03 工資發(fā)放前準(zhǔn)備工作

員工工資和哪些要素相關(guān)？發(fā)放工資需要準(zhǔn)備哪些數(shù)據(jù)？作為薪酬管理者必須搞清楚。

圖2-1 員工工資關(guān)鍵影響要素

關(guān)于員工工資關(guān)鍵影響要素和工資的關(guān)系，如下表所示。

表2-1 員工工資關(guān)鍵影響要素和工資的關(guān)系表

續(xù)表

上述所有表單是薪酬負(fù)責(zé)人統(tǒng)計(jì)薪酬的基礎(chǔ)，下面分別予以闡述。

（1）《月度新入職員工統(tǒng)計(jì)表》

●數(shù)據(jù)來(lái)源：人力資源部勞動(dòng)關(guān)系專(zhuān)員（辦理入職、離職的人員）。

●提供部門(mén)：人力資源部。

●提交時(shí)機(jī)：平時(shí)及時(shí)匯總，每月集中提交，也可以通過(guò)郵件隨時(shí)提交給薪酬負(fù)責(zé)人，由薪酬負(fù)責(zé)人做好匯總和標(biāo)注。

●注意事項(xiàng)：正式員工的入職信息絕對(duì)不能遺漏。

●使用須知：合同類(lèi)型包括正式合同、勞務(wù)協(xié)議、實(shí)習(xí)協(xié)議等類(lèi)型。

表2-2 月度新入職員工統(tǒng)計(jì)表

（2）《月度轉(zhuǎn)正員工統(tǒng)計(jì)表》

●數(shù)據(jù)來(lái)源：人力資源部勞動(dòng)關(guān)系專(zhuān)員（辦理入職、離職的人員）。

●提供部門(mén)：人力資源部。

●提交時(shí)機(jī)：平時(shí)及時(shí)匯總，每月集中提交。

●注意事項(xiàng)：正式員工轉(zhuǎn)正和試用期考核成績(jī)相關(guān)。

●使用須知：正式員工才有試用期一說(shuō)，勞務(wù)人員和實(shí)習(xí)生不涉及試用期。

表2-3 月度轉(zhuǎn)正員工統(tǒng)計(jì)表

（3）《月度離職員工統(tǒng)計(jì)表》

●數(shù)據(jù)來(lái)源：人力資源部勞動(dòng)關(guān)系專(zhuān)員（辦理入職、離職的人員）。

●提供部門(mén)：人力資源部。

●提交時(shí)機(jī)：平時(shí)及時(shí)匯總，每月集中提交，還可以通過(guò)郵件隨時(shí)提交給薪酬負(fù)責(zé)人，由薪酬負(fù)責(zé)人做好匯總和標(biāo)注。

●注意事項(xiàng)：正式員工的離職信息絕對(duì)不能遺漏，否則公司一旦多發(fā)薪酬，追回比較困難。

●使用須知：①正式員工才有離職一說(shuō)，實(shí)習(xí)生等非正式員工離開(kāi)公司應(yīng)該叫“離司”。②離職如涉及經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償，需要附帶《協(xié)議書(shū)》原件。③離職類(lèi)型包括試用期主動(dòng)辭職、合同期主動(dòng)辭職、勞動(dòng)合同到期公司不續(xù)簽、勞動(dòng)合同到期員工不續(xù)簽、協(xié)商解除合同等。④補(bǔ)償金包括代通知金在內(nèi)。⑤離職手續(xù)辦理結(jié)果包括辦理完畢和未辦理好，其中對(duì)未辦理好的員工的最后一筆工資要暫停發(fā)放。

表2-4 月度離職員工統(tǒng)計(jì)表

（4）《月度員工薪酬調(diào)整匯總表》

●數(shù)據(jù)來(lái)源：人力資源部勞動(dòng)關(guān)系專(zhuān)員（辦理入職、離職的人員）。

●提供部門(mén)：人力資源部。

●提交時(shí)機(jī)：薪酬調(diào)整要隨時(shí)提交給薪酬負(fù)責(zé)人。

●注意事項(xiàng)：正式員工的入職信息絕對(duì)不能遺漏。

●使用須知：?jiǎn)T工薪酬調(diào)整匯總表需要附帶《員工薪酬調(diào)整審批表》的表單原件。

表2-5 員工薪酬調(diào)整匯總表

（5）《月度員工績(jī)效工資調(diào)整匯總表》

●數(shù)據(jù)來(lái)源：人力資源部勞動(dòng)關(guān)系專(zhuān)員（辦理入職、離職的人員）。

●提供部門(mén)：人力資源部。

●提交時(shí)機(jī)：平時(shí)及時(shí)匯總，每月集中提交。

●注意事項(xiàng)：正式員工的入職信息絕對(duì)不能遺漏。

●使用須知：本表需要根據(jù)由企業(yè)《績(jī)效考核管理制度》規(guī)定的考核規(guī)則調(diào)整完善后再使用，千萬(wàn)不要機(jī)械照搬。

表2-6 月度員工績(jī)效工資調(diào)整匯總表

（6）《月度員工獎(jiǎng)懲統(tǒng)計(jì)表》

●數(shù)據(jù)來(lái)源：人力資源部勞動(dòng)關(guān)系專(zhuān)員（辦理入職、離職的人員）。

●提供部門(mén)：人力資源部。

●提交時(shí)機(jī)：平時(shí)及時(shí)匯總，每月集中提交。

●注意事項(xiàng)：?jiǎn)T工獎(jiǎng)懲要有對(duì)應(yīng)審批表。

●使用須知：①員工獎(jiǎng)懲要有對(duì)應(yīng)制度作為支撐；②獎(jiǎng)懲類(lèi)別包括獎(jiǎng)勵(lì)、處罰兩類(lèi)；③獎(jiǎng)懲生效方式包括通過(guò)績(jī)效工資或單獨(dú)獎(jiǎng)金的方式體現(xiàn)。

表2-7 月度員工獎(jiǎng)懲統(tǒng)計(jì)表

（7）《月度考勤休假統(tǒng)計(jì)表》

●數(shù)據(jù)來(lái)源：人力資源部勞動(dòng)關(guān)系專(zhuān)員（辦理入職、離職的人員）。

●提供部門(mén)：人力資源部。

●提交時(shí)機(jī)：平時(shí)及時(shí)匯總，每月集中提交。

●注意事項(xiàng)：正式員工的入職信息絕對(duì)不能遺漏。

●參考樣式：（后附樣表）

（8）《月度社保公積金匯總表》

●數(shù)據(jù)來(lái)源：薪酬負(fù)責(zé)人。

●提供部門(mén)：人力資源部。

●提交時(shí)機(jī)：平時(shí)及時(shí)匯總，每月集中提交。

●注意事項(xiàng)：正式員工的社保繳納信息不能遺漏。

上述表單在實(shí)際使用過(guò)程中要經(jīng)過(guò)制表人、審核人和審批人的確認(rèn)，這樣表單信息和審批內(nèi)容才完整有效。

影響員工薪酬的表單很多很雜，在實(shí)際工作中應(yīng)如何提高管理效率、避免管理信息無(wú)法有效歸集？事實(shí)上，上述所有表格都可以提煉并匯總出3張大表：

（1）表2-8：《全員信息表》

全員信息表可涵蓋員工從入職到離職過(guò)程中的所有關(guān)鍵信息，對(duì)于新入職、離職等信息除了在全員信息表總表中概要記錄之外，Excel表還可以單獨(dú)建立Sheet記錄異動(dòng)信息，例如新入職、離職、試用期轉(zhuǎn)正、薪酬異動(dòng)、績(jī)效考核、員工獎(jiǎng)懲信息等。

這樣，全員信息表既有對(duì)基礎(chǔ)信息又有異動(dòng)信息的完整記錄，提煉出有效的異動(dòng)信息給薪酬主管，就可以作為工資表的數(shù)據(jù)調(diào)整依據(jù)。

（2）表2-9：《月度考勤休假數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)表》

對(duì)考勤信息做綜合多維度統(tǒng)計(jì)，數(shù)據(jù)完整并且符合企業(yè)管理邏輯。

（3）表2-10：《月度社保公積金匯總表》

對(duì)企業(yè)社保公積金數(shù)據(jù)做匯總，符合國(guó)家法律、法規(guī)的規(guī)定。

關(guān)于三張樣表的樣式舉例如下。

表2-8 全員信息表（參考表單）

表2-9 月度考勤休假統(tǒng)計(jì)表（參考表單）

表2-10 月度社保公積金匯總表（參考表單）

Human Resources 經(jīng)驗(yàn)分享

《全員信息表》《月度五險(xiǎn)一金匯總表》和《月度考勤休假數(shù)據(jù)匯總表》以及《工資表》用Excel表作效果最好，有些數(shù)據(jù)可以通過(guò)VLOOKUP函數(shù)調(diào)用和關(guān)聯(lián)，確保信息正確無(wú)誤。