第一節 EXCEL的工作環境

EXCEL 2010為Microsoft Office 2010辦公軟件的組件之一，是目前市場上功能最強大的電子表格制作軟件。EXCEL 2010不僅具有強大的數據組織、計算、分析和統計功能，實現了在工作簿上協同工作，提高了工作效率和質量，還可以通過圖表、圖形等多種形式形象地顯示處理結果，更能夠方便地與Office 2010其他組件相互調用數據，實現資源共享。使用Microsoft Excel 2010，可以獲得更多的方法分析、管理和共享信息，全新的分析和可視化工具可以跟蹤和突出顯示重要的數據趨勢，從而可以做出更好、更明智的決策。

EXCEL 2010與之前產品相比的優勢主要體現在：能夠在一個單元格中創建數據圖表；快速定位正確的數據點；可以對幾乎所有數據進行高效建模和分析；隨時隨地訪問電子表格；通過連接、共享和合作完成更多工作；為數據演示添加更多高級細節；利用交互性更強和更動態的數據透視圖；更輕松更快地完成工作；利用更多功能構建更大、更復雜的電子表格；可以通過Excel Services發布和共享信息。

一、相關基本概念

1．工作簿

打開或新建一個EXCEL文件，會看到多個單元格構成的工作表，同時多張工作表組成一個工作簿（Book1）。工作簿就是用于存儲并處理數據的文件，工作簿名（默認Book1）就是文件名。

一個工作簿中可以包含多張工作表，默認情況下，新建一個工作簿，EXCEL默認提供三張工作表。名字分別在工作表標簽中顯示“Sheet1”“Sheet2”“Sheet3”，我們可以根據需要添加更多的工作表，最多255張。

EXCEL 2010為我們提供了多種編輯視圖，包括普通視圖、頁面視圖、分頁視圖、全屏視圖。

普通視圖：EXCEL默認的編輯視圖，我們可在此完成大部分文檔的主要編輯操作。

頁面視圖：切換到該視圖，可以查看到文檔的起始和結束位置，并且可以非常方便地編輯文檔頁眉頁腳內容、調整頁邊距。

全屏視圖：切換到該視圖，EXCEL工作表的工作區域將最大化顯示在窗口中。

2．工作表

工作表界面是工作表的重要組成部分，有一系列排在一起的行和列構成。列由字母區別，行由數字區別，移動工作表界面的水平滾動條和垂直滾動條可看到行的編號從上至下從1到2的20次方，即1048576行；列的編號從左至右從A到XFD（2的14次方），即16384列。工作表是EXCEL進行組織和管理數據的地方，我們可在工作表中輸入數據、編輯數據、設置數據格式、進行數據分析等。

3．單元格

工作表中的表格就是單元格。可在其中輸入任何數據并保存，還可以用行列坐標來命名，如單元格A1表示該單元格在第A列第1行。

區域則是多個連續或不連續的單元格的集合。在實際工作中，經常會對一個區的數據進行運算。直接引用單元格地址或單元格區域地址，有時會帶來不便，賦予單元格和單元格區域名稱則比直接引用單元格地址更容易記憶。

單元格區域命名必須遵循一定的規則：

（1）名稱不能含空格，但可用下劃線字符代替空格（如A＿1）。

（2）不能使用下劃線和小數點以外的符號。

（3）可使用字母數字任意組合，但名稱必須以字母或下劃線開頭。

（4）名稱最多可以有225個字符，但是盡量保持簡短，同時有意義、容易理解。

二、EXCEL 2010的工作界面

啟動EXCEL 2010后，將顯示其整個用戶界面，主要包括快速訪問工具欄、標題欄、選項卡欄、功能區、編輯欄、滾動條、工作區、工作表標簽、狀態欄等，如圖1-1所示。

（1）快速訪問工具欄：該工具欄位于工作界面的左上角，包含一組用戶使用頻率較高的工具，如“保存”“撤銷”和“恢復”。用戶可單擊“快速訪問工具欄”右側的倒三角按鈕，在展開的列表中選擇要在其中顯示或隱藏的工具按鈕。

（2）標題欄：該欄顯示目前編輯工作簿的名稱和軟件名稱。例如，當前工作簿的名稱為“新建Microsoft Excel工作表．xlsx”，軟件名稱為“Microsoft Excel”。

（3）窗口控制按鈕：可對EXCEL 2010程序窗口進行相應的狀態控制，如最小化、最大化、還原、關閉等操作。

（4）功能選項卡列表：位于標題欄的下方，是一個由多個選項卡組成的區域。默認只顯示“開始”“插入”“頁面布局”“公式”“數據”“審閱”“視圖”“加載項”八個基本功能選項卡。用戶在某種操作狀態下，其他功能選項卡會顯示出來，例如，當我們安裝了萬德數據庫客戶端后，EXCEL功能選項卡列表中會新增“Wind資訊”選項卡，如圖1-1所示。EXCEL 2010將用于處理數據的所有命令組織在不同的選項卡中。單擊不同的選項卡標簽，可切換功能區中顯示的工具命令。在每一個選項卡中，命令又被分類放置在不同的組中。組的右下角通常都會有一個窗口啟動器按鈕，用于打開與該組命令相關的窗口，以便對要進行的操作做更進一步的設置。

（5）功能區：讓用戶快速查找EXCEL命令的位置。功能區被分為不同的選項卡，每個選項卡又被分為若干組，每個組分為不同的工具和控件。

（6）名稱框：該框顯示活動的單元格地址或單元格名稱、區域對象。也可直接在此框中直接輸入一個單元格的名稱，直接精確定位到單元格。

（7）編輯欄：該欄用于顯示當前單元格中的內容或正在編輯單元格中的內容。在左側的文本框內顯示所選單元格的名稱，單元格內要輸入內容時首先應選定單元格，在單元格內可以輸入數據，也可以輸入公式或函數，還可以在單元格內自動填充數據。

（8）行列標號：行號從1到1048576每個數字對應工作表的一行，列標從A到IXFD對應于表中16384列中的每一列，可單擊行號或列標選擇整行或整列。

（9）工作區：用于輸入、編輯和計算數據。

（10）工作表標簽：位于工作簿窗口的左下角，顯示工作表的名稱。默認名稱為Sheet1、Sheet2、Sheet3三個，單擊不同的工作表標簽可在工作表間進行切換。

（11）滾動條：滾動條有水平滾動條和垂直滾動條。當頁面內容太多而窗口無法全部顯示時，可拖動滾動條或單擊箭頭按鈕來顯示框中的內容。

（12）狀態欄：該欄位于工作窗口的底部，在操作過程中或選擇選項時，狀態欄將顯示相應操作信息。

（13）窗口視圖控制區：它包括頁面視圖方式切換按鈕和頁面縮放控件，主要用于不同編輯視圖之間的切換，通過該區可對文檔編輯區內容的顯示比例進行調整。

（14）快捷選項卡：在活動單元格上右擊顯示快捷選項卡，顯示與被選擇對象相關的最常用命令。快捷選項卡上面的選擇框叫作“浮動工具欄”，其中包含一些常用工具。例如，鼠標指針停留在一英寸范圍內，可縮小鼠標在屏幕上移動的距離。

三、工作表的新建與保存

1．工作表的新建

啟動EXCEL 2010方法很多，主要有以下三種。

方法一：通過“開始”選項卡打開。

單擊【開始】、【程序】、【Microsoft Excel 2010】命令啟動。

方法二：通過“桌面快捷方式”打開。

通過雙擊桌面上的EXCEL 2010快捷方式圖標，即可快速啟動。

方法三：通過已有的工作簿文件打開。

利用已有的工作簿文件啟動EXCEL 2010，記載Windows的資源管理器或者“我的電腦”窗口找到一個工作簿文件，然后雙擊該文件即可啟動EXCEL 2010，在啟動時，被雙擊的工作簿文件也將同時打開。第一次啟動EXCEL時系統將自動建立一個名為Book1的空白工作簿，默認情況下擴展名為．xlsx。

2．工作表的保存

方法一：單擊工作界面左上角的“快速訪問工具欄”中的【保存】命令，如果是第一次保存時，需要給該工作簿起個新名稱，并指定保存的位置。

方法二：快捷鍵Ctrl+S保存。

方法三：單擊【文件】選項卡中的【保存】或者【另存為】，如圖1-2所示，【EXCEL工作簿】命令，在彈出的窗口中選擇保存位置，輸入保存文件名即可。

方法四：設置自動保存功能。為了避免數據意外丟失，用戶應該養成經常保存的習慣。

單擊【文件】選項卡、【EXCEL選項】命令，打開【EXCEL選項】窗口，選【保存】部分，如圖1-3所示。例如，將“保存自動恢復信息時間間隔”修改為“1”分鐘。

四、工作表的移動或復制

1．在同一工作表內移動或復制工作表

移動工作表：單擊要移動的工作表標簽，拖動至合適的標簽位置后放開。

復制工作表：選定工作表，按下Ctrl鍵同時單擊左鍵不放，再拖動合適標簽位置處再放開。

2．在不同工作表內移動或復制工作表

如果要將一個工作表移動或復制到另一個工作簿中，首先要確保兩個工作簿必須都是打開狀態。具體步驟如下：

步驟1：在EXCEL窗口中同時打開“Book1”和“Book2”兩個工作簿。

步驟2：在Book1中單擊【開始】選項卡、【單元格】組中的【格式】下拉列表，單擊“組織工作表”下的“移動或復制工作表”，如圖1-4所示。

或者選擇Book1中的Sheet1工作表標簽，右鍵選【移動或復制工作表】命令，如圖1-5所示，打開【移動或復制工作表】對話框，如圖1-6所示，在【工作簿：】列表框中選擇用于接受工作簿名稱，即“Book2”。

步驟3：在【下列選定工作表之前（B）:】列表框中選擇被復制或移動工作表的放置位置。如果要指定復制操作，則應選中【建立副本】復選框，否則執行表的移動。最后單擊【確定】即可。

五、EXCEL 2010的優化

為了讓EXCEL軟件更好地工作，我們可以對EXCEL程序的相關工作環境特性進行優化設置，包括顯示新的選項卡，添加/刪除工具欄中的按鈕，自定義快速訪問工具欄，隱藏/顯示功能區，隱藏/顯示行號、列標、網格線、零值，設置新建工作簿的默認工作表張數，修改工作簿簽名，設置窗口顯示等，這些參數的設定便于適應不同用戶工作的需求，使用起來更方便快捷。

1．定制選項卡

在功能區添加“開發工具”選項卡。

（1）依次單擊【文件】選項卡、【EXCEL選項】窗口，如圖1-7所示。

（2）在打開窗口中間“自定義功能區”的下拉列表中選擇“主選項卡”，然后單擊“開發工具”，如圖1-8所示。接下來，單擊“添加（A）＞＞”按鈕，最后，單擊“確定”按鈕。此時，返回到工作簿后，在功能區中會新增一個“開發工具”選項卡。

2．添加/刪除工具欄中的按鈕

默認情況下，EXCEL 2010的快速訪問工具欄中只有“保存”“撤消”“恢復”三個快捷按鈕。我們可將一些常用的操作命令按鈕添加到快速訪問工具欄中，也可將不常用的工具按鈕刪除。

（1）添加常用按鈕。單擊【自定義快速訪問工具欄】工具按鈕，打開下拉列表。單擊選擇需要添加的工具按鈕名稱，如圖1-9所示。

（2）刪除按鈕。從快速訪問工具欄中刪除工具按鈕的操作非常簡單，只需右鍵單擊要刪除的工具按鈕，在打開的快捷選項卡中單擊選擇【從快速訪問工具欄中刪除（R）】命令即可，如圖1-10所示。

3．定制快速訪問工具欄中的按鈕

首先，單擊【快速訪問工具欄】在下拉列表中選【其他命令】、【EXCEL選項】窗口中的“自定義功能區”，或者在圖1-9中選【自定義快速訪問工具欄（C）…】。

然后，在圖1-11中單擊“從下列位置選擇命令（C）:”列表框，在下拉列表中選擇工具按鈕類型為【分隔符】的列表區域中單擊選擇需要添加的工具按鈕。

最后，依次單擊【添加（A）＞＞】和【確定】按鈕。

4．隱藏/顯示功能區

隱藏功能區就是將EXCEL 2010用戶界面中的選項卡里的所有按鈕全部隱藏起來，以顯示更多的編輯區。具體操作如下：

（1）右擊任意工具欄按鈕，彈出快捷選項卡，如圖1-12所示，選擇【功能區最小化（N）】命令即可隱藏功能區。

（2）右擊【快速訪問工具欄】或任意工具欄按鈕，彈出快捷選項卡，如圖1-13所示，去掉【功能區最小化（N）】命令前的對號，就可以顯示功能區。

5．常用參數設置

（1）隱藏/顯示行號、列標、網格線、零值。

方法一：依次單擊【文件】選項卡、【選項】、【高級】拖動垂直滾動條至【此工作表的顯示選項（S）:】處，去掉【顯示行和列標題（H）】前的復選框，單擊【確定】按鈕，則行號、列標被隱藏。選中復選框就可顯示隱藏的行號、列標，如圖1-14所示。單擊【網格線顏色（D）】后的【填充色】按鈕，可以任選一種顏色，改變工作表中網格線的顏色。顯示網格線和零值的方法同上。

方法二：單擊【視圖】選項卡、【顯示/隱藏】去掉或選中【網格線和標題】前的復選框，即可隱藏/顯示行號、列標、網格線。

（2）設置新建工作簿的默認工作表張數。

一個新工作簿一般包含三張空白工作表，分別是“Sheet1”“Sheet2”“Sheet3”，我們可以更改默認工作表的張數。

具體步驟：依次單擊【文件】選項卡、【選項】、【常規】，調整【包含的工作表數（S）:】文本框右側的微調按鈕，設置工作表張數，單擊【確定】按鈕，如圖1-15所示。當更改了工作簿的默認工作表張數后，只有在新建工作簿或重新啟動EXCEL時才能生效，對當前工作簿不產生作用。

（3）修改工作簿簽名。

EXCEL文件簽名默認是電腦用戶登錄時的用戶名，如圖1-15中所示，當前EXCEL 2010用戶簽名是“Microsoft Office”。如果需要更改，可以單擊【文件】選項卡、【選項】、【常用】，并在【用戶名（U）:】后輸入新的用戶名。修改后若插入批注等，其用戶名將顯示新用戶名。

（4）設置窗口顯示。

單擊【視圖】選項卡，在【窗口】中點擊【全部重排】，打開【重排窗口】窗口，可以選擇平鋪、水平并排、垂直并排等選項，如圖1-16所示。