04 簽署入職文件

辦理入職手續，意味著新員工正式開啟了一段新的職業生涯。處于這個時期的新員工，都愿意積極接受新事物、迎接新挑戰、承擔新任務。人力資源應充分抓住新員工入職的這段最佳時期，與新員工集中簽署涉及勞動關系的各類合同、協議，并讓新員工對企業規章制度等進行確認。

人力資源在協助新員工辦理入職手續時，應堅持規范、高效的原則，避免入職手續辦理節點過多、周期過長。人力資源在新員工入職手續辦理時須提供全程協助。

入職手續辦理須重點做好以下幾項內容：

一、發放入職流程指引

《入職流程指引》的內容主要包括提交入職材料清單、入職辦理流程、各流程接口負責部門、負責人及聯系方式等，其目的在于向新員工說明入職的各項流程辦理要求。新員工報到后，人力資源在收集新員工提交材料的同時，應向新員工發放《入職流程指引》（可參考表4-6）并介紹入職注意事項。

表4-6 入職流程指引

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二、員工信息登記

新員工入職時首先必須填寫《員工基本信息登記表》（可參考表4-7）。企業通過新員工填寫的表格，可以詳細了解新員工的戶籍信息、教育經歷、工作經歷、身體健康等方面的基本情況。

《員工基本信息登記表》的作用主要有以下幾點：

（1）人力資源管理軟件系統、人事檔案的數據依據；

（2）確認新員工的緊急聯系人、保險受益人等重要信息；

（3）作為員工是否違反誠信原則取得錄用資格的重要證據。

表4-7 員工基本信息登記表

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三、確認錄用標準

錄用標準是衡量新員工是否符合錄用條件，確認新員工可以通過試用期或在試用期合法解除勞動關系的重要依據。企業如未及時與新員工對錄用條件進行確認，在試用期與新員工解除勞動合同將變得較為困難。

在辦理入職手續時，企業必須與新員工簽署事先擬訂好的《新員工錄用條件確認書》（可參考表4-8）。

表4-8 新員工錄用條件確認書

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在設計錄用條件時，一般應包括以下幾方面內容：

●個人誠信要求；

●身體健康要求；

●規章制度要求；

●遵紀守法要求；

●業績考核要求。

Human Resources 小貼士

“不符合錄用條件”是依照《勞動合同法》第三十九條第一項規定，合法在試用期辭退不合格員工的最佳手段。因此錄用條件在制定時應盡可能做到具體、客觀、可量化。

四、簽署合同協議

《勞動合同法》規定：“用人單位自用工之日起即與勞動者建立勞動關系”，“用人單位自用工之日起超過一個月不滿一年未與勞動者訂立書面勞動合同的，應當向勞動者每月支付二倍的工資”。因此，人力資源必須注意與新員工在其入職一個月內簽訂勞動合同。勞動合同簽訂的最佳時期是在新員工入職當天。

入職時是企業與新員工簽訂各類合同、協議的最佳時期，人力資源應將涉及新員工的所有合同、協議盡可能安排在此時期進行集中簽署。

入職時簽署的合同、協議包括但不限于表4-9所示的內容：

表4-9 入職簽署合同、協議種類及要點說明