序章 商務寫作中好文章的條件

要點

商務寫作中的好文章應具備以下4點：抓住目的、理解讀者、有人讀、內容明確。

案例

大野健三是中堅廣告代理商Ultimate公司創意部的部長。最近，公司正在討論一項新的嘗試，即由公司承擔包括手機使用費在內的全部費用并把手機借給員工，突然在全公司展開還需慎重，所以先在創意部進行實驗，開始出借手機。

員工們非常高興，但大野擔心會發生令人擔憂的情況。雖然只是有限的預測，但可以預見手機私用的比例會很高。另外，據說有的員工會在上班期間用手機玩游戲等等。

在Ultimate公司，原本是一人分發一臺電腦，但電腦屏幕大，如果做私事的話會非常醒目。而且，網絡管理部門一旦有所察覺也容易調查，所以對于私用大多數人都能做到自律。另外，手機攜帶方便，要查明用來做什么也耗費時間，所以自律的作用也不明顯。

在這種情況下，大野想發郵件警告員工，于是先寫下了下面這篇草稿。

夜深了，大野決定第二天再把郵件發出去，當天就這樣離開了辦公室。第二天早上，他重新閱讀并再次構思了這封郵件的草稿，“就這樣發出去這封鼓勵告密的郵件，可能會招致別人的反感，自己的人格也會受到懷疑。‘采取一定的措施’，這樣的話也有威脅的感覺。開頭原本想寫‘前些天’，卻錯寫成了‘前輩[1]’，真是不像話，‘使用’原本要寫‘私用’……昨天沒把郵件發出去，真是太好了，還得好好地改一改。是因為情緒太激動了嗎？文章還有其他晦澀難懂的地方啊。”

大野想把郵件發出去的時候，還是覺得有不妥當的地方。想傳達的信息和之前的郵件相比，這封郵件表達得更清晰。但是，現實中怎么才能區分出來私用和工作用呢？從創意部的工作性質來看，看上去像是在玩的事情，很多也和工作密不可分，如果逐一加以判斷，明顯會無端地增加管理成本。以此推斷，員工可能會想“怎么也不能做這樣的事吧”。大野又一次擰緊了眉頭。

“自己到底要怎么寫才好呢？”

解說

商務中，好文章的條件是什么？當然，雖然概括來說是“商務文章”，但還有小說結構的讀物、書籍、報告、商務郵件、專欄、博客、社交媒體上的文章等等各種形式，在這里不再做特別解釋。本章將在考慮到商務文書中占據重要地位的電子郵件、主頁、博客文章、追求文章篇幅的商務報告（比如調查報告和提案文書）等的前提下展開討論。

另外，想著沒什么人會用筆在稿紙上豎著書寫文字，基本上都是用文檔和郵箱，或者以此為基礎用軟件制成電子文書。所以，本書中基本上都是以橫著寫的文章為前提條件。

而且，本書中有些地方會用“文章”這一表達方式，以及“文書”或者“句子”這類詞匯。多數情況下，“文章”表示的是寫下的內容和整個事件，“文書”表示的是書籍和郵件等作為“形”的完成，“句子”表示的是一個一個的句子（句號到句號之間），但并非100%機械地分開使用。我會根據行文脈絡，使用更自然恰當的表達，敬請諒解。

下面，將按照圖表序-1中展示的好文章條件的順序加以說明。

圖表 序-1 商務寫作中的好文章具備的條件