為什么精英都是PPT控
上

第1章
思維方式的大原則

大原則
制作PPT是商務人士的“必備技能”

一聽說要“制作PPT”，您的頭腦中會產生什么樣的情緒呢？“麻煩死了”“太費時間”“我的死穴啊”……是不是很多朋友都會產生類似的畏難情緒？根據PRESIDENT雜志社的調查（PRESIDENT雜志，2014年11月17日號），對于制作PPT，有43.7%的商務人士回答“沒有自信”。而把調查范圍擴大到一般職員的話，回答“沒有自信”的比例更是上升至54.8%。可見，還是有相當多的商務人士對制作PPT不太在行。

我從事戰略顧問工作的時候，和很多企業打過交道，幫其策劃新事業或實施組織機構改革。在和客戶企業合作的過程中，我發現企業里部分管理人員制作PPT的能力比較低，而這項能力的缺失，已經成為企業發展的一大障礙。我舉一些簡單的例子，有的人策劃出的方案真的很棒，但由于他不善于制作PPT，做成資料后大家都看不懂，結果很好的方案就被否決了；也有的人在制作PPT的時候遺漏了重要信息，在說明的時候還要通過口頭講解加以補充，結果使演示的效果大打折扣。

可能很多朋友會想，不就是制作PPT嘛，有什么了不起的！但我在實際工作中接觸過太多PPT做得不好而導致好的提案被人無視的情況。所以我堅信，制作優秀PPT的技能，是商務人士必備的。

根據前面講過的調查，按照從一般職員到股長、主任，科長、次長，部長，再到經營者、董事的順序，商務人士的階層越高，對制作PPT就越有自信。在經營者、董事階層，有79.4%的人回答“對制作PPT有自信”。可能有朋友會認為，那是因為在公司里階層越高的人制作PPT的機會越多，鍛煉機會多，能力自然就高。但根據我的經驗，這個邏輯關系應該正好相反：因為制作PPT的水平高，獲得晉升的概率才高。

接下來，我將從總體上講一講制作PPT的重要性，并分析很多人不善于制作PPT的原因。另外，PPT分為哪些種類，我們應該重點掌握哪些制作PPT的技能，都是我在本章中將要講解的內容。

原則001 制作PPT是商務人士的“必備技能”

讀者朋友們，我先問你們一個問題，你們可曾系統地學習過制作PPT的技能？恐怕很多朋友都沒有系統地學過吧。在實際工作中我切身感受到，雖然很多商務人士幾乎每天都要和PPT打交道，但基本上沒有哪家公司、機構會教人們制作PPT的技能。所以，能夠用正確的方法制作PPT的商務人士也是少之又少。

在從事戰略顧問工作的時候，我接觸到很多優秀的商務人士，他們對自己公司內部的改革方案、開拓新事業的策劃都有很深入的見解。但是，方案、策劃雖好，他們卻欠缺制作PPT的能力，導致大多數好點子都石沉大海了。好的方案、策劃無法得到實施，很大程度上是因為PPT沒做好，可很多人依然沒有意識到這一點。

日本企業有終身雇傭制的傳統，所以，在很多老職員的心中，開展工作應該依賴于過去的經驗，那可是眾多前輩積累下來的經驗，而通過PPT進行溝通并沒有太多必要。但是，時代已經不同，當今，一家企業需要多種多樣的新型人才，通過充分的溝通讓團隊創造出更多的附加價值已經成為推動事業發展的常識，單憑以往積累的經驗，已經無法幫助企業在激烈的市場競爭中脫穎而出了。

這也是我在2010年開辦PPT制作講座的一個契機。如果職員能掌握制作PPT的高超技巧，那么他們在公司中的生產性、創造性將會得到飛躍式的提升。

原則002 不擅長英語的日本人，更應該通過PPT進行溝通

隨著經濟全球化的不斷深入，在商務交往中，PPT的重要性更加凸顯。以前有段時期，我為國際NGO工作，曾在非洲贊比亞、南亞孟加拉國開展項目。在當地工作的時候，和其他國家的合作伙伴交流時，只能使用英語，因為日本人的英語普遍不太過關，所以在溝通過程中誤解連連。尤其是舉行電話會議的時候，那彼此之間意思上的誤解就更多了。

于是，我想到了另外一種溝通方式，就是以PPT為基礎進行溝通。在舉行電話會議之前，我一定會給參會各方發送PPT，然后再分別打電話對資料內容進行說明。如果對方有異議的話，我會請他把自己的想法添加到PPT里，再發給我仔細研究。結果，采用這個方法之后，溝通的效率和準確性得到了明顯提升。

在和母語是英語的合作伙伴溝通時，這種方式同樣有效。對方一般會以英語為優勢，喋喋不休地高談闊論，氣勢上就壓我們一頭。對這樣的溝通對象，我會說：“我不太懂您的意思，請以我的PPT為基礎進行討論。如果您有異議的話，請添加到PPT中。”這樣一來，對方的氣勢就緩和了很多，也愿意圍繞我的PPT展開討論。PPT中用的英語很蹩腳也沒關系，如果對方看不懂其中的內容，就會向我詢問，這正合我意。在給他們解釋的過程中，事情就會按照我的步調發展了。

為了跟上經濟全球化的步伐，相信很多商務人士都在拼命學習英語。當然，努力學習是一件好事。但是，日本人要達到和英語國家人士對等交流的水平，需要花費大量的時間和精力進行學習。而活用PPT進行交流，把對話引到自己的步調上，讓溝通變得更加順暢、有成效，豈不是一件事半功倍的好事？

原則003 PPT讓人一目了然

一提到制作資料，很多人首先想到的是Word。但實際上，為了順利推動工作的展開，PPT才是真正的“潤滑劑”。

（1）可以使用圖解、圖表進行說明。

（2）信息更加清晰、明確。

PPT在以上兩點所具有的優勢，是Word所無法比擬的。

使用Word軟件制作資料，基本上是以文字說明為基礎的，不太適合使用圖解、圖表這些表現形式。雖然Word文件也可以插入形狀、表格等，但最多也就是文字的補充說明。另一方面，PPT是以圖解、圖表為中心進行說明的，所以更加直觀，更便于讀者、聽眾的理解。

另外，因為Word資料文字較多，讀者需要花較長時間閱讀內容，想抓住內容的重點，還需要一定的分析和思考。而PPT就直觀得多，以幻燈片的形式演示，每一頁的信息簡單、明了，重點突出，讀者一眼就能看懂。

因為PPT有上述特征，在現在的商務工作中，提案書、策劃書等基本上都會用PPT進行演示。因此也可以說，制作優秀PPT的能力，是商務人士必不可少的。

原則004 公司不會教我們制作PPT的正確方法

制作PPT的能力如此重要，可現在沒有哪家公司會教職員這項能力。這是為什么呢？

大家都知道，Excel軟件的使用方法已經被研究得很透徹了，很多公司都會培訓員工Excel軟件的使用方法。但PowerPoint的正確使用方法還沒有大規模滲透所有公司，在大部分公司里，也沒有幾個人熟知PowerPoint的正確使用方法，因此也就談不上普及了。在公司里，即使一個職員制作PPT的技術很差勁，上司最多只會說一句“你做的PPT太蹩腳！”，而根本沒法指導部下如何改善這個問題，所以也只能讓制作PPT的低水平狀態持續下去。

我覺得還有另外一個原因，就是現在公司中掌管大權的管理者，年紀都已經不小，他們對軟件的應用都不太習慣。尤其是50歲以上的管理者，在他們年輕時奮斗的年代，還沒有PowerPoint這種東西，他們的工作經驗都建立在沒有這些軟件的基礎之上，所以對于軟件他們都不太重視。在我向這些高級管理者介紹制作PPT的重要性時，他們的反應大多是：“什么？資料的制作方法？那不過是細枝末節的小事。我們不能舍本逐末。”

很多公司的常態是，高級管理者不會自己制作PPT，都把這些工作交給部下代辦。看到部下制作的PPT，高級管理者做出的反饋也大多是“跟著感覺走”，沒有一個專業的評判標準。在這個瞬息萬變的時代，如果上司還在用過時的經驗教育、指導年輕職員，那么可以想象，這樣的公司終將被時代的大潮淘汰。換句話說，公司職員已經不能完全依靠公司提供的職業技能培訓了，必須自己想辦法。

原則005 演示資料不等于說明資料

在大多數人的觀念中，PPT就是演示資料，但實際上這是一個極大的誤解。對一般商務人士來說，PPT大多數情況是被當作“說明資料”使用的，而使用PowerPoint制作演示資料的機會并不多。

以外資戰略顧問工作為例，只有在項目開題會議、中期報告會議和最終報告會議等有限的場合才會用到PPT演示資料。而一般會議和談判，大多使用PPT說明資料。另外，PPT說明資料也常被作為策劃書、提案書的附件使用。

演示資料和說明資料有較大的區別。演示資料是指在演示會上，演示者用來輔助自己演講的資料（所謂visual aid，可視化輔助）。而說明資料是不需要他人口頭說明，對方自己就能讀懂的資料。

史蒂夫·喬布斯、孫正義在演講時所使用的演示資料，說到底是為他們演講服務的，這種資料就不屬于說明資料。在這種情況下，史蒂夫·喬布斯和孫正義的口頭演講是最主要的內容。老師讓學生制作PPT說明資料的時候，學生們常會模仿史蒂夫·喬布斯或孫正義等名人演講時使用的PPT，在里面粘貼大量圖片，其實，這是不合格的說明資料，因為學生們把演示資料和說明資料混淆了。

說明資料并不是為在眾人面前展示所制作的資料。因此，說明資料的文字比較多，字體比較小，而圖片的用量應該控制在最低范圍之內。另外，“易讀”也是說明資料必備的一個特點。

本書主要講解的是說明資料的制作方法和技巧。不過，只要您掌握了說明資料的制作方法和技巧，再制作演示資料就會容易很多。只要把說明資料的文字部分換成圖片，在演示的時候由演示者對圖片進行口頭說明就行了。

反過來，將演示資料改編成說明資料就沒那么容易了。使用演示資料的時候，演示者口頭說明的內容是主角。而且，演示資料是以圖片為中心制作的，理論支撐往往不那么充分，在沒有口頭講解的情況下，讀者不太容易讀懂。換句話說，說明資料的理論支撐非常有力。

原則006 資料可以分為“提案型”和“說明型”兩種

不同種類的資料，制作方法也大相徑庭。從大的方面說，資料可以分為兩類：提案型和說明型。策劃書、提案書都屬于提案型資料，主要是提出新的想法、方案。計劃書、說明書則屬于說明型資料，主要用于對業務實施的流程、情況、結果進行說明。

提案型資料，因為需要交由上司或客戶做出判斷，因此在內容中應該有充實的根據和可供判斷的材料。另一方面，因為說明型資料是對已經決定實施的項目加以說明，不需要再做判斷，所以與根據相比，具體、客觀的描述更加重要。

我們來看一下著名的PDCA工作循環，分析不同階段該使用哪種類型的資料。在Plan（計劃）階段，需要提案型的策劃書、提案書，決定之后則需要說明型的計劃書；在Do（實施）階段，需要制作說明型的說明書；進入Check（驗證）階段，需要用說明型的報告書把問題點整理出來；到了最后的Action（改善）階段，則需要提案型的改善提案書。由此可見，在我們的日常工作中，需要根據實際情況使用提案型資料和說明型資料，二者不可混淆。

在實際工作中，我們的頭腦要時刻意識到“資料的PDCA循環”，分清當前的工作階段該使用什么類型的資料。我見過不少企業雖然對業務流程把控得挺好，但工作中沒有運用PDcA循環，也就更談不上“資料的PDcA循環”了，結果他們使用的資料非常混亂。

舉例來說，公司要開拓一個全新的項目，如果只有策劃書，沒有計劃書、說明書的話，那策劃只能停留在空想的階段，無法指導一線工作人員去實施。所以，在這種情況下一定要注重“資料的PDCA循環”。

根據我的經驗，我發現大多數商務人士比較擅長制作計劃書、說明書等說明型的資料，但在面向上司或客戶提出策劃方案，需要制作提案型資料時，很多人就不那么在行了。我當戰略顧問的時候，就幫很多企業在投標過程中，協助他們的職員制作了不少提案型資料。

很多人對于提案型資料的制作方法不太在行，或者心理上存在畏難情緒，所以這本書就來主要講解提案型資料的制作方法。