會議管理改革的四項(xiàng)措施

隨著企業(yè)規(guī)模的發(fā)展壯大，其業(yè)務(wù)的復(fù)雜性程度也會不斷提高，這對企業(yè)管理者提出了更高的要求。某些事務(wù)的處理橫跨不同領(lǐng)域，需要不同部門的員工相互協(xié)作，發(fā)揮各自的優(yōu)勢與特長。所以，企業(yè)要通過會議方式制定決策、下達(dá)任務(wù)。不少企業(yè)的管理層人員也將會議視為有效的管理手段。

在會議召開期間，與會的管理者需要在掌握具體情況的基礎(chǔ)上提出自己的見解，與其他與會者進(jìn)行溝通，彼此交換意見，制定合理的決策。為此，管理者需在會議中投入時(shí)間與精力。時(shí)間對企業(yè)的重要性不言而喻，企業(yè)高級管理層的時(shí)間更加寶貴。要做好不同管理者之間的時(shí)間協(xié)調(diào)工作并不容易，如果因?yàn)闀h安排打斷管理者原本的工作計(jì)劃，則會給企業(yè)發(fā)展造成損失。

換個角度來說，企業(yè)對某項(xiàng)業(yè)務(wù)的時(shí)間投入，也能體現(xiàn)出企業(yè)是否關(guān)注此項(xiàng)業(yè)務(wù)的發(fā)展，如果企業(yè)對其給予足夠的重視，自然也會為其提供資源支持。如果企業(yè)重視某項(xiàng)業(yè)務(wù)，就會拿出時(shí)間進(jìn)行管理。為降低業(yè)務(wù)的風(fēng)險(xiǎn)性，企業(yè)需要安排好時(shí)間及資源分配，并通過會議方式進(jìn)行管理。

當(dāng)前，已經(jīng)有很多企業(yè)高層在業(yè)務(wù)管理，特別是會議管理方面出現(xiàn)了問題。相比之下，企業(yè)在單個會議的組織及召開方面不存在大的問題，但很多企業(yè)忽視了會議體系的管理，也沒有處理好會議之間的關(guān)系。而要充分發(fā)揮單個會議的價(jià)值，就要對會議體系實(shí)施改革。為了使企業(yè)的會議管理更加清晰明朗，企業(yè)應(yīng)該采取如下改革措施：

◆會議時(shí)間與運(yùn)營節(jié)拍保持一致

企業(yè)通過會議召開實(shí)施管理，其管理則需符合整體的業(yè)務(wù)發(fā)展需求。所以，企業(yè)管理層的決策會議，應(yīng)該與業(yè)務(wù)開展進(jìn)度相吻合，在業(yè)務(wù)決策密集的時(shí)期，應(yīng)該保證會議組織的有效性。管理者需要明確自身的業(yè)務(wù)特點(diǎn)，對自身運(yùn)營規(guī)律進(jìn)行年度總結(jié)，通過分析，找出決策密集的時(shí)間段，為會議安排及管理人員的時(shí)間協(xié)調(diào)爭取更多的時(shí)間，保證會議的高效組織與召開。

◆會議要有很強(qiáng)的計(jì)劃性

臨時(shí)會議的組織與召開經(jīng)常伴隨著意料之外的情況，會給企業(yè)帶來巨大損失，也會打斷與會人員原本的工作計(jì)劃。如果企業(yè)頻頻召開臨時(shí)會議，則會給企業(yè)管理帶來許多不可控因素，干擾業(yè)務(wù)的正常運(yùn)營秩序。雖然企業(yè)在運(yùn)營過程中需要面臨并處理突發(fā)事項(xiàng)，但對于那些能夠減少的意外情況，應(yīng)該做好預(yù)期工作。管理者應(yīng)該提前做好計(jì)劃，事先安排必需的會議日程。如此一來，與會者才能提前做好時(shí)間調(diào)度，并做好會議相關(guān)的資料準(zhǔn)備與信息搜集工作。

◆企業(yè)高層的時(shí)間分配要符合發(fā)展需要

企業(yè)的整體運(yùn)營與發(fā)展涉及不同業(yè)務(wù)領(lǐng)域，企業(yè)管理層人員需要合理分配時(shí)間，避免因主觀因素影響整體的發(fā)展。有些企業(yè)部門與總部共享辦公區(qū)域，能夠在短時(shí)間內(nèi)了解企業(yè)的發(fā)展情況，就部門相關(guān)問題與企業(yè)高層展開交流，在得到管理者指示后迅速執(zhí)行決策，并就執(zhí)行結(jié)果及相關(guān)問題與高層進(jìn)行探討，這樣容易導(dǎo)致企業(yè)高層的資源在其他部門投入不足，影響了其他部門的工作開展，給企業(yè)發(fā)展帶來負(fù)面影響。

為了推動企業(yè)發(fā)展的協(xié)調(diào)性，應(yīng)該針對不同業(yè)務(wù)領(lǐng)域，設(shè)定相應(yīng)的會議頻率，通過這種方式保證重點(diǎn)戰(zhàn)略的實(shí)施，并避免對其他業(yè)務(wù)領(lǐng)域的忽視。

會議管理涉及諸多方面，進(jìn)行會議室安排、及時(shí)發(fā)放會議通知都只是淺層次的會議管理，而其實(shí)際操作遠(yuǎn)沒有人們想象中那么簡單。國內(nèi)領(lǐng)先的管理咨詢服務(wù)機(jī)構(gòu)AMT認(rèn)為，會議管理是以企業(yè)高層的管理為切入點(diǎn)，最終實(shí)現(xiàn)企業(yè)管理。隨著企業(yè)規(guī)模的發(fā)展壯大，會議體系需保持其運(yùn)營的穩(wěn)定性與持續(xù)性，會議管理者應(yīng)該前安排會議時(shí)間、明確會議類型，確定與會人員，并掌握會議召開所需的資料及文件，列出會議中需要做出的決議等等。只有提高會議管理的計(jì)劃性，才能為總體企業(yè)管理提供有效保障，減少對業(yè)務(wù)運(yùn)營的干擾，使企業(yè)的整體運(yùn)營能夠按照計(jì)劃正常進(jìn)行。

◆建立開放、協(xié)作的企業(yè)文化

企業(yè)文化代表著一個企業(yè)的價(jià)值理念，是企業(yè)的精神內(nèi)涵，企業(yè)的日常運(yùn)營會反映出其整體價(jià)值取向，會議組織也不例外。有些企業(yè)為了促成不同部門的合作，需要就各類問題召開會議，這種現(xiàn)象既反映出企業(yè)部門間溝通成本難以降低的問題，也反映出企業(yè)文化需要進(jìn)一步完善。優(yōu)秀的企業(yè)文化能夠促使企業(yè)內(nèi)外部之間的協(xié)同，從而幫助企業(yè)實(shí)現(xiàn)管理成本的有效控制。如果企業(yè)文化不具備開放性，難以促成各部門間的合作，就會導(dǎo)致不同部門間彼此獨(dú)立，在需要部門合作解決問題時(shí)，各部門無法齊心協(xié)力，在這種情況下，企業(yè)內(nèi)部的協(xié)調(diào)會也很難解除部門之間的隔閡。

立足于本質(zhì)層面來分析，具備開放性、協(xié)作性的企業(yè)文化具有如下三點(diǎn)優(yōu)勢：第一，能夠使所有管理層人員改變以往的封閉式思想，加強(qiáng)不同部門間的聯(lián)系，為實(shí)現(xiàn)企業(yè)共同目標(biāo)聯(lián)合起來，使各部門間溝通順暢，實(shí)現(xiàn)資源整合；第二，弱化企業(yè)組織在傳統(tǒng)模式下的等級制，方便企業(yè)內(nèi)部的溝通交流，精簡機(jī)構(gòu)設(shè)置，減少官僚主義出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)；第三，能夠形成開放的辦公氛圍。可以去除辦公室里的間隔，在必要時(shí)建立矩陣型團(tuán)隊(duì)組織，從而提高企業(yè)整體運(yùn)營的效率，縮減溝通成本，提高會議效率。