第五節(jié)　突發(fā)事件的時(shí)間管理和應(yīng)對策略

高職生活中每天都有各種突發(fā)事情發(fā)生，關(guān)鍵在于學(xué)會管理時(shí)間。很多時(shí)候是因?yàn)樽约簺]提前準(zhǔn)備，自尋煩惱，就像與學(xué)習(xí)、職業(yè)能力相關(guān)的事件，這些都可以提前準(zhǔn)備，要知道“機(jī)會是留給有準(zhǔn)備的人的”。

一、我們應(yīng)該提前準(zhǔn)備什么

對于這個(gè)問題，作為未來必須步入社會工作的高職生，其實(shí)相當(dāng)于考慮為了更好地步入社會，應(yīng)該提前準(zhǔn)備些什么？

這就要考慮職業(yè)能力需要什么。美國心理學(xué)家麥克利在1973年提出的著名的“素質(zhì)冰山模型”中，對職業(yè)素養(yǎng)進(jìn)行了很好的闡述和定義。麥克利認(rèn)為職業(yè)素養(yǎng)既包括專業(yè)知識、通用知識這些顯性的職業(yè)素養(yǎng)，是高職生必須有的，也包括職業(yè)道德、職業(yè)態(tài)度、職業(yè)意識、個(gè)人認(rèn)知等，這些需要長期沉淀而成，屬于隱性的職業(yè)素養(yǎng)。其中，職業(yè)態(tài)度一般包含責(zé)任心、吃苦耐勞、協(xié)調(diào)溝通、服務(wù)大局；職業(yè)意識一般包含團(tuán)結(jié)合作、創(chuàng)新意識、自主學(xué)習(xí)、自律自強(qiáng)；職業(yè)認(rèn)知一般包含抗壓能力、應(yīng)變能力。我們曾開展了一項(xiàng)關(guān)于高職院校學(xué)生的職業(yè)素養(yǎng)調(diào)查，并在調(diào)查中發(fā)現(xiàn)，企業(yè)普遍希望學(xué)生具有責(zé)任心和吃苦耐勞的精神，尤其是責(zé)任心。專業(yè)知識和通用知識則被認(rèn)為是對每個(gè)高職生必備的要求，入職時(shí)已經(jīng)經(jīng)過檢驗(yàn)。另外，企業(yè)也希望學(xué)生能夠不斷自主學(xué)習(xí)、自我增值，能克服困難獨(dú)立解決問題。所以，在日常生活中，高職生更應(yīng)該養(yǎng)成良好的學(xué)習(xí)習(xí)慣和品德。

對于職業(yè)能力，高職生需要準(zhǔn)備什么呢？

第一，通用知識。以英語表達(dá)能力為例說明，可以隨時(shí)準(zhǔn)備學(xué)習(xí)英語單詞，每天練一練英語口語，為邁向職場打好堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。準(zhǔn)備一份英語自我介紹，為面試第一步做好準(zhǔn)備。對通用知識的提升還可以多看看時(shí)事新聞，了解未來行業(yè)動向。

第二，學(xué)習(xí)和應(yīng)用計(jì)算機(jī)能力。“學(xué)好辦公軟件、設(shè)計(jì)軟件，走到哪里都不怕”，這是與技能鍛煉相關(guān)的。“00后”的高職生計(jì)算機(jī)技能普遍薄弱，但是現(xiàn)代社會中哪一項(xiàng)工作不需要應(yīng)用計(jì)算機(jī)軟件呢？所以，很有必要進(jìn)行有規(guī)劃的學(xué)習(xí)，要深度地學(xué)，而不是基礎(chǔ)地學(xué)。尤其當(dāng)今國家快速發(fā)展，正在向智能方面發(fā)展的中國，更需要大量懂得人工智能語言的人才，這些都離不開計(jì)算機(jī)技能的學(xué)習(xí)和應(yīng)用。

第三，準(zhǔn)備職業(yè)態(tài)度、職業(yè)意識、職業(yè)認(rèn)知。對職業(yè)態(tài)度、職業(yè)意識、職業(yè)認(rèn)知的準(zhǔn)備是很廣泛的，參與的各種事情都可以接觸到。這里需要說明的就是，多給自己鍛煉的機(jī)會，多接觸、多嘗試。為自己喜歡的事情堅(jiān)持不懈，如喜歡畫畫就學(xué)設(shè)計(jì)軟件，喜歡打球就多參與；為自己喜歡做的工作準(zhǔn)備，如多看目標(biāo)企業(yè)的崗位招聘要求等（此處后面章節(jié)會重點(diǎn)講述）。

第四，多準(zhǔn)備一套方案。你有想過應(yīng)對突發(fā)事情的B方案嗎？這也是必須提前準(zhǔn)備的。凡事多一份準(zhǔn)備方案，就可以避免被突發(fā)的事情打亂了規(guī)劃。我們要想好各種問題出現(xiàn)的可能，盡量做到B方案也心中有數(shù)。

二、應(yīng)對突發(fā)事件的五個(gè)方法

本書將會與讀者分享如何調(diào)整心態(tài)和通過管理時(shí)間減輕突發(fā)事件的影響，將結(jié)合高職生突發(fā)事件的問題加以歸納。

第一，學(xué)會拒絕。生活和工作中或多或少都會遇到別人求助，這時(shí)就需要判斷。如果自己有更重要的事，就予以拒絕，當(dāng)然拒絕可以委婉些。須知對別人重要的事，對你不一定重要，而且以現(xiàn)實(shí)來看，多數(shù)人并沒有意識到時(shí)間的價(jià)值，甚至很多事其實(shí)對當(dāng)事人并不重要。

第二，2分鐘原則。生活和工作中總會遇到臨時(shí)的突發(fā)事件，如突然的電話、別人突然的求助、自己突然的想法等，對這類事件有一個(gè)處理原則，即如果能在2分鐘內(nèi)完成的，立即處理；如果不能，就比較該事件與手頭事的重要性，優(yōu)先處理更重要的。如果手頭的事更重要，就待手頭的事處理完畢，再去處理突發(fā)的事；如果突發(fā)事件更重要，就先記錄手頭事的進(jìn)度，回頭再處理手頭的事。以2分鐘為限，是因?yàn)?分鐘以內(nèi)可以處理完成的，不會對當(dāng)前的事造成多少干擾。

第三，學(xué)會授權(quán)。對處在四象限法第四象限中的事，盡量授權(quán)他人完成，避免將時(shí)間用于其中。關(guān)于授權(quán)，《高效能人士的七個(gè)習(xí)慣》一書將其分為指令型授權(quán)與責(zé)任型授權(quán)。其中，指令型授權(quán)相當(dāng)于下命令，適用于簡單的事。對復(fù)雜的事，指令型授權(quán)的效果不好，因?yàn)橄喈?dāng)于還是自己在處理。責(zé)任型授權(quán)即將責(zé)任轉(zhuǎn)交給被授權(quán)人，以結(jié)果為導(dǎo)向。該書列了5個(gè)方面可以保證責(zé)任型授權(quán)的有效性。對此，本書認(rèn)為基本可以套用5W2H進(jìn)行理解，具體如下：

①預(yù)期成果——What、Why。說明預(yù)期成果，讓被授權(quán)人更好理解目的所在。

②責(zé)任歸屬——Who、When。大致是說由誰在什么時(shí)間去做，同時(shí)要明確業(yè)績標(biāo)準(zhǔn)，并用這些標(biāo)準(zhǔn)評估其工作成果。

③何處進(jìn)行——Where。了解事件執(zhí)行場所的地點(diǎn)及環(huán)境，考慮該地點(diǎn)會造成的影響。

④指導(dǎo)方針——How。怎么做？如何提高效率？如何實(shí)施？

⑤可用資源——How much。對所做事情需要的數(shù)量、物質(zhì)的預(yù)計(jì)。產(chǎn)生的費(fèi)用如何？

第四，統(tǒng)籌原則。根據(jù)突發(fā)事件的具體情況首先設(shè)立目標(biāo)，沒有目標(biāo)就無法管理，因此目標(biāo)必須明確具體，且有完成時(shí)限；其次，按照優(yōu)先的原則排序，先按重要性再按急迫性決定順序；最后統(tǒng)籌安排，提高時(shí)間利用率——增加生命寬度。在具體的事項(xiàng)中，追求高效率并在發(fā)現(xiàn)問題時(shí)及時(shí)調(diào)整。此原則可在晚上檢視自己的執(zhí)行狀況，如不滿意則檢討自己時(shí)間管理方法是否得當(dāng)。

第五，事前評估。如果經(jīng)過評估，突發(fā)事件確實(shí)是需要優(yōu)先處理的事件，就應(yīng)該做好下面幾項(xiàng)工作以保證不會擾亂手頭工作的進(jìn)度和思路，即給大腦“拍快照”：

①當(dāng)前工作進(jìn)度。手頭工作做到什么程度了？比如，雖然與高中同學(xué)聊天花費(fèi)很多時(shí)間，但是之前已經(jīng)完成一半試卷了。

②目前的想法。對手頭工作有什么想法？

③打算如何處理。對手頭工作打算如何處理？比如，如果自己解決不了就只能轉(zhuǎn)交給他人。

④有條件就錄音。把大腦里所有關(guān)于手頭工作的東西全部記錄下來。

⑤下一步行動。關(guān)于手頭工作的下一步行動是什么？

保存完“大腦快照”之后，就可以評估出突發(fā)事件該如何處理了。