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第3章
明確目的的大原則

前面我們已經把工作環境調整到了最適合的狀態,現在馬上投入制作PPT的工作吧。話雖如此,并不是說馬上就打開PowerPoint開始制作幻燈片。一上來就制作幻燈片,就像沒畫好圖紙就蓋房子一樣,忙活半天也不知自己在干什么。在著手制作一份PPT之前,首先要想明白“制作這份PPT的目的是什么”,明確目的之后,再對PPT進行整體設計。毫不夸張地說,一份PPT具有明確的目的,那這份PPT就已經完成80%了。

有了明確的目的之后,我們還要對目的進行細分,將其“具體化”。所謂目的的具體化,是指:

要向“誰”傳達“什么”,想驅動對方做出什么“行動”,為此我們“應該傳達哪些內容”。

工作上的溝通和私人生活中的溝通有很大的差別,關鍵差別就在于是否期待對方有所行動。在私人溝通中,可以表達自己的感受、說想說的話,什么內容都沒關系,也并不一定非要對方做什么。所以,在私人溝通中,溝通這個行為本身就是目的。

另一方面,工作上的溝通目的就在于驅動別人采取行動。制作PPT,就是工作溝通的方法之一,所以制作PPT也必須有明確的目的。很多朋友容易把制作PPT本身當作目的,這就大錯特錯了。我們的頭腦中要始終有種意識:制作PPT是為了驅動他人行動的。

明確了“期待對方采取什么行動”,為此要向他“傳達什么內容”之后,再開始制作PPT,您會發現制作的過程也將變得順利、流暢。在制作PPT的過程中,我認為應該極力避免的情況就是中途添加、刪除內容。中途添加、刪除內容,會讓我們花額外的時間去思考、去權衡,而且常常會陷入迷惘,不知所措。這樣一來,工作進度不得不停滯,任由寶貴的時間一分一秒地流逝。但是,如果能從一開始就明確“制作這份PPT的目的”,在制作過程中即使遇到迷惘的時候,也可以在較短時間內回歸最初的目的,根據最初的目的確定前進方向。

有的朋友認為:“雖然現在我還不清楚想驅動對方做什么,但先打開PowerPoint工作起來嘛!也許在制作PPT的過程中,就知道自己想做什么了。”有的時候,我也會在目的不明確的情況下先打開PowerPoint。但是,當我意識到自己還沒弄清楚目的的時候,就會馬上關閉PowerPoint。因為目的不明確,制作PPT總會遇到這樣那樣的問題。根據我以往的經驗,只要停下來想一想PPT的目的,哪怕只花10分鐘思考這個問題,接下來制作PPT的過程也會流暢很多,節省很多的時間。

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