第三節　無效會議存在的原因

絕大多數情況下，總結失敗的教訓要比學習成功的經驗更加重要。掌握了前進道路上的陷阱，大概也就知道了如何順利地到達目的地。本節將按照會議流程的順序來討論無效會議產生的主要原因。

一、前期準備不足

一般來講，如果沒有足夠的時間準備會議，就不建議開會。如果倉促開會，那么會議的結果通常不能達到預期效果。另外，當整個預計參會的人員面對機構遇到的問題都還處于反應期時，也不要盲目地將希望寄托在會議上。這是會議召開之前需要力避的兩種情況。

除此之外，在會議前期準備中如果出現了以下狀況，那么會議很可能會失敗。

1. 開會理由不充分

開會理由是否充分，是會議能否有效召開的首要保證。每個會議在召集之初都會羅列理由，但是會議組織方必須對其仔細鑒別。并非任何理由在面對“是否必須開會”這個問題上都能夠成立，哪怕這個理由是領導提出來的。

通常情況下，下列理由就是不充分的。

（1）為了遵循慣例而開會?！皯T例”這個詞本身就傳達了會議并非必須要開。同時，它說明了這種會議缺乏任何實際的目標，就是為了開會而開會，變相地將開會變成了僅僅是聚會、聊天的一種形式，降低為一種純粹的交際手段。這種情況在實際工作中比比皆是，造成了與會者時間、精力的極大浪費，并且因為會議內容空虛而挫傷與會者的熱情。

（2）為了展示民主而開會。會議的確是民主得以實現的重要形式和載體。但是這一點體現在對會議議題的自然討論中，而不是為了民主而民主。比如，“真主意、假討論”的會議，會議組織方不過是想通過會議這種形式讓自己的決定更加有說服力而已。這種會議非但浪費大家的時間和熱情，而且讓與會者有被欺騙的感覺。

如果還沒有開會時，大家就已經對某些問題有了普遍了解，而且對于解決方式也取得共識，那么完全沒有必要為了走形式而開會和討論。

另外，也沒有必要為了展現決策民主就把很小的議題作為召集大家開會討論的理由。小題大做，必定會讓與會者感覺到時間被浪費。

（3）為了展示權威而開會。會議是和時間管理分不開的，我們一直也在強調會議必須守時。因此，有些領導將開會當成了展示自己管理者權威的一種手段，借此來確定自己在下屬心中的形象。

（4）為了表功而開會。在實際工作已經完成的情況下，很多人認為不開會，不請上級領導親臨現場，工作就不算結束。這種做法實際上是錯誤理解了會議的功能，將會議當成了展示成績的一種手段。

（5）為了避免尷尬而開會。為了避免尷尬而開會的情況，通常涉及的都是私人問題，比如遲到、怠工等。雖然妨礙了工作，但并非是普遍發生的狀況，完全可以采取一對一的方式解決。但是為了避免面對面批評時的難堪，有些領導習慣在會議上將此問題拿出來討論，認為這樣做更安全。而實際上當他這樣做了以后，不但沒有懲戒犯錯誤的人，還打擊了行為正確的與會者。

（6）為了推卸責任而開會。按照馬克斯·韋伯的理論，領導很有可能最終達到一個自己無法勝任的位置。如果出現了這種情況，那么他必將無法擔負起自己的職責。為了能夠繼續留在這個位置上，唯一可行的就是讓大家來代替他完成決策的責任。開會當然是最好的選擇。會議的決策是所有與會者共同承擔責任的選擇。這樣，領導就成功地推卸掉了自己應該擔當的責任。當然，欠缺勇氣的領導也會以這樣的心態和理由來召集會議。

小貼士

2. 會議文件準備有誤

這里所謂的會議文件包括三個部分：會議議程、會議通知、與議題討論相關的背景材料。

（1）會議議程。會議必須有議程，欠缺議程的會議必將無法取得成功。而議題數量過多，議程安排不當，或者沒有明確每項議程的討論時間，也同樣會導致會議失效。

（2）會議通知。會議通知的內容不甚周詳，沒有將所有需要提前告知的內容都羅列其中；或者沒有突出重點；或者通知的發送時間不適當等，都會引發與會者缺席、遲到或者準備不足，從而導致會議失效。

（3）與議題討論相關的背景材料。會議籌備人員常常會忽視準備與議題討論相關的背景材料。而實際上，向與會者提供這些背景材料會極大地提高會議效率，使會議在有限的時間內取得真正有價值的成果。尤其當會議倉促召開的時候。

3. 與會者名單不合理

與會者名單的不合理表現在兩個方面：邀請的人不合理、邀請的人數不合理。

（1）邀請的人不合理。邀請的人不合理是指，會議通知發給了與議題關系不大或者無關的人，讓會場上出現了沒必要出現的人。實際上，沒有請到合適和應該到會的人，就是給會議增加了干擾因素，為會議成功設置了人為障礙。

（2）邀請的人數不合理。邀請的人數不合理是指，會議預計出席的人數與會議的性質和目標不符。關于究竟要多少人來參與，會議才會達到有效，全世界很多的研究者都在關注，也都得出了自己的結論。共同的趨向是，除非是大型集會，否則與會者最好控制在20人以內。不然會議便會冗長、拖沓，永遠沒有效率可言。當然，人數太少也常常會出現決策是否合法的顧慮。關于會議究竟該讓多少人參加，后面的章節里還將詳細討論。

4. 會議方式選擇不適當

會議方式選擇不適當主要表現在兩方面：會議形式選擇不適當、會議地點選擇不適當。

（1）會議形式選擇不適當。這是從已確定預期完成的會議目標角度而言的。具體內容就是在確定會議的決策方式、會議的規模、會議的性質等方面出現了與會議目標不符的安排。關于決策方式，后面的章節里將詳細討論。

（2）會議地點選擇不適當。出現會議地點選擇不適當，具體有以下幾種情況：首先，會議地點與會議性質不符；其次，會議地點對與會者而言不適當，不方便；最后，會議地點的設備無法滿足會議討論所需。

二、會場控制不力

會議一旦開始，左右會議方向的就不僅僅是組織方了。所有與會者都將參與進來，共同推動會議的進展。但是作為組織方或者組織方確定的主持人，在這其中仍然會擁有比他人更多的權力來控制會場上發生的情況，對失效會議負有更大的責任。

當原定的會議開始時間到來時，從具體的議題討論到微妙的會議氣氛，都應該被主持人所掌握。無論如何，會議能否達到預期目標，都可以視為對主持人會場控制能力的考驗。

1. 不能嚴格控制會議時間

時間觀念是會議制度里面首先要確立的重要觀念，也是會議主持人確定自己權威的第一步。

會議時間包括三個方面：開始時間、結束時間、議題討論時間。

（1）開始時間。會議不能按照預定時間開始或者無原則地等待遲到者，不但直接拖延會議整體時間，破壞會議制度，而且破壞準時到達會場的與會者的心情，為會議開始后的氣氛留下陰影。

（2）結束時間。會議要開多久主要是被議題討論時間限定的。通常，一次會議都會有多個議題名列其中，因此，如果要保證整體時間按計劃進行，就必須能夠控制每個議題的討論時間，防止會議被討論牽制。

（3）議題討論時間。會議不能按時結束就像會議不能按時開始一樣，都會給與會者留下會議已經失控的印象。在這種情況下，與會者很難對會議取得的成果抱很大希望。通常，當會議被拖延時，總是會引起與會者的倦怠，雖然花費了時間，但是效率極低。

小貼士

2. 引導會議討論不力

排除掉各種個人動機，會議上也一定會出現不同點的觀點，這是非常正常的現象。因此，所有會議都存在對討論的引導。引導會議討論不力就不能有效控制會議的方向，導致會議失效。

對會議討論引導不力主要表現為以下幾種情況：

① 某個人喋喋不休占據整個會場，別人得不到發言機會。

② 意見雙方互不相讓，最后演變成爭吵，互爭勝負。

③ 會場一片沉默，大家好像對議題毫無興趣。

④ 大家激烈討論的并非會議議題。

⑤ 所有人員都糾纏一個問題，對別的會議議題置若罔聞。

這些是最經常出現的會議景象。與會者表現的沒有積極性當然讓人擔憂，但實際上看上去熱火朝天的會議也常常沒有取得任何成果。原因就是，會議討論必須目標明確，而且富有實效。主持人必須隨時發現討論中的問題，時刻保持在既定的軌道中推進討論，然后及時地總結和歸納，讓大家明白討論已經進行到了何種地步，還需要做什么。

3. 會議內外的干擾多

會議進行過程中，主持人不能有效地維持會場紀律。造成不斷有人接打電話，甚至頻繁走出會議室去接待客戶或下屬的來訪。不但自己會錯過或者中斷很多重要的發言和討論，而且極大地分散了其他與會者的注意力，最終干擾了會議的正常進行。

4. 會議無法得出有效結論

沒有決議的會議當然是無效會議。有些會議雖然貌似取得了決議，但也仍然是失敗的，原因在于與會者沒有充分參與。他們或者是缺少準備、心不在焉，或者是性格內向、不敢隨意發言等，因此對高層領導或者較早發表的意見保持沉默，不敢提出自己的真實想法。

三、忽視會后跟進

會議結束并不代表會議已經生效。忽視會后跟進會讓之前所有的勞動全部失效。

1. 缺乏對會議的反思

對會議的反思包括了兩項內容：整理會議記錄形成會議紀要、檢討會議得失。

（1）整理會議記錄形成會議紀要。與會者一旦重新投入到自己的工作當中，很容易就會忘記會議上討論的議題以及具體結果。這是非常正常的現象。會議記錄是對會議實況的最忠實的反映，也是形成會議紀要的基礎。在會議結束后，如果不能及時整理出會議紀要，并把它下發給相關人員，那么很可能會議上發生的一切會隨著會議的結束而結束。

（2）檢討會議得失。幾乎每次會議都會出現新的問題和意外，不能很好地檢討這些經驗教訓，也就不能期待下一次的會議會取得良好的結果。了解與會者對于會議的感受并探究原因，這是會議組織方必須面對的提高會議效率的環節。

2. 不對決議事項進行追蹤

如果會議最終對某件議題做出了決定，那么會后就一定要把這個決定更加明確化。例如，要完成的任務名稱、誰來負責、具體的行動方案、什么期限內完成等。如果不對這些事項進行確認和追蹤監督，則與會者會重新變得茫然，不知道接下來工作的方向和路線，互相推諉，時機錯過之后，在會議上的一切討論內容就完全失去了價值。