第3章 開展高效會議的實戰技巧

高效會議的主要原則

我們在日常生活及工作過程中會參加各種類型的會議，比如：小型的家庭會議，公司的例會、研討會等，但參加的這些會議中，能夠稱得上是高效的會議卻相當有限。那么，如何才能確保會議有一個較高的效率呢？

企業的會議制度、會前準備、會議時間管理、會議文件歸檔、會議決策執行等體現了其會議管理能力。對會議出現的問題有清晰的認識后，我們便可以通過有效的應對策略對其進行優化調整，從而提升會議的質量與效率。在會議管理過程中，要在盡量避免上述問題的同時，遵守以下原則：

（1）主題要集中。會議應該設置一個核心主題，從而讓與會人員集中精力，更加快速高效地解決問題。對于那些綜合性的大型會議，核心主題的數量最好控制在三個以內，因為主題越多，會導致參與人員越多，更難達成一致的結論，從而影響會議效率。

此外，與會人員要有一定的決策權，當管理者不能參加時，對于其委派的人員也應該賦予一定的決策權，否則很容易因為沒有決策權而導致無法達成一致結論。

（2）流程要合理。會議流程是否合理直接決定了會議的效率及質量。優秀的會議流程應該具備以下幾個方面的特征：

★盡量讓會議核心主題的負責部門或單位主持會議，而不是一味地讓企業高層領導者主持；

★領導應該最后再講話，先讓各個與會人員充分發表自己的意見與建議，否則很容易因為領導定下了基調而導致與會人員不敢發表自己的觀點；

★要求發言人發言時盡量用實時及數據說話，少談一些假大空的口號、概念，出現跑題時，會議主持方要及時糾正；

★一些不重要的主題的討論應該精簡，而那些重要的議題則應該充分討論，多聽取那些一線員工觀點，不能簡單地根據幾份資料就做出決策；

★對于那些重要的核心議題，鼓勵與會人員從不同的角度提出觀點，防止出現重大決策失誤；

★能在此次會議上達成決策的，決不能拖到下一個會議。

（3）時間要緊湊。對會議時長及每一個環節的時長有明確的規劃，普通的會議控制在1個小時即可，大型會議可以分階段進行，主持人應該把握好每一階段的會議節奏。對于較長的會議，要安排合理的休息時間，持續時長過長，也容易導致與會人員精神狀態不佳、注意力分散等。

（4）決議要及時。要進行系統而完善的會議記錄，確保對會議主題、會議參與人員、發言情況、投票數據、會議決議等進行詳細記錄，并用規范化及標準化的書面文件進行落實，以方便后續查詢。

會議結束后，要及時對會議決議進行公示。需要注意的是，會議決議公示文件不能像會議記錄文件一樣流水賬式的進行說明，而應該更為系統、更有條理。決定發布會議決議時，要安排幾位有關人員進行檢查，確認后交給決策負責人簽字下發。

（5）手段要先進。PPT在現代企業的會議中應用已經十分普遍，對于PPT應該要求重點突出、觀點鮮明、有足夠的圖表與數據。此外，電話會議及視頻會議能夠有效降低會議成本，并提升溝通效率。發放與會議相關的文件、資料時，也可以使用Email、QQ、微信等工具。

（6）執行要檢查。會議決策的執行情況要進行追蹤，特別是那些執行的關鍵環節，要在企業內樹立對會議執行情況進行及時、主動上報的組織文化。

（7）結果要獎懲。采用一定的獎懲機制引導員工執行會議決策是十分有必要的，人都有一種趨利避害的本能，執行某些決策時，可能會傷害到某一部門或者員工的短期利益，此時如果沒有獎懲機制督促員工執行，他可能會為了不得罪人而不去執行。

對于那些積極執行的員工要給予一定的獎勵，比如提供獎金或者頒發獎項等；對于那些不執行決策，甚至多次勸阻后仍不執行的員工要給予必要的懲罰甚至是淘汰。