- 為什么精英都是PPT控：全二冊
- (日)松上純一郎
- 7083字
- 2020-09-28 14:28:03
大原則
分“四個步驟”思考PPT的目的
要想制作一份好的PPT，首先應該明確“制作這份PPT的目的”。在這本書里，我分成四個步驟來思考“制作一份PPT的目的”。
（1）分析“傳達對象”：我們要把什么樣的想法傳達給誰？誰——傳達對象是我們首先應該研究的。他想做的事情、不想做的事情、對我的提案的認識與興趣度等，都要事先搞清楚。
（2）確定“希望對方采取的行動”：我們希望對方采取什么樣的行動？這需要事先想好，并做到具體化。如果對方是一個抗拒心理比較強的人，我們最好準備多個方案供他選擇。
（3）分析“對方對我的看法”：對方怎么看待我呢？尤其是我在知識、經驗、可信度、性格等方面給對方的印象，最好提前調查清楚。
（4）確定“要傳達的內容”：把自己想要傳達的內容用不超過150個字概括出來。其中應該包含問題、解決辦法、效果、行動等要素。
具體的四個步驟如下圖所示
原則017 步驟（1）分析“傳達對象”
把“傳達對象”分析透徹
在明確目的的第一個步驟中，應該把精力放在“傳達對象”身上。如果傳達對象只有一個人的話，那自然比較簡單，但如果您制作的PPT是用來在會議上向眾人演示的，那該怎么辦呢？可能有些朋友會把與會者的臉都聯想一遍，然后一個一個地分析他們，在此基礎上制作PPT。但這樣一來，要考慮的事情太多，制作的PPT也很可能變得主題不清、意義不明。所以，遇到這種情況的時候，不用分析每一位傳達對象，只要抓住那個擁有裁決權的人去分析就足夠了。
另外，如果會議中有一個能夠影響或左右決策者意見的人物存在，那么就去分析他。在這里，重要的一點是明確找到那個能影響或左右決策者意見的人物，搞錯人就壞事了。
從三個角度分析傳達對象
選定傳達對象之后，我會從以下三個角度出發分析他們：（1）動機；（2）障礙；（3）知識、興趣、性格、立場。
（1）“動機”，是激勵一個人鼓足干勁的必要因素，例如升職、加薪、評先進等。通過分析一個人的動機，就可以找到能夠激勵他的“點”。
（2）“障礙”，是讓人喪失干勁的要素，比如新增業務、變革工作方法、失敗的風險等。通過分析一個人所面臨的障礙，我們可以找出阻礙他前進的要素，這些要素一定不能出現在PPT里。
（3）“知識、興趣”，是指一個人擁有的知識和他關心的事情，例如這個人具有統計學方面的知識，或者他對做策劃有濃厚的興趣。根據這些，我們可以確定PPT里應該加入哪些內容。另外，一個人的“性格、立場”，會對他看PPT的方式產生影響，比如一個急性子的人，我們為他制作的PPT應該盡量短小簡潔。
為了從上述三個角度來分析傳達對象，我們應該了解他過去的經歷和未來的目標，因為過去的經歷、未來的目標會對他現在的動機和障礙造成很大的影響。
經過上述分析，PPT的方向就容易確定了，具體包括PPT的內容、篇幅、流程、信息的等級等。
▼健身中心案例：分析“傳達對象”
前面介紹了一個健身中心促銷策劃的案例，“我”是促銷方案策劃者，對這個策劃案有決定權的人是銷售部部長。在這個案例里，“我”的“傳達對象”就是銷售部部長，所以要對部長進行分析。先來研究一下部長的“動機”。聽小道消息說，部長為自己制定的職業目標是當上公司的下一任總經理。于是，“我”分析銷售部部長當前工作的動機是：
根據這一點，“我”在制作促銷方案PPT的時候，一定要強調這次促銷方案是部長的工作業績。
接下來再看看“障礙”。部長曾經提出了一個沒有先例的、天馬行空的促銷方案，結果在實踐中大敗而歸，為此，他還被總經理嚴厲批評了一通。由此可見：
可能是部長心中的一個障礙，他可能會極力回避。所以，如果“我”想到了一個沒有先例的促銷方案，并且非常有自信，那么通過PPT展示給部長的時候，就要盡量以低風險的形式呈現在他面前，否則容易被他一票否決。具體操作方法如下：首先以試驗的方式引入這個促銷方案，如果結果達到預期，再大范圍推廣。
最后是“知識、興趣、性格、立場”。銷售部部長并不是銷售員出身，而是從行政部門調來的。因為工作經歷的關系，對于工作結果，他希望以具體的數字呈現。另一方面，因為沒有基層銷售工作經驗，所以他對促銷方案并不是很在行，一般情況下，廣告的內容都是交由下屬完成的。通過上述分析，我們可以看出部長：
于是，在PPT中對促銷方案的預期結果，“我”應該用詳細的數字表現。另外，關于促銷的內容，在PPT中只傳達大方針即可，不用寫得太具體。
“我”制作的PPT以銷售部部長為傳達對象，根據上述分析，初步確定了PPT的大方向。
下一步，我們要確定“希望對方采取什么樣的行動”。
原則018步驟（2）確定“希望對方采取的行動”
“希望對方采取的行動”要具體化
第二個步驟涉及“行動”。我們把PPT提交給傳達對象，他看了PPT后會產生一個結果——他要采取行動。我們“希望對方采取怎樣的行動”，這就是制作PPT前我們要想清楚的。我見過太多PPT沒有明確這一點，結果看PPT的人要么不明白自己該做什么，要么不知道具體該怎么做。可以說，這樣的PPT是毫無意義的。所以，我建議大家在制作PPT的時候，一定要把希望對方采取的行動明確化、具體化，讓對方只要看到PPT，即使不用思考也能明白該怎么做。將行動明確、具體地表現出來，可以最大限度地防止對方產生誤解或歧義。下面給大家舉兩個例子，一個是錯誤的做法，一個是正確的做法，大家自己對比感受一下。
確定“希望對方采取的行動”時，有三個要點
只要抓住以下三個要點，確定“希望對方采取的行動”就會變得非常容易。
第一個要點是，在PPT的最后，要向對方提示“立刻就可以采取的行動”。剛讀完一份PPT的時候，人的熱情最高，采取行動的障礙最小。所以，在PPT最后提出可以馬上采取的行動，對方很可能會迅速投入行動。不過，設定“立刻就可以采取的行動”也有技巧，我們可以把大目標進行分解。下圖是對銷售目標進行分解的例子。最終的銷售目標是讓顧客購買這種商品，第一個小目標設定為“請顧客試用樣品”，這個小目標阻力小，容易實現。
將行動具體化，我向大家推薦一個“3W1H”方法：誰（Who），何時（When），如何（How），做什么（What）。把這四點弄明白就行了。舉個例子：
只要在PPT中把這四點寫得清楚明白，那么看PPT的人不用自己動腦子，也能知道自己該做什么。
在PPT中向傳達對象提供行動方案的時候，如果只提供一種，那么有些人會產生“強加于自己”的感覺，從而在內心涌起抵觸情緒。但如果有選擇的空間，那抵觸情緒就會大大減輕。所以，為了讓對方感到“是我自己選的”，我們可以提供多個選項任其選擇。舉個例子，假設我開拓了一個新項目，希望得到部門內其他同事的協助，為此我需要部長的幫忙，希望部長號召其他同事協助我的工作。這種情況下，如果我直接跟部長說“請您用電子郵件通知同事們協助我的工作”，那么部長可能會感覺我在指揮他，心里肯定不舒服。但如果我給部長提供兩個選項——“通過電子郵件通知同事”或“在部門會議上號召同事們協助我的工作”，然后等待部長自己選擇，那部長的抵觸情緒就會大大減輕。不管選哪個，他都會覺得是他自己的選擇，是他在掌握局面。但有一點大家需要注意，我們的最終目的是讓對方選擇“我們期待的選項”，所以，選項中不要加入我們不想要的行動或結果。
▼健身中心案例：確定“希望對方采取的行動”
“我”把策劃書提交給部長，最終的目的是希望部長批準“讓顧客免費體驗私人教練健身課”的促銷方案。為了讓這個方案更容易得到部長的認同，“我”并不希望部長一下子就接受“正式的免費私人教練健身課”。“我”這次的目標只是希望部長同意實施“試驗性免費私人教練健身課”，然后再分別明確Who、When、How、What，將期待的行動具體化。
最終，“我”希望“在8月24日15點之前，部長以電子郵件的形式批準實施‘試驗性免費私人教練健身課’的方案”。
原則019 步驟（3）分析“對方對我的看法”
了解自己在對方眼中的強項和弱項
在第三個步驟中，我們來分析一下別人對我們自己的看法。《孫子兵法》有云：“知己知彼，百戰不殆。”制作PPT也是同樣的道理。只不過，我在這里所說的“自己”并不是主觀的自己，而是對方怎么看待我，對方眼中的“我自己”。舉個例子，假設我在對方心目中的一貫形象是個粗枝大葉、愛犯小錯誤的人，那么這次在制作PPT的時候，我就要在PPT內容上盡量體現周密的計劃、詳盡的數據，讓對方看到我防止犯錯的決心和行動。
不僅是弱項，我們在對方心目中的強項，也會影響他看待PPT的態度。比如，假設我是一個思維活躍、創意豐富的人，以前就為公司提出過不少好創意，那么對方在看我的PPT時，心中肯定也會期待我再次提出優秀的創意。由此可見，先摸清楚自己在對方心目中的形象，在制作PPT的過程中，就可以揚長避短，制作出更有說服力的PPT。
反思對方和自己的關系
在對方眼中，我們自己身上到底有哪些弱項、哪些強項？要想弄清楚這個問題，我們可以反思一下在工作中自己和對方的關系。尤其是以下三點，我們可以逐一寫出來。
下面我們舉個實際例子來看一下。
“別人怎么看待自己”“自己在別人心目中的形象”，關于這些問題，很多朋友常帶有先入為主的觀念，對自己的認識有偏見。比如，自我肯定感較低、缺乏自信的人，常會覺得“自己身上沒有值得別人信賴的地方”；而過度自負的人，會覺得自己在別人眼中就是一個完美的人。
所以，我們不能靠自己的主觀想象去評價自己，還要多參考別人的意見，聽聽周圍人的客觀意見。能夠客觀地看待自己，是非常重要的。
▼健身中心案例：分析“對方對我的看法”
“我”要分析自己在部長心目中的形象，并根據分析結果，確定策劃書的方向性。“我”會收集部長對我的知識、經驗、信用度、性格等方面的評價，通過分析找出自己的強項和弱項。
結果發現，“我”在部長心目中是個“點子王”，經常能想出非常優秀的創意。這是“我”的強項之一，所以“我”會在策劃書中盡量提出充滿創意的方案。另外，關于性格方面，部長認為“我”這個人只要喜歡做一件事，就會全神貫注地投入其中，并一定會堅持到底，所以他還是非常信任“我”的。鑒于此，在策劃案中，關于實施計劃，“我”沒有必要寫得太詳細，因為部長信任我在這方面的能力。
作為弱項，部長覺得“我”對數字不太敏感，也不善于用數字表達想法。所以，“我”在制作策劃書的時候一定要重視數字的作用，關于計劃、效果，都會用詳細的數字表現出來。
前面，根據對“傳達對象”的分析，“我”已經確定了策劃書的大方向：
向總經理彰顯部長的業績
現在，再加上分析“對方對我的看法”，制作策劃書的方向性更加清晰了：
戰略顧問的工作現場
原則020步驟（4）確定“要傳達的內容”
用150字概括想要傳達的內容
在制作PPT之前，我們先要明確制作PPT的目的。為此，最后一個步驟是確定“要傳達的內容”。在這里，我建議大家用150字概括出自己想傳達的內容。在我們戰略顧問行業，有一個詞叫“電梯演示法”。因為客戶一般都很忙，時間非常寶貴，所以，作為戰略顧問，我們要擁有高度概括的技能。和客戶一起搭乘電梯的過程中，在出電梯之前，就應該把自己的想法向客戶表達清楚。制作PPT的時候，我們想傳達的內容，也要高度精簡和概括。另外，對傳達的內容進行高度概括，更有利于保持PPT的一貫性。在制作PPT的過程中，當我們對添加或刪除哪些內容感到迷惑時，再回歸當初概括的內容，就能找到初心，不會迷路了。
分兩步概括想要傳達的內容
通過PPT要傳達的內容，我們分兩個步驟進行總結概括。
作為概括“要傳達的內容”的第一步，我們要意識到，概括的內容要包含課題、解決方案、效果、行動等要素。在此只對這幾個要素做簡要介紹，更詳細的解說將放在第4章。
這里所講的“行動”，大家可以參考“步驟（2）確定‘希望對方采取的行動’”。
下面舉一個例子，假設有一個主題游樂園，最近回頭客的數量有下降趨勢，于是“我”作為銷售人員想針對老顧客實施打折優惠等促銷措施。在這個案例中，各種要素具體如下：
下面，我們就用一段文字來概括一下“要傳達的內容”。
通過這一步，可以得到一些隱性的結論。我們要把這些隱性的結論，以暗示性的語言，寫入“要傳達的內容”。在前面那個主題游樂園的案例中，通過“分析‘傳達對象’”，“我”發現對方實現銷售目標的愿望非常強烈。于是，“我”會在PPT中暗示對方：“如果實施我制訂的促銷方案，實現銷售目標的可能性就很大。”接下來，通過“分析‘對方對我的看法’”，“我”發現對方認為“我缺乏搞促銷活動的經驗，在這方面不太可靠”。鑒于此，“我”會在PPT中以謙虛的態度向他征求促銷工作的意見和建議。于是，在第一步的基礎上，“我”又加入了以下內容。
像這樣，把分析的結果以暗示性的語言加入想要傳達的內容，就可能制作出打動對方的PPT。
▼健身中心案例：確定“要傳達的內容”
為了把“要傳達的內容”編寫到最完美的狀態，我們首先應該梳理一下課題、解決方案、效果、行動等要素。
于是，“我”將“要傳達的內容”概括如下：
另外，根據“分析‘傳達對象’”和“分析‘對方對我的看法’”，“我”把分析結果總結如下：
綜合上述分析，“我”應該向部長傳達的內容有：促銷方案是開設免費私人教練健身體驗課；方案不用寫得太具體；要讓部長明白，這種沒有先例的促銷方案可以向總經理彰顯部長的工作能力。
另外，要用具體數字展示新促銷方案的效果，比如“該促銷方案比其他方法的效果好20%”。關于實施方法，可以分為“試驗性發放宣傳單”和分階段實施。
加入上述要素，對“要傳達的內容”就可以進行如下完善：
到這里，PPT中的“要傳達的內容”就已經敲定了。在下一章中，我將教朋友們如何把“要傳達的內容”落實到幻燈片的制作中去。