基層會(huì)議管理的操作方法

◆基層組織處理會(huì)議議題的方法

（1）討論任務(wù)的實(shí)施方案

在會(huì)議組織者已有方案，團(tuán)隊(duì)成員能力有限的情況下，會(huì)議組織者可以直接拿出方案，向與會(huì)者講解，聽取與會(huì)者的意見，對(duì)方案進(jìn)行完善。也就是說，在這種情況下，會(huì)議要以傳達(dá)為主，聽取大家的意見為輔。

在任務(wù)比較復(fù)雜，團(tuán)隊(duì)成員能力較強(qiáng)的情況下，會(huì)議組織者就要先聽取與會(huì)者的意見，再確定方案。至于意見取舍問題，要在開會(huì)之前就完成，要讓意見與觀點(diǎn)的收放實(shí)現(xiàn)平衡。也就是說，在這種情況下，會(huì)議要重點(diǎn)聽取與會(huì)者的意見，共同形成解決方案。

（2）總結(jié)問題，提出改進(jìn)意見

一般來說，工作都要交由基層員工完成，所以，工作流程的制定與修改要加入基層員工的意見與建議。在會(huì)議討論的過程中，在問題出現(xiàn)之后，主持人要尋根究底發(fā)現(xiàn)問題的根源，以便工作能順利開展，制度能有序形成。對(duì)于基層員工來說，在此類會(huì)議上，他們能學(xué)到很多知識(shí)；對(duì)于管理者來說，通過這種會(huì)議能與基層員工親密接觸，建立情感聯(lián)系。

（3）工作總結(jié)與匯報(bào)，發(fā)現(xiàn)亮點(diǎn)與問題，推廣經(jīng)驗(yàn)

在基層會(huì)議上，主持人要鼓勵(lì)業(yè)務(wù)精英多分享經(jīng)驗(yàn)、知識(shí)與觀念，對(duì)團(tuán)隊(duì)產(chǎn)生有益指導(dǎo)，讓更多基層員工發(fā)展成為精英與骨干。

（4）傳達(dá)上級(jí)指示與決定

對(duì)于上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)已做出決定的事項(xiàng)，主持人不僅要對(duì)事項(xiàng)進(jìn)行傳達(dá)，還要解決與會(huì)者提出的問題，讓團(tuán)隊(duì)成員服從上級(jí)指揮，將工作落實(shí)好。

（5）收集各種意見、建議

在提出一個(gè)議題之后，主持人要組織與會(huì)人員交流討論，收集與會(huì)人員提出來的意見與建議，及時(shí)了解基層員工的想法，以催生出更有效的解決方案。

（6）釋放情緒

工作一段時(shí)間之后，團(tuán)隊(duì)成員會(huì)產(chǎn)生一些不和諧的情緒。會(huì)議召開就為這些情緒的發(fā)泄提供了一個(gè)有效途徑，情緒發(fā)泄出來之后，員工之間的關(guān)系才能更加和諧。但是在情緒發(fā)泄的過程中，主持人要做好引導(dǎo)工作，以免發(fā)言者情緒失控，演變成人工攻擊。

◆會(huì)議控場

為了保證會(huì)議能達(dá)到預(yù)期效果，必須做好會(huì)議引導(dǎo)與控制工作。一旦會(huì)議失控，不僅問題得不到解決，還會(huì)誘發(fā)很多其他的問題與矛盾。

（1）主題：無主題無會(huì)議，這是會(huì)議召開的一項(xiàng)基本原則。在會(huì)議召開的過程中經(jīng)常出現(xiàn)以下問題：與會(huì)人員圍繞一個(gè)非議題問題爭吵辯論，或者與會(huì)人員在會(huì)議召開的過程中接入一些其他話題，會(huì)議討論演變?yōu)榱奶扉e談。面對(duì)這些情況，主持人要牢記會(huì)議主題，及時(shí)引導(dǎo)，防止會(huì)議主題偏離預(yù)訂方向，影響會(huì)議效果。

（2）準(zhǔn)備：一個(gè)高效的會(huì)議，在開會(huì)之前組織者與與會(huì)人員要做好準(zhǔn)備工作，比如組織者要通知與會(huì)人員按時(shí)參加會(huì)議、做好會(huì)前提醒、明確會(huì)議議題、準(zhǔn)備要會(huì)議資料與文件、發(fā)言者要準(zhǔn)備好自己的觀點(diǎn)等等。如果會(huì)前相關(guān)人員沒有做好準(zhǔn)備，一問三不知，會(huì)議就難以達(dá)到預(yù)期效果，自然也不能有效地解決問題。

（3）選擇與會(huì)者：會(huì)議水平與最終達(dá)到的效果取決于會(huì)議參與者及其參與會(huì)議的程度。所以，會(huì)議組織者要做好與會(huì)者的選擇工作，明確必須參與者與選擇性參與者及各參與者所扮演的角色及承擔(dān)的任務(wù)。選擇正確的會(huì)議參與者，將其才能發(fā)揮出來，才能讓會(huì)議達(dá)到預(yù)想的效果。

（4）發(fā)言控制：每場會(huì)議召開的時(shí)間都是有限的，所以，主持人要控制每一位發(fā)言者的發(fā)言時(shí)間，讓其盡量用最短的時(shí)間將觀點(diǎn)清楚地闡述出來。其次，主持人要控制發(fā)言者的發(fā)言內(nèi)容，防止內(nèi)容脫離會(huì)議議題；最后，主持人還要控制發(fā)言者的情緒與語氣，以營造良好的會(huì)議氛圍，讓與會(huì)者可以暢所欲言，講出自己真實(shí)的想法，以達(dá)到會(huì)議目的。

（5）及時(shí)總結(jié)：主持人要及時(shí)對(duì)會(huì)議發(fā)言及成果進(jìn)行總結(jié)，以免有價(jià)值的內(nèi)容被忽視。

（6）態(tài)度鮮明：除頭腦風(fēng)暴類的會(huì)議之外，會(huì)議主持人的態(tài)度要明確，以防與會(huì)者爭吵不休，防止會(huì)議主題偏離正確的方向。

（7）化解不必要的爭論：一場高效的會(huì)議需要爭論，但是如果爭論過多就會(huì)使會(huì)議討論受到不良影響。所以，會(huì)議主持人要及時(shí)終止不必要的爭論，對(duì)有意義的爭論進(jìn)行引導(dǎo)，防止其演變?yōu)闋幊常瑥亩鴮幷摰膬r(jià)值發(fā)揮出來。

◆記錄、紀(jì)要、跟進(jìn)

（1）記錄：重要的會(huì)議需要安排專人負(fù)責(zé)記錄，防止重要的觀點(diǎn)與結(jié)論遺失，為將記錄整理成紀(jì)要和最終的會(huì)議成果提供方便。

（2）紀(jì)要：會(huì)議形成的成果要以紀(jì)要的形式發(fā)送給相關(guān)人員，只有這樣，成果才能落實(shí)、執(zhí)行。

（3）結(jié)論：如果會(huì)議需要結(jié)論，就必須在會(huì)議結(jié)束之前形成結(jié)論，并將結(jié)論及時(shí)公布出來。

（4）落實(shí)與跟進(jìn)：會(huì)議形成的方案必須落實(shí)到實(shí)踐中才能收獲成果，方案落實(shí)需要有序跟進(jìn)。

◆初級(jí)管理者克服對(duì)會(huì)議的恐懼

如果會(huì)議主持人是初級(jí)管理者，當(dāng)他們面對(duì)年長且資歷深厚的與會(huì)者時(shí)會(huì)緊張、忐忑，這是人之常情。但是初級(jí)管理者要想主持好會(huì)議，就必須克服這種恐懼心理。初級(jí)管理者恐懼會(huì)議的原因在于對(duì)與會(huì)成員不了解，不能很好地掌控他們；不能對(duì)議題進(jìn)行有效把握；對(duì)發(fā)言者的觀點(diǎn)理解不深入，不知道如何取舍。基于此，初級(jí)管理者要克服對(duì)會(huì)議的恐懼，可以從以下幾點(diǎn)著手。

（1）原則——知之為知之，不知為不知

作為初級(jí)管理者，對(duì)很多事情不了解、不知道是人之常情。在會(huì)議召開的過程中，如果遇到不懂的問題，初級(jí)管理者不需要不懂裝懂，完全可以大方地承認(rèn)自己的不足，虛心向與會(huì)者請(qǐng)教。多問、多思、慎重地下結(jié)論，會(huì)消除緊張與恐懼。

（2）態(tài)度——真誠尊重，實(shí)事求是

與會(huì)者能否不遺余力地提出問題的解決方案取決于會(huì)議主持人的態(tài)度。初級(jí)管理者作為會(huì)議主持人要真誠地向與會(huì)者求教，對(duì)與會(huì)者給予最大的尊重，讓與會(huì)者心甘情愿地獻(xiàn)計(jì)獻(xiàn)策，提升會(huì)議效率與效果。

（3）邏輯——請(qǐng)教與提問

初級(jí)管理者組織召開會(huì)議的目的是向與會(huì)者請(qǐng)教，為了達(dá)到目的，初級(jí)管理者不僅要保持真誠尊重的態(tài)度，還要在會(huì)前準(zhǔn)備一些問題、對(duì)策與建議，形成解決方案，防止會(huì)議目標(biāo)落空。

（4）爭議——表述觀點(diǎn)，不要相互攻擊

討論與爭議是共生的，爭論不可怕，只要初級(jí)管理者做好引導(dǎo)與控制工作，將爭議的作用發(fā)揮出來，防止其演化成相互攻擊即可。