- 如何開會不添堵:消除拖延、誤解與對抗
- (日)榊卷亮
- 1547字
- 2020-06-16 18:23:52
回顧
當天晚上,葵跟享用著餐后啤酒的爸爸報告了今天的成果。
“雖說我很不想承認,但這種方法還真是有效果呢,爸你真行。”
“是嗎,效果如何?”
不知是啤酒好喝,還是聽了葵的話開心,爸爸的臉上笑開了花,又拿出了之前的筆記本。
“科長、主任還有前輩他們在理解‘該做的事情’這一點上有點錯位,直到我在最后確認完決定好的事情和該做的事情之后,大家才發現在理解上出了問題,我們還討論了一下這一點呢。要是沒確認的話,之后大家肯定會爭起來,說‘為什么沒做啊’‘我沒覺得這是我的活兒呀’之類的。”
“觀察得很好。還有嗎?”
“做出的決定一般都會分散在會議開頭和會議期間,時間一過難免會不小心忘記,只要最后再確認一下就不會漏掉了。”
“原來如此。大概就是這樣的吧?”
爸爸說著在之前的筆記上加了幾筆。
爸爸的筆記

“的確是這樣,明明只是進行了簡單的確認,卻感覺心里一下子暢快了許多,有種‘終于確定了’的感覺。一句‘可以確認一下嗎’,簡直就像改變會議的魔法一樣!”
“嗯、嗯。幸好用了我的方法,對吧?對進行確認這件事還感到抵觸嗎?”
爸爸放下筆,再次拿起啤酒杯。
就在葵的爸爸拿起啤酒杯的一瞬間,玻璃杯從他的手里滑落了。
“啊!完蛋了!孩子他媽!”
桌子都被啤酒弄濕了。
“來啦、來啦。”
葵的媽媽跟什么事情都沒發生似的,用毛巾擦著桌子。葵看著媽媽,嘆了口氣。葵的爸爸在工作領域是個出類拔萃的人,但在日常生活上就完全相反了。他不僅經常打翻啤酒和咖啡,還總弄丟錢包和鑰匙。在家里說過什么話馬上就拋在腦后,總是反復去問同一件事,還會忘掉計劃……每次都是葵的媽媽來收拾爛攤子。
“來,新倒的啤酒。這次可別再灑在筆記本上了哦。”
這么多年,葵的媽媽也都習慣了。從女兒的角度來看,媽媽真的很了不起。要是沒有媽媽,爸爸這個人該怎么辦呢?
“爸,你也多少注意一點,喝東西就不能不灑嗎?跟小孩子似的。”
“沒辦法啊,我也留心來著。”
“真是的!”
“話說回來,你還注意到了什么?”
“還有呀,一開始開口發言,真的、真的需要勇氣!而且,幸田前輩還抱怨我來著,要是沒有片澤前輩幫我的話,我早就暈過去了。感覺壽命都縮短了!不過,沒想到說出來居然也沒什么,因為我并不是發表意見,只是進行確認而已。”
“嗯。新人在會議上發表意見或是陳述自己的想法的確比較困難。要是被人說‘你又沒有經驗’‘你又不熟悉實際情況’也沒辦法還嘴。不過,如果只是進行‘確認’的話,就一下子把難度降下來了。”
“確實如此。就算我這樣的職場新人也能發言了。”
葵望著窗外的天空,好像在回想似的。
“進行確認是件小事,但是很重要。你只是確認了一下,大家就都明白了這次會議到底決定了什么,不是嗎?這就是引導。不一定非得以會議主持者的身份來控制局面。你爸我有個外號,叫‘隱形引導師’。”
“果然跟我知道的引導有點不一樣啊。”
葵還是頭一次聽說“隱形引導師”這個詞。她原來一直以為,引導師是站在大家前面、十分引人注目的焦點角色,好像也的確有人這樣告訴過她。
“日本自古以來就有種風俗,年長者負責把大家聚在一起,控制整個局面。我們還有尊敬年長者的文化。直到現在有很多公司也仍然保留著這種風氣,所以大家才會對新手控制局面、發表意見的現象存在抵觸心理。不過如果換成我教你的這種方法,大家就比較容易接受了吧?”
爸爸停頓了一下,又說自己還有一個建議。
“把決定好的事情和該做的事情都確認完了,你還可以在開完會以后,給所有參加會議的成員發個郵件,把確認好的結果發給他們。這樣一來不僅可以起到備忘錄的作用,還能幫助他們去執行該干的事情。他們肯定也會覺得你是個細心的人。”
爸爸的話還是這么強硬有力。要是不把啤酒弄灑了,他的話應該更有說服力一些。放在平時,葵肯定會拒絕聽從爸爸的說教,但是現在,葵卻從爸爸的建議中感受到了一點引導會議的可能性,于是就默默地點了點頭。