1.2　采購管理

1.2.1　什么是采購管理

采購管理是企業為了達成產銷計劃，從適當的供應商（Right Vendor），在確保適當的品質（Right Quality）下，于適當的時間（Right Time），以適當的價格（Right Price），獲得適當數量（Right Quantity）的物料或服務所采取的一系列管理活動。

1.2.2　采購管理和采購的區別

采購管理和采購不是一回事。采購是一種作業活動，是為完成指定的采購任務而進行具體操作的活動，一般由采購員承擔。其使命，就是完成具體采購任務；其權利，只能調動采購部分配的有限資源。

采購管理是管理活動，是面向整個企業的，不但面向企業全體采購員，而且面向企業其他工作人員（進行有關采購的協調配合工作）。其使命，就是要保證整個企業的物資供應；其權利，是可以調動整個企業的資源。

1.2.3　采購管理的目標

采購在企業中占據著非常重要的地位，因為購進的零部件和輔助材料一般要占到最終產品銷售價值的40%～60%。這意味著，在獲得物料方面所做的點滴成本節約對利潤產生的影響，要大于企業其他成本—銷售領域內相同數量的節約給利潤帶來的影響。所以，采購管理非常重要，其主要目標如下。

（1）提供不間斷的物料流和物資流，從而保障組織運作。

（2）使庫存投資和損失保持最小。

（3）保持并提高質量。

（4）發展有競爭力的供應商。

（5）當條件允許的時候，將所購物料標準化。

（6）以最低的總成本獲得所需的物資和服務。

（7）提高公司的競爭地位。

（8）協調企業內部各職能部門間的合作。

（9）以最低的管理費用完成采購目標。

1.2.4　采購管理的基本職能

企業采購管理是一個系統過程，有自己的運作流程和運作模式，其基本職能有三點。

（1）保證企業所需的各種物資的供應。

（2）與供應商建立穩定有效的合作關系，為企業營造一個寬松有效的資源環境。

（3）從資源市場獲取各種信息，為企業的物資采購和生產決策提供信息支持。

其中第一點是最重要、最基本的任務。如果這一點搞不好，就不能稱之為采購管理。

1.2.5　企業采購管理業務內容和模式

為了實現采購管理的基本職能，采購管理需要有一系列的業務內容和業務模式。采購管理的業務內容和模式如圖1-1所示。

1.2.5.1　采購管理組織

采購管理組織，是采購管理最基本的組成部分，為了搞好企業復雜繁多的采購管理工作，需要有一個合理的管理機制和一個精干的管理組織機構，要有一些能干的管理人員和操作人員。

1.2.5.2　需求分析

需求分析，就是要弄清楚企業需要采購什么品種、需要采購多少、什么時候需要什么品種、需要多少等問題。作為整個企業的物資采購供應部門，應當掌握全企業的物資需求情況，制訂物料需求計劃，從而為制訂出科學合理的采購訂貨計劃做準備。

1.2.5.3　資源市場分析

資源市場分析，是指根據企業所需求的物資品種，分析資源市場的情況，包括資源分布情況、供應商情況、品種質量、價格情況、交通運輸情況等。資源市場分析的重點是供應商分析和品種分析，分析的目的是為制訂采購訂貨計劃做準備。

1.2.5.4　制訂訂貨計劃

制訂訂貨計劃，是指根據需求品種情況和供應商的情況，制訂出切實可行的采購訂貨計劃，包括選擇供應商、供應品種、具體的訂貨策略、運輸進貨策略以及具體的實施進度計劃等。具體解決什么時候訂貨、訂購什么、訂多少、向誰訂、怎樣訂、怎樣進貨、怎樣支付等一系列計劃問題，為整個采購訂貨規劃一個藍圖。

1.2.5.5　實施訂貨計劃

實施訂貨計劃，是指把上面制訂的訂貨計劃分配落實到人，根據既定的進度進行實施，具體包括聯系指定的供應商、進行貿易談判、簽訂訂貨合同、運輸進貨、到貨驗收入庫、支付貨款以及善后處理等。通過這樣的具體活動，最后完成了一次完整的采購活動。

1.2.5.6　采購評估與分析

采購評估，是指在一次采購完成以后對這次采購的評估，或月末、季末、年末對一定時期內的采購活動的總結評估。主要評估采購活動的效果、總結經驗教訓、找出問題、提出改進方法等。通過總結評估，可以肯定成績、發現問題、制定措施、改進工作，不斷提高采購管理水平。

1.2.5.7　采購監控

采購監控，是指對采購活動進行的監控活動，包括對采購有關人員、采購資金、采購事物活動的監控。

1.2.5.8　采購基礎工作

采購基礎工作，是指為建立科學、有效的采購系統，需要進行的一些基礎性建設工作，包括管理基礎工作、軟件基礎工作和硬件基礎工作。

1.2.6　企業采購管理控制要點

從采購管理的業務內容和模式就可以看出采購管理應考慮的問題和控制要點，如圖1-2所示。