第一節　有效會議

一、必須要開會嗎

保證會議成功的第一條原則不是如何具體、規范地完成會議操作流程，而是盡量避免會議的召開。如果避免不了，也要盡量對會議進行限制。

如何避免會議的召開？首先，要避免或者減少會議的數量，反復核定舉行會議的必要性，只召開務實會議。

其次，在準備開會前充分考慮會議能達到的結果是否可以通過其他形式來實現。當然，這種替代形式要更省錢，甚至更有效。比如，一個會議的預期結果是解決問題或者做出決策，那么這樣的會議也許很難找出更有力的替代手段。但是除此之外的大部分常見會議類型都屬于說明性會議，而這種會議完全可以用電子郵件的形式來替代。除非確實有必要把團隊成員集中在一個房間里，否則就不要為此采用會議的形式。多數情況下，說明性會議都是在浪費時間，完全可以利用通知等形式取得一樣的效果。

因此，可以嘗試以下幾種方法來剔除不必要召開的會議。

1. 會議合并

將有需要討論的議題集中合并到一起，當累積到相當程度時再開會，借以減少會議的次數。

2. 會議取消

偶爾取消一兩次會議，借此判斷此類會議被需要的程度。而對于重要而急迫的議題議案，可以隨時召開會議討論。

3. 嚴格會議審批制度

規定哪些規模的會議必須要經過上級批準才可以開會。這樣做可以產生威懾，有效地約束下級提出開會要求的次數。

4. 尋找可替代途徑

比如，可以通過電話、郵件，甚至私下談話等方式來替代會議。

總的來說，如果只召開不可替代的、有具體目標與方針的會議，那么會議的次數是可以大大減少的。

小貼士

二、有效會議的界定

目前，學術界對于什么樣的會議才稱得上是有效而成功的會議，有較為一致的看法。即從會議能達到的目標、會議能在最短時間內達到的目標、與會者對會議感到滿意三方面來進行界定。

1. 會議能達到的目標

哈佛商學院的會議管理專家們對召集會議的組織方有這樣一個提醒：“要時刻牢記：會議的目的是會議的驅動器。”也就是說，會議其實是達成既定目標的一種手段。因此，衡量會議效果的時候，首當其沖的就是會議是否達到了預期目標。當然，預先存在的假設是，這個目標有被努力達到的可能性。

2. 會議能在最短時間內達到預定的目標

這是充分考慮到效率原則而提出的要求，但很明顯它也是個充滿挑戰性的要求。因為會議上最不缺的就是討論或者爭論。不是所有討論都能讓會議實現組織方需要的結果，但是要達到預定目標必須通過討論來實現，即使這個討論很冗長。因此，必須要求會議在保證溝通與信任的前提下，爭取在最短的時間內取得成果，達到目標。

3. 與會者對會議感到滿意

這里所謂的“滿意”絕對不是指會議的最終成果或決議使每個與會者都從中受益，而是指與會者對會議本身進展及結果的感受。

（1）從實際存在的事實來看，總會有讓每個與會者都感到惶恐的事情成為會議的主題，比如裁員、新的薪酬方案、工作紀律等。當遇到類似會議時，無論會議達成什么樣的決議，都會使部分與會者的利益受損。但是，即使面對如此尷尬的議題，只要與會者能感到自己充分參與了決議的產生，自己的意見表達出來并得到了傾聽和理解，會議就仍然能讓他們感到滿意。

（2）讓與會者感到滿意的會議會使與會者增加成功的感受，并對會后決策的實施產生積極的推動力量。

（3）讓與會者感到滿意的會議會使與會者增加與組織結成一體的感受，也就是增強集體觀念，能進一步推動組織事務向前發展。

三、有效會議的要素

如果會議要達到上面所規定的成功標準，那么需要在各個環節中都盡量做到最好。很明顯，這是非常難以達到的要求。舉行一次成功有效的會議，必須具備以下三個要素：明確而清晰的會議目標、合適的會議的主持人和有充分準備的與會者。

1. 明確而清晰的會議目標

在談到會前準備環節的時候，首要的一點是先確定會議目標。“火車跑得快，全靠車頭帶”，會議目標就是起著這樣一種引領方向的作用。一次會議的會議目標可能是一個，也可能是多個，這都不是最關鍵的問題。關鍵在于，會議的組織方應該非常清楚召開這次會議想要達到什么樣的目的。如果目的是多個的話，那么它們之間的重要程度又是怎么樣區分的？這些問題如果能夠非常明確的話，會議議題和會議議程就不是難事了。

鑒于會議目標的重要性，通常建議以書面形式將它明確下來。看似不起眼，但是將一個想法寫下來的確會使它更明確和清晰。如果不便言明，那么這個書面記錄可以只作為對會議組織方的提示信息，使他們時刻注意會議的各項籌備與進展是否妥當。如果情況相反，那么甚至可以將它直接列為會議通知的一個項目，明確告知所有與會者，會議主辦方對會議的設想。

還需要注意的是，這個明確、清晰的目標還必須是切合實際的。也就是說，這個目標具備挑戰性，但是它也完全具備被完成的可能性。不可能完成的目標是完全沒有意義的，實際上也預示了會議一定無效。

2. 合適的會議主持人

會議主持人在會議進行中所肩負的責任是非常重大的。從某種意義上來說，主持人是整個會議準備情況的集中體現，也應該成為會議開始后唯一能真正把握會議進程的人。因此，成功的會議必須要有一個合格的主持人來掌控。

這里所謂的“合格”可以從兩個方面來理解。一是對于會議本身而言，在職位上是稱職的；二是從掌控會場各種情況的經驗而言，在能力上是稱職的。同其他的聚會主持人不同，會議主持人是有職位方面要求的，也就是說，主持人必須有一定的權威感。此外，無論會前如何精心地準備、預料各種情況，會議開始后仍然會出現突發情況。例如，與會者遲到早退、會議進行中大家竊竊私語或者整個會場一片沉默、有人喋喋不休占據所有的會議討論時間，甚至有意打斷會議進程等。這就要求主持人有足夠的經驗和技能，擅長營造積極溝通的會議氣氛，按照進程進行討論，積極啟發、引導方向、防止離題等。

3. 有充分準備的與會者

成功的會議是組織方和與會者雙方努力的結果。因此，組織方應該為會議尋找合適的主持人和確定合適的與會者。成功的會議應該邀請真正能幫助組織方實現會議目標，并且能為會議的議題提供各種觀點的人。當這些人被確定下來之后，組織方要盡可能使他們為會議做好充分的準備，以便最大程度地節省會議時間。

所謂的充分準備可以從以下幾個方面來理解。第一，與會者充分理解會議目標、會議議題和會議日程，在會前為其做了足夠的資料準備和思考。第二，與會者能夠按時出席會議，為會議的召開預留了足夠時間。第三，與會者有和他人溝通的良好意愿。與會者做好了溝通的準備，愿意和其他所有與會者共同實現會議的既定目標。第四，與會者要注意傾聽，主動思考，并能夠積極表達自己的看法。

不難看出，成功的會議需要的是有可能對會議做出貢獻，并且主觀上也愿意將自己的這種潛力變成現實，用積極、合作的實際行動促使會議達成預定目標的與會者。

除了上述三點以外，影響會議效果的重要因素還有很多，比如，會議制度的建立和完善等。但與充分調動并發揮會議各個環節的參與人的能動性相比，它們的重要性顯然降低了。