第一章 從職員到主管：過渡期的困惑詳解

作為你職業生涯中一個令人興奮的時刻，成為一名管理者是一件可喜可賀的事情。但同時你也承擔了新的責任，你可能有很多問題，卻沒有對應答案。以下是對你開始使用本書的一條建議：如果你認為在你的職業生涯中有幾個優秀的管理人員，那么請思考他們為你做了哪些工作，在本章可從以下問題的反思中探尋深刻的見解。

答案：你的前任管理者受到員工尊重有很多原因。最重要的原因可能是因為他的工作能力很強。成功的管理者會聘請優秀的員工，他們都具有各自的專長。當你開始新的工作時，了解你的員工才是重中之重。清楚他們的工作職責以及他們每個人的專長，并信任他們。一般來說，他們已經在你所管理的組織或其他地方工作了很久。

你的團隊成員一般對組織體系十分了解。如果他們已經在該組織工作了一段時間，那么他們知道的可能比聘用你的上司了解得還多；你可以請教你的同行，但他們不一定知道如何將所學的知識應用于你的部門工作或團隊工作；可是你的員工能做到這一點，而且你需要充分利用他們所提供的信息。

作為管理者，不要停留在對員工進行微觀管理的層面，而必須要關注他們的工作成果。如果從一開始就要求大家提供大量的信息，匯報工作，那么你需要向他們解釋，這是為了更好地了解他們的工作和業績——但不會一直這么做。

作為管理者，不要隨意重新分配員工的工作和職責。但是，當你了解每個員工的工作量時，可能就需要作出改變了。同時，你也要考慮到所有會因此受到影響的人。另外，不要隨意更改程序和流程。管理者應聽取員工的建議，畢竟他們才是落實工作的人。請記住，在你以前工作的組織中發揮作用的方法在新組織中也許并不適用。事實上，他們可能已經嘗試了你曾提出的建議，但沒有奏效。明智的做法是聽取他們的意見，隨意作出改變可能會使員工喪失信心，失去動力。

了解并尊重你的員工在組織內外建立的工作關系。他們努力與同行、領導、顧客、客戶和服務提供商建立工作關系，并在專業領域建立了良好聲譽。你應該尊重他們的工作關系，不要試圖利用它謀取私利。一旦你的員工有機會更好地了解你并信任你，就會很樂意向你介紹他們的工作關系網。

最重要的是，讓員工有時間適應新的領導管理方式。前任管理者剛剛離開，員工此時正處于情感低潮階段。你要傾聽他們的心聲并使他們有時間調整適應——同時贏得他們的尊重和信任！

答案：這個問題極具挑戰性。聽起來好像員工因為前任管理者缺乏控制力而散漫怠工，并期望你保持現狀。但這并不意味著你應該躡手躡腳地采取整治措施。

很顯然，如果想與每個員工建立融洽關系，你應該了解他們如何看待自己的工作職責，并將他們的看法與相應的工作細則和管理者對工作的理解作比較，這對你發現問題會有幫助。

讓員工清楚你對他們和員工會議的期望。不管他們怎樣想，員工們真的很想知道管理者對他們的期望。不要簡單地告訴他們你的期望，還要說出為什么你有這樣的期望。我們以真實案例進行說明（例如，“我們為公眾服務，所以準時上班十分重要”）。

使團隊認識到事情會發生變化，并隨著大家的調整而有所不同。你應該征求他們的意見，特別是當你打算更改程序或協議的時候。讓他們知道你會考慮他們所有的想法和意見，并且你會在與管理層協商后作出最終決定。這種方法將有助于管理他們的期望。

提醒他們：大家是一個團隊，從本質上來講，我們在為同一個組織工作。通常，員工認為他們在為某個特定的人工作。在這種情況下，他們可能會認為是在為前任管理者工作，而不是為組織工作。你應使員工認識到你們都支持組織及其利益相關者，例如顧客和客戶，并強調作為管理者，你有責任確保團隊服務于利益相關者。你和員工的關系不只是管理者與被管理者這么簡單。

行勝于言。向他們展示你是團隊的一員，并且重視每個員工的工作。如果情況需要，你也愿意幫助員工完成日常任務。主動幫助員工更好地理解他們的工作，這將有助于獲取他們的信任。

最后，如果必要，與員工交流在哪些方面他們需要作出改變，并告訴他們這么做的原因。另外，在進行改變前，一定要事先及時通知他們，這會提升你的信譽。

記住，這是一個調整期，是一個過程。給員工時間調整，并讓他們對組織負責。

答案：你面臨著艱難的工作。要改變職責并管理自己的朋友并不容易，但是成功地從同事變成上司也是完全可能的，一旦你決定改變，這一過程就會馬上開始。

你的組織選擇你擔任這個職務，是因為你已經展現了一位優秀管理者應具備的素質，包括激勵他人的能力、良好的管理能力以及出色的溝通能力。如果你需要完善自己的技能，那么許多書籍、視頻和博客都能助你實現目標。

你與團隊成員的第一次會議至關重要，但你可能想讓成員幾天之后才知道會議的消息，直到你完全準備好。讓他們適應你現在是他們的管理者，再讓他們知道你對他們的期望。他們需要得到你的承諾，即你愿意以任何可能的方式來支持他們，并幫助他們走出困境，以便他們可以安心工作。你可能會因為與某些人的私人關系而感到不安，因為他們可能知道許多你不為人知的一面。

與每個向你報告的人進行一對一會面，并表明你的期望。讓他們知道你的部門目標以及你看到了他們為實現目標所作出的貢獻。清楚地表明你重視每個人及其對組織的貢獻，同時提醒他們現在你扮演的是另一個角色。

在這些談話中，對團隊成員的想法保持專業和開放的態度。告知他們你會讓他們對自己的工作負責，并且你會以任何可能的方式支持他們。讓他們表達自己的擔憂，并消除他們的焦慮。對每個人作出承諾，你和他們相處時都會保持公正和坦誠的態度。

現在是時候弄清楚你新角色的另一個方面。現在你要為團隊的業績負責，你要承擔很多額外的責任，參加許多額外的會議，所以你可能不能像之前那樣參加午餐活動或下班后的活動。你當然不想切斷與團隊的所有非正式接觸，但是你也不得不減少一些社交活動。

可能有人無法處理新的關系，你將不得不作出艱難的決定，但這也正是管理者要做的。請記住，你的職責在于促成團隊和組織的成功。如果你需要幫助，請向人力資源咨詢師尋求支持。在履行你的新職責或管理團隊時，如果你有導師，這是尋求指導的最佳時機。

答案：對于新的管理者而言，無論你是剛剛進入一個角色還是一個組織，適應并學習如何完成工作都是一個巨大的挑戰。除了了解組織，另一重點是培養政治頭腦，你需要從了解組織的結構和復雜性開始。一些組織具有傳統的等級結構；有些是扁平結構，或者是矩陣結構——人們經常在跨職能團隊中工作。這個結構將會影響信息流動的方式，理解這一點至關重要，所以身為管理者，要盡早了解并學習這一點。同樣重要的是，確定信息的守門人——控制信息流的人。另外，請注意創意如何在組織中流動。它們是否自由流動？團隊成員能否自由地按照良好的建議行事，或者至少可以提出良好的建議？

實踐管理需要各個部門之間互相溝通交流。要善于觀察并提出問題，關注周圍人的行為舉動。這項工作是如何完成的？人們對你的部門有何看法？你得到的反饋是積極的還是消極的？不要輕信傳聞，找到消息來源以獲取最佳信息，并鼓勵他人批評指正。若你對需要改變的地方不十分了解，就無法作出任何行之有效的改進。

在你的管理生涯中，好奇心起著至關重要的作用。好奇的人從未停止學習，因為他們一直在提問，攻讀他們專業領域之外的知識，并不斷探索。保持好奇心并善于提問是吸引他人的一個好方法。

密切關注組織的工作進展。首先，要得知其他部門或團隊所做的事，這樣不僅可以了解工作內容，還可以知曉更多其他管理者的相關信息。其次，你還需要真誠待人，讓他們知道你想要詳細了解他們的工作和團隊。最后，認真傾聽他們的意見！

如果你能保持好奇心，就會積極了解組織內部和組織外部所面臨的挑戰。這能夠幫助你更深入地了解組織的進展情況以及組織成員遇到的問題。這也是你與組織成員建立新關系的好方法！

答案：對于如何看待別人的想法，你已經得到了一些很好的建議，但這并不意味著你必須改變自己。你只需要注意如何表現自己即可。你的團隊、同事及領導都會時刻關注著你，他們會因為你的新角色而對你有新的期望，也會根據你的所作所為對你加以評判。

那么，當你適應新的角色時，你究竟應該注意什么呢？以下是你需要注意的方面：

? 服飾和外表。如今的工作場所確實變得比之前更加休閑，因此，根據不同行業和工作場所的特征，日常工作中你的著裝要以舒適為主。但是，即使你的工作場所很休閑，也請避免穿任何奇裝異服，因為這可能會給你帶來負面影響。所有造型師和形象顧問都會建議你不管何時何地都要著裝恰當。若要在外辦公，你可能需要放棄休閑裝，選擇更傳統的商務正裝。除了著裝外，也不要忘記定期照鏡子檢查，以確保自己時刻保持整潔。你應該也不想讓別人看來你是一個不修邊幅的人。

? 工作空間。每個人都有不同的工作方式以使自己效率最高。有些人的工作區中文件夾擺放得整整齊齊，有些人的卻亂作一團。請記住，你工作區域的情形也會影響人們對你的印象。他們會看到一個忙碌的管理者還是一團亂七八糟的景象？雖然有些人可能喜歡在相對整潔的辦公桌上工作，但沒有人希望你的工作區域始終保持干凈整潔。注意不要把東西隨意地擺放在辦公室周圍（例如，把盒子或成堆的東西堆在地上）。因為這種習慣不會讓你脫穎而出。

? 言語談吐。毫無疑問，在工作場所中你應該使用行業語言，盡量避免使用俚語和方言。你可能喜歡輕松、隨意的溝通方式，這在你以前的工作環境中或許并無不當之處。但如今，你已經到了一個新的工作環境。不是每個人都會喜歡那種溝通和交流方式，當你用諷刺或挖苦的語氣來回應別人時，他們可能并不認為你僅僅是在開玩笑而已。

? 舉止禮儀。在商務會餐中請注意餐桌禮儀，不要忽略常識。當別人向你介紹其他人時，如果你坐著，請站起來，并與對方握手或以其他方式問候他們。在介紹過程中重復他們的名字（比如“很高興認識你，瑪麗·史密斯”）。要關注他們，不要打斷他們的發言。多用“請”“謝謝你”“請原諒”類似的話語。要態度親切，樂于接受稱贊。準時到場，但如果你遲到了，最好提前通知東道主。到達后，盡量低調地落座，不要打擾到其他人。

沃倫·巴菲特（Warren Buffett）說：“建立聲譽需要二十年時間，而破壞它只需要五分鐘。做事之前認真考慮，你就會采取不同的方式。”

答案：很多新的管理者都會遇到類似問題，因為他們認為自己應該能夠做到一切。但尋求幫助并不是軟弱的表現！做一名管理者并不簡單，所以如有必要，不要猶豫，盡管去尋求指導。許多管理者都嘗試做所有事情，因為他們認為自己應該了解一切，而且不希望別人知道他們并非全能。這是一個巨大的錯誤，正是如此，才有無數管理者斷送了自己的職業生涯。你認識到自己無法獨立完成所有工作，你就領先于他人了。

仔細考慮你的組織中是否有可以幫助你適應新角色的人。如果沒有，請在組織內部或組織外部尋找指導。一個良好的指導者對你成功地管理自己的團隊大有裨益。一定要選擇知識淵博、值得信賴的指導者。

你也可以考慮與組織中的其他管理者開場見面會，即使是經驗豐富的人也會偶爾需要幫助。約定見面時間，設定一些基本原則（比如不能無緣無故離開房間等）以確保你們彼此之間可以開誠布公、坦誠相見。我相信每位管理者都具備其他人想要了解的知識、技能或專長，并在需要時使用。要善于運用這些免費資源。

不要忽略組織外的同行。他們也可以成為你的真正資產。這些通常是非正式的社交團體，成員們一起探討問題、集思廣益。而且這些也會非常有用，因為成員可能會遇到類似問題并面對相同的挑戰。當然，制訂保密規則至關重要！

在你試圖提高自己的管理能力時，可以利用任何能夠搜集到的網絡研討會、播客、書籍和文章，它們能夠幫助你解決管理問題。有無數的資源可以幫助你對自己的能力產生信心。觀看TED演講和YouTube視頻可以獲得很多能夠使用并與他人分享的精彩創意。

我強烈建議你成為終身學習者。因為管理是一項非常具有挑戰性的工作，沒有人知道如何解決所有問題。每個管理者都不時地面臨十分困難的境地。不斷提出問題、進行閱讀、學習并嘗試新想法，以增強自己作為管理者的競爭力。你的員工、同事和高級管理團隊將十分欣賞這一點，你也會成為一名更好的管理者！

答案：你的同事給你提供了一些很好的建議，但她應該詳細解釋一下這一建議的緣由。所有管理者都應該與可信賴的顧問時常聯系，以便征求他們給出誠懇忠告和反饋意見。

通常你首先要關注你的團隊成員。作為一名新上任的管理者，你可能會處于不利地位，因為你并沒有親自聘用團隊成員。但是，你應該對他們各自的優勢有所了解，并熟悉各個部門的專家具體是誰。當你致力于壯大自己的團隊并打算聘請向你匯報的人時，記住你需要的是強大而有能力的下屬而不是只會阿諛奉承之人（盡管他們可能對你的意見有疑慮，但也會爭先恐后地吹捧你）。

你的顧問除了你團隊中的成員外，也應該包括其他組織中的同事。那些人應該能夠暢所欲言地告訴你：

? 真相（并非他們認為你想聽的話）。這可能是向你提議的人中最重要的一項品質，因此，請謹慎選擇并讓他們清楚你的目的。

? 即使你不問，他們也要能勇敢指出你的過錯。一旦開始采取行動，你不希望從其他人那里得知問題所在。當成員們認為你已經犯錯或可能犯錯時，你希望能盡早知道。

? 你的盲點在哪里。我們都受到過去經歷的影響，往往不想承認自己的弱點。因此，更應該讓人們禮貌地向管理者指出他們的不足之處。

在挑選顧問時，你應該選擇那些有勇氣質疑你的人。他們敢于和你辯論，甚至讓你放慢腳步重新思考。征求執有不同觀點的成員的看法，把大家聚集起來一起討論。注意他們的討論內容，若他們對某個話題比你更加清楚的話，一定要虛心請教。最重要的一點是一定要定期征求顧問們的意見。

建立可信賴的顧問團隊時，切記征求反饋意見。詢問他們對你身為管理者的優勢以及他們認為在哪些方面你可以做得更好，以及他們與你合作的感受。經常與同事們溝通，了解所有員工的想法。盡量接受反饋意見，但如果你不贊同某些建議，也不要批評他們！

不要只與你熟悉的人待在一起，例如其他組織中的前同事等。相反，多接觸那些能夠將你推出舒適圈的人。這有助于你在組織中和特定領域內學習成長。

培養你的外部人際關系網。構建一個強大的外部人際關系網，與其他組織、顧問公司和服務提供商中工作的同事建立聯系。這能夠幫助你及時了解行業的最新動態，并建立自己的信譽。

答案：即使對經驗豐富的管理者而言，做預算也是十分令人頭疼的，因此最好能夠獲得一些指導。組織可能會使用多種預算方法，這些方法因行業不同而有所差異，因此你應該先咨詢財務部門，然后再做下一步規劃。增量預算和零基預算是兩種常用的方法。

如果使用增量預算，則在上一年度的預算或部門實際績效的基礎上增加一定數量，就構成了新的預算期間。一切都是在前一時期的基礎上制定的，只是按照你的建議增加了一定的百分比。但是，這種方法并未考慮當前和未來市場的實際情況，也未考慮該部門的最新需求或目標。任何所需資金都必須是合理的，并且以部門需求和目標為基礎。

這種方法會讓管理者陷入兩難境地，要么想方設法把資金花光，要么資金已經不足，在這段時期末，他們會感覺到無論是否需要都得被迫支出所有資金，所以下一時期的預算并不會減少。

若使用零基預算，則每個預算周期都重新開始，就好像預算是初次準備一樣。預算重新開始準備，所有目標和操作都給予優先級排序，然后可用資金按優先順序給出。每個新時期的所有支出都是合理的。

這種方法的優點是管理者需要對每個排列項進行關鍵、深入的分析。他們必須考慮目標，探索替代方案，并證明其要求是合理的。但這種分析非常耗時，是這種方法的一個缺點。

盡管你的組織使用了這一方法，但部門預算中的一些常見項目包括但不一定限于：

? 勞動力成本，包括工資和福利。

? 營業成本，如材料及物料、辦公用品、電話、郵資、旅行、培訓、設備租賃和合同服務等的費用。

? 機器設備等基建投資。

如果你的組織使用共享服務模式，還可能從其他部門（例如人力資源或信息技術）獲得成本分配。這些分配通常會計入成本，因此你無須計算它們。

如果你的組織中有財務部門，那么它能為你提供更多具體操作方法，并指導你為下一財政年度準備預算。你不僅應該要求他們提供書面材料，還應該定期召開會議，以便他們可以與你一起回顧要點并回答你的問題。如果組織內部沒有人可以解答你的疑問，網上也有很多書籍和教程供你選擇。

答案：一位優秀的管理者應該了解企業的業務——不僅僅是你的部門如何運作，還包括其他部門如何運作。財務在所有組織中都發揮著重要作用，每個管理者都必須具備一定的財務知識。

有三個重要的財務報表你應該了解，這些報表在營利性和非營利性組織中可能有所不同，但其概念是相同的。這三個財務報表包括：

? 資產負債表顯示組織擁有的資產及其負債（在特定日期的債務）。資產可以是實體資產或有形資產（建筑物、設備或庫存），也可以是無形資產（商標或專利）。負債可以包括租金、貸款、工資單或稅收。資產和負債之間的差值代表了組織的價值。希望這是一個正數。

? 損益表顯示組織在一段時間內（例如一年）的財政收入和支出費用。支出費用包括現金支出（如租金或工資單）以及非現金支出（如資產折舊）。折舊是非現金支出，表示資產價值在其假定使用年限內損耗的價值。收入和支出之間的差額就是該期間的凈收益（利潤）或凈損失。

? 現金流量表體現組織擁有的現金額度。例如，其反映了組織受經營活動或投資影響的現金變化。它類似于銀行對賬單，顯示了期初可用現金金額、儲存的現金金額、花費的金額以及期末剩余的金額。

了解這些基本財務報表對管理者而言十分重要。在你的組織中尋找某個可以給你說明組織財務信息的人（例如一個財務人員），讓他們解釋你可能不理解的術語。與你的部門成員一起分享你學到的知識，以便他們了解組織的財務狀況。可以用一則經濟快訊作為一場員工會議的開場；審查業務和財務結果。分享這些信息有助于員工了解自己的工作對整個組織產生的影響。

答案：戰略計劃可以幫助組織決定在特定時間段內想要達到的目標。戰略計劃是規劃過程中產生的書面文檔，確保組織能夠作出跨職能決策以保持競爭力，從而得以繁榮和發展。戰略計劃有助于管理者和員工保持專注。它允許組織分配資源（例如財務、智力和人力資本），識別機遇和挑戰（例如新產品、技術或競爭對手），并積極主動地應對機遇和挑戰，綜合考慮各方情況從而解決問題。制訂這些計劃需要時間，因此所有部門都必須協調一致。

許多組織都希望每個部門能夠制訂自己的戰略計劃。這種情況下，部門計劃必須與組織計劃保持一致。在開始這個過程之前，你需要考慮以下問題：

? 如果組織有發展計劃，具體內容是什么？

? 你的部門工作如何響應這些計劃？

? 你的行業、競爭對手或技術方面是否發生了重大變化？

? 這些變化如何影響你的部門？

? 你的部門過去的預算和推測有多準確？可以做些什么來提高準確性？作為管理者，你必須盡可能多地了解你的組織及其業務和戰略計劃。以下是一些實用技巧和策略：

? 認識到你的部門擅長的領域。如果你在配套部或人事部工作，是一個會計、人力資源師或信息工程師，那么就代表你的團隊為整個組織服務。如果你的部門專門提供核心產品或服務，那么就需要了解是否有一些會有新產品出現或產品出現合并情況，抑或開發出影響團隊工作的新技術。

? 盡可能多地了解你所在的行業。建立行業內和行業外的關系網。在傳統職責范圍之外多做一些工作。不要忘記鼓勵你的團隊也這樣做。

? 如果你在客服部，請根據你的專業知識將自己定位為內部顧問。如果你的部門是提供核心服務的，那么就要明確決策立場，并時刻準備為高級管理層提供解決方案。

? 用事實和客觀數據來說明你的建議和選擇的合理性。這些信息很有價值，可以讓你充分利用自己的知識，讓你的建議更具權威性。

? 在組織內建立伙伴關系。這樣可以拓寬你的視野，讓你能夠更準確地表達整個組織的需求，并提出適當且具有戰略性的建議。

請記住，戰略計劃不是一成不變的。組織中的管理者要根據外部環境的改變隨時調整計劃。及時意識到你職責范圍內的變化十分重要，這樣你和團隊才能根據具體情況調整計劃。

答案：這種想法完全正確。了解數據，要知道如何分析數據以及如何運用數據分析來衡量組織的有效性和效率至關重要。在研究測量技術時，組織通常會考慮財務指標和績效指標。

以下是你需要了解的一些基本財務指標：

? 投資回報率（R O I），即將投資收益或損失的金額與投資金額進行比較。投資回報率是所得收益除以運營所花費的投資總額。

? 成本效益分析是收益與全部成本之比。它能夠幫助管理層確定特定活動或計劃對組織盈利能力的財務影響。成本效益越高，該活動或計劃的價值就越高。這一分析通常用于決定是否要繼續使用某種新產品或執行某項新計劃。

? 盈虧平衡分析是一種簡單的成本效益分析形式，使得管理者能夠確定項目總收益與總成本的平衡值。盈虧平衡分析即確定產品或程序必須超過最低成本值才能獲利。

運用這些財務指標、考察組織的損益表和資產負債表（本章前面問題中討論過）以確定組織的整體財務狀況。除財務指標外，組織還需要衡量其在關鍵目標或業務流程（例如銷售、營銷、人力資源、客戶關系或生產）方面的績效。績效是根據已設定的目標（組織目標或部門目標）來衡量的。

實際上，能夠幫助組織衡量績效的工具和方法有很多。

? 記分卡或平衡記分卡可以衡量并比較績效與目標。他們根據關鍵績效指標（KPI）評估行動的成敗，這些指標可以衡量目標是否達成。組織可以使用記分卡來判斷他們是否在為實現目標做出努力，評估發展趨勢和模式，并更加明智地利用各方資源。

? 儀表盤是信息管理工具，用于跟蹤與整個組織、特定部門或流程相關的關鍵績效指標其他數據。它們以簡單的方式直觀地顯示復雜數據，提供了一目了然的視圖。儀表盤是根據汽車儀表板的概念設計的，汽車儀表盤包括儀表和指示器，可以告訴你車輛的性能。儀表盤可以生成多種不同的報告，包括可以輕松查看和閱讀的記分卡。報告通常都是單頁型的。

關鍵績效指標因組織和行業的不同而有所差異，但通常包括客戶指標（如客戶維系和滿意度）、流程指標（如客戶支持票據或產品缺陷百分比）、人員指標（如員工流動率或員工滿意度），以及財務指標。

你應當熟悉當前組織所使用的工具和性能指標，并能夠在你的部門中熟練運用它們。與你的管理人員討論對她來說重要的事情，并將這些與你的員工分享。讓他們了解你和部門的衡量標準，以便與他們共享成果！

答案：我通過有效管理資源以優化績效，這對任何組織的成功來說都至關重要，這一點你理解得完全正確。讓我們具體看一下它們的細節：

? 人力資源：沒有具備合適技能的合適人才，組織就不會成功。就這么簡單！吸引、雇用、挽留最優秀的人才對你的成功來說至關重要。這需要精心設計的人力規劃，以確保你能夠雇用具備當前你所需要以及未來會需要的技能的人員。一旦你雇用他們，就要讓他們吸收你的組織文化，并盡快提高生產力。其次，提高他們的技能和能力也至關重要，而且要經常對他們的表現給予反饋，以便他們知道自己哪里做得好，哪里需要改進。

? 時間資源：時間是無限資源，如果管理不當，它會對組織和員工的生產力產生負面影響。作為管理者，你需要幫助員工有效管理時間。可以通過提供有效的時間管理工具來為他們提供幫助，例如設置執行任務的時間節點、提供項目管理軟件或有效時間管理技能培訓等。

? 財務資源：如果不能有效地管理財務資源，任何組織都無法成功，而實現這一目標最有效的方法就是精心設計預算流程，你和其他管理者可以通過預測你們需要哪些財務資源來實現組織的戰略目標。但是，僅有預算是不夠的，你還必須要考慮每個部門或職能部門預算的運作方式。如果二者之間存在差異，就必須考慮如何解決預算與實際成本之間的差異。你應該實時監控你的部門如何使用財務資源，這一點非常重要。

? 知識產權資源：最有可能的情況是你的組織擁有專利資產，包括必須受到保護的信息或產品。你和員工必須嚴格遵守程序，以保證知識產權不受侵犯。

? 外部資源：你也有可能需要管理外部資源。例如，如果你的組織雇用第三方機構來尋找潛在的新員工，你可能需要與他們進行交流以提供信息，跟蹤他們的工作狀態，并評估他們的表現。管理外部供應商的關鍵是設立明確的期望，你希望他們做什么、什么時候做，并讓他們負起責任——就像對待內部合作伙伴和員工一樣。尋找外部資源的一個好方法就是向你的專業團隊征求建議，與有合作意向的組織面對面溝通，并在簽訂合同前檢查他們的背景。確保遵循組織中的每一條采購指南。

切記：組織的資源也是你自己的資源。無論是內部的還是外部的資源，你都要進行有效的管理，對任何一個成功的管理者來說，這都是一項重大責任。

答案：勞動力計劃就是組織分析當前勞動力及其對新技能的潛在需求。它通常基于組織的戰略計劃。在勞動力計劃中考慮的一些問題包括：

? 組織是否會繼續成長，如果會，那么需要什么技能的人才，他們應該在哪個崗位上工作？

? 組織需要裁員還是外包？在這兩種情況下，受影響的員工能否接受培訓，承擔新的責任？

勞動力計劃的重點是開發能夠幫助你在短期和長期內作出正確決策的信息，并實現計劃。無論你考慮得多么周到，都可能需要對規劃進行修改以適應不斷變化的商業環境。因此，你需要不斷評估計劃，并根據需要加以修訂。以下是制訂員工計劃的方法。

對當前的勞動力進行分析：

? 列出當前的員工名單及其技能/能力/優點。

? 看看哪些人可能會退休或離職，會帶來哪些問題。

? 查看歷史營業額(損耗）數據。

? 是否有表現不佳的員工，如果有，那要對他們重新培訓還是解雇？

? 當前的員工將如何(積極或消極）影響戰略計劃中既定目標的實現？

確定需要哪些知識或者技能來實現下一年的業務目標，要基于以下幾點：

? 任務和愿景。

? 預算和經濟預測。

? 你所在行業的競爭因素。

? 勞動力趨勢。

? 待執行的或現有的政策法規。

? 科技創新。

? 外包選項。

? 戰略合作伙伴的選擇。

? 潛在的合并或收購。

? 新產品。

? 新領域。

做一個差距分析來確定你所擁有的資源和所需要的資源之間的差距。回答以下問題：

? 現在的員工能否接受培訓以承擔新的責任？如果不能，你將如何處理他們(轉到其他部門還是降級或者解雇）？

? 你需要從外部進行招聘嗎？

? 如果需要招聘，新員工什么時候需要入職培訓？

? 你的組織是否在努力留住員工骨干？

? 組織結構是否合理，能否實現各項目標？

你現在有了一個計劃，此計劃應該向你表明：為了實現組織的戰略目標，你要在何時招募人員，或如何增加員工技能。

? 實現勞動力計劃。一個計劃必須分階段實施，以此將行動轉化為一個可行的計劃表，其中必須包含明確的目標、具體且可衡量的工作目標、時間表和里程碑。雖然勞動力計劃不是一個簡單的過程，但是在你進行提前計劃時，結果是非常重要的考慮因素。它值得你深思熟慮!

答案：仔細查看你的招聘流程，然后回答以下問題：

? 你們提供的薪水和福利有競爭力嗎？對你的行業市場進行薪資調查。查看網上的薪資和福利信息，必要的話調整你提供的薪資和福利。你至少要使它有競爭力，并盡可能比你的競爭對手更好。

? 你的招聘流程是否容易操作？你的申請和面試過程必須盡可能便捷。不要讓求職者來回面試。安排一天用來面試，并確保每個面試官或輔助人員都接受了面試相關的訓練。

? 你是否仔細傾聽了求職者的需求？在面試過程中，求職者通常會分享對他們來說很重要的東西。如果他十分在意職業發展，那么當你表露真心時，就要強調你對他職業發展的承諾(情況必須屬實）。另一個求職者可能會說，他很需要一個指導者，所以，當你發出邀約時，一定要告訴他們指導者是誰。

? 你知道自己組織的聲譽嗎？如果有對公司的負面報道，要盡快處理，并真誠對待求職者。你可以讓求職者知道組織里存在一些問題，但更重要的是，要讓他們知道，你們正在采取具體措施來改善企業文化或解決這些問題。誠實和高透明度會令求職者印象深刻，可能會成為他們是否加入組織的決定性因素。

? 你如何進行招聘？讓招聘主管給求職者打電話，并發出口頭邀請。這能夠傳達出公司對他們的重視，以及迫不及待想要跟他們合作的信息。接下來HR應該發送一個書面邀約，包含口頭邀請的內容，同時囊括一些額外的細節，以幫助候選人作出明智的決定（福利細節、入職日期和時間以及要求等等）。

? 你是否鼓勵求職者提問和協商？作好準備，清楚了解自己可以在哪些方面進行靈活調整。這可能是獲得一個未來之星的關鍵，所以要盡可能靈活調整。

你需要不斷評估招聘流程。你可能會學到一些改善招聘流程的方法。你也可能想和那些拒絕你的優秀求職者保持聯系。因為你永遠不知道他們在拒絕你的邀約后會發生什么，也許他們會重新考慮你的邀約。

答案：在你行動之前，考慮一下你的組織是否真的是一個適合工作的好地方，如果你還沒有準備好，那么申請是沒有意義的。被評為“最佳工作單位”，對于任何組織來說都是一個崇高的目標，但要作好準備，因為這不是一個簡單或快速的過程。

首先，我要向大家闡述“最佳工作單位”對自己員工的回報有多少。這些獲獎的組織通常在以下方面十分突出：

? 不斷強化員工的使命感，讓他們知道工作不僅僅是為了薪水。

? 支付公平且有競爭力的薪水，并提供公司能夠負擔得起的最佳福利。

? 使工作環境盡可能舒適、安全、有吸引力。無論辦公室的配置如何，都應該有足夠進行私人談話的空間，以及在工作中減壓的地方。有些組織的休息室中配有游戲桌，有些組織甚至有安靜的午睡室。地方雖小，但這些“擁擠”的空間（人們可以聚集在豐富多彩的環境中以激發自己的創造力）是非常受歡迎的。

? 清楚地列出對每個員工的期望，并根據這些期望衡量他們的績效。

? 經常給予建設性和積極的反饋，不要總是等到年度審查才進行反饋。許多組織現在都傾向于在項目結束時頻繁地進行績效交流，或者至少每季度一次反饋，而不是每年進行一次。

? 認可優秀員工的想法和貢獻，并對其進行獎勵，但要以尊重員工的方式去做。請牢記：有些人不希望在公共場合被表揚。

? 讓每個員工都學會尊重別人。

? 為員工提供機會，通過指導、網絡研討會、播客、研習會、書籍等各種方式開發他們的技能。

? 與員工保持良好接觸，使員工們感到自豪。

我們的總體目標是建立一支專注于自己工作的團隊。要做到這一點，你需要讓組織中的每個人都朝著同一個方向努力。只有到那時，你才可以申請最佳工作單位的稱號。

當你準備申請時，請考慮從當地評選開始。例如，你所在的城市是否每年都會列出所在地區的優秀雇主？從本地開始，當你對需要考慮的內容有些許了解之后，你就可以沖擊國家或國際評選了。

答案：隨著工作場所和社會問題變得越來越復雜，管理者必須應對更大的挑戰，員工援助計劃（EAP）愈加重要。一位優秀的EAP提供者與管理和組織相連接，為他們的客戶提供很多幫助，并且對每個執行官、管理者和員工來說都是一個巨大的資源。

EAP最為人熟知的作用是幫助陷入困境的員工，這些問題影響著他們的生活，甚至已經影響到他們的工作。EAP還涵蓋健康福利，并為因家庭醫療、工人賠償以及短期或長期殘疾而休假的員工提供資源。許多EAP項目都擁有可以幫助各級員工擴大發展機會的員工。

對于組織來說，EAP是可以解決其面臨的系統問題的資源。他們的顧問經常接受培訓，以實現變革管理和系統性解決組織問題。他們在工作場所里的行為健康和心理健康領域也十分專業。因此，他們可以識別與沖突、工作實踐和不良監管相關的潛在行為風險。EAP支持組織的另一種方式是提供安慰咨詢和對關鍵事件的反應。例如，如果員工死亡，不管死亡的性質如何，EAP顧問可以為團隊的其他成員提供安慰咨詢。如果在工作場所或社區發生悲慘情況，他們也可以提供支持。

作為管理者，EAP能為你做什么？它可以幫助你識別和干預工作場所的表現和行為問題(例如，幫助你發現可能導致工作場所暴力的行為跡象和癥狀）。這種主動參與可以盡早識別員工的行為健康問題，從而降低這些問題對組織的傷害。它還能減輕管理者的壓力，因為他們沒有專業人士所具備的知識或培訓。

作為管理者，以下是EAP能夠提供給你的價值和幫助：

? 提供咨詢，幫助你制訂處理員工工作表現問題的計劃。

? 指導你與工作表現不佳的員工進行深入交談。

? 為所有管理者提供使用EAP管理工具的培訓。

? 為管理者提供有關藥物濫用或潛在工作場所暴力的跡象和癥狀的培訓。

? 提供危機管理和咨詢服務。

? 協助避免辦公室暴力。

? 識別與沖突和工作時間相關的潛在行為風險。

EAP是一個企業風險管理工具，可在所有級別的組織中加以運用。EAP的力量正在幫助系統和個人以及自身能力成為戰略的一部分，以發揮最大的性能和潛力。你應該檢查你的內部資源，以了解關于你的組織的EAP提供者的更多信息。

答案：這將是一項艱巨的任務，尤其是你沒有參與選擇這些服務。你最好先拿一份組織與他們簽訂的合同副本，并進行審核。任何合同或服務水平協議都將詳細說明已經商定的具體服務。合同中可能包含的其他有用項目為：承包商需要向你提供的任何管理報告——詳細說明在特定期間(每月、季度或每年）提供的服務。這些通常會顯示出一些重要信息。

合同還可以包含承包商內部質量保證條款：如果發生錯誤或遺漏，他們將采取的行動。合同還可能包含承包商內部跟蹤、分析和報告系統的信息，同時它還應該指定賬戶管理團隊和工作人員的經驗級別。你還應該了解一些衡量方法，以評估服務的質量和有效性。你的法律支援或采購支援可以幫助你解決這些問題。

你會想要查看所有收到的報告——尤其是過去一年的，以了解他們的績效情況。此外，與你的內部員工交談并得到他們的反饋。

最后，你會想要與承包商的客戶經理會面，并與他建立聯系。從他們的角度來看待事情的進展。

當你對第三方承包商進行監督時，你總會想到一個問題，即什么時候換一個新的供應商。監督承包人是你的責任，但是不要想當然地認為這是一個變更承包商或引進一個你曾經合作過的承包商的機會。如果這個承包商按照協議的條款執行，變更承包商可能是很不明智的。還有一些其他的合同問題也需要考慮。

關于變更供應商需要考慮的一些方面：

? 當前供應商的業務模式是否發生了變化，他們的業務重心是否在偏離他們提供的服務？

? 市場上是否有大量的新供應商提供更優質的解決方案？

? 你現在的供應商沒有執行合同嗎？如果是這樣的話，對于拒絕執行的行為，合同條款的規定是什么呢？你是否已經履行了所有條款，例如通知客戶經理并提供解決問題的機會？確保你理解自己在組織中的職責。如果你因為這個原因需要終止合同，請確保與你的法律團隊保持合作。

? 目前的合同即將到期了嗎？大多數合同都有固定期限，不過可能會有附加年或附加服務的條款，或者更新條款。

檢查采購和法律。即使你當前的供應商提供了良好的服務，合同到期也是查看市場的最佳時機。

答案：祝賀你愿意通過戰略思考來提升自我。隨著你在事業上的進步，戰略思考能力會越來越受到人們的重視，所以你應該盡早開始。

許多人把戰略思維和戰略規劃混為一談。戰略思維是一個過程，在這個過程中，人們思考，評估，觀察，為自己和他人創造未來。戰略思維可以用作商業和個人決定，所以，無論是對管理者還是個人，都是一項寶貴的技能。戰略規劃是一種商業活動，用于設定優先級，集中組織精力和資源，加強運營，并分配人力資本，以確保組織朝著一致的目標前進。戰略思維在進行戰略規劃時無疑是一項寶貴的技能，但這是兩個截然不同的過程。

戰略思想家們想象著可能發生的事情，他們不僅看到了組織中已經存在的問題，還預知到未發生的情況。他們運用新方法來開發潛在的新產品、新服務和新市場。戰略思維是一個前瞻性的過程，是一切組織成功的重要推動力。

如果你想成為一名戰略思想家，就需要打開你的思維，想象各種可能性。這對許多管理者來說是困難的，因為他們接受的訓練都是去處理真實的（而不是想象的）情況。打開你的思維，去尋找解決常見問題的新方法。

一個培養戰略思維的好方法就是問一些如下的問題：

? 什么是有效的，什么是無效的？

? 我們的最佳工作是如何完成的？

? 我們能夠確定客戶、顧客或成員對我們工作的真實想法嗎？

? 作為一個團隊或組織，我們展示了什么樣的價值觀？

? 有多少員工知道我們的使命、愿景和價值觀？

? 有多少員工知道他們的工作在哪些方面契合我們的任務？

如果你一直很忙，那你幾乎不可能進行戰略思考，所以你應該留出時間去研究和幻想。你也應該允許你的員工做同樣的事情，如果他們通過戰略思考產生一些想法，那你還應該獎勵他們。當你發現一個特別擅長戰略思考的員工時，可以考慮讓他指導別人。

許多組織和管理者在做事時都會遇到困境。戰略思考死亡的標志就是當某人建議改變一個過程時，有人會說：“我們在2005年嘗試過，但當時沒有成功，所以它應該是無效的。”嗯，這有很多原因，雖然它當時沒有起作用，但現在說不定會起作用，所以，試一試吧！不要總是做一個唱反調的人。

在任何組織中，戰略思維能力都是一項十分有用的技能，它可以讓你脫穎而出，所以，從現在就開始培養你的戰略思維能力吧！

答案：你正步入人生的康莊大道。一個項目包括一系列的任務和活動，這正是你的工作組所要做的。盡管項目和任務的規模及范圍各不相同，但也有一些共同的特點。

? 明確的目標：你要做的事情或者組織需求，以及你將如何實現目標。

? 時間表：完成項目所需的時間框架。

? 資源：為這個項目準備的人員、設備、時間和資金。

一旦所有這些都就位，下一步就是為項目配備工作人員，首先就是項目經理。因為你將擔任這一職位，你將全面掌控項目，負責小組成員的工作，并負起全部的責任。你將成為：

? 工作小組與其他組織部門之間的橋梁。

? 發言人，負責收集和發布信息。

? 決策者，分配資源，鼓勵先進和協調分歧。

作為項目經理，你可能會負責挑選團隊或工作組中的其他成員。但是在進行挑選時，你要確保自己理解團隊所需要的特定知識、技能和專業。

一旦團隊成員就緒，你將邁入項目的下一階段，即：

? 規劃、調度、監督和控制：到這里，一個項目的大部分工作就完成了,你將負責監督工作的質量、進度和資源的使用分配。顯然，你的目標就是按時、按預算交付項目。你還必須能夠預見任何可能阻止項目完工的障礙，并立即采取行動將它們排除。

在實施項目規劃時有一些輔助工具。第一個是甘特圖或水平條形圖，它利用圖形并按照先后順序來展示一個項目的各個活動，并根據時間來繪制它們。另一個工具是PERT（程序評估評審技術）圖表，它詳細描述了項目里程碑和任務的完成順序。

? 評估：根據項目的規模和范圍，評估可以在不同的階段或預定的時間（例如，每個月）進行。無論是以哪種方式，一旦項目結束都要進行最終評估。

? 完工：項目順利完工，每個人都可以松一口氣，享受這一成果。報告中應注明完工，并詳細說明項目的成就、不足、經驗教訓以及類似的項目，如果必要的話，還需要進一步采取行動。

確保你在整個項目過程中與團隊保持溝通。事實上，你應該將交流更新列入項目計劃中。及時更新項目進度情況，確保項目按時、順利完成。保持領導者、外部和內部的利益相關者以及團隊成員了解項目進度將會提高項目的成功率。

結語

在提升管理技能時，你會遇到很多問題。你應該讓自己身邊有值得信賴的顧問和指導者，并抓住每個機會學習新技能。你可以利用網上或組織提供的所有可用資源來鞏固技能基礎。下一章內容會幫助你有效而快速地提升這些技能。