8.明確崗位說明書

項目經理完成項目分工以后，必須明確每個人的崗位職責。否則，一旦項目工作出現了問題，項目成員就會互相推卸責任，管理起來會很麻煩。

某IT公司的銷售部門，因業務量的增長需要招聘技術服務人員。人事部接到任務后，從以往的簡歷中挑了一個有工作經驗的人。幾天后，技術部門的主管跑到人事部，怒氣沖沖地說：“你們找的什么人，讓他幫忙跟進一個項目，他卻推卸責任。”人事部的人說：“人是你讓我們找的，誰讓你不明確說明他的工作職責？”

企業管理中容易出現的這些問題，在項目管理的過程中也會出現。由于沒有明確規定項目成員的具體工作和責任，一些項目成員就有理由給自己的工作失誤尋找理由。可見，明確崗位職責對明確員工的責任十分重要。

而要明確崗位職責，通過制度化的措施加以保障才是關鍵。這就要求我們使用崗位說明書。通過崗位說明書，明確項目成員應該做些什么、應該怎么做和在什么樣的情況下履行職責。這樣，項目成員就可以準確界定自己的工作內容和范圍，避免了越權或是職責不清的情況。

另外，崗位說明書還有一項功能，那就是防止項目成員的越權現象。越俎代庖會侵犯他人的利益，影響團隊的穩定，雖然很多人的越權行為并不是故意搶別人的“飯碗”，比如下面這個例子。

有一次，一家雜志社為美籍華裔作家劉墉做了一次專訪，在出刊后送了他一本雜志。劉墉看了雜志以后很滿意，他覺得上面的文章寫得很好，而且圖片和排版也很講究，就想送一本給朋友，自己再帶一本拿回紐約。

當劉墉打電話給主編想再要兩本雜志時，主編正好不在。于是，劉墉就將打電話的緣由告訴了接電話的小姐。對方聽了后，很爽快地說：“這個沒問題！您派個人過來取就好啦！”劉墉很高興，馬上派人去拿。

過了一會兒，主編的電話就打過來了。她說：“很抱歉，您來電話時我不在。雜志您收到了吧？我又特地多送了兩本給您，一共是4本。”她停頓了一下，接著說，“可是，對不起，我想知道，是我們公司哪位小姐說您可以立刻派人過來拿的？”

劉墉愣了一下，問：“怎么了，有問題嗎？”主編說：“沒問題，您要10本都沒問題。我只是在對員工的工作進行考核。”劉墉并沒有告訴她是誰，但是后來聽說，主編還是查出來了，并對她做了處分。

雖然是好心，但員工的行為嚴重侵犯了他人的權利，是典型的越權行為。

“越位”是站到了不該站的“位置”上，承擔了別人應該承擔的責任。越位往往會給團隊成員之間帶來矛盾，造成相互之間的隔閡和猜疑，而崗位說明書就是抑制這種行為的一個方法。

不過，制定有效的崗位說明書也是有講究的。項目經理首先需要通過工作分析，進行標準崗位職責的設計。工作分析的內容很多，主要包括工作的任務、職責、權限，以及員工的任職資格等內容。

完成工作分析之后，應就其內容設計《崗位說明書》，使工作責任固定化和標準化。在設計崗位說明書，明確工作職責的過程中，要注意以下5個關鍵指標的設計。

（1）責任人。根據工作的需求設置崗位，明確崗位負責人的權責，確保職責的清晰。保證團隊成員事事有人做、人人有事做。同時，能夠在追究責任時，迅速找到相關負責人。

（2）工作內容。對工作內容的透徹了解，是衡量是否明確工作責任的指標之一。工作內容包括員工在日常工作中的主要工作事宜和相應崗位所應承擔的主要責任。

（3）工作方法。明確工作方法，是明確責任的一個重要方面。擁有正確的方法會使工作產生事半功倍的效果。

（4）工作標準。制定明晰的工作標準，就是對任務成果的時間、數目、質量方面有所控制與限定，針對員工責任制定量化標準。

（5）考核細則。明晰相應的考核細則是責任清晰的重要指標。考核細則的制定，可以確保責任的清晰與到位，不僅是對員工日常工作責任的要求，更是管理者對員工進行監督與考核的依據。

有了崗位說明書，項目成員就可以一目了然地了解自己的工作職責和權限，并督促自己做應該做的事情，完成應該去完成的任務。同樣，項目經理也可以通過崗位說明書實現追溯管理。一旦項目工作的某個環節出現了差錯，項目經理就可以通過崗位說明書，快速地找到責任人，這就讓項目管理工作輕松、便捷了許多。