抓住目的

寫作的一個大前提就是必須抓住目的，這也是思考問題的基礎。

所謂抓住目的是指，要把握住通過這篇文章想讓讀者采取什么行動、想給讀者什么影響。

如果是刊登了新型宣傳活動通知的電子郵件雜志，目的就是“想有效利用這次宣傳活動”，并且希望讀者能借此點開鏈接網站等，能立刻利用這次活動。如果是雜志和報紙上刊登的廣告文稿，目的就是讀者能閱讀正文中的說明部分，能關心這個產品、服務。

如果是想表達自己思想的專欄和博客，目的大概是想讀者能認真讀到最后，能多多少少理解自己的思考方式吧。如果想通過這個方式來安排工作，就需要表達出符合“如果把工作交給這個人，應該會認真完成工作吧”這種期待的知識、思考方式、清晰的立場。

如果是郵件，絕對條件就是包含應該傳達的正確內容、確切地向讀者表達要傳達的內容、保證工作順利開展。

當然，世上也有個人以非公開形式發表的博客、日記等，但商務寫作中的文章基本上都以促使他人采取行動、給他人帶去影響為目的，可以說沒有這種目的的文章極為稀少。也就是說，在商務寫作中，在準確地抓住目的的基礎上，能有效地發揮目的作用是絕對的必要條件。無論是多么優美的文章，只要脫離了目的、無法達到目的，就不能說是好文章。

經常有人認為寫作這一行為本身就是目的，無論本來的目的是什么，只要完成“寫出文章”這一行為便達到目的，這也是我們最應該避開的陷阱之一。

通過簡單的例文來看一下。以下郵件的難點是什么？

從這個例文中，我們能了解到佐藤想見一次面，但不知道見面的目的是什么，所以作為讀者的池田會感到疑惑不解，是單純想見面聊一聊，還是采訪，又或者是想讓其代筆。

想著想著，池田先生可能懷疑為什么要找我。池田大概會發郵件問一問吧，但不特意發送提問郵件也是面向外部相關人士的基本原則。

這次是熟人介紹，所以池田大概不會胡亂處理，但繁忙時、心情不好時，這封郵件本身可能會被無視、排到其他事情后面，甚至可能會被忘掉（這一點也關系到下面要說的“理解讀者”）。

對于這個例文，如果像下面這樣寫，大概就能明確自己想說什么（希望對方做什么），也能抓住寫作的目的了。

（按嚴密的標記規則，段落開頭和換行后應該縮進，但郵件和博客的文書中，換行較多，不縮進的寫法已被廣泛普及。使用起頭語的郵件和上述例文中都使用了這一形式。之后，郵件和博客等的例文中大多也會采用這一體裁。）

當然，即便如此也會有不明白的地方（比如：什么水平的讀者群、過去的主題是什么、禮金有多少等），讀者可能想問，卻往往會在實際接觸之后才問出來。因為不會有“到底是什么呢”的感覺，所以大概也不是什么大問題。

另外，如果剛開始就啰唆地寫封冗長的郵件，相反也可能無法正確地向對方表達自己的意圖，所以最初的郵件正文也是這樣在平衡性上平淡無奇（當然，還有一個方法是在附件中添加詳細資料）。讓讀者看到，禮貌而簡潔地寫出來，這種情況下已經有效地達成目的了。

在開篇的例文中，大野在寫完郵件二后，也為如何達成目的而苦苦思索“為什么要發這封郵件”。加上“抓住目的”這一點，考慮到接下來要說明的“理解讀者”“有人讀”“內容充實”，本章的最后會寫出改良后的郵件例文。