企業會議管理的體系框架

◆會議體制建立

會議體制指的是以企業自身的管理特點及需要為依據做出的制度化的會議安排。通過會議體制的建立，部門之間就形成了信息溝通周期，為工作安排、資料準備、問題的集中解決提供了極大的方便。同時，在會議體制建立的過程中，企業可以按照效率原則對各種會議之間的關系、目的進行梳理，減少會議重復次數，提高會議效率。以一定的穩定性為前提，會議體制可做出適當地調整。

◆會議程序安排

會議程序化有兩大優點，一是消滅形式會議，一是優質、高效地完成會議目標。會議召開之前的信息傳播有利于做好資本準備工作，節約會議時間；會議結束后的決議反饋能讓會議更加嚴肅，保證會議決策全面落實，保證會議效果。具體來看，會議程序安排包括四方面內容：

（1）在會議召開之前，主辦方要做好通知工作，比如簽發會議通知單，將其派送或寄送給擬出席者，擬出席者簽字或者蓋章之后收回。會議通知單要包含以下內容：會議名稱、會議舉辦時間和地點、會議內容、會議預訂時長、出席者姓名、出席者要準備的資料、是否可以代出席、擬出席者簽名、變更或修正意見、委托出席事項等等。

如果返回的會議通知單上有擬出席者提交的變更意見，且主辦方接受該意見，就要重新派發一次通知單。通過這個環節的工作，無論是會議的主辦方還是會議的出席者都會對會議內容有一個大致的了解，使會議緊湊而有序，從而達到良好的會議效果。為了防止會議時間被浪費，在會議召開之前派送會議內容非常必要。

（2）會議召開。在會議召開的過程中，主辦方要嚴格控制會議時長，不要超時；要控制議題的討論方向，不要偏題；要對展示的資料做好充分準備，如果召開的是電子化會議，主辦方要準備好會議所需設備，并配備專業的操作人員等等。

（3）會議記錄與反饋。在會議召開的過程中，會議記錄人員要做好會議記錄，保證其內容與會議內容一致，整理之后將其交給相關人員簽字，作為會議檔案保存下來以便日后查閱。會議記錄的整理也要遵循高效原則，比如有企業規定在會議結束2天內完成會議記錄的整理工作。該環節的目的是明確各方責任，增強與會人員的責任心，增強整個會議的嚴肅性，以切實提高會議質量。

（4）會議決議與執行情況監督。在會議結束之后，主辦方不僅要擬定會議決議，發布成文的制度、措施，還要對會議決議的執行情況進行監督，如果執行情況不好，主辦發就要再次召開會議對該問題進行重申，制定解決方案。此時，整個會議又會進入會議召集程序。

為了做好會議程序安排，有的企業對資料準備、會議記錄格式、決議報告等內容做了相關規定，使其成為相關部門日常工作的一部分，以明確各方責任，切實保證資料質量與會議準備質量。

◆會議責任評價

會議收入記錄是在某種估計、假設的基礎上產生的，其本質是虛擬收入，因此對會議收入進行核算非常困難，再加上設計收入核算系統要面臨較大的風險，降低了計量結果的可信度。另外，經營活動中經常出現一些不確定因素，面對這些不確定因素，會議可能會增加一些臨時任務，在這種情況下，就不能再將其作為費用中心來管理了。因此，企業最好從效益出發對會議責任進行評價，并將該項工作交給發生部門負責，由發生部門對會議責任進行評價，并將評價結果告知主管部門，以在保證職能完整的情況下提升責任效率。

總而言之，會議管理制度的建立要遵循“以現實為基礎，循序漸進，適時而變”的原則，以大量的調查分析與認真測算為基礎找到最合適的管理方法。這個過程切忌本末倒置，管理成本過高會使創新與變革受到不良影響，向管理要效益是一個非常困難的過程，企業要具備足夠的理念、決心與行動，否則很有可能一事無成。