第二節(jié)　無效會議的危害

召開一次會議，只可能產(chǎn)生兩種結(jié)果：或者完成目標(biāo)，或者沒有完成目標(biāo)。事實(shí)上，不存在模棱兩可的評價(jià)。所以，一次會議要么是成功的會議，要么就是無效的、失敗的會議。無效會議比比皆是，因此很多人對它見怪不怪，認(rèn)為開一次無效會議不是什么嚴(yán)重的事情。但事實(shí)并非如此。無效會議可能帶來的是對本次會議目標(biāo)以及后續(xù)工作的連鎖傷害。

一、會議目標(biāo)不能實(shí)現(xiàn)

對無效會議的表現(xiàn)最常見的總結(jié)是“會而不議、議而不決、決而不行、行而無果”。鑒于會議召開的初衷，無效會議最嚴(yán)重的后果就是會議目標(biāo)沒有實(shí)現(xiàn)。

首先，會議目標(biāo)沒有實(shí)現(xiàn)意味著為此次會議投入的人力、物力、時(shí)間和金錢等都完全浪費(fèi)。這是最直接的后果。

其次，開會意味著提出問題，確認(rèn)指導(dǎo)原則，制訂出新的方案，直至最后做出決策。它是實(shí)施管理的一個手段。與此同時(shí)，為了解決某個問題，需要制定決策，實(shí)施、徹底完成等多個環(huán)節(jié)的緊密配合。會議只是這些眾多環(huán)節(jié)中的一個，但是它是起決定性作用的一環(huán)。會議目標(biāo)不能實(shí)現(xiàn)，會議不能制定出決策，也就無從談起后續(xù)的所有其他程序，亟待解決的問題也只能作為一個問題和困擾而存在。

最后，如果會議目標(biāo)未能實(shí)現(xiàn)，則會帶來順延的惡性循環(huán)。雖然會議失敗，但是問題仍然存在。因此，需要后續(xù)做工作來對它補(bǔ)救。補(bǔ)救的方式當(dāng)然多種多樣，但一般都會不約而同地選擇用會議來補(bǔ)救會議。為同一目標(biāo)再次召開的會議和已經(jīng)失敗的會議性質(zhì)完全不同。后者是計(jì)劃中的事項(xiàng)，而前者則是計(jì)劃外的，需要各方面再次調(diào)整工作日程重新準(zhǔn)備會議。這對于時(shí)間本來就緊張的與會者而言，無疑增加了額外的壓力。再次召開的會議極有可能導(dǎo)致再次補(bǔ)救，形成惡性循環(huán)，占用與會者更多的時(shí)間，在事實(shí)上又延誤了其他工作的開展和進(jìn)行。

小貼士

二、會議成本的巨大浪費(fèi)

開一次會究竟要花多少錢？其實(shí)很多人對這個問題并不清楚，尤其不知道該從哪些方面去衡量會議花費(fèi)。會議成本的計(jì)算方式有很多種，歸納起來無外乎下面三個部分：直接成本、時(shí)間成本、機(jī)會成本。

1. 直接成本

直接成本是指組織方和與會者都能清晰感受到的會議花費(fèi)。比如，場地租用、各種場地裝飾、設(shè)備租用的費(fèi)用，各種資料文件的印刷、制作費(fèi)用，與會者的食宿費(fèi)用、茶點(diǎn)的費(fèi)用，必要的娛樂活動費(fèi)用，可能出現(xiàn)的差旅費(fèi)用，宣傳報(bào)道費(fèi)用，禮物以及各種會議禮儀用品費(fèi)用等。這些花費(fèi)最后都會以具體可查的票據(jù)形式進(jìn)入會議費(fèi)用核算中。

直接成本可觸可感，通常人們對它都有明確的認(rèn)識。

2. 時(shí)間成本

“時(shí)間就是金錢”，這句話大家都知道，但常常忘記把它用于對會議成本的衡量之中。會議之所以開得隨意，是因?yàn)楹芏嗳烁疽庾R不到與會者的時(shí)間究竟有多么寶貴，也不清楚會議組織方的所有會議服務(wù)人員（以下簡稱“會務(wù)人員”）的時(shí)間價(jià)值。

3. 機(jī)會成本

機(jī)會成本，是指將投入會議的時(shí)間、精力以及經(jīng)費(fèi)改變使用途徑所能產(chǎn)生的效益。相較于直接成本和時(shí)間成本，機(jī)會成本是一種隱性成本，對它的衡量顯得比前兩者更加困難。我們可以從另一個相對便利的角度來認(rèn)識它：假設(shè)全體與會者和會務(wù)人員將開會的時(shí)間用于在各自崗位上滿負(fù)荷地工作，那么將產(chǎn)生多大的效益、多少直接的創(chuàng)收呢？從這個角度而言，會議一旦失敗就必然帶來雙倍的損失。

以上三個內(nèi)容中，直接成本和時(shí)間成本是每個會議都要產(chǎn)生的，而只有當(dāng)會議失敗時(shí)才會產(chǎn)生機(jī)會成本。因此，對機(jī)會成本的認(rèn)識讓我們更清晰地了解失敗會議的成本浪費(fèi)狀況。而仔細(xì)計(jì)算這三項(xiàng)開支也必然會增強(qiáng)我們對于開會的審慎態(tài)度。

三、挫傷員工士氣

會議時(shí)間浪費(fèi)、會議效率低下、會議沒有效果，都會讓認(rèn)真投入的與會者嚴(yán)重受挫，引發(fā)失敗感。如果這種失敗感重復(fù)出現(xiàn)，就將嚴(yán)重影響與會者對于機(jī)構(gòu)（企事業(yè)單位）的認(rèn)識，降低他們繼續(xù)為其服務(wù)的意識，從而引起懈怠。失敗的會議必然也會出現(xiàn)這樣一種現(xiàn)象，很多與會者其實(shí)只是會議的旁觀者。這種情況下，即使會議最終產(chǎn)生了決策，與會者也會對這樣的決策缺乏認(rèn)同感，甚至抱怨或者干脆漠不關(guān)心，最終影響決策的執(zhí)行。

會議失敗，不能獲得應(yīng)對阻礙機(jī)構(gòu)（企事業(yè)單位）發(fā)展的問題的決策，從而影響機(jī)構(gòu)繼續(xù)前進(jìn)。這也必將會引發(fā)普通員工喪失對機(jī)構(gòu)的信心，導(dǎo)致缺勤率和流動率的上升。

會議是機(jī)構(gòu)（企事業(yè)單位）實(shí)施管理的一種手段，它是眾多管理環(huán)節(jié)中的一個組成部分。會議可能為了進(jìn)行決策而召開，也可能是為了具體部署實(shí)施決策而召開。無論屬于在哪一種動機(jī)支配下開會，從節(jié)約成本、有利于機(jī)構(gòu)發(fā)展的角度考慮，都應(yīng)該盡量避免會議失敗，努力使會議朝著成功的方向進(jìn)展。