第四節 數據的瀏覽與打印

當工作簿中的工作表越來越多，工作表中的信息也越來越多時，查看工作表中的數據處理就會越來越困難，因此，我們應當根據實際情況選擇合適的查看方式。

由于不同用戶需要的打印報告樣式不同，每個用戶都可能會有自己的特殊要求，EXCEL 2010為了方便用戶，提供了許多用來設置或調整打印效果的實用功能，可使打印的結果與所期望的結果一致。

一、瀏覽數據表

1．多窗口瀏覽

要在一張行列數比較多的工作表中查看兩個不同部分的數據，或者要同時查看不同工作表中的數據，通過移動滾動條或者對工作表進行切換，非常麻煩，而且也容易看錯，此時使用多窗口查看工作表將會非常方便。

例如：用垂直并排的方式查看佳園公司職工信息表中的記錄。

步驟1：單擊【視圖】選項卡，在【窗口】組中單擊【新建窗口】按鈕，如圖1-69所示，可再創建一個窗口。

步驟2：單擊【視圖】選項卡，在【窗口】組中單擊【全部重排】按鈕，打開【重排窗口】窗口，如圖1-70所示。

步驟3：在【重排窗口】窗口中選擇【垂直并排】方式，查看效果。

在一個窗口中滾動查看不會導致其他窗口的滾動，即一個工作簿可以擁有任意多個視圖（單獨的窗口），每一個窗口獨立于其他窗口，當不再需要這些窗口，可以關閉這些額外的窗口，如圖1-71所示。

2．拆分窗口

如果將工作表當前的活動窗口拆分成幾個獨立的窗格，在每個被拆分的窗格中可以通過滾動條來顯示工作表的每一個部分的內容。

例如，將工資表中的G14單元格選定作為拆分窗口分割點位置，分成四個窗口。

步驟：選擇【視圖】【窗口】【拆分】按鈕，工作表區被分成四個窗格，查看效果如圖1-72所示。移動窗格間的兩條分割線可調節窗格大小。再按一次“拆分”按鈕命令可撤銷拆分窗口。將所有拆分條向窗口邊緣拖動，即可撤銷拆分窗口。

3．凍結窗格

凍結窗格功能可將工作表中選定單元格的上窗格或左窗格凍結在屏幕上，從而在滾動數據時，屏幕上始終顯示行、列標題，幫助用戶更方便地查看數據表頭。

例如，凍結工資表中的標題行（首行）。

凍結工資表中的標題行，即保持首行可見或首列可見，可選擇“凍結窗格”下拉列表中的“凍結首行”或“凍結首列”，結果如圖1-73所示。

此時，滑動EXCEL窗口的縱向滾動條或鼠標，除第一行所有單元格被凍結外，其他單元格會向上滾動，即首行始終可見。使用凍結窗口功能只是顯示部分內容，并不影響打印。撤銷凍結窗口時，選擇【視圖】選項卡下的【窗口】組【凍結窗格】下拉列表【取消凍結拆分窗格（F）】命令，如圖1-74所示。

4．并排查看

在某些情況下，要在同一工作簿中比較兩個工作表，若采用多窗口查看，這兩個窗口是水平平鋪的，一個窗口中的內容有時會覆蓋另一個窗口中的內容。為了避免這種情況，可以使用并排窗口來比較工作表。或者在某些情況下，我們想在不同的窗口中比較兩個工作表，“并排查看”功能使該任務更加容易進行。

例如，對工資表并排查看比較相關數據。

步驟1：選擇【視圖】選項卡下的【窗口】【新建窗口】，創建一個工作簿的新窗口。

步驟2：激活第一個窗口，單擊【視圖】選項卡、【窗口】組、【并排查看】命令。如果同時打開多個窗口，會看到一個【選擇比較窗口】的窗口，兩個窗口并排出現。

步驟3：當使用【并排查看】功能時，會發現如果一個窗口滾動，另一個窗口也跟著滾動。如果不需要同步滾動功能，在圖1-75中單擊【同步滾動】按鈕，就取消了此項功能。再單擊一次【并排查看】按鈕就關閉了并排查看功能。

二、打印數據表

在打印一份工作表之前，需要對其進行打印設置，一般包括頁面設置和打印預覽等。

下面以“職工工資表”為例，設置頁面并打印預覽。

1．頁面設置

頁面設置包括設置工作表的頁邊距、設置工作表的頁眉與頁腳。

步驟1：選擇【頁面布局】選項卡，單擊【頁面設置】組、【頁邊距】按鈕，如圖1-76所示，打開【頁面設置】窗口。

步驟2：在【頁面設置】窗口中用戶可以對頁面進行詳細設置，【方向】選擇“橫向”如圖1-77所示。【縮放】選項，可以控制打印數據的放大、縮小值。當縮放比例為100%時，是正常大小；大于100%，表示要放大打印；小于100%，表示縮小打印。縮放打印數據中，可能造成頁碼重新編排。【頁寬】或【頁高】選項是用來將大型報表縮小打印，并不具備放大功能。例如：一份數據正常打印需要8頁，即2頁寬，4頁高或4頁高、2頁寬，但如果希望將數據的寬度縮小為1頁寬、3頁高，就可以在【縮放】選項中單擊【調整為】單選按鈕，然后在右邊欄中設置1頁寬、3頁高，那么就會自動調整數據比例，使數據可以在3頁中打印出來。【起始頁碼】選項用來設置頁碼的起始編號，默認為“自動”，表示從1開始編號，以此類推，如果希望頁碼從15開始編號，就在“起始頁碼”文本框中輸入15。

步驟3:【頁邊距】設置，在該選項卡中，我們可以設置頁面上、下、左、右頁邊距的大小，以及頁眉和頁腳的大小，如圖1-78所示。此外，關于頁面的設置也可以在EXCEL 2010的【文件】選項卡下【打印】中設置，選擇“自定義邊距”，如圖1-79所示。

2．打印區域、頂端標題行設置

【頁面設置】中的“頁眉/頁腳”選項是設計打印表格的頁眉或頁腳，如圖1-80所示。

【頁面設置】中的【工作表】選項可以選擇工作表中要打印的一些項目。“打印區域”選項用來設置打印內容的范圍，一般是單元格地址的引用。“打印標題”選項用來設置第一頁的標題出現在打印的全部頁面頂部，如果第一頁的標題是在同一行，則在“頂端標題行”后設置，如果第一頁的標題是在同一列，則在“左端標題行設置”。例如，將“職工工資表”中A1:M2選中作為打印頂端標題行，如圖1-81所示。

3．分頁設置

EXCEL 2010會自動為數據進行分頁，我們可以先查看分頁情況，如果分頁結果不符合要求，可以對分頁進行調整。要將某部分數據另起一個新頁打印時，可以通過人工設置分頁符來完成。

（1）設置分頁符。

例如，將“職工工資表”從員工編號“000011”之后新起一頁。

步驟1：選定插入分頁符的位置A13。

步驟2：單擊【頁面布局】【頁面設置】【分隔符】下拉列表【插入分頁符（I）】，如圖1-82所示。這樣就會在該單元格上方插入一個分頁符，效果如圖1-83所示。

（2）查看分頁符。

單擊【視圖】選項卡、【工作簿視圖】組、【分頁預覽】視圖模式，此時，我們可清楚地看到插入的藍色人工分頁符。另外在插入人工分頁符后，可再拖動此藍色分頁符調整分頁符所在位置。

（3）刪除分頁符。

如果要刪除分頁符，可單擊【分隔符】下拉列表【刪除分頁符（R）】命令，如圖1-82所示。如果要刪除工作表中的所有手工設置的分頁符，選擇【頁面布局】【頁面設置】【分隔符】下拉列表【重設所有分頁符（A）】。

4．打印預覽與輸出

（1）打印預覽。

如果打印的數據較多，EXCEL 2010會自動分頁，并進行在“打印預覽”模式下方的狀態欄看到數據被分成幾頁，當前是哪一頁，還可以利用【上一頁】【下一頁】按鈕或者垂直滾動條來看不同的頁。

進入“打印預覽”模式，數據是以整頁預覽的比例，將一頁數據完整地顯示在屏幕上。由于受屏幕的限制，數據會被縮小，所以只能看到大致的排版情況，單擊【顯示比例】按鈕，就可以放大或縮小打印預覽的顯示比例。再單擊一次【顯示比例】按鈕，又會回到整頁預覽的顯示比例。

如果要調整頁邊距，可選中【頁邊距】復選框，會出現很多可以調整的頁邊距和列寬的虛線和控制點。拖動虛線或者虛線兩端的控制點可以大致調整頁面的上、下邊距，左、右邊距，頁眉區域和頁腳區域的大小。

當所有的設置均已完成，打印前的預覽如圖1-84所示。

（2）打印輸出。

財務數據一般都要打印，如果不需要設置打印的參數，可以直接單擊【工具欄】【打印】進行打印。

步驟1：設定打印份數。在【打印份數】微調框中，設置打印的份數。

步驟2：選擇打印機。如果計算機安裝了多臺打印機或傳真機，可以在“打印機”下拉列表中選擇相應的打印機。

步驟3：設定打印內容。在【設置】選項中，可以選擇要打印的對象，可以選定區域、整個工作表或者當前工作表。

步驟4：單擊【確定】進行打印。接著屏幕上出現一個正在打印的提示框，表示正在將打印內容讀入內存，之后打印機就開始打印了。