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大原則
分“四個步驟”思考PPT的目的

要想制作一份好的PPT,首先應該明確“制作這份PPT的目的”。在這本書里,我分成四個步驟來思考“制作一份PPT的目的”。

(1)分析“傳達對象”:我們要把什么樣的想法傳達給誰?誰——傳達對象是我們首先應該研究的。他想做的事情、不想做的事情、對我的提案的認識與興趣度等,都要事先搞清楚。

(2)確定“希望對方采取的行動”:我們希望對方采取什么樣的行動?這需要事先想好,并做到具體化。如果對方是一個抗拒心理比較強的人,我們最好準備多個方案供他選擇。

(3)分析“對方對我的看法”:對方怎么看待我呢?尤其是我在知識、經驗、可信度、性格等方面給對方的印象,最好提前調查清楚。

(4)確定“要傳達的內容”:把自己想要傳達的內容用不超過150個字概括出來。其中應該包含問題、解決辦法、效果、行動等要素。

具體的四個步驟如下圖所示

原則017 步驟(1)分析“傳達對象”

把“傳達對象”分析透徹

在明確目的的第一個步驟中,應該把精力放在“傳達對象”身上。如果傳達對象只有一個人的話,那自然比較簡單,但如果您制作的PPT是用來在會議上向眾人演示的,那該怎么辦呢?可能有些朋友會把與會者的臉都聯想一遍,然后一個一個地分析他們,在此基礎上制作PPT。但這樣一來,要考慮的事情太多,制作的PPT也很可能變得主題不清、意義不明。所以,遇到這種情況的時候,不用分析每一位傳達對象,只要抓住那個擁有裁決權的人去分析就足夠了。

另外,如果會議中有一個能夠影響或左右決策者意見的人物存在,那么就去分析他。在這里,重要的一點是明確找到那個能影響或左右決策者意見的人物,搞錯人就壞事了。

從三個角度分析傳達對象

選定傳達對象之后,我會從以下三個角度出發分析他們:(1)動機;(2)障礙;(3)知識、興趣、性格、立場。

(1)“動機”,是激勵一個人鼓足干勁的必要因素,例如升職、加薪、評先進等。通過分析一個人的動機,就可以找到能夠激勵他的“點”。

(2)“障礙”,是讓人喪失干勁的要素,比如新增業務、變革工作方法、失敗的風險等。通過分析一個人所面臨的障礙,我們可以找出阻礙他前進的要素,這些要素一定不能出現在PPT里。

(3)“知識、興趣”,是指一個人擁有的知識和他關心的事情,例如這個人具有統計學方面的知識,或者他對做策劃有濃厚的興趣。根據這些,我們可以確定PPT里應該加入哪些內容。另外,一個人的“性格、立場”,會對他看PPT的方式產生影響,比如一個急性子的人,我們為他制作的PPT應該盡量短小簡潔。

為了從上述三個角度來分析傳達對象,我們應該了解他過去的經歷和未來的目標,因為過去的經歷、未來的目標會對他現在的動機和障礙造成很大的影響。

經過上述分析,PPT的方向就容易確定了,具體包括PPT的內容、篇幅、流程、信息的等級等。

▼健身中心案例:分析“傳達對象”

前面介紹了一個健身中心促銷策劃的案例,“我”是促銷方案策劃者,對這個策劃案有決定權的人是銷售部部長。在這個案例里,“我”的“傳達對象”就是銷售部部長,所以要對部長進行分析。先來研究一下部長的“動機”。聽小道消息說,部長為自己制定的職業目標是當上公司的下一任總經理。于是,“我”分析銷售部部長當前工作的動機是:

·向現任總經理展現自己的工作業績

根據這一點,“我”在制作促銷方案PPT的時候,一定要強調這次促銷方案是部長的工作業績。

接下來再看看“障礙”。部長曾經提出了一個沒有先例的、天馬行空的促銷方案,結果在實踐中大敗而歸,為此,他還被總經理嚴厲批評了一通。由此可見:

·沒有先例的方案

可能是部長心中的一個障礙,他可能會極力回避。所以,如果“我”想到了一個沒有先例的促銷方案,并且非常有自信,那么通過PPT展示給部長的時候,就要盡量以低風險的形式呈現在他面前,否則容易被他一票否決。具體操作方法如下:首先以試驗的方式引入這個促銷方案,如果結果達到預期,再大范圍推廣。

最后是“知識、興趣、性格、立場”。銷售部部長并不是銷售員出身,而是從行政部門調來的。因為工作經歷的關系,對于工作結果,他希望以具體的數字呈現。另一方面,因為沒有基層銷售工作經驗,所以他對促銷方案并不是很在行,一般情況下,廣告的內容都是交由下屬完成的。通過上述分析,我們可以看出部長:

·對數字比較感興趣

·銷售工作經驗、知識并不豐富

于是,在PPT中對促銷方案的預期結果,“我”應該用詳細的數字表現。另外,關于促銷的內容,在PPT中只傳達大方針即可,不用寫得太具體。

“我”制作的PPT以銷售部部長為傳達對象,根據上述分析,初步確定了PPT的大方向。

·促銷的內容:只傳達大方針

·促銷的實施:因為是沒有先例的方案,所以為了防止失敗,應該分階段實施

·促銷的效果:用具體數字進行詳細預測

向總經理彰顯部長的業績

下一步,我們要確定“希望對方采取什么樣的行動”。

原則018步驟(2)確定“希望對方采取的行動”

“希望對方采取的行動”要具體化

第二個步驟涉及“行動”。我們把PPT提交給傳達對象,他看了PPT后會產生一個結果——他要采取行動。我們“希望對方采取怎樣的行動”,這就是制作PPT前我們要想清楚的。我見過太多PPT沒有明確這一點,結果看PPT的人要么不明白自己該做什么,要么不知道具體該怎么做。可以說,這樣的PPT是毫無意義的。所以,我建議大家在制作PPT的時候,一定要把希望對方采取的行動明確化、具體化,讓對方只要看到PPT,即使不用思考也能明白該怎么做。將行動明確、具體地表現出來,可以最大限度地防止對方產生誤解或歧義。下面給大家舉兩個例子,一個是錯誤的做法,一個是正確的做法,大家自己對比感受一下。

·錯誤的例子:“希望您仔細考慮。”“期待您的配合。”

·正確的例子:“希望您在下一次銷售會議之前,給出明確的答復。”

確定“希望對方采取的行動”時,有三個要點

只要抓住以下三個要點,確定“希望對方采取的行動”就會變得非常容易。

(1)提示對方“立刻就可以采取的行動”

第一個要點是,在PPT的最后,要向對方提示“立刻就可以采取的行動”。剛讀完一份PPT的時候,人的熱情最高,采取行動的障礙最小。所以,在PPT最后提出可以馬上采取的行動,對方很可能會迅速投入行動。不過,設定“立刻就可以采取的行動”也有技巧,我們可以把大目標進行分解。下圖是對銷售目標進行分解的例子。最終的銷售目標是讓顧客購買這種商品,第一個小目標設定為“請顧客試用樣品”,這個小目標阻力小,容易實現。

(2)思考“3W1H”

將行動具體化,我向大家推薦一個“3W1H”方法:誰(Who),何時(When),如何(How),做什么(What)。把這四點弄明白就行了。舉個例子:

·向總經理(Who)

·在5月20日前(When)

·通過電子郵件(How)

·通報銷售方針的變更內容(What)

只要在PPT中把這四點寫得清楚明白,那么看PPT的人不用自己動腦子,也能知道自己該做什么。

(3)提供多個選項

在PPT中向傳達對象提供行動方案的時候,如果只提供一種,那么有些人會產生“強加于自己”的感覺,從而在內心涌起抵觸情緒。但如果有選擇的空間,那抵觸情緒就會大大減輕。所以,為了讓對方感到“是我自己選的”,我們可以提供多個選項任其選擇。舉個例子,假設我開拓了一個新項目,希望得到部門內其他同事的協助,為此我需要部長的幫忙,希望部長號召其他同事協助我的工作。這種情況下,如果我直接跟部長說“請您用電子郵件通知同事們協助我的工作”,那么部長可能會感覺我在指揮他,心里肯定不舒服。但如果我給部長提供兩個選項——“通過電子郵件通知同事”或“在部門會議上號召同事們協助我的工作”,然后等待部長自己選擇,那部長的抵觸情緒就會大大減輕。不管選哪個,他都會覺得是他自己的選擇,是他在掌握局面。但有一點大家需要注意,我們的最終目的是讓對方選擇“我們期待的選項”,所以,選項中不要加入我們不想要的行動或結果。

▼健身中心案例:確定“希望對方采取的行動”

“我”把策劃書提交給部長,最終的目的是希望部長批準“讓顧客免費體驗私人教練健身課”的促銷方案。為了讓這個方案更容易得到部長的認同,“我”并不希望部長一下子就接受“正式的免費私人教練健身課”。“我”這次的目標只是希望部長同意實施“試驗性免費私人教練健身課”,然后再分別明確Who、When、How、What,將期待的行動具體化。

·Who:銷售部部長

·When:8月24日15點之前

·How:通過電子郵件

·What:希望同意實施試驗性免費私人教練健身課

最終,“我”希望“在8月24日15點之前,部長以電子郵件的形式批準實施‘試驗性免費私人教練健身課’的方案”。

原則019 步驟(3)分析“對方對我的看法”

了解自己在對方眼中的強項和弱項

在第三個步驟中,我們來分析一下別人對我們自己的看法。《孫子兵法》有云:“知己知彼,百戰不殆。”制作PPT也是同樣的道理。只不過,我在這里所說的“自己”并不是主觀的自己,而是對方怎么看待我,對方眼中的“我自己”。舉個例子,假設我在對方心目中的一貫形象是個粗枝大葉、愛犯小錯誤的人,那么這次在制作PPT的時候,我就要在PPT內容上盡量體現周密的計劃、詳盡的數據,讓對方看到我防止犯錯的決心和行動。

不僅是弱項,我們在對方心目中的強項,也會影響他看待PPT的態度。比如,假設我是一個思維活躍、創意豐富的人,以前就為公司提出過不少好創意,那么對方在看我的PPT時,心中肯定也會期待我再次提出優秀的創意。由此可見,先摸清楚自己在對方心目中的形象,在制作PPT的過程中,就可以揚長避短,制作出更有說服力的PPT。

反思對方和自己的關系

在對方眼中,我們自己身上到底有哪些弱項、哪些強項?要想弄清楚這個問題,我們可以反思一下在工作中自己和對方的關系。尤其是以下三點,我們可以逐一寫出來。

·(對方眼中)我的知識、經驗

·(對方眼中)我的立場、信用度

·(對方眼中)我的性格

下面我們舉個實際例子來看一下。

·(對方眼中)我的知識、經驗:因為在開發部門供職多年,所以有關技術方面的知識和經驗非常豐富。

·(對方眼中)我的立場、信用度:部下;因為是技術開發人員出身,所以在策劃方面的能力不太令人信服。

·(對方眼中)我的性格:任何事情都要用理論來思考,不找到理論依據就難以接受,典型的理科思維,性格缺乏彈性、靈活性。

“別人怎么看待自己”“自己在別人心目中的形象”,關于這些問題,很多朋友常帶有先入為主的觀念,對自己的認識有偏見。比如,自我肯定感較低、缺乏自信的人,常會覺得“自己身上沒有值得別人信賴的地方”;而過度自負的人,會覺得自己在別人眼中就是一個完美的人。

所以,我們不能靠自己的主觀想象去評價自己,還要多參考別人的意見,聽聽周圍人的客觀意見。能夠客觀地看待自己,是非常重要的。

▼健身中心案例:分析“對方對我的看法”

“我”要分析自己在部長心目中的形象,并根據分析結果,確定策劃書的方向性。“我”會收集部長對我的知識、經驗、信用度、性格等方面的評價,通過分析找出自己的強項和弱項。

結果發現,“我”在部長心目中是個“點子王”,經常能想出非常優秀的創意。這是“我”的強項之一,所以“我”會在策劃書中盡量提出充滿創意的方案。另外,關于性格方面,部長認為“我”這個人只要喜歡做一件事,就會全神貫注地投入其中,并一定會堅持到底,所以他還是非常信任“我”的。鑒于此,在策劃案中,關于實施計劃,“我”沒有必要寫得太詳細,因為部長信任我在這方面的能力。

作為弱項,部長覺得“我”對數字不太敏感,也不善于用數字表達想法。所以,“我”在制作策劃書的時候一定要重視數字的作用,關于計劃、效果,都會用詳細的數字表現出來。

前面,根據對“傳達對象”的分析,“我”已經確定了策劃書的大方向:

·促銷的內容:只傳達大方針

·促銷的實施:因為是沒有先例的方案,所以為了防止失敗,應該分階段實施

·促銷的效果:用具體數字進行詳細預測

向總經理彰顯部長的業績

現在,再加上分析“對方對我的看法”,制作策劃書的方向性更加清晰了:

·積極想出新創意

·用嚴密、詳細的數字佐證新創意

·實施計劃只寫個概要即可

戰略顧問的工作現場

不同的人,對我們肯定有不同的看法。舉例來說,我在顧問行業工作了10多年的時間。那么,剛工作1年的同事,肯定認為我是一個經驗豐富的老手。但在工作20年以上的顧問專家看來,我只不過還在成長的道路上。另外,在我為客戶公司提供經營管理戰略咨詢服務的時候,客戶對我的看法又是什么樣的呢?首先,客戶不一定了解顧問工作,他們會認為我一直從事顧問工作,可能只懂經營管理戰略,而不了解他們的事業,所以會懷疑我的顧問工作是否具有針對性。總而言之,別人對我們的看法有積極的,也有消極的,真可謂多種多樣。所以,不管從事什么工作,我建議大家在制作PPT的時候,都要先分析一下傳達對象對我們的看法,在此基礎上確定PPT的方向就會更有針對性和說服力。

原則020步驟(4)確定“要傳達的內容”

用150字概括想要傳達的內容

在制作PPT之前,我們先要明確制作PPT的目的。為此,最后一個步驟是確定“要傳達的內容”。在這里,我建議大家用150字概括出自己想傳達的內容。在我們戰略顧問行業,有一個詞叫“電梯演示法”。因為客戶一般都很忙,時間非常寶貴,所以,作為戰略顧問,我們要擁有高度概括的技能。和客戶一起搭乘電梯的過程中,在出電梯之前,就應該把自己的想法向客戶表達清楚。制作PPT的時候,我們想傳達的內容,也要高度精簡和概括。另外,對傳達的內容進行高度概括,更有利于保持PPT的一貫性。在制作PPT的過程中,當我們對添加或刪除哪些內容感到迷惑時,再回歸當初概括的內容,就能找到初心,不會迷路了。

分兩步概括想要傳達的內容

通過PPT要傳達的內容,我們分兩個步驟進行總結概括。

(1)要包含課題、解決方案、效果、行動等要素

作為概括“要傳達的內容”的第一步,我們要意識到,概括的內容要包含課題、解決方案、效果、行動等要素。在此只對這幾個要素做簡要介紹,更詳細的解說將放在第4章。

課題:在實現目標的道路上形成障礙的因素

解決方案:解決課題的具體方法

效果:實施解決方案帶來的成果

行動:對方接受提案后,可能做出的行動

這里所講的“行動”,大家可以參考“步驟(2)確定‘希望對方采取的行動’”。

下面舉一個例子,假設有一個主題游樂園,最近回頭客的數量有下降趨勢,于是“我”作為銷售人員想針對老顧客實施打折優惠等促銷措施。在這個案例中,各種要素具體如下:

課題:回頭客減少

解決方案:針對老顧客實施打折優惠措施

效果:預計游客數量將增加一成

行動:希望管理者批準這個促銷方案

下面,我們就用一段文字來概括一下“要傳達的內容”。

本主題游樂園最近回頭客數量有下降趨勢。如果針對老顧客實施打折優惠措施,預計游客數量將增加一成左右。最后,希望領導批準這一促銷方案。

(2)根據“分析‘傳達對象’”和“分析‘對方對我的看法’”,在要傳達的內容中加入一些暗示性內容

通過這一步,可以得到一些隱性的結論。我們要把這些隱性的結論,以暗示性的語言,寫入“要傳達的內容”。在前面那個主題游樂園的案例中,通過“分析‘傳達對象’”,“我”發現對方實現銷售目標的愿望非常強烈。于是,“我”會在PPT中暗示對方:“如果實施我制訂的促銷方案,實現銷售目標的可能性就很大。”接下來,通過“分析‘對方對我的看法’”,“我”發現對方認為“我缺乏搞促銷活動的經驗,在這方面不太可靠”。鑒于此,“我”會在PPT中以謙虛的態度向他征求促銷工作的意見和建議。于是,在第一步的基礎上,“我”又加入了以下內容。

本主題游樂園最近回頭客數量有下降趨勢。如果針對老顧客實施打折優惠措施,預計游客數量將增加一成左右。這樣下去的結果將是本期銷售目標實現在望。另外,希望您從整體促銷工作的角度,給我的方案提出寶貴的意見和建議。最后,希望領導批準這一促銷方案。

像這樣,把分析的結果以暗示性的語言加入想要傳達的內容,就可能制作出打動對方的PPT。

▼健身中心案例:確定“要傳達的內容”

為了把“要傳達的內容”編寫到最完美的狀態,我們首先應該梳理一下課題、解決方案、效果、行動等要素。

課題:新增會員人數減少

解決方案:開設免費私人教練健身體驗課

效果:吸引顧客的效果好于其他促銷方法

行動:希望部長批準這一促銷方案

于是,“我”將“要傳達的內容”概括如下:

本健身中心最近出現新增會員減少的趨勢,調查發現,參與體驗的顧客減少是主要原因。開設免費私人教練健身體驗課,吸引顧客的效果好于其他促銷方法。希望部長批準實施這一促銷方案。

另外,根據“分析‘傳達對象’”和“分析‘對方對我的看法’”,“我”把分析結果總結如下:

〇步驟(1)分析“傳達對象”

·促銷的內容:只傳達大方針

·促銷的實施:因為是沒有先例的方案,所以為了防止失敗,應該分階段實施

·促銷的效果:

用具體數字進行詳細預測

向總經理彰顯部長的業績

〇步驟(3)分析“對方對我的看法”

·積極想出新創意

·用嚴密、詳細的數字佐證新創意

·實施計劃只寫個概要即可

綜合上述分析,“我”應該向部長傳達的內容有:促銷方案是開設免費私人教練健身體驗課;方案不用寫得太具體;要讓部長明白,這種沒有先例的促銷方案可以向總經理彰顯部長的工作能力。

另外,要用具體數字展示新促銷方案的效果,比如“該促銷方案比其他方法的效果好20%”。關于實施方法,可以分為“試驗性發放宣傳單”和分階段實施。

加入上述要素,對“要傳達的內容”就可以進行如下完善:

本健身中心最近出現新增會員減少的趨勢,調查發現,參與體驗的顧客減少是主要原因。開設免費私人教練健身體驗課,吸引顧客的效果要比其他促銷方法好20%,而且,這個全新的促銷方案可以向總經理彰顯部長的工作能力。不過,這是一種沒有先例的促銷手段,所以建議先進行小規模試驗性活動。希望部長批準實施試驗性促銷方案。

到這里,PPT中的“要傳達的內容”就已經敲定了。在下一章中,我將教朋友們如何把“要傳達的內容”落實到幻燈片的制作中去。

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