第2章 建立新型的會議管理制度

構建新型的會議管理制度

一個組織機構要想建立內外聯系，讓信息實現縱橫溝通，推動組織的方針政策貫徹落實，讓內部員工明確自己的職責，對各種經營管理問題進行協調、解決，就必須建立科學的會議管理制度。

一個企業的文化內涵、精神理念，管理者的管理風格與管理偏好都能通過會議模式體現出來。在現實生活中，會議形式主義是一種極為常見的現象，對于相關職能部門來說，如何構建一種新型的會議管理體系，消除會議形式主義，實現內容規范化、實施高效化、形式簡潔化至為關鍵。

◆會議管理的對象

從法律層面來劃分，會議可以分為法定會議和自定會議兩種類型。其中，法定會議包括信息發布會、信息報告會、企業定期召開的股東大會等等，《公司法》對法定會議做了詳細規定，企業必須遵守這個規定。自定會議指的是企業以自己的需要為依據為了達到某種目的召開的會議，是一種日常管理手段。

從會議內容方面來劃分，會議可以分為投資會議、財務會議、銷售會議、生產會議、人事會議等等。

從會議目標方面來劃分，會議可以分為決策會、討論會、碰頭會、通報會和協調會等等。

在上述幾種類型的會議中，法定會議及企業員工必須參加的外部會議是企業的“硬成本”；部門內部召開的會議及基層會議的成本與效益則會通過部門或部門負責人的責任考核反映出來；跨部門會議不僅會占用兩個或兩個以上部門的資源，還具有很強的管理示范意義，對于中高層管理者來說是一項非常重要的工作。所以，下面我們以跨部門會議為會議管理對象，對會議管理制度的建立、實施及效益評價進行分析。

◆會議管理的目標

會議效率最大化就是會議管理的目標。效率指的是投入與產出之間的比率，就是根據會議目標選擇會議程序，在效益一定的情況下追求成本最低或在成本一定的情況下追求效益最大化。要想讓會議效益實現最大化，首先要明確會議目的，以會議目的為中心對會議進行組織、計劃與安排，在現代價值工程理論中，這是精華所在。

雖然不同的環境與文化會催生出不同的會議模式，衍生出不同的會議目的，比如，有的會議目的是收集、加工信息，有的會議目的是有效溝通，有的會議目的是做出決策，有的會議目的是做好事前準備與現場控制等等。但無論是何種會議模式，出于何種目的，在決策正式發布之前，會議都是必經環節，也是管理者上傳下達的主要方式。所以，簡單來說，會議召開的目的可以概括為四點，就是決策、協調、評價、報告。