1.3 工作簿與工作表

Excel 工作簿包含多種格式類型，保存一個新建的工作簿時，可以在【另存為】對話框中的【保存類型】下拉菜單中選擇所需要保存的格式，如圖1-18所示。

默認情況下，Excel 2010保存的文件類型為Excel工作簿（*.xlsx），除此之外，Excel還可以根據用戶的需要被創建、保存為不同類型的文件。常用的Excel文件類型包括以下幾種。

（1）啟用宏的工作簿（.xlsm）

該類型文件用于存儲包含VBA宏代碼或Excel 4.0宏表的工作簿。

（2）模板文件（.xltx或.xltm）

模板是用來創建具有相同特征的工作簿或者工作表的模型。用戶通過模板文件，能夠讓創建的工作簿或工作表具有自定義的顏色、文字樣式、表格樣式及顯示設置等。模板文件的擴展名為“.xltx”。如果用戶需要將VBA宏代碼或Excel 4.0宏表存儲在模板中，則需要保存為啟用宏的模板文件類型，其擴展名為“.xltm”。

（3）加載宏文件（.xlam）

加載宏是一些包含了Excel擴展功能的程序，既包含Excel自帶的分析工具庫、規劃求解等，也包含用戶創建的自定義函數等程序。加載宏文件就是包含了這些程序的文件。通過移植加載宏文件，用戶可以在不同的計算機上使用加載宏程序。

（4）工作區文件（.xlw）

在用 Excel 處理較為復雜的工作時，往往會同時打開多個工作簿文件，可以通過保存工作區的功能來實現下一次繼續該工作時再次打開之前的這些工作簿。能夠保存用戶當前打開工作簿狀態的文件就是工作區文件（.xlw）。

（5）網頁文件（.mht或.htm）

Excel可以從網頁中獲取數據，也可以將包含數據的表格保存為網頁格式的發布。Excel保存的網頁文件分為單個文件的網頁（.mht）和普通的網頁（.htm），這些由Excel創建的網頁與普通的網頁并不完全相同，其中包含了很多與Excel格式相關的信息。

用戶除了能通過擴展名識別這些不同類型的文件之外，還可以根據文件圖標對其進行區別，如圖1-19所示。

1.3.1 創建工作簿

使用以下幾種方法可以創建一個新的工作簿。

方法1 在Excel工作窗口中創建

如果從桌面快捷方式啟動Excel，Excel就會自動創建一個名為“工作簿1”的空白工作簿。如果重復啟動Excel，工作簿名稱中的編號會依次增加。

也可以在已經打開的Excel窗口中，依次單擊【文件】→【新建】，在可用模板列表中選擇【空白工作簿】，單擊右側的【創建】按鈕創建一個新工作簿，如圖1-20所示。

在已經打開的Excel窗口中，按<Ctrl+N>組合鍵，也可以快速創建一個新工作簿。

用以上方法創建的工作簿，在用戶沒有保存之前只存在于內存中，沒有實體文件存在。

方法2 在系統中創建工作簿文件

在Windows桌面或文件夾窗口的空白處單擊鼠標右鍵，在彈出的快捷菜單中單擊【新建】→【Microsoft Excel工作表】，可在當前位置創建一個新的Excel工作簿文件，且該文件處于重命名狀態，如圖1-21所示。

使用該命令創建的新Excel工作簿是一個存在于系統磁盤內的實體文件。

1.3.2 保存工作簿

用戶新建的工作簿或重新編輯過的工作簿文件，要經過保存才能將其存儲到磁盤空間里，用于以后的編輯和讀取。在使用 Excel 的過程中，用戶必須要養成良好的文件保存習慣，經常性的保存可以避免系統崩潰或突然斷電造成的損失。對新建的工作簿，用戶一定要先保存，然后再進行數據編輯錄入。

保存工作簿的方法有以下幾種。

（1）單擊快速訪問工具欄中的【保存】按鈕。

（2）依次單擊功能區中的【文件】→【保存】按鈕或【另存為】按鈕。

（3）按<Ctrl+S>組合鍵，或按<Shift+F12>組合鍵。

當工作簿被編輯修改，未經保存就被關閉時，Excel 會彈出提示信息，詢問用戶是否進行保存。單擊【保存】按鈕可以保存對該工作簿的更改，如圖1-22所示。

對新建工作簿進行第一次保存時，系統會彈出【另存為】對話框，用戶在該對話框左側的列表框中可以選擇文件存放的路徑。然后在【文件名】文本框中為工作簿命名，在【保存類型】下拉框中選擇文件保存的類型，最后單擊【保存】按鈕，如圖1-23所示。

提示

【保存】和【另存為】命令的名稱和作用接近，但在實際使用時還是有一定的區別。

對新建工作簿的首次保存，【保存】和【另存為】命令的作用完全相同。對之前已經保存過的現有工作簿，再次執行保存操作時，執行【保存】命令會直接將編輯修改后的內容保存到當前工作簿中，工作簿的文件名和保存路徑都不會有任何變化；執行【另存為】命令則會打開【另存為】對話框，允許用戶對文件名和保存路徑重新進行設置，得到當前工作簿的副本。

1.3.3 打開現有工作簿

打開現有工作簿的方法如下。

（1）雙擊Excel工作簿文件的圖標。

（2）在已打開的 Excel 工作簿中依次單擊【文件】→【打開】命令，或按<Ctrl+O>組合鍵，彈出【打開】對話框。選擇文件的存放路徑，找到要打開的工作簿文件，選中文件后單擊【打開】按鈕，如圖1-24所示。

1.3.4 關閉工作簿

用戶結束工作后，可以通過以下幾種方法關閉Excel工作簿，以釋放計算機內存。

（1）依次單擊【文件】→【關閉】命令。

（2）在鍵盤上按<Ctrl+W>組合鍵。

（3）單擊工作簿窗口右上角的【關閉】按鈕。

1.3.5 創建工作表

工作表是工作簿的必要組成部分，一個工作簿可以包含一個或多個工作表。工作表的創建方法通常情況下分為兩種：一種是隨著工作簿的創建而一同創建；另一種是在現有工作簿中創建新的工作表。

默認情況下，Excel 在創建工作簿時，會自動包含名為“Sheet1”“Sheet2”“Sheet3”的工作表。

在工作簿中創建新工作表的方法有以下幾種。

方法1 單擊【開始】選項卡，依次單擊【插入】→【插入工作表】命令，如圖1-25所示。這樣可以在當前工作表左側插入新工作表。

方法 2 選中工作表標簽，單擊鼠標右鍵，在彈出的快捷菜單中選擇【插入】命令，在彈出的【插入】對話框中選中【工作表】，單擊【確定】按鈕，如圖1-26所示。

方法 3 單擊工作表標簽右側的【插入工作表】按鈕，在工作表的最后插入新工作表，如圖1-27所示。

方法4 在鍵盤上按<Shift+F11>組合鍵，可以在當前工作表左側插入新工作表。

新創建的工作表，會依照現有工作表的數目自動編號命名。

1.3.6 重命名工作表

Excel工作表的名稱默認使用“Sheet+序號”形式，在實際工作中，為了便于數據的管理維護，多數情況下需要重命名為能夠概括該工作表內容的工作表名稱，如“工資表”“銷售費用表”“客戶信息表”等。通常使用以下兩種方法對工作表重命名。

方法1 用鼠標右鍵單擊工作表標簽，在彈出的快捷菜單中單擊【重命名】命令。

方法2 雙擊工作表標簽，直接輸入新工作表名稱。

1.3.7 移動或復制工作表

用戶可以根據需要在當前工作簿中調整各個工作表的位置，也可以在當前工作簿或新建工作簿中創建工作表的副本。

常用方法是在當前工作表標簽上單擊鼠標右鍵，在彈出的快捷菜單中單擊【移動或復制】命令，彈出【移動或復制工作表】對話框。在【工作簿】下拉列表中選擇目標工作簿（默認為當前工作簿），也可以選擇已經打開的其他工作簿或是新建工作簿。

在【工作表】列表框中，顯示了指定工作簿中包含的所有工作表名稱，單擊工作表名稱，選擇移動或復制工作表的目標排列位置。

如果勾選【建立副本】復選框，則將建立一個與原工作表內容、格式、頁面設置等完全一致的工作表，該工作表會自動重命名。單擊【確定】按鈕，完成移動或復制工作表的操作，如圖1-28所示。

用戶也可以直接拖動工作表標簽，快速移動或復制工作表。

用戶將鼠標指針移動到需要移動的工作表標簽上，單擊鼠標左鍵，此時將顯示文檔的圖標，拖動鼠標將工作表移動到其他位置。

如圖1-29所示，拖動Sheet2工作表標簽至Sheet1工作表標簽上方時，Sheet1工作表標簽前會出現黑色三角箭頭，表示工作表的移動插入位置，此時松開鼠標左鍵，即可把Sheet2工作表移動到Sheet1工作表之前。

如果在按住鼠標左鍵的同時再按下<Ctrl>鍵，則執行復制操作，鼠標指針下的文檔圖標上會增加一個“+”號，表示當前操作方式為復制，松開鼠標左鍵時，即可生成一個當前工作表的副本。該副本名稱中會自動生成序號。

1.3.8 刪除工作表

使用以下兩種方法，可以將工作表刪除。

方法1 單擊【開始】選項卡，依次單擊【刪除】→【刪除工作表】命令，如圖1-30所示，即可刪除當前工作表。

方法 2 將鼠標指針移至工作表標簽，單擊鼠標右鍵，在彈出的快捷菜單中單擊【刪除】命令，可刪除選定的工作表，如圖1-31所示。

工作簿中至少要包含一個可視工作表。當工作簿中只剩下一個工作表時，將無法刪除該工作表。

提示

【刪除工作表】命令不能撤銷，如果用戶不慎刪除了工作表，可以馬上關閉工作簿，此時將彈出“是否保存對工作簿的更改？”對話框，選擇【不保存】，然后重新打開工作簿。

1.3.9 顯示和隱藏工作表

對一些比較重要的數據，用戶可以使用工作表的隱藏功能加以隱藏。將鼠標移至指針工作表標簽，單擊鼠標右鍵，在彈出的快捷菜單中選擇【隱藏】命令，如圖1-32所示。

一個工作簿內的工作表不能全部隱藏，要至少保留一個可見工作表。如果用戶需要顯示隱藏的工作表，通常使用以下方法。

選擇工作表標簽，單擊鼠標右鍵，在彈出的快捷菜單中選擇【取消隱藏】命令，在彈出的【取消隱藏】對話框中，選擇要取消隱藏的工作表，單擊【確定】按鈕，如圖1-33所示。

如果有多個隱藏的工作表，每次只能取消一個工作表的隱藏狀態。