第三節　黨政機關公文的格式及其標準

公文格式就是公文的外在表現形式，包括公文的各要素項目在文中的編排，也包括公文用紙、排版、字號、印刷和裝訂等方面的要求。2012年6月，國家質量監督檢驗檢疫總局和國家標準化管理委員會（職責現整合組建和劃入國家市場監督管理總局）正式發布了《黨政機關公文格式》（GB/T9704—2012），將我國的黨政機關公文格式納入國家標準體系。下面即以《條例》和《黨政機關公文格式》為依據，對公文的格式要素組成和編排要求加以介紹。

公文的各要素劃分為眉首、主體、版記三部分。置于公文首頁紅色分隔線以上的各要素統稱眉首；置于公文首頁紅色分隔線（不含）以下至末頁首條分隔線（不含）以上為主體；置于末頁首條分隔線以下的各要素統稱版記。

一、眉首部分

眉首又稱文頭、版頭，位于文件首頁上方，約占首頁版面的1/3。包括公文份數序號、秘密等級和保密期限、緊急程度、發文機關標識、發文字號、簽發人六要素。

（一）公文份數序號

公文份數序號是公文印制份數的順序編號。序號一般用阿拉伯數碼標識于公文版心的左上角第1行。“絕密”“機密”公文應當標明份數序號。標識份數序號有利于公文的登記、分發和掌握其走向，便于更好地管理密級較高的公文。

（二）秘密等級和保密期限

涉及國家秘密的公文應當標明密級和保密期限。密級分“絕密”“機密”“秘密”三級。秘密等級頂格標識在版心左上角第2行，秘密等級和保密期限用“★”隔開。

（三）緊急程度

根據公文送達和辦理的緊急程度，公文可分為“特急”和“加急”兩種，緊急電報有“特提”“特急”“加急”“平急”四種。緊急程度一般頂格標識在版心左上角。如需同時標識份號、秘密等級與緊急程度，秘密等級頂格標識在版心左上角第2行，緊急程度頂格標識在版心左上角第3行。

（四）發文機關標識

發文機關標識由發文機關名稱或規范化簡稱后加“文件”組成，如“國務院文件”“江西省人民政府文件”“江西財經大學文件”等，用套紅大字居中印在公文首頁上部，故公文俗稱“紅頭文件”。對一些特定的公文（如函）可只標識發文機關全稱或規范化簡稱。聯合行文時應將主辦機關名稱排前，其他機關依次在下方整齊對應排列。“文件”二字置于發文機關名稱右側，上下居中排布，也可以單獨用主辦機關名稱。

（五）發文字號

發文字號由發文機關代字、年份、發文順序號組成，簡稱文號。如“國辦發〔2018〕5號”。其中年份、順序號用阿拉伯數碼標識；年份應標全稱，用六角括號“〔〕”括入；序號不編虛位，不加“第”字。

發文字號一般在發文機關標識下居中排布。在機關代字之后，可加上一個“發”或者“文”“函”等字。命令只有順序號，沒有機關代字和年份，如“中華人民共和國主席令第68號”，其發文時間在落款中反映。

一份公文只有一個發文字號。幾個機關聯合發文，只標注主辦機關的發文字號。

（六）簽發人

上報的公文需標識簽發人或會簽人的姓名，平行排列于發文字號右側。以本機關名義制發的上行文，由主要負責人或主持工作的負責人簽發。如果有多個簽發人，主辦單位簽發人姓名置于第1行，其他簽發人姓名從第2行起在主辦單位簽發人姓名之下按發文機關順序依次排列。

二、主體部分

公文主體是公文首頁紅色分隔線以下至末頁首條分隔線以上的部分，通常由公文標題、主送機關、公文正文、附件說明、附件、成文時間、公文生效標識和附注等要素構成。

（一）公文標題

公文標題是對公文主要內容的概括及文種的標示，一般由發文機關名稱、發文事由和公文種類三個基本要素組成。事由的概括要準確、簡明。文種選擇要恰當。公文標題中除法規、規章名稱加書名號外，一般不用標點符號。如：《國務院關于東北地區振興規劃的批復》，“國務院”是發文機關名稱，“東北地區振興規劃”是事由，“批復”是公文種類。發文事由前習慣加上介詞“關于”。

根據文種特點和具體情況，也可省略其中一兩個要素。如：《關于加強工程咨詢管理工作的通知》，是由發文事由和文種組成，省略了發文機關。如《國家稅務總局公告》《中華人民共和國主席令》由發文機關和文種組成，省略了事由。

（二）主送機關

主送機關是指公文的主要受理機關，負責辦理或答復公文中的事項。置于標題之下正文之上，頂格書寫，類似普通信件的抬頭。上行文只能有一個主送機關。下行文如主送機關較多的，可采用概括性的統稱。如：“各省、自治區、直轄市人民政府，國務院各部委、各直屬機構。”凡直達公眾的公布性及法規性公文，如公告、命令（令）、通告等，一般不標明主送機關。

（三）公文正文

正文是公文的核心部分。比較復雜的公文的正文都有開頭、主體和結尾三部分。

1．開頭

常見的開頭方式有以下幾種。

（1）目的式。常使用“為了……”或“為……”等詞語寫明發文的目的。如《國務院關于開展第一次全國經濟普查的通知》的開頭:

為適應經濟和社會發展需要，并與國家編制五年計劃更好銜接，推進國民經濟核算與統計調查體系的綜合配套改革……

（2）根據式。開頭先寫明行文所依據的方針、政策、法規或事項，以增強公文的權威性和說服力，常用介詞“根據”“遵照”“按照”“依照”領起。如《財政部關于完善省以下財政部管理體制有關問題的意見》的開頭:

根據《國務院關于印發所得稅收入分享改革方案的通知》要求，各省、自治區、直轄市和計劃單列市人民政府要結合所得稅收入分享改革，完善所屬市、縣的財政管理體制……

（3）緣由式。通過介紹情況、提出問題或明確意義，使受文者了解行文的緣由。如《教育部關于進一步加強高等學校學生公寓管理的若干意見》的開頭:

近兩年來，隨著高等學校后勤社會化改革的迅速推進，各高等學校對原有的校內學生公寓采用了新的管理模式；各地、各高等學校積極利用社會資金，通過各種渠道，運用社會化的辦法，在校外建設了一批由一所或幾所高等學校共同使用的學生公寓。較大地改善了學生的生活和學習條件，受到了高等學校師生的普遍歡迎。但在對學生公寓的管理方面，逐漸暴露出一些新的矛盾和問題，必須引起高度重視，認真加以解決。

（4）轉發式。各級機關批轉下級公文或轉發公文，已經形成相對固定的格式。

前者如《國務院批轉財政部關于完善省以下財政管理體制有關問題的意見的通知》的開頭:

國務院同意財政部《關于完善省以下財政管理體制有關問題的意見》，現轉發給你們，請認真貫徹執行。

后者如以下格式:

現將《××局關于……的通知》轉發給你們，請認真貫徹執行。

（5）直陳式。公文開篇不陳述任何理由，也不交代背景，而是直截了當地把事項寫出來。如《國務院關于修改?中華人民共和國專利法實施細則?的決定》的開頭:

國務院決定對《中華人民共和國專利法實施細則》作如下修改……

以上五種開頭方式是公文的基本開頭方式。其他開頭方式均可從這五種基本方式中演化出來或歸入這五種方式。

2．主體

主體是正文的核心，是表達公文基本內容的部分。內容充實、中心突出、表意明確、條理清楚是對所有主體部分的寫作要求。

3．結尾

常見的結尾有以下幾種。

（1）說明式。對有關事項作進一步交代，以利于執行。如“本通告自公布之日起生效”“凡與本指示的規定不一致的，今后以本指示規定為準”等。

（2）祈請式。在報告、請示等上行文中，常用“妥否，請批復”“以上意見，如無不妥，請批轉各地貫徹執行”等祈請語結束。

（3）期望式。在下行文結尾中常提出要求和希望，敦促受文者及時辦理，如“以上各點，望遵照辦理”“以上規定，望遵照執行”等。還有一些結尾，文字略長，常用“為……作出貢獻”“為實現……而奮斗”等號召性詞語結尾，也屬于期望式結尾一類。

行文簡潔，收束有力，是對所有公文正文結尾的要求，也有一些公文自然收束，不加結尾。

（四）附件說明

附件說明是指公文附件的順序號和名稱。如有附件，“附件”兩字在主件正文下空1行左空2字標識。公文只有一個附件，只需標注其名稱，不標序號。如有兩個或兩個以上的附件，則應使用阿拉伯數碼標明序號（如“附件:1．×××××”）。附件名稱后不加標點符號。

（五）附件

附在主件之后，對主件起補充、說明作用的文字或材料叫作附件。它主要包括隨文轉發或報送的文件，隨文頒發的規章、制度、報表、名單等。公文列入了附件，則附件與公文具有同等的效力。

公文如有附件應當另面編排，并在版記之前，與公文正文一起裝訂。

（六）成文時間

成文時間，一般來說也是公文的生效時間，原則上應以簽發人簽發的日期為準，聯合行文以最后簽發人的簽發日期為準，電報以發出日期為準，會議通過的文件以會議通過的日期為準。成文時間大多數寫在公文正文右下角，用阿拉伯數字表達；決定、通告、紀要等公文則寫在公文標題之下，用括號標注。

（七）公文生效標識

公文生效標識是公文生效的憑證，具體表現為加蓋印章。單一機關制發的公文在落款處不署發文機關名稱，只標識成文時間，并在成文時間右空4字居中，端正地加蓋發文機關印章。聯合行文需加蓋3個以上印章時，應將各發文機關名稱（可用簡稱）排在發文時間和正文之間。以機關領導個人名義落款，要在姓名前冠以職務，并加蓋領導人印章。

（八）附注

附注是指對公文的傳達范圍、使用注意事項等情況的說明。如有的公文需注明發至哪一級，有的公文需注明可否張貼或登報。附注居左空2字加圓括號標識在成文時間的下一行。

三、版記部分

公文的版記部分通常由抄送機關、印發機關和印發時間等要素構成。

（一）抄送機關

抄送機關指除主送機關外需要執行或知曉公文的其他機關，應當使用全稱或者規范化簡稱、統稱。抄送要從實際需要出發，不能亂抄亂送。抄送應在主題詞的下一行、左空1字標識。

（二）印發機關

印發機關是指具體主辦、制發公文的部門，一般是發文機關的辦公室或秘書室。它應在抄送機關之下（無抄送機關在主題詞之下）、左空1字標識。

（三）印發時間

印發時間以公文付印的日期為準，用阿拉伯數碼標識，與印發機關同居一行位置，右空1字。

以上是按眉首、主體、版記順序排列的行政機關公文的主要構成要素。限于篇幅，本章主要介紹了公文要素標識的一般標準，一些公文的特定格式（信函式格式、命令格式、紀要格式）及公文用紙、排版、裝訂、表格等格式標準就不一一介紹。