04 簽署入職文件

辦理入職手續(xù)，意味著新員工正式開啟了一段新的職業(yè)生涯。處于這個時期的新員工，都愿意積極接受新事物、迎接新挑戰(zhàn)、承擔(dān)新任務(wù)。人力資源應(yīng)充分抓住新員工入職的這段最佳時期，與新員工集中簽署涉及勞動關(guān)系的各類合同、協(xié)議，并讓新員工對企業(yè)規(guī)章制度等進(jìn)行確認(rèn)。

人力資源在協(xié)助新員工辦理入職手續(xù)時，應(yīng)堅持規(guī)范、高效的原則，避免入職手續(xù)辦理節(jié)點(diǎn)過多、周期過長。人力資源在新員工入職手續(xù)辦理時須提供全程協(xié)助。

入職手續(xù)辦理須重點(diǎn)做好以下幾項內(nèi)容：

一、發(fā)放入職流程指引

《入職流程指引》的內(nèi)容主要包括提交入職材料清單、入職辦理流程、各流程接口負(fù)責(zé)部門、負(fù)責(zé)人及聯(lián)系方式等，其目的在于向新員工說明入職的各項流程辦理要求。新員工報到后，人力資源在收集新員工提交材料的同時，應(yīng)向新員工發(fā)放《入職流程指引》（可參考表4-6）并介紹入職注意事項。

表4-6 入職流程指引

續(xù)表

二、員工信息登記

新員工入職時首先必須填寫《員工基本信息登記表》（可參考表4-7）。企業(yè)通過新員工填寫的表格，可以詳細(xì)了解新員工的戶籍信息、教育經(jīng)歷、工作經(jīng)歷、身體健康等方面的基本情況。

《員工基本信息登記表》的作用主要有以下幾點(diǎn)：

（1）人力資源管理軟件系統(tǒng)、人事檔案的數(shù)據(jù)依據(jù)；

（2）確認(rèn)新員工的緊急聯(lián)系人、保險受益人等重要信息；

（3）作為員工是否違反誠信原則取得錄用資格的重要證據(jù)。

表4-7 員工基本信息登記表

續(xù)表

續(xù)表

三、確認(rèn)錄用標(biāo)準(zhǔn)

錄用標(biāo)準(zhǔn)是衡量新員工是否符合錄用條件，確認(rèn)新員工可以通過試用期或在試用期合法解除勞動關(guān)系的重要依據(jù)。企業(yè)如未及時與新員工對錄用條件進(jìn)行確認(rèn)，在試用期與新員工解除勞動合同將變得較為困難。

在辦理入職手續(xù)時，企業(yè)必須與新員工簽署事先擬訂好的《新員工錄用條件確認(rèn)書》（可參考表4-8）。

表4-8 新員工錄用條件確認(rèn)書

續(xù)表

在設(shè)計錄用條件時，一般應(yīng)包括以下幾方面內(nèi)容：

●個人誠信要求；

●身體健康要求；

●規(guī)章制度要求；

●遵紀(jì)守法要求；

●業(yè)績考核要求。

Human Resources 小貼士

“不符合錄用條件”是依照《勞動合同法》第三十九條第一項規(guī)定，合法在試用期辭退不合格員工的最佳手段。因此錄用條件在制定時應(yīng)盡可能做到具體、客觀、可量化。

四、簽署合同協(xié)議

《勞動合同法》規(guī)定：“用人單位自用工之日起即與勞動者建立勞動關(guān)系”，“用人單位自用工之日起超過一個月不滿一年未與勞動者訂立書面勞動合同的，應(yīng)當(dāng)向勞動者每月支付二倍的工資”。因此，人力資源必須注意與新員工在其入職一個月內(nèi)簽訂勞動合同。勞動合同簽訂的最佳時期是在新員工入職當(dāng)天。

入職時是企業(yè)與新員工簽訂各類合同、協(xié)議的最佳時期，人力資源應(yīng)將涉及新員工的所有合同、協(xié)議盡可能安排在此時期進(jìn)行集中簽署。

入職時簽署的合同、協(xié)議包括但不限于表4-9所示的內(nèi)容：

表4-9 入職簽署合同、協(xié)議種類及要點(diǎn)說明