表示“重新”。所以，“overview”是指“總的看法，全面見解”，而“review”是指“回顧，簡單評述”。

2.mutual　adj.共同的；相互的

【雙語例句】

It will be to our mutual advantage to work closely.

密切合作將使我們在交易中互利互惠。

【用法解析】

“mutual”通常用在正式文體或技術術語中。常用短語有“mutual benefit（共同利益）”“mutual friend（共同伙伴）”“mutual concern（共同關心）”和“mutual understanding（相互了解）”等。

3.delegate　n.代表　v.委派；授權

【雙語例句】

You can't do all the jobs yourself，you can delegate a task to your subordinate.

你不能包攬所有的工作，你可以把任務委派給下屬。

【用法解析】

“delegate”的意思是“代表他人”，指受托被派去辦理某事，尤指受團體或組織委托去參加會議。引申義為把某事托付給某人去辦理。

基本詞匯　Basic Words

invite [?n?va?t]　v.邀請　　　　opportunity [?ɑ?p?r?tu?n?ti]　n.機會

ability [??b?l?ti]　n.能力　　　　suitable [?su?t?bl]　adj.合適的

designate [?dez?ɡne?t]　v.指定；選定　　　　positive [?pɑ?z?t?v]　adj.積極的

情景實例　Scene Example

1.邀請參觀工廠

在廣交會上，有客戶對廣東貿易有限公司的產品很感興趣，因此一天的展會結束后，外貿業務員立即發函給該客戶，并詢問對方是否方便來看廠，以增加雙方合作的可能性。

英

It was great to meet you at the Canton Fair today，and we'd like to thank you for your interest in our products.

We would like to invite you to visit our company in No.12，Xingang East Road.This would be a good opportunity for you to get an overview of our ability，as well as to meet Li Yi to discuss our further cooperation.

In terms of possible dates，we were hoping that we could arrange something at June 4.Please let me know whether this would be available for you or not.I do hope your schedule will allow you to accept our invitation.I am look forward to your positive reply.

中

很高興今天在廣交會上見到你，并感謝你對我們公司的產品感興趣。

我們想邀請你到新港東路12號參觀我們的公司。這將是一個很好的機會，讓你了解我們公司的能力，以及會見李宜，討論我們進一步的合作。

關于日期，我們希望安排在6月4日，請告訴我是否方便。希望你的日程安排能讓你接受我們的邀請。我期待你的肯定答復。

2.邀請私人會面

廣東貿易有限公司外貿業務員李宜在紐約出差，借此機會，公司銷售主管給紐約真實公司負責人布朗發去邀約，詢問他是否有時間與李宜會面。

英

I am the Sales Director of Guangzhou Trading Co.，Ltd.，and I met you at the Canton Fair last month.A representative of our sales team，Li Yi，will be in New York between April 5 and April 20 and would like to meet you on any of those days for 2 hours from 9 a.m.to 12 p.m.

He has done research on your company and believes that he has a mutually beneficial business proposition.He would like to discuss with you.

Would it be convenient for you，or someone you designate，to meet Li Yi on one of these days？ I will call you in a few days to discuss any details or questions you may have and arrange an alternative time if required.

We look forward to receiving a positive reply from you.

中

我是廣州貿易有限公司的銷售總監，上個月在廣交會上我們見過。4月5日至4月20日，我們銷售團隊的代表李宜將在紐約，如果可能的話，我們想在這段時間內任意一天的上午9點到下午12點間與你談論兩個小時。

他對貴公司做了調查，他有一個互利的業務計劃想和你討論。

你這幾天去見李宜或其他指定的人，方便嗎？我會在幾天內給你打電話，回答你想了解的任意細節或問題。如果需要的話，安排別的時間。

我們期待收到你的肯定答復。

Unit 2　確定時間地點　Determining the Time and Place

如果受邀人能夠出席會面，那么可以回復確認時間、地點。而邀請方在會面之前，也要提前3天再次確定時間、地點，以保證會面順利。

常用詞匯　Vocabulary

1.reconfirm　v.再確認

【雙語例句】

Could you reconfirm the shipping date for me？

您能替我再確定一下運送日期嗎？

2.alternative　adj.二擇一；供選擇的　n.二擇一；供替代的選擇

【雙語例句】

I had no alternative but to accept the offer.

我除了接受該項提議之外，別無選擇。

【用法解析】

“alternative”作“選擇”含義解時，強調必須從兩個或多個選擇中選擇一個。相關短語有“find an alternative（找到可供選擇的辦法）”“other alternatives（其他辦法）”和“practicable alternatives（可行的選擇）”等。

基本詞匯　Basic Words

appointment [??p??ntm?nt]　n.約會　　　　date [de?t]　n.日期

arrange [??re?nd?]　v.安排　　　　participate [pɑ?r??s?pe?t]　v.參加

March [mɑ?rt?]　n.三月　　　　Monday [?m?nde?]　n.星期一

情景實例　Scene Example

1.受邀方確認會面

紐約真實公司的負責人布朗收到與李宜會面的邀約后，回信表示同意，并確定了會面的時間、地點。

英

Thank you for your letter on April 1.I am glad to participate the appointment that you have arranged with me，I will be at my office on April5 to meet Li Yi at 10 a.m.

If there is any problem concerning about the date，please do not hesitate to contact me through my telephone.And my phone number is ××××.I look forward to seeing you in this meeting.

中

感謝你4月1日的來信。我很高興接受你方安排的此次會面，我將于4月5日上午10點在辦公室會見李宜。

關于上述日期，如果有任何問題，請不要猶豫，打電話聯系我，我的電話號碼是××××。我期待這次會面。

2.邀請方確認會面

某公司邀請客戶參加會議，在會議正式開始前3天，該公司再次向受邀方發函確認時間、地點及是否能夠到場。

英

I am writing to reconfirm our meeting schedule.

As agreed，we will meet at the office in the Bond street at 9：30 a.m.on Monday 20 March.I have scheduled the meeting for the whole day.If for any reason you are unable to attend，please phone me so that we can make alternative arrangements.Please let me know if you would like to arrange accommodation by us.

I look forward with great pleasure to our meeting.

中

我寫信是想再次確認我們的會議日程。

根據約定，我們將于3月20日星期一上午9：30在邦德街的辦公室會面，我已經安排了全天的會議。如果你不能出席，請打電話給予通知，以便我們另行安排。如果你希望我們代為安排酒店住宿，請告知。

謹在此預祝會談成功。

Unit 3　取消會面　Cancelling a Meeting

如果因為某些原因不得不取消會面，在得知消息后即刻發送郵件通知對方是比較禮貌的行為。

常用詞匯　Vocabulary

1.cancellation　n.取消；撤銷；廢除

【雙語例句】

The cancellation of the plan puts him in a bad mood.

取消計劃使他很不開心。

【用法解析】

可以用于指代被取消的事物，例如，“We have a cancellation in the stalls.（我們有一張正廳前座的退票）”。

2.adjustment　n.調整；調節

【雙語例句】

I've made a few adjustments to the seating plan.

我對座次表做了小小的調整。

【用法解析】

作“調整”解時，短語為“adjustments in the exchange rates（匯率的調整）”。還可以作“調解”，如“the adjustment of conflicts（沖突的調解）”。

基本詞匯　Basic Words

inform [?n?f??rm]　v.知會；通知　　　　partnership [?pɑ?rtn?r??p]　n.伙伴關系

anticipation [?n?t?s??pe??n]　n.預料　　　　project [pr??d?ekt]　n.項目；方案

basis [?be?s?s]　n.原因　　　　schedule [?sked?u?l]　n.工作計劃

情景實例　Scene Example

廣東貿易有限公司外貿業務員李宜遇到緊急事宜，不得不取消與紐約真實公司負責人布朗的會面。得知情況后，公司的銷售經理立即發函給布朗說明情況。

英

With apology，I am writing this to inform you about the cancellation of the meeting that was fixed on April 5.

Within this meeting，the partnership and some business projects were to be discussed.But unfortunately，Mr.Li Yi has to leave New York suddenly foranother important meeting.This is why he has cancelled the meeting on an emergency basis.

The meeting will be rescheduled sometime next month after the arrival of Mr.Li Yi.We will contact you to discuss an available date for you.Sorry again for the inconvenience.

Your kind understanding is much anticipated.We hope that you will make the required adjustments.Thanks for your cooperation in anticipation.

中

抱歉，我寫此信是為了通知你取消4月5日的會面。

此次會面將討論合作關系和一些商業項目。遺憾的是，李宜先生不得不突然離開紐約參加另一個重要會議。這就是他為什么緊急取消會面的原因。

會面將安排到下個月的某個時間，在李宜先生回到紐約之后。我們聯系你看能否再安排一個方便的日期。我們對此次造成的不便再次表示歉意。

你的體貼關懷令人期待。我們希望你們能做出必要的調整。感謝你的支持。