項目會議管理的操作方法

隨著經濟的迅猛發展，各個領域的工程項目都實現了蓬勃發展，對于企業來說做好項目管理至為關鍵。在項目管理的眾多工作中，項目會議是一項非常重要的工作內容。作為溝通管理的一種方式，會議是否經濟、有效，在何種情況下召開何種類型的會議才能推動項目更好地完成至關重要。

◆項目會議的分類

項目管理要經歷5個工作流程，分別是項目啟動、項目計劃、項目實施、項目控制和項目收尾。其中項目實施階段涵蓋了三大關鍵內容，分別是項目實施進度、實施費用和實施質量。在項目實施的過程中，這三項內容要相互協調、相互適應。在項目實施的過程中進度、費用、質量這三項內容相互協調、配合，就構成了項目管理的三坐標管理體系。

具體來看，項目會議包括項目啟動會、計劃進度與質量問題協調會、交付用戶驗收會、技術狀態評審會等等。

（1）項目啟動會

合同簽訂，項目啟動會開啟，與會人員包括項目發起人、客戶經理、項目團隊成員和項目經理等等。項目啟動會的主要內容包括：項目概述，對項目范圍及交付成果進行簡介；構建項目團隊，明確成員職責；發布進度計劃；討論項目管理辦法，包括項目費用、項目質量、項目計劃等等；對項目風險進行預估，采取合理的措施予以規避。

（2）項目計劃會

項目計劃會的主持工作要交由項目經理或計劃主管負責，項目團隊成員、生產加工人員、器械采購人員等都要參加會議。項目計劃會的主要內容有：

第一，確定里程碑，規劃項目完成的方法，明確活動和任務之間的關系與開展順序，編寫詳細的項目計劃，做好任務分配工作；

第二，參照項目時間表制定各種計劃，比如項目進度計劃、質量計劃、成本計劃、溝通計劃、項目采購計劃和風險控制計劃等等。

第三，對計劃執行過程中制約任務完成的各方關系進行協調，保證項目能按計劃有序完成。

（3）項目例會

一般情況下，項目例會都是由項目經理主持的，與會成員包括項目團隊成員、項目負責人和客戶。為了做好項目會議管理，要定期召開項目例會，會議的時間間隔要根據項目持續時間與合同要求來確定，一般有日例會、周例會和月例會。

項目例會的主要內容包括：

第一，介紹項目進展，明確里程碑；

第二，報告項目進展，比如進度是否與計劃一致，如果進度偏離了計劃，那么導致進度偏離的原因是什么，要采取何種促使予以解決，在接下來的工作中要采取何種措施防止再次偏離等等。

第三，報告項目執行過程中出現的問題和將來有可能發生的問題，探討問題解決措施和潛在問題的應對措施。

第四，以項目進展及需要完成的工作內容為依據對項目完工日期及成本進行預測，將其與項目目標和基準計劃放在一起進行比較；

對項目實際耗費成本、實際進度與計劃間的差異進行明確，如果項目提前完成這個差異就是正值，如果項目沒有按時完成或預算超支，這個差異就是負值，如果差異是負值，就要找出其中的原因；

在某些情況下，在項目例會上，與會人員可提出一些措施獲得經理批準，比如為了讓項目在計劃時間內完成可以在例會上申請加班權等等。另外，針對項目執行過程中出現的問題，項目經理可要求召開問題解決會議，以探究出更科學的糾正措施。

第五，要告知客戶及項目負責人一些應注意的事項，比如提醒客戶簽署某些文件等等。

（4）項目技術狀態評審會議

如果項目屬于研制項目，那么在項目定義及項目設計階段都要召開技術評審會議，以保證技術方案、研究成果等都能得到項目業主及客戶的認可。評審會議的內容有方案設計、設計鑒定、樣機評審、項目驗收等等。

比如方案設計評審會要根據研制總要求或合同編寫技術方案，邀請客戶或客戶代表、同行專家、上級機關領導、配套單位領導等人士參加會議，對其進行符合性評審，最終形成評審報告。評審報告要包含評審意見、會議紀要、評審組員簽字名單等內容。

（5）解決問題的會議

解決問題會議要按照以下9個流程召開，分別是：描述問題——明確問題成因——發掘問題解決方案——對各種可行方案進行評價——確定最佳方案——修訂項目計劃——實施解決方案——明確問題解決效果。

在解決問題的會議召開之前，項目經理要明確會議目標，目標要以結果為導向，具體、可測量、可實現。

◆會議管理人員組織結構及分工

會議管理人員包括會議主管、會場助理、會務秘書、車輛票務助理、餐飲住宿助理等等。

（1）會議主管

會議主管的主要工作是做好會議前期策劃，將各項會務工作落實下去。

（2）會務秘書

會議秘書要輔助會議主管將各項會務工作落實下去，形成會務手冊與會議決策表。除此之外，會務秘書還要負責發放會議通知，收集、整理各種會議代表信息，預訂會議室食宿地點，預租會議車輛、組織并落實會議文件。

（3）會議現場助理

會議現場助理的工作內容是按照策劃表策劃會議現場，包括布置會場、制作會標、打印并擺放參與代表的座簽、發放并回收會議文件、準備茶水、打印會議召開過程中產生的文件等等。

（4）住宿餐飲助理

住宿餐飲助理主要負責做好會議食宿工作，包括組織會議代表簽到，預訂并分配房間，做好住宿表，安排會議代表用餐等等。

（5）車輛票務助理

車輛票務助理的工作內容包括前往各站點接送會議代表、接送會議代表往返會場、合理地調度會議臨時用車、做好會議代表返程信息的收集工作、統計好會議代表的返程車票、幫會議代表購票或退票等等。

◆會議管理實踐

某單位承接了一個項目的研制任務，按照合同要求，該單位要組織正樣設備技術狀態評審。會議主管接到評審會召開任務之后，按照會議流程做了前期策劃，形成了策劃表。之后，會議主管組織召開了預備會，將會議背景、會議內容、與會單位等情況做了通報，并根據策劃表分配了任務，并為各項任務分配了負責人。

預備會議結束之后，會議秘書擬制并發放會議通知，落實與會代表與專家，形成與會人緣名單。同時，會議秘書還對參與評審的樣機技術文件予以落實，比如樣機研制工作總結報告、檢驗大綱、質量分析報告、檢驗報告等等。

在評審會議召開之前，會議助理預訂好了會議室，并按照要求對會場進行了布置，比如制作會標，打印、擺放與會代表的座位標簽，發放會議文件，準備投影儀、擴音設備、幕布、筆記本電腦等設備，為會議的順利進行做好保障工作。在會議開始之后，會議助理組織與會代表簽到，組織評審組人員簽名，打印會議召開過程中產生的各種文件，為與會人員添加茶水等等；在會議結束之后，會議助理負責做好會議現象的清掃工作。

負責與會代表食宿的餐飲住宿助理事先為與會人員預訂了賓館，并參照活動安排及秩序冊制作了會議行程表，將行程表事先放在各個房間中；參照與會代表名單確定食宿人員，為其安排住房和餐食，形成與會代表食宿表。

車輛票務助理根據與會代表明顯及聯系方式對與會代表的來往行程進行收集，如有必要要請與會代表填寫訂票單或送站單，根據單據購買車票，安排車輛接送。同時要安排車輛接送與會代表在會場與賓館間往返。

通過這一系列工作，評審會如期舉行，圓滿結束。