提升會議效率的實戰(zhàn)策略

企業(yè)需要通過會議組織與召開，進行決策制定，并處理發(fā)展過程中出現(xiàn)的各類問題，但很多企業(yè)面臨會議效率低下的問題，給企業(yè)帶來巨大損失，且影響企業(yè)的正常工作開展。

不可否認的是，在企業(yè)發(fā)展過程中，開會確實是解決很多問題的有效方式，在企業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵階段，會議的重要性尤其突出。現(xiàn)階段下企業(yè)需要采取措施進行會議管理，提高會議效率，充分發(fā)揮會議價值，為企業(yè)在發(fā)展過程中面臨的問題提供有效的解決方案，從而鞏固企業(yè)在市場競爭中的優(yōu)勢地位。那么，企業(yè)可以從哪些方面著手呢？

◆依托現(xiàn)代技術(shù)手段提高會議效率

不少企業(yè)忽略了對先進技術(shù)的應用，導致會議相關(guān)的數(shù)據(jù)分析面臨重重困難。在移動互聯(lián)網(wǎng)時代下，企業(yè)完全可以利用網(wǎng)絡(luò)視頻的形式召開會議。有的大型企業(yè)在不同地區(qū)乃至不同國家設(shè)有分公司，以前，各個地區(qū)的管理者為參加集團統(tǒng)一召開的會議，不得不跨越遠距離提前趕到目的地，耗時耗力且增加公司的成本支出，如今網(wǎng)絡(luò)視頻會議能夠有效解決這個問題。以華為、通用、可口可樂為代表的公司都是網(wǎng)絡(luò)視頻會議的應用者，既能保證會議效率，又能減少公司的成本消耗。

企業(yè)還應積極采用現(xiàn)代化媒體技術(shù)手段來提高會議效率。以國美、海爾為代表的實力型企業(yè)在組織與召開企業(yè)會議的過程中，經(jīng)常使用多媒體工具來進行數(shù)據(jù)分析與展示，對各個經(jīng)營地區(qū)的市場發(fā)展情況、客戶分布、公司的銷售戰(zhàn)略布局，還有競爭對手的發(fā)展進度、產(chǎn)品優(yōu)勢、市場布局情況等進行分析，并用曲線圖標出公司最近的產(chǎn)品銷量浮動，輔之以其他技術(shù)工具，對企業(yè)現(xiàn)有的銷售策略進行價值評估，及時發(fā)現(xiàn)問題并予以糾正。通過這種方式使會議期間的數(shù)據(jù)分析簡潔明了，進而提高會議效率。

◆實施標準化管理模式

標準化的會議管理能夠減少隨意性，按照既定標準對每個環(huán)節(jié)進行嚴格要求，有效提高會議效率。這方面最具代表性的實踐者當屬麥當勞。標準化在麥當勞的經(jīng)營過程中隨處可見，包括漢堡包的制作過程、衛(wèi)生清掃過程、消費者投訴問題的處理過程等等，除此之外，麥當勞的會議召開也嚴格遵循既定標準。相比之下，國內(nèi)許多企業(yè)的會議召開缺乏明確的標準規(guī)范，會議期間市場發(fā)生意外情況，降低整體會議效率。

全球最大的啤酒公司英博集團總部位于比利時，該公司采用標準化的會議管理模式，有效提升了企業(yè)的整體工作效率。在這種模式下，公司的管理者能夠憑借一己之力對多個片區(qū)的經(jīng)營實施全面而有效的管理，并使得上千名員工各司其職。英博集團的會議標準化主要體現(xiàn)在：會議的議程設(shè)置、參會者選擇、主持人委任、會議決策制定、會后落實等各個環(huán)節(jié)，國內(nèi)企業(yè)不妨借鑒英博集團的優(yōu)秀經(jīng)驗。

◆發(fā)揮戰(zhàn)略顧問或策劃機構(gòu)的支持作用

有些小規(guī)模企業(yè)能夠獨立召開小型會議，但涉及重大會議，比如產(chǎn)略研討會、產(chǎn)品發(fā)布時，由于企業(yè)管理者本身的經(jīng)驗不足，又沒有專業(yè)顧問提供指導，無法完成會議組織與召開，也難以保證最終的會議效果。在這種情況下，企業(yè)可以向戰(zhàn)略顧問尋求幫助。

戰(zhàn)略顧問能夠擔任企業(yè)會議的組織者，在了解企業(yè)具體發(fā)展情況的基礎(chǔ)上，根據(jù)自身掌握的專業(yè)知識確立會議議程，確保企業(yè)能夠通過會議召開選擇適合自己的戰(zhàn)略決策。如今，企業(yè)不僅要面臨激烈的市場競爭，同時還要應對市場需求的變化，而戰(zhàn)略顧問恰好能夠為提供建設(shè)性的參考意見，是企業(yè)在組織召開重大會議時的不錯選擇。