第二節 數據的輸入與編輯

數據的輸入與編輯是財務會計人員運用EXCEL解決財務會計工作問題的起點。為了快速、高效地完成財務工作，在錄入財務數據時，針對不同數據類型的數據，規律型或重復型數據，應分別采用不同的錄入方式；為了后期方便對數據進行分析，錄入的數據盡量按照數據清單的格式要求錄入；為了使工作表中的內容突出顯示，使顯示的數字更容易閱讀，需要對工作表進行修飾和美化。在不同環境下采用不同的方式查看數據，最后根據實際需要將數據打印輸出。

一、數據輸入與填充

在單元格中輸入數據，首先需要選擇單元格，輸入完后可按Enter鍵或單擊“編輯欄”中的“√”按鈕即可；如果要取消內容，則按鍵盤左上角的Esc鍵或單擊“編輯欄”中的“×”按鈕。

1．數值的輸入

能進行科學運算的數據為數值型數據。EXCEL中的數字可以是0、1、2、3…以及正號“+”、負號“－”、小數點“.”、分數號“/”、百分號“%”、貨幣符號“－Y”等。數值型數據會默認為右對齊。

（1）負數的輸入。

例如，要輸入－3.5，先依次輸入“－”“3.5”“回車”，顯示為“－3.5”。或者利用括號錄入，即依次輸入“（”“3.5”“）”“回車”，顯示為“－3.5”。

（2）百分數的輸入。

例如，要輸入30%，選中一個單元格，先依次輸入“30”“%”“回車”；或者輸入“0.3”，單擊【開始】、【數字】的“百分比樣式”按鈕；或者選中單元格后，選擇【開始】、【數字】窗口啟動器按鈕，打開“單元格格式”窗口，在【數字】選項卡中的“百分比”，再設置小數位數為“0”、【確定】，在此單元格中輸入“30”、【確定】即可，如圖1-17所示。

（3）貨幣的輸入。

例如，要輸入－Y1,200.00，選中一個單元格后輸入“1200”，然后等【開始】選項卡、【數字】組、【數字】窗口啟動器按鈕，在“設置單元格格式”窗口中，依次選擇【數字】、【貨幣】，設置小數位數“2”位，貨幣符號“－Y”，單擊【確定】按鈕。

（4）分數的輸入。

輸入分數的格式為：“整數位”+“空格”+“分子”+“/”+“分母”，無整數位的分數用“0”代替。選中分數所在單元格，在編輯欄可以看到分數換算成小數的值。例如，輸入“0 1/3”表示1/3，在編輯欄得到的結果是“0.333333333333333”。

例如，要輸入“1/3”，還可選中該單元格，依次選擇【格式】選項卡、【單元格】組、【單元格格式】、【數字】、【分數】、【確定】，在此單元格中輸入“1/3”，確定即可。

（5）科學計數法數字的輸入。

當我們需要輸入一個位數較多的數時，將會自動出現符號“E”，這是一種科學計數表示方法，如看到1E+10表示1乘10的10次方，即“10000000000”。用戶也可以自己在單元格中輸入“5E－2”，編輯欄顯示值為“0.05”。

EXCEL 2010中所提供的數字限制范圍如下：

最大的正數為：9.9E+307；最小的正數為：1E－307。

最小的負數為：－9.9E+307；最大的負數為：－1E－307。

2．文本的輸入

單元格中的文本默認為左對齊。工作表中每個單元格在默認情況下最多可以有32000個字符。

純字符的文本或數字字符混合的文本直接輸入即可，而針對全部由數字組成的字符串可以用以下兩種方法輸入：

方法一：在數字數據前加上一個英文輸入狀態下的單撇號（'），說明單元格中的文字被設為文本型。

方法二：選中單元格，選擇【開始】選項卡、【數字】組窗口啟動器按鈕，打開【單元格格式】、【數字】、【文本】、【確定】，單元格中的文字也被設為文本型。通過這樣輸入的文本單元格左上角有個綠色的三角形符號作為標志。

一般以0開頭的數據（如學號、工號）或超過EXCEL精確15位的數據（如信用卡賬號、身份證號碼等）以及便于數據處理的數據（如郵政編碼、電話號碼等）都應以文本型輸入。

3．日期的輸入

一般情況下，日期用“/”或“－”表示，時間用“:”表示。

系統默認是24小時制的方式輸入，如果是12小時制的方式，則在時間后加上一個空格，然后輸入“A”或“AM”表示上午，“P”或“PM”表示下午。

例如，要輸入“2013年1月1日”，先輸入“2013/1/1”，此時輸入的為一個日期，再調整日期的顯示格式：選擇【開始】選項卡、【數字】組窗口啟動器按鈕，打開【單元格格式】、【數字】、【日期】，選中一種日期格式【確定】。

時間的輸入方法類似，只是顯示格式在“數字”選項卡中的“時間”分類中。

如果在單元格中輸入當前日期，可以按組合鍵“Ctrl+;”；如果在單元格中輸入當前時間，可以按組合鍵“Ctrl+:”。

二、填充序列（輸入相同數據、規律數據）

1．快速填充相同數據

利用填充功能可以輸入相同的數據，類似于復制功能。

方法一：使用“填充”命令。

步驟1：選中單元格區域，該單元格區域中的第一個單元格中應有數據。如選A1:A10,A1單元格中有數據“1”。

步驟2：選擇【開始】選項卡、【編輯】組、【填充】、【向下】填充命令，則A1:A10區域中所有單元格內容為“1”。

方法二：使用拖動法填充。

步驟1：選中有數據“1”的單元格A1，將光標移至單元格右下角時指針變為黑色十字狀，此為填充柄。

步驟2：按下左鍵拖動填充柄至所需位置處，如A10，然后釋放鼠標，如圖1-18所示。

填充柄可以分別向所選單元格的上下左右四個方向填充。

2．填充有規律的數據

如果要建立一個從1到10的序列，可以按以下步驟操作。

步驟1：先建一段有規律的數據，例如，在A1:A2中輸入“1”“2”，需要注意的是，我們至少要輸入兩個數據，這樣EXCEL才能夠識別是快速填充相同數據還是填充有規律的數據。

步驟2：選中A1:A2單元格區域，將光標移至單元格區域右下角時指針變為黑色填充柄，單擊左鍵向下拖動填充柄到A11，然后釋放，A1:A10中就為“1”到“10”的數據，如圖1-19所示。

若自動填充用鼠標右鍵（特別注意）拖動黑色十字填充柄，將會顯示彈出選項卡，選項卡中有不同的填充方式或指定填充規律，如圖1-20所示。對于日期格式的數據，用鼠標右鍵拖動黑色十字填充柄則可以按天數填充、以工作日填充、以月填充、以年填充，如圖1-21所示。

3．自定義填充數據

日常工作中經常遇到需要重復輸入“周一”“周二”等數據，或在一套財務表格中反復輸入某個小型部門的人員名單，此時便可以設置自定義序列，以便隨時能將這一序列快速填充至相應區域以提高工作效率。

例如，我們要給A1:A7單元格中輸入周一、周二……周日，操作步驟如下。

步驟1：單擊【文件】選項卡、【選項】組、【編輯自定義列表】按鈕，在圖1-22輸入序列中依次錄入“周一，周二，…，周日”，注意其中每個值中間用英文狀態下的逗號隔開。

步驟2：單擊【添加】按鈕、錄入的數據將出現在左側自定義序列中，單擊【確定】。

步驟3：在A1單元格輸入“周一”并選中，按住鼠標左鍵拖動填充柄到A7，即可看到要錄入的數據。

此后，再利用這組數據時，只要輸入一個值，然后用填充柄即可自動錄入。

三、數據有效性（輸入相同數據、限制數據）

步驟1：選擇應用數據有效性的單元格或區域。

步驟2：選擇【數據】【數據工具】【數據有效性】命令，打開【數據有效性】窗口。

步驟3：其功能主要在【設置】選項卡中的【允許（A）:】中設置，如圖1-23所示。

四、其他來源數據導入

EXCEL 2010允許其他類型文件的數據導入到電子表格中，如Access、Vfp等。

步驟1：選擇【數據】選項卡、【獲取外部數據】組、【自Access】按鈕，打開【選擇數據源】窗口。

步驟2：在其中查找Access外部文件，找到后，打開【選擇表格】窗口，在其中選取要導入的文件，單擊【確定】，顯示【導入數據】窗口，用來制定數據的放置位置，單擊【確定】即可。

【例1-1】按表1-1的格式創建并編輯佳園房地產股份有限公司（以下簡稱“佳園公司”）的職工信息表。

（1）依次輸入標題和各個屬性列列名，并對輸入的標題設置為“隸屬”“20”“跨列居中”。設置“跨列居中”具體操作為：選中標題“職工基本情況表”，右鍵【設置單元格格式…】，【對齊】中【水平對齊】下拉框中選“跨列居中”，單擊【確定】，如圖1-24所示。

（2）輸入工號，此列應為文本型數據。具體操作是：工號列單元格中輸入英文的單撇號（'），然后輸入“000001”，單擊“確定”，用填充柄填充序列至編號“000010”。

（3）在姓名列依次輸入“姓名”列、“所屬部門”列、“職務”列，均為文本型數據。

（4）為了加快錄入速度、提高準確性，“性別”列錄入用“數據有效性”，文本型數據。具體操作為：選中所有“性別”數據，選擇【數據】選項卡、【數據工具】組、【數據有效性】下拉列表、【數據有效性…】命令，彈出【數據有效性】窗口、【允許（A）:】中選“序列”，在【來源】文本框中輸入“男，女”中間用英文逗號隔開，如圖1-25所示，單擊【確定】后，返回工作表，這樣就可以從下拉列表中選擇所有員工的性別。對“所屬部門”列、“職務”列、“婚否”列也采取數據有效性功能，設置方法與“性別”列類似。

（5）將“出生年月”列設置為日期型數據。依次在“出生年月”列名下的單元格中錄入“1963”“－”“2”“－”“1”，待所有員工出生年月錄入完畢后，選中所有出生日期，右鍵【單元格格式…】【數字】【日期】，選擇【類型：】“2001年3月14日”，點擊【確定】按鈕。

（6）“入職日期”列要求加入公司的時間必須在1989年1月1日之后，其輸入方法類似出生年月列，日期型數據。具體操作為：選中所屬數據，單擊【數據】選項卡、【數據工具】組【數據有效性】下拉列表、【數據有效性…】命令，彈出“數據有效性”窗口、【允許（A）:】中選“日期”，【數據（D）:】中選“大于”，【開始日期（S）:】輸入“1989/1/1”，單擊【確定】，如圖1-26所示。

（7）“電話號碼”列要求其長度必須為8位，文本型數據。具體操作為：在“電話號碼”列所屬第一個單元格中輸入“88833039”，用填充柄填充序列至最后單元格。選中所屬所有數據，單擊【數據】選項卡、【數據工具】組、【數據有效性】下拉列表、【數據有效性…】命令，彈出【數據有效性】窗口、【允許（A）:】選擇“文本長度”，【數據（D）:】選擇“等于”，【長度（L）】輸入“11”，然后單擊【確定】，如圖1-27所示。

（8）設置“身份證號”列，文本型數據。具體操作為：選中所屬單元格，右鍵【設置單元格格式…】【數字】【自定義】，在類型下方輸入“36*******”@，單擊【確定】，如圖1-28所示。只需要在“身份證號”所屬第一個單元格中輸入身份證號的后四位，回車后，身份證號的“36*******”部分將自動出現。

（9）給職工基本情況表進行格式設置。具體操作如下：選中所有數據單元格，設置水平對齊和垂直對齊方式都為居中，外部、內部邊框都為細實線，標題行填充為淺灰色加粗，結果如圖1-29所示。

（10）保護工作表不允許其他用戶修改內容，并保存工作簿到個人文件夾。具體操作為：選中所有數據單元格，選擇【開始】選項卡、【字體】組，啟動按鈕【保護選項卡】，或右鍵在彈出的快捷選項卡中選【設置單元格格式…】【保護】，去掉【鎖定】前面的復選標記，單擊【確定】，然后選擇【審閱】【更改】【保護作表】，在【保護工作表】窗口中，輸入兩次密碼，單擊快速訪問欄中的【保存】按鈕即可。

五、條件格式

當我們將數據錄入完成后，需要對表格的外觀形式進行基本格式設置，例如，將表格中特定內容突出顯示，使顯示的數字更容易閱讀，而不改變數據本身的數值。

1．自動套用格式

【例1-2】設計佳園公司職工基本情況表（見圖1-30）為自動套用藍白兩色相間的格式。

（1）選中要自動套用格式的數據（含標題行），即單元格區域A1:K11。

（2）選擇【開始】選項卡、【樣式】組、【自動套用格式】，【自動套用格式】下拉框如圖1-31所示。

（3）在【自動套用格式】列表框中單擊【表樣式中等深淺2】格式。表格將以選定的格式對其進行格式化，此時，表格標題行會自動進行數據篩選，選中標題行后，點擊【篩選】可以取消數據篩選，最終效果如圖1-32所示。

提示：如果要清除套用格式，點擊【設計】選項卡，選擇【表格樣式】下拉框中的無色，如圖1-33所示。

2．添加條件格式

【例1-3】設計佳園公司職工基本情況表（見圖1-29）中的“出生日期”列，用藍色數據條標識其大小。

（1）首先，要求“出生日期”列的格式為日期格式。如果不是日期格式，選中該列后，單擊右鍵選擇“設置單元格格式”，設置為“日期”，選擇“2001年3月14日”示例，如圖1-34所示。

（2）然后，單擊【開始】選項卡，選擇【樣式】組中的【條件格式】下拉按鈕，選擇“數據條”“漸變填充”中的“藍色”，如圖1-35所示。此時，“出生日期”列的樣式已經發生了變化，最終結果如圖1-36所示。

3．自定義條件格式

【例1-4】設計佳園公司職工基本情況表（見圖1-30），用紅色加粗底紋標識出職工信息表中相同出生年月的日期。

（1）首先，選定“出生日期”列的數據。單擊【開始】選項卡，選擇【樣式】組中的【條件格式】下拉按鈕，選擇“數據條”下的“其他規則（M）…”，如圖1-37所示。

（2）在彈出的“新建格式規則”窗口中，選擇“僅對唯一值或重復值設置格式”，然后，點擊本窗口右下角的“格式”按鈕，如圖1-38所示，進一步設置重復值的格式。

（3）接下來，在“設置單元格格式”窗口中，將字形選擇為“加粗”、顏色選擇為“紅色”，如圖1-39所示。單擊“確定”按鈕返回工作表，最終結果如圖1-40所示。