第3章
明確目的的大原則

前面我們已經把工作環境調整到了最適合的狀態，現在馬上投入制作PPT的工作吧。話雖如此，并不是說馬上就打開PowerPoint開始制作幻燈片。一上來就制作幻燈片，就像沒畫好圖紙就蓋房子一樣，忙活半天也不知自己在干什么。在著手制作一份PPT之前，首先要想明白“制作這份PPT的目的是什么”，明確目的之后，再對PPT進行整體設計。毫不夸張地說，一份PPT具有明確的目的，那這份PPT就已經完成80%了。

有了明確的目的之后，我們還要對目的進行細分，將其“具體化”。所謂目的的具體化，是指：

要向“誰”傳達“什么”，想驅動對方做出什么“行動”，為此我們“應該傳達哪些內容”。

工作上的溝通和私人生活中的溝通有很大的差別，關鍵差別就在于是否期待對方有所行動。在私人溝通中，可以表達自己的感受、說想說的話，什么內容都沒關系，也并不一定非要對方做什么。所以，在私人溝通中，溝通這個行為本身就是目的。

另一方面，工作上的溝通目的就在于驅動別人采取行動。制作PPT，就是工作溝通的方法之一，所以制作PPT也必須有明確的目的。很多朋友容易把制作PPT本身當作目的，這就大錯特錯了。我們的頭腦中要始終有種意識：制作PPT是為了驅動他人行動的。

明確了“期待對方采取什么行動”，為此要向他“傳達什么內容”之后，再開始制作PPT，您會發現制作的過程也將變得順利、流暢。在制作PPT的過程中，我認為應該極力避免的情況就是中途添加、刪除內容。中途添加、刪除內容，會讓我們花額外的時間去思考、去權衡，而且常常會陷入迷惘，不知所措。這樣一來，工作進度不得不停滯，任由寶貴的時間一分一秒地流逝。但是，如果能從一開始就明確“制作這份PPT的目的”，在制作過程中即使遇到迷惘的時候，也可以在較短時間內回歸最初的目的，根據最初的目的確定前進方向。

有的朋友認為：“雖然現在我還不清楚想驅動對方做什么，但先打開PowerPoint工作起來嘛！也許在制作PPT的過程中，就知道自己想做什么了。”有的時候，我也會在目的不明確的情況下先打開PowerPoint。但是，當我意識到自己還沒弄清楚目的的時候，就會馬上關閉PowerPoint。因為目的不明確，制作PPT總會遇到這樣那樣的問題。根據我以往的經驗，只要停下來想一想PPT的目的，哪怕只花10分鐘思考這個問題，接下來制作PPT的過程也會流暢很多，節省很多的時間。