為什么精英都是PPT控
上

第1章
思維方式的大原則

大原則
制作PPT是商務(wù)人士的“必備技能”

一聽說要“制作PPT”，您的頭腦中會(huì)產(chǎn)生什么樣的情緒呢？“麻煩死了”“太費(fèi)時(shí)間”“我的死穴啊”……是不是很多朋友都會(huì)產(chǎn)生類似的畏難情緒？根據(jù)PRESIDENT雜志社的調(diào)查（PRESIDENT雜志，2014年11月17日號(hào)），對(duì)于制作PPT，有43.7%的商務(wù)人士回答“沒有自信”。而把調(diào)查范圍擴(kuò)大到一般職員的話，回答“沒有自信”的比例更是上升至54.8%。可見，還是有相當(dāng)多的商務(wù)人士對(duì)制作PPT不太在行。

我從事戰(zhàn)略顧問工作的時(shí)候，和很多企業(yè)打過交道，幫其策劃新事業(yè)或?qū)嵤┙M織機(jī)構(gòu)改革。在和客戶企業(yè)合作的過程中，我發(fā)現(xiàn)企業(yè)里部分管理人員制作PPT的能力比較低，而這項(xiàng)能力的缺失，已經(jīng)成為企業(yè)發(fā)展的一大障礙。我舉一些簡(jiǎn)單的例子，有的人策劃出的方案真的很棒，但由于他不善于制作PPT，做成資料后大家都看不懂，結(jié)果很好的方案就被否決了；也有的人在制作PPT的時(shí)候遺漏了重要信息，在說明的時(shí)候還要通過口頭講解加以補(bǔ)充，結(jié)果使演示的效果大打折扣。

可能很多朋友會(huì)想，不就是制作PPT嘛，有什么了不起的！但我在實(shí)際工作中接觸過太多PPT做得不好而導(dǎo)致好的提案被人無視的情況。所以我堅(jiān)信，制作優(yōu)秀PPT的技能，是商務(wù)人士必備的。

根據(jù)前面講過的調(diào)查，按照從一般職員到股長(zhǎng)、主任，科長(zhǎng)、次長(zhǎng)，部長(zhǎng)，再到經(jīng)營(yíng)者、董事的順序，商務(wù)人士的階層越高，對(duì)制作PPT就越有自信。在經(jīng)營(yíng)者、董事階層，有79.4%的人回答“對(duì)制作PPT有自信”。可能有朋友會(huì)認(rèn)為，那是因?yàn)樵诠纠镫A層越高的人制作PPT的機(jī)會(huì)越多，鍛煉機(jī)會(huì)多，能力自然就高。但根據(jù)我的經(jīng)驗(yàn)，這個(gè)邏輯關(guān)系應(yīng)該正好相反：因?yàn)橹谱鱌PT的水平高，獲得晉升的概率才高。

接下來，我將從總體上講一講制作PPT的重要性，并分析很多人不善于制作PPT的原因。另外，PPT分為哪些種類，我們應(yīng)該重點(diǎn)掌握哪些制作PPT的技能，都是我在本章中將要講解的內(nèi)容。

原則001 制作PPT是商務(wù)人士的“必備技能”

讀者朋友們，我先問你們一個(gè)問題，你們可曾系統(tǒng)地學(xué)習(xí)過制作PPT的技能？恐怕很多朋友都沒有系統(tǒng)地學(xué)過吧。在實(shí)際工作中我切身感受到，雖然很多商務(wù)人士幾乎每天都要和PPT打交道，但基本上沒有哪家公司、機(jī)構(gòu)會(huì)教人們制作PPT的技能。所以，能夠用正確的方法制作PPT的商務(wù)人士也是少之又少。

在從事戰(zhàn)略顧問工作的時(shí)候，我接觸到很多優(yōu)秀的商務(wù)人士，他們對(duì)自己公司內(nèi)部的改革方案、開拓新事業(yè)的策劃都有很深入的見解。但是，方案、策劃雖好，他們卻欠缺制作PPT的能力，導(dǎo)致大多數(shù)好點(diǎn)子都石沉大海了。好的方案、策劃無法得到實(shí)施，很大程度上是因?yàn)镻PT沒做好，可很多人依然沒有意識(shí)到這一點(diǎn)。

日本企業(yè)有終身雇傭制的傳統(tǒng)，所以，在很多老職員的心中，開展工作應(yīng)該依賴于過去的經(jīng)驗(yàn)，那可是眾多前輩積累下來的經(jīng)驗(yàn)，而通過PPT進(jìn)行溝通并沒有太多必要。但是，時(shí)代已經(jīng)不同，當(dāng)今，一家企業(yè)需要多種多樣的新型人才，通過充分的溝通讓團(tuán)隊(duì)創(chuàng)造出更多的附加價(jià)值已經(jīng)成為推動(dòng)事業(yè)發(fā)展的常識(shí)，單憑以往積累的經(jīng)驗(yàn)，已經(jīng)無法幫助企業(yè)在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中脫穎而出了。

這也是我在2010年開辦PPT制作講座的一個(gè)契機(jī)。如果職員能掌握制作PPT的高超技巧，那么他們?cè)诠局械纳a(chǎn)性、創(chuàng)造性將會(huì)得到飛躍式的提升。

原則002 不擅長(zhǎng)英語的日本人，更應(yīng)該通過PPT進(jìn)行溝通

隨著經(jīng)濟(jì)全球化的不斷深入，在商務(wù)交往中，PPT的重要性更加凸顯。以前有段時(shí)期，我為國(guó)際NGO工作，曾在非洲贊比亞、南亞孟加拉國(guó)開展項(xiàng)目。在當(dāng)?shù)毓ぷ鞯臅r(shí)候，和其他國(guó)家的合作伙伴交流時(shí)，只能使用英語，因?yàn)槿毡救说挠⒄Z普遍不太過關(guān)，所以在溝通過程中誤解連連。尤其是舉行電話會(huì)議的時(shí)候，那彼此之間意思上的誤解就更多了。

于是，我想到了另外一種溝通方式，就是以PPT為基礎(chǔ)進(jìn)行溝通。在舉行電話會(huì)議之前，我一定會(huì)給參會(huì)各方發(fā)送PPT，然后再分別打電話對(duì)資料內(nèi)容進(jìn)行說明。如果對(duì)方有異議的話，我會(huì)請(qǐng)他把自己的想法添加到PPT里，再發(fā)給我仔細(xì)研究。結(jié)果，采用這個(gè)方法之后，溝通的效率和準(zhǔn)確性得到了明顯提升。

在和母語是英語的合作伙伴溝通時(shí)，這種方式同樣有效。對(duì)方一般會(huì)以英語為優(yōu)勢(shì)，喋喋不休地高談闊論，氣勢(shì)上就壓我們一頭。對(duì)這樣的溝通對(duì)象，我會(huì)說：“我不太懂您的意思，請(qǐng)以我的PPT為基礎(chǔ)進(jìn)行討論。如果您有異議的話，請(qǐng)?zhí)砑拥絇PT中。”這樣一來，對(duì)方的氣勢(shì)就緩和了很多，也愿意圍繞我的PPT展開討論。PPT中用的英語很蹩腳也沒關(guān)系，如果對(duì)方看不懂其中的內(nèi)容，就會(huì)向我詢問，這正合我意。在給他們解釋的過程中，事情就會(huì)按照我的步調(diào)發(fā)展了。

為了跟上經(jīng)濟(jì)全球化的步伐，相信很多商務(wù)人士都在拼命學(xué)習(xí)英語。當(dāng)然，努力學(xué)習(xí)是一件好事。但是，日本人要達(dá)到和英語國(guó)家人士對(duì)等交流的水平，需要花費(fèi)大量的時(shí)間和精力進(jìn)行學(xué)習(xí)。而活用PPT進(jìn)行交流，把對(duì)話引到自己的步調(diào)上，讓溝通變得更加順暢、有成效，豈不是一件事半功倍的好事？

原則003 PPT讓人一目了然

一提到制作資料，很多人首先想到的是Word。但實(shí)際上，為了順利推動(dòng)工作的展開，PPT才是真正的“潤(rùn)滑劑”。

（1）可以使用圖解、圖表進(jìn)行說明。

（2）信息更加清晰、明確。

PPT在以上兩點(diǎn)所具有的優(yōu)勢(shì)，是Word所無法比擬的。

使用Word軟件制作資料，基本上是以文字說明為基礎(chǔ)的，不太適合使用圖解、圖表這些表現(xiàn)形式。雖然Word文件也可以插入形狀、表格等，但最多也就是文字的補(bǔ)充說明。另一方面，PPT是以圖解、圖表為中心進(jìn)行說明的，所以更加直觀，更便于讀者、聽眾的理解。

另外，因?yàn)閃ord資料文字較多，讀者需要花較長(zhǎng)時(shí)間閱讀內(nèi)容，想抓住內(nèi)容的重點(diǎn)，還需要一定的分析和思考。而PPT就直觀得多，以幻燈片的形式演示，每一頁(yè)的信息簡(jiǎn)單、明了，重點(diǎn)突出，讀者一眼就能看懂。

因?yàn)镻PT有上述特征，在現(xiàn)在的商務(wù)工作中，提案書、策劃書等基本上都會(huì)用PPT進(jìn)行演示。因此也可以說，制作優(yōu)秀PPT的能力，是商務(wù)人士必不可少的。

原則004 公司不會(huì)教我們制作PPT的正確方法

制作PPT的能力如此重要，可現(xiàn)在沒有哪家公司會(huì)教職員這項(xiàng)能力。這是為什么呢？

大家都知道，Excel軟件的使用方法已經(jīng)被研究得很透徹了，很多公司都會(huì)培訓(xùn)員工Excel軟件的使用方法。但PowerPoint的正確使用方法還沒有大規(guī)模滲透所有公司，在大部分公司里，也沒有幾個(gè)人熟知PowerPoint的正確使用方法，因此也就談不上普及了。在公司里，即使一個(gè)職員制作PPT的技術(shù)很差勁，上司最多只會(huì)說一句“你做的PPT太蹩腳！”，而根本沒法指導(dǎo)部下如何改善這個(gè)問題，所以也只能讓制作PPT的低水平狀態(tài)持續(xù)下去。

我覺得還有另外一個(gè)原因，就是現(xiàn)在公司中掌管大權(quán)的管理者，年紀(jì)都已經(jīng)不小，他們對(duì)軟件的應(yīng)用都不太習(xí)慣。尤其是50歲以上的管理者，在他們年輕時(shí)奮斗的年代，還沒有PowerPoint這種東西，他們的工作經(jīng)驗(yàn)都建立在沒有這些軟件的基礎(chǔ)之上，所以對(duì)于軟件他們都不太重視。在我向這些高級(jí)管理者介紹制作PPT的重要性時(shí)，他們的反應(yīng)大多是：“什么？資料的制作方法？那不過是細(xì)枝末節(jié)的小事。我們不能舍本逐末。”

很多公司的常態(tài)是，高級(jí)管理者不會(huì)自己制作PPT，都把這些工作交給部下代辦。看到部下制作的PPT，高級(jí)管理者做出的反饋也大多是“跟著感覺走”，沒有一個(gè)專業(yè)的評(píng)判標(biāo)準(zhǔn)。在這個(gè)瞬息萬變的時(shí)代，如果上司還在用過時(shí)的經(jīng)驗(yàn)教育、指導(dǎo)年輕職員，那么可以想象，這樣的公司終將被時(shí)代的大潮淘汰。換句話說，公司職員已經(jīng)不能完全依靠公司提供的職業(yè)技能培訓(xùn)了，必須自己想辦法。

原則005 演示資料不等于說明資料

在大多數(shù)人的觀念中，PPT就是演示資料，但實(shí)際上這是一個(gè)極大的誤解。對(duì)一般商務(wù)人士來說，PPT大多數(shù)情況是被當(dāng)作“說明資料”使用的，而使用PowerPoint制作演示資料的機(jī)會(huì)并不多。

以外資戰(zhàn)略顧問工作為例，只有在項(xiàng)目開題會(huì)議、中期報(bào)告會(huì)議和最終報(bào)告會(huì)議等有限的場(chǎng)合才會(huì)用到PPT演示資料。而一般會(huì)議和談判，大多使用PPT說明資料。另外，PPT說明資料也常被作為策劃書、提案書的附件使用。

演示資料和說明資料有較大的區(qū)別。演示資料是指在演示會(huì)上，演示者用來輔助自己演講的資料（所謂visual aid，可視化輔助）。而說明資料是不需要他人口頭說明，對(duì)方自己就能讀懂的資料。

史蒂夫·喬布斯、孫正義在演講時(shí)所使用的演示資料，說到底是為他們演講服務(wù)的，這種資料就不屬于說明資料。在這種情況下，史蒂夫·喬布斯和孫正義的口頭演講是最主要的內(nèi)容。老師讓學(xué)生制作PPT說明資料的時(shí)候，學(xué)生們常會(huì)模仿史蒂夫·喬布斯或?qū)O正義等名人演講時(shí)使用的PPT，在里面粘貼大量圖片，其實(shí)，這是不合格的說明資料，因?yàn)閷W(xué)生們把演示資料和說明資料混淆了。

說明資料并不是為在眾人面前展示所制作的資料。因此，說明資料的文字比較多，字體比較小，而圖片的用量應(yīng)該控制在最低范圍之內(nèi)。另外，“易讀”也是說明資料必備的一個(gè)特點(diǎn)。

本書主要講解的是說明資料的制作方法和技巧。不過，只要您掌握了說明資料的制作方法和技巧，再制作演示資料就會(huì)容易很多。只要把說明資料的文字部分換成圖片，在演示的時(shí)候由演示者對(duì)圖片進(jìn)行口頭說明就行了。

反過來，將演示資料改編成說明資料就沒那么容易了。使用演示資料的時(shí)候，演示者口頭說明的內(nèi)容是主角。而且，演示資料是以圖片為中心制作的，理論支撐往往不那么充分，在沒有口頭講解的情況下，讀者不太容易讀懂。換句話說，說明資料的理論支撐非常有力。

原則006 資料可以分為“提案型”和“說明型”兩種

不同種類的資料，制作方法也大相徑庭。從大的方面說，資料可以分為兩類：提案型和說明型。策劃書、提案書都屬于提案型資料，主要是提出新的想法、方案。計(jì)劃書、說明書則屬于說明型資料，主要用于對(duì)業(yè)務(wù)實(shí)施的流程、情況、結(jié)果進(jìn)行說明。

提案型資料，因?yàn)樾枰挥缮纤净蚩蛻糇龀雠袛啵虼嗽趦?nèi)容中應(yīng)該有充實(shí)的根據(jù)和可供判斷的材料。另一方面，因?yàn)檎f明型資料是對(duì)已經(jīng)決定實(shí)施的項(xiàng)目加以說明，不需要再做判斷，所以與根據(jù)相比，具體、客觀的描述更加重要。

我們來看一下著名的PDCA工作循環(huán)，分析不同階段該使用哪種類型的資料。在Plan（計(jì)劃）階段，需要提案型的策劃書、提案書，決定之后則需要說明型的計(jì)劃書；在Do（實(shí)施）階段，需要制作說明型的說明書；進(jìn)入Check（驗(yàn)證）階段，需要用說明型的報(bào)告書把問題點(diǎn)整理出來；到了最后的Action（改善）階段，則需要提案型的改善提案書。由此可見，在我們的日常工作中，需要根據(jù)實(shí)際情況使用提案型資料和說明型資料，二者不可混淆。

在實(shí)際工作中，我們的頭腦要時(shí)刻意識(shí)到“資料的PDCA循環(huán)”，分清當(dāng)前的工作階段該使用什么類型的資料。我見過不少企業(yè)雖然對(duì)業(yè)務(wù)流程把控得挺好，但工作中沒有運(yùn)用PDcA循環(huán)，也就更談不上“資料的PDcA循環(huán)”了，結(jié)果他們使用的資料非常混亂。

舉例來說，公司要開拓一個(gè)全新的項(xiàng)目，如果只有策劃書，沒有計(jì)劃書、說明書的話，那策劃只能停留在空想的階段，無法指導(dǎo)一線工作人員去實(shí)施。所以，在這種情況下一定要注重“資料的PDCA循環(huán)”。

根據(jù)我的經(jīng)驗(yàn)，我發(fā)現(xiàn)大多數(shù)商務(wù)人士比較擅長(zhǎng)制作計(jì)劃書、說明書等說明型的資料，但在面向上司或客戶提出策劃方案，需要制作提案型資料時(shí)，很多人就不那么在行了。我當(dāng)戰(zhàn)略顧問的時(shí)候，就幫很多企業(yè)在投標(biāo)過程中，協(xié)助他們的職員制作了不少提案型資料。

很多人對(duì)于提案型資料的制作方法不太在行，或者心理上存在畏難情緒，所以這本書就來主要講解提案型資料的制作方法。