6．防錯技術在流程設計中的應用

●背景

防錯技術是指通過對工作中易發生錯誤的關鍵環節進行識別與匯總，進而有針對性地采用制動作用、報警、標識等手段，以減少失誤發生的一種規則體系或方法，其目的是減少錯誤發生，提高工作效率。

防錯技術在工業生產崗位中得到了廣泛的應用，極大地提高了生產效率，減少了生產事故的發生。目前，在管理崗位中防錯技術尚沒有完全應用，仍處于缺位狀態。在公司流程文件設計過程中，如何將防錯技術應用于審核流程文件，提高各部門流程專員審核文件的質量與效率，便成為我們需要思考的一個問題。

●現狀與核心問題

關于流程文件及流程圖的編寫規范，公司總部針對各部門流程專員曾開展了一系列培訓賦能，旨在提高各部門流程專員的流程文件審核能力。但實際流程文件編制中，各部門反饋回來的文件仍存在一些重要信息遺漏、不規范及低級錯誤等，導致文件來回反復修改，增加了流程管理部門與各部門流程專員溝通的成本。

●優化思路與方案

（1）優化思路

將防錯技術應用到流程文件編制與審核過程中，通過流程文件Checklist（檢查清單）的“傻瓜”式設計，讓各部門流程專員“一看就懂，一學就會”，其主要運用了精益求精思想與持續改進理念。

精益思想：可視化、標準化、消除浪費；

持續改進：“出錯保護”的思想、減少返工現象。

（2）優化方案

根據公司對流程文件的規范性要求，及各部門流程專員在文件審核中反復發生的易出錯點，公司總部流程管理部門設計了流程文件審核Checklist供各部門流程專員使用。后續各部門在提交流程文件時，首先逐條比對Checklist，檢查文件是否符合規范性要求，這樣就可以節省大量溝通成本。表2-2為案例。

●優化效果

（1）提高效率：通過流程文件Checklist的建立，極大減少了各部門來回反復修改的溝通成本，流程文件規范性錯誤率降至0。

（2）減少犯錯概率：Checklist從防呆角度減少了流程專員犯錯的機會。

（3）流程文件審核能力的迅速提升：該方法起到了承上啟下的作用，使各級流程專員盡快提高工作質量，促進了流程專員的快速成長。

對其他企業的啟發點/亮點：

（1）通過借鑒其他崗位中的思想，解決流程工作中遇到的難題，提高了文件審核的效率與質量。

（2）Checklist不僅可以應用在流程文件審核中，同樣可以應用在新員工培養、系統開發上線等各崗位中，具有廣泛的推廣和應用價值。最后，推薦阿圖·葛文德的《清單革命》一書。