2.2 匯報(bào)工作和下達(dá)指示

2.2.1 向上級(jí)匯報(bào)工作

行政管理人員向上級(jí)匯報(bào)工作時(shí)應(yīng)注意下列幾點(diǎn)。

（1）遵守時(shí)間，不可失約。行政管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守約定的時(shí)間，不要過早抵達(dá)上級(jí)的辦公室，以免上級(jí)尚未做好準(zhǔn)備；也不要遲到，以免上級(jí)等候過久。

（2）輕輕敲門，經(jīng)允許后才能進(jìn)入。行政管理人員不可直接進(jìn)入上級(jí)的辦公室，即使門開著，也要用適當(dāng)?shù)姆绞礁嬖V上級(jí)有人來了，以便上級(jí)及時(shí)調(diào)整狀態(tài)。

（3）匯報(bào)工作時(shí)，要注意儀表、姿態(tài)，站有站相，坐有坐相，文雅大方，彬彬有禮。

（4）匯報(bào)工作時(shí)，要實(shí)事求是，吐字清晰，語(yǔ)調(diào)、聲音大小恰當(dāng)。有喜報(bào)喜，有憂報(bào)憂，語(yǔ)言精練，條理清楚，不可歪曲或隱瞞事實(shí)。

（5）匯報(bào)結(jié)束后，上級(jí)如果談興猶在，不可表現(xiàn)出不耐煩，應(yīng)等上級(jí)表示想結(jié)束談話時(shí)才可離開。

（6）離開時(shí)，要整理好自己的匯報(bào)材料、衣著以及茶具和座椅，當(dāng)上級(jí)起身送別時(shí)，要主動(dòng)對(duì)其說“謝謝”或“請(qǐng)留步”。

2.2.2 聽取下級(jí)匯報(bào)工作

行政管理人員在聽取下級(jí)匯報(bào)工作時(shí)要注意下列幾點(diǎn)。

（1）應(yīng)守時(shí)。如果已約定時(shí)間，應(yīng)準(zhǔn)時(shí)或提前等候，并列出談話要點(diǎn)，做好準(zhǔn)備工作。

（2）應(yīng)及時(shí)請(qǐng)匯報(bào)者進(jìn)門入座。不可居高臨下，盛氣凌人，擺領(lǐng)導(dǎo)架子。

（3）要善于傾聽。當(dāng)下級(jí)匯報(bào)工作時(shí)，可與其進(jìn)行眼神交流，并配以點(diǎn)頭等動(dòng)作，表示自己正在認(rèn)真傾聽對(duì)方說話。

（4）對(duì)下級(jí)沒有表達(dá)清楚的地方要及時(shí)提出疑問，要求其重復(fù)、解釋，但要注意切勿打消其匯報(bào)工作的積極性。不要隨意批評(píng)、做決斷，要先思而后行。

（5）聽取下級(jí)匯報(bào)工作時(shí)，不要頻繁地看表或打哈欠。要求下級(jí)結(jié)束工作匯報(bào)時(shí)，可以通過恰當(dāng)?shù)膭?dòng)作或委婉的語(yǔ)氣告訴對(duì)方，不能粗暴打斷。

（6）當(dāng)下級(jí)要離開時(shí)，應(yīng)起身相送。對(duì)于平時(shí)工作聯(lián)系較少的下級(jí)，還應(yīng)將其送至門口，并親切道別。

2.2.3 向下級(jí)下達(dá)指示

行政管理人員經(jīng)常需要對(duì)下級(jí)下達(dá)指示，有些行政管理人員對(duì)下達(dá)指示不以為然，認(rèn)為下達(dá)指示就是下命令。行政管理人員應(yīng)考慮一下自己是否曾如此下達(dá)指示：

“辦公室整理完畢要檢查一下！”

“小心檢查還有哪些員工超領(lǐng)了辦公用品，要是有，統(tǒng)統(tǒng)給我列出來！”

“凡是有異常的設(shè)備，都要維修！”

如果你經(jīng)常這樣下達(dá)指示的話，請(qǐng)你站在執(zhí)行者的立場(chǎng)想一想，收到這樣的指示，你真的會(huì)按照指示去執(zhí)行嗎？執(zhí)行真的能達(dá)到要求嗎？肯定不會(huì)，為什么呢？因?yàn)槟氵€沒有“聽懂”指示的真正含義。這些指示并沒有講清楚到底要檢查什么內(nèi)容。如果是新員工，接到這樣的指示，恐怕更是一頭霧水，無從下手。

在下達(dá)指示時(shí)，行政管理人員要注意以下幾個(gè)問題。

（1）行政管理人員可通過口頭談話、電話通知、微信通知、書面通知、托人傳遞等方式下達(dá)指示，但若能當(dāng)面談話，就不要打電話；能打電話的，就不要微信通知；能微信通知的，就不要書面通知（規(guī)定文書除外）；能書面通知的，就不要托人傳遞。

此外，還應(yīng)注意：在要求下級(jí)完成高難度項(xiàng)目時(shí)，要明確獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制和處罰機(jī)制，這樣下級(jí)才會(huì)有努力完成工作的動(dòng)力。

（2）在下達(dá)指示之前，行政管理人員可以先詢問下級(jí)一些相關(guān)的小問題，通過下級(jí)的回答，了解其對(duì)所談話題是否理解并感興趣，之后再把自己的真實(shí)意圖表達(dá)出來。

（3）行政管理人員應(yīng)對(duì)下級(jí)說明下達(dá)指示的原因，要確保自己是在充分理解指示的基礎(chǔ)上下達(dá)指示的，不要做一個(gè)傳話筒：“這是上面的指示，我也不知道為什么，你照辦吧！”這樣一來，下級(jí)的第一反應(yīng)就是：“你都不知道，叫我怎么做？”

（4）已發(fā)出的指示、命令，有時(shí)不得已要重新更正，而且常常要頻繁更改，此時(shí)行政管理人員應(yīng)加以說明；否則，極易使下級(jí)產(chǎn)生不滿情緒：“天天改，說話一點(diǎn)都不算數(shù)！”

（5）盡量當(dāng)面下達(dá)指示、命令，必要的時(shí)候要進(jìn)行示范和演練，在下達(dá)完指示后一定要讓下級(jí)當(dāng)面將指示、命令復(fù)述一遍，這樣才能確認(rèn)下級(jí)是否真正聽清楚了、理解了，同時(shí)也可以知道自己是否表達(dá)清楚了。

此外，行政管理人員最好能將自己下達(dá)的指示、命令記在工作日記本上，同時(shí)要求下級(jí)將自己收到的指示、命令也記在工作日記本上。這樣做便于下級(jí)記住和傳達(dá)指示，也便于行政管理人員檢查與監(jiān)督指示的執(zhí)行情況。