第三節(jié) 數(shù)據(jù)的管理與分析

財(cái)務(wù)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)做好后，要篩選得到對(duì)工作有幫助的信息，必須對(duì)現(xiàn)有數(shù)據(jù)進(jìn)行處理和分析，常用方法有排序、篩選、分類匯總和數(shù)據(jù)透視表。

一、數(shù)據(jù)排序

對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行排序是數(shù)據(jù)分析不可缺少的組成部分，我們對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行排序后就可以快速直觀地顯示數(shù)據(jù)，更好地理解數(shù)據(jù)，組織并查找所需數(shù)據(jù)，最終幫助我們作出有效的分析決策。

EXCEL 2010的排序功能更強(qiáng)大，優(yōu)化后的排序功能可以更好地滿足用戶需求，除了可以對(duì)文本，數(shù)據(jù)進(jìn)行排序外，還可對(duì)時(shí)間、日期、單元格字體顏色、圖表、自定義序列等內(nèi)容進(jìn)行排序。

排序原則：

（1）如果按某一列進(jìn)行排序，則在該列上完全相同的行將保持它們的原始次序。

（2）被隱藏起來的行不會(huì)被排序，除非它們是分級(jí)顯示的一部分。

（3）如果按多列進(jìn)行排序，則主要列中有完全相同的記錄行會(huì)根據(jù)制定的第二列進(jìn)行排序，如果第二列中有完全相同的記錄行時(shí)，則會(huì)根據(jù)制定的第三列進(jìn)行排序。

（4）在排序列中有空白單元格的行會(huì)被放置在排序的數(shù)據(jù)清單的最后。

（5）排序選項(xiàng)中如包含選定的列、順序和方向等，則在最后列次后會(huì)被保存下來，直到修改它們或修改選定區(qū)域或列標(biāo)記為止。

1．簡(jiǎn)單排序

簡(jiǎn)單排序是指排序的條件單一，工作表的數(shù)據(jù)是按照指定的某一種條件進(jìn)行排列。

【例1-5】按佳園公司職工信息表中職工年齡的升序排列數(shù)據(jù)。

方法一：使用“升序”按鈕排序。

步驟1：對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行簡(jiǎn)單升序排序。打開職工信息表，將光標(biāo)定位于擬排序所在更任一單元格如F4單元格，單擊【數(shù)據(jù)】選項(xiàng)卡中【排序和篩選】組的【升序】按鈕。

步驟2：顯示排序后的效果，如圖1-41所示。

方法二：使用“排序”窗口進(jìn)行排序。

步驟1：打開職工信息表，將光標(biāo)定位于擬排序所在列任一單元格如F4單元格，單擊【數(shù)據(jù)】選項(xiàng)卡、【排序和篩選】組、【排序】按鈕。

步驟2：設(shè)置排序關(guān)鍵字。在打開的【排序】窗口中單擊【主要關(guān)鍵字】右側(cè)的下三角按鈕，在展開的下拉列表中打擊“出生日期”選項(xiàng)，如圖1-42所示。單擊【排序依據(jù)】下三角按鈕“數(shù)值”項(xiàng)【次序】下三角按鈕“升序”項(xiàng)并單擊【確定】，完成設(shè)置。

2．高級(jí)排序

高級(jí)排序就是按照多個(gè)關(guān)鍵字對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行排序。除了在彈出的“排序”窗口中要設(shè)置主要關(guān)鍵字外，還要通過編輯設(shè)置對(duì)每個(gè)關(guān)鍵字來實(shí)現(xiàn)對(duì)數(shù)據(jù)的排序。設(shè)置多個(gè)關(guān)鍵字排序的目的是為了設(shè)置排序的優(yōu)先級(jí)。

【例1-6】將佳園公司職工信息表先按“出生日期”的升序排列，若出生日期相同（如1975/12/6），再按“入職日期”升序排序。

步驟1：打開“職工信息表”工作簿，將光標(biāo)定位于擬排序所在列任一單元格如F4，依次單擊【數(shù)據(jù)】【排序和篩選】【排序】按鈕。

步驟2：設(shè)置排序主要關(guān)鍵字。在【排序】窗口中單擊【主要關(guān)鍵字】右側(cè)的下三角按鈕“出生日期”選項(xiàng)。

步驟3：設(shè)置添加條件。單擊【排序】窗口【添加條件】，顯示【次要關(guān)鍵字】排序條件，選擇排序主要關(guān)鍵字為“基礎(chǔ)工資”，排序依據(jù)“數(shù)值”，排序次序“升序”，如圖1-43所示。

3．自定義序列排序

EXCEL 2010還允許對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行自定義排序，即按照我們事先設(shè)置的自定義序列中的順序排序。

【例1-7】將佳園公司職工信息表按職工的文化程度大專、本科、碩士的次序排列數(shù)據(jù)。

步驟1：打開“職工信息表”工作簿，選取數(shù)據(jù)單元格任一單元格，單擊【數(shù)據(jù)】選項(xiàng)卡、【排序和篩選】組、【排序】按鈕。

步驟2：設(shè)置排序主要關(guān)鍵字。在【排序】窗口中單擊【主要關(guān)鍵字】右側(cè)的下三角按鈕“文化程度”選項(xiàng)。

步驟3：?jiǎn)螕簟敬涡颉肯聜?cè)的下三角按鈕，在展開的下拉列表中單擊【自定義序列】選項(xiàng)，如圖1-44所示。

步驟4：添加自定義序列。在彈出的【自定義序列】窗口的“輸入序列（E）:”下的文本中，按豎列輸入要排序的次序“大專”“本科”“碩士”、然后單擊【添加】，如圖1-45所示。

步驟5：選擇自定義序列。單擊【添加】按鈕后，序列將添加到左側(cè)【自定義序列】下的列表框里，選擇序列“大?！薄氨究啤薄按T士”，單擊【確定】按鈕后退出【自定義序列】窗口，單擊【確定】按鈕退出【排序】窗口。顯示排序后的效果如圖1-46所示。

二、數(shù)據(jù)篩選

使用篩選功能選擇數(shù)據(jù)，可以幫助我們快速而又方便地查找和使用所要的數(shù)據(jù)，篩選過后的數(shù)據(jù)顯示為只是滿足指定條件的數(shù)據(jù)，而那些無用的數(shù)據(jù)就會(huì)被隱藏起來。篩選數(shù)據(jù)之后，那些篩選產(chǎn)生的數(shù)據(jù)子集，就可以直接被我們用于分析和使用。

1．自動(dòng)篩選

自動(dòng)篩選可以用在快速篩選且篩選條件較少的數(shù)據(jù)時(shí)，一般情況下，我們?cè)谑褂米詣?dòng)篩選時(shí)，篩選條件是單一的。

（1）單條件自動(dòng)篩選。

【例1-8】篩選出佳園公司職工信息表中文化程度為本科的職工信息。

步驟1：定位于選擇數(shù)據(jù)表范圍內(nèi)的任意單元格，單擊【數(shù)據(jù)】選項(xiàng)卡、【排序和篩選】組、【篩選】工具按鈕，如圖1-43所示。

步驟2：?jiǎn)螕簟拔幕潭取弊侄斡覀?cè)的【篩選】按鈕下拉列表【全選】復(fù)選框，取消“√”標(biāo)記【本科】復(fù)選框，打上“√”標(biāo)記，單擊【確定】按鈕，如圖1-47所示。

在圖1-47中可以看出，對(duì)“文化程度”列的數(shù)據(jù)進(jìn)行自動(dòng)篩選后，右側(cè)的篩選按鈕發(fā)生了改變，因此，可以從篩選按鈕上看出對(duì)哪些列的數(shù)據(jù)進(jìn)行了篩選，即對(duì)哪些列表設(shè)置了篩選條件。另外，從工作表行號(hào)上可以看出隱藏了哪些行。

（2）多條件自動(dòng)篩選。

【例1-9】篩選出佳園公司職工信息表中文化程度為本科的女職工信息。

步驟1：在所示的表格中單擊“性別”字段后的【篩選】按鈕，選擇“女”，并單擊【確定】按鈕，如圖1-48所示。

步驟2：重復(fù)上面的步驟，單擊“文化程度”字段后的【篩選】按鈕，選擇“本科”。篩選結(jié)果如圖1-49所示。

2．自定義篩選

如果要設(shè)置一個(gè)條件范圍，篩選出符合或范圍內(nèi)的數(shù)據(jù)行，則需要使用自定義篩選。自定義篩選數(shù)據(jù)比較靈活，可以進(jìn)行比較復(fù)雜的篩選。

【例1-10】篩選出佳園公司職工信息表中70年代出生的職工信息。

步驟1：選中出生日期列標(biāo)下所有數(shù)據(jù)區(qū)域（F2:F11），點(diǎn)擊【數(shù)據(jù)】選項(xiàng)卡下的【分列】，默認(rèn)選項(xiàng)到第3步，將數(shù)據(jù)完全修改為“日期”“YMD”格式，如圖1-50所示。

步驟2：?jiǎn)螕暨x擇數(shù)據(jù)表格范圍內(nèi)的任意單元格。

步驟3：在打開的【日期篩選】后選擇【自定義篩選（F）…】，如圖1-51所示。

步驟4：設(shè)置篩選條件。在打開的定義自定義篩選方式窗口中，選擇出生日期“在以下日期之后或與之相同”“1970/1/1”“在以下日期之前”“1980/1/1”，如圖1-52所示。點(diǎn)擊“確定”后，篩選結(jié)果如圖1-53所示。

3．取消篩選

對(duì)工作表進(jìn)行篩選后，不符合條件的數(shù)據(jù)行就被隱藏。若需要查看被隱藏的數(shù)據(jù)行，就需要進(jìn)行取消篩選操作。取消篩選時(shí)，對(duì)某一列數(shù)據(jù)進(jìn)行了篩選操作，就需要對(duì)該列數(shù)據(jù)進(jìn)行取消篩選操作。

【例1-11】取消篩選出20世紀(jì)70年代出生的職工信息。

單擊【數(shù)據(jù)】選項(xiàng)卡、【排序和篩選】組、【清除】按鈕，清除篩選結(jié)果；單擊【篩選】圖標(biāo)按鈕，撤銷篩選功能。

三、數(shù)據(jù)透視分析

數(shù)據(jù)透視表（Pivot Table）是一種交互式的表格，可以對(duì)工作表數(shù)據(jù)的重新組合，它通過組合、計(jì)數(shù)、分類匯總、排序等方式從大量數(shù)據(jù)中提取總結(jié)性信息，用以制作各種分析報(bào)表和統(tǒng)計(jì)報(bào)表。數(shù)據(jù)透視表可以動(dòng)態(tài)地改變它們的版面布置，以便按照不同方式分析數(shù)據(jù)，也可以重新安排行號(hào)、列標(biāo)和頁字段。每一次改變版面布置時(shí)，數(shù)據(jù)透視表會(huì)立即按照新的布置重新計(jì)算數(shù)據(jù)。另外，如果原始數(shù)據(jù)發(fā)生更改，則可以更新數(shù)據(jù)透視表。

例如，可以水平或者垂直顯示字段值，然后計(jì)算每一行或列的合計(jì)；也可以將字段值作為行號(hào)或列標(biāo)，在每個(gè)行列交匯處計(jì)算出各自的數(shù)量，然后計(jì)算小計(jì)和總計(jì)。再如，如果要按季度來分析每個(gè)雇員的銷售業(yè)績(jī)，可以將雇員名稱作為列標(biāo)放在數(shù)據(jù)透視表的頂端，將季度名稱作為行號(hào)放在表的左側(cè)，然后對(duì)每一個(gè)雇員以季度計(jì)算銷售數(shù)量，放在每個(gè)行和列的交匯處。

1．創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表

EXCEL 2010提供了創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表的向?qū)磉M(jìn)行操作與數(shù)據(jù)分析。

【例1-12】根據(jù)圖1-54所示的“全家百貨超市2015年各季度商品銷售情況表”創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表。

步驟1：選中需要匯總的數(shù)據(jù)單元格，含列標(biāo)題。

步驟2：?jiǎn)螕簟静迦搿窟x項(xiàng)卡、【數(shù)據(jù)透視表】下拉框選擇“數(shù)據(jù)透視表”，如圖1-55所示。

步驟3：此時(shí)，【選擇一個(gè)表或區(qū)域（S）】下的【表/區(qū)域（T）:】會(huì)自動(dòng)出現(xiàn)需要匯總的數(shù)據(jù)單元格（含列標(biāo)題），單擊選擇【新工作表（N）】選項(xiàng)，如圖1-56所示，單擊【確定】按鈕。

步驟4：在如圖1-57所示的【數(shù)據(jù)透視表字段列表】任務(wù)窗格中，將“銷售區(qū)域”和“類別”依次拖動(dòng)至【行標(biāo)簽】下的空白框中，將“季度”拖動(dòng)值【列標(biāo)簽】下的空白框中，再將“銷售額”拖動(dòng)至【數(shù)值】下的空白框中。單擊【確定】按鈕，創(chuàng)建好的數(shù)據(jù)透視表如圖1-58所示。

2．?dāng)?shù)據(jù)透視圖

數(shù)據(jù)透視圖是數(shù)據(jù)透視表的圖表化，更能體現(xiàn)“透視”的效果。

【例1-13】根據(jù)圖1-54所示的“全家百貨超市2015年各季度商品銷售情況表”創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視圖。

步驟1：選中需要匯總的數(shù)據(jù)單元格，含列標(biāo)題。

步驟2：?jiǎn)螕簟静迦搿窟x項(xiàng)卡、【數(shù)據(jù)透視表】下拉框選擇“數(shù)據(jù)透視圖”，如圖1-59所示。

步驟3:【選擇一個(gè)表或區(qū)域（S）】下的【表/區(qū)域（T）:】會(huì)自動(dòng)出現(xiàn)需要匯總的數(shù)據(jù)單元格（含列標(biāo)題），單擊選擇【新工作表（N）】選項(xiàng)，并單擊【確定】按鈕。

步驟4：此時(shí)出現(xiàn)【數(shù)據(jù)透視表字段列表】任務(wù)窗格，如圖1-60所示，在其中將“銷售區(qū)域”拖動(dòng)至【行標(biāo)簽】下的空白框中，將“季度”拖動(dòng)值【列標(biāo)簽】下的空白框中，再將“銷售額”拖動(dòng)至【數(shù)值】下的空白框中，單擊【確定】按鈕，創(chuàng)建好的數(shù)據(jù)透視圖如圖1-61所示。

我們?nèi)绻础邦悇e”細(xì)分銷售額，可以僅將“類別”拖拽至【行標(biāo)簽】下的空白框中，結(jié)果如圖1-62所示。

3．?dāng)?shù)據(jù)透視的編輯

數(shù)據(jù)透視表的編輯包括對(duì)報(bào)表字段的設(shè)置和對(duì)整個(gè)報(bào)表的布局格式的設(shè)置。最基本的就是通過【數(shù)據(jù)透視表字段列表】窗格對(duì)報(bào)表字段進(jìn)行設(shè)置。

（1）添加字段。

在數(shù)據(jù)透視表創(chuàng)建完成后，我們就需要添加數(shù)據(jù)透視表的字段。添加字段的方法有三種。例如，將“銷售區(qū)域”字段添加到“報(bào)表篩選”空白框中。可以在【數(shù)據(jù)透視表字段列表】窗格中右擊要添加的字段“銷售區(qū)間”，在彈出的快捷選項(xiàng)卡中單擊【添加到報(bào)表篩選】命令。

（2）設(shè)置字段。

【例1-14】將圖1-58中所有數(shù)值型數(shù)據(jù)改為貨幣型顯示。

步驟1：選擇要設(shè)置的數(shù)據(jù)。按住鼠標(biāo)左鍵拖動(dòng)選中所有數(shù)值型數(shù)據(jù)區(qū)域B6:E14。

步驟2：打開【單元格格式】窗口，點(diǎn)擊鼠標(biāo)右鍵彈出快捷選項(xiàng)卡【設(shè)置單元格格式（F）…】，打開【設(shè)置單元格格式】窗口，如圖1-63所示。

步驟3：選擇【設(shè)置單元格格式】【數(shù)字】【貨幣】項(xiàng)，小數(shù)位修改為“2”位，選擇貨幣符號(hào)“－Y”，如圖1-64所示，單擊【確定】。

（3）篩選字段。

數(shù)據(jù)透視表中的報(bào)表篩選字段、列標(biāo)簽字段和行標(biāo)簽字段，我們可以很方便地篩選出符合要求的數(shù)據(jù)，同時(shí)快速地查閱數(shù)據(jù)內(nèi)容。

篩選報(bào)表字段值：?jiǎn)螕簟句N售區(qū)域全部】右側(cè)的下拉三角按鈕，選擇“日用品區(qū)”項(xiàng)，如圖1-65所示，單擊【確定】，完成對(duì)其他銷售區(qū)間的隱蔽。

篩選行標(biāo)簽字段值：?jiǎn)螕簟拘袠?biāo)簽】右側(cè)的下拉三角按鈕，在展開的下拉列表中單擊“全選”和“第4季度”項(xiàng)，如圖1-66所示，單擊【確定】，完成對(duì)其他季度的隱蔽。

（4）更改匯總方式。

在數(shù)據(jù)透視表中，EXCEL提供了多種匯總方式，包括求和、計(jì)數(shù)、平均值、最大值、最小值、乘積、數(shù)值計(jì)數(shù)等，用戶可以根據(jù)需要選擇不同的匯總方式來進(jìn)行匯總。

例如，將數(shù)據(jù)透視表中的銷售額的匯總方式改為平均值。

步驟1：?jiǎn)螕粢淖儏R總方式的數(shù)據(jù)透視表中的任一單元格。

步驟2：選擇平均值匯總方式。在數(shù)據(jù)透視表【選項(xiàng)】【字段設(shè)置】中，打開【值字段設(shè)置】窗口，選擇【值字段設(shè)置】窗口中【匯總方式】選項(xiàng)卡中的“平均值”，如圖1-67所示。

步驟3：設(shè)置匯總字段的數(shù)字格式。單擊【值字段設(shè)置】窗口中的【數(shù)字格式（N）】按鈕，打開【設(shè)置單元格格式】窗口，選擇【數(shù)值】項(xiàng)，并保留2位小數(shù)并單擊【確定】，回到【值字段設(shè)置】窗口。

步驟4：完成平均值設(shè)置。單擊【值字段設(shè)置】窗口和【確定】按鈕。

3．格式化數(shù)據(jù)透視表

數(shù)據(jù)透視表建立完成后，為了使數(shù)據(jù)透視表更加美觀，我們還可以對(duì)它的格式進(jìn)行設(shè)置。在設(shè)置其格式時(shí)，最簡(jiǎn)單、快速的方法是使用數(shù)據(jù)透視表樣式。

設(shè)置數(shù)據(jù)透視表格式的實(shí)施步驟如下：

選定數(shù)據(jù)透視表格范圍內(nèi)的任意一個(gè)單元格，然后單擊【設(shè)計(jì)】選項(xiàng)卡下的【數(shù)據(jù)透視表樣式】、【其他】工具按鈕和【數(shù)據(jù)透視表樣式中等深淺9】，如圖1-68所示。當(dāng)然，我們也可以自動(dòng)套用“數(shù)據(jù)透視表樣式中等深淺9”的數(shù)據(jù)透視表效果圖。

4．刪除數(shù)據(jù)透視表

如果要?jiǎng)h除數(shù)據(jù)透視表，先將光標(biāo)定位于數(shù)據(jù)透視表，在【選項(xiàng)】選項(xiàng)卡上的【操作】組中，單擊“選定”，然后單擊“整個(gè)數(shù)據(jù)透視表”，再按鍵盤中的Delete鍵。