第一節　采購組織的設計

很多時候，采購組織的設計與規劃跟企業創始人、負責人對采購職能的看法有關。若將采購看作是業務活動時，采購組織在企業中將會處于較低的地位。若將采購視為一個重要的競爭因素，并且對企業具有重要的戰略意義，那么采購組織就處于較高的地位。

采購組織的基本類型有分散型采購組織、集中型采購組織、混合型采購組織。

一、分散型采購組織

1.組織特點

分散型采購是指與采購相關的職責和工作分別由不同的部門來執行。

比如，物料或商品需求計劃可能由制造部門或者銷售部門來擬定；采購工作可能由采購部門或者銷售部門掌管；庫存責任則可能將成品歸屬銷售部門，在制品歸屬制造部門，原料或零件歸屬于物料或倉儲部門。

如圖1-1所示的就是分散型采購組織結構示意圖。

2.優點

分散型采購組織具有自主性、靈活性、多樣性的特點，可在本地采購，受當地歡迎，有利于部門間競爭。

3.缺點

（1）浪費資源。各部門之間有重疊的工作項目，例如追蹤物料供需動態，與供應商交涉送貨、退貨，物料作業電腦化等，如果沒有統一指揮的單位，管理工作更復雜，人力、設備的投資成本更高。

（2）權責不清。由于整個物料管理的功能細分，工作顯得零亂復雜，個別部門之間的職責也變得不明確。例如交貨期限的延誤，原因在于采購作業效率太低，或是前一階段的物料需求計劃不當，或是后一階段的催貨不力，部門之間經常會因爭議不休而互相推諉，幾乎找不到負責解決問題的部門。

（3）溝通不暢，相互沖突。不同的經營單位可能會與同一個供應商就同一種產品進行談判，結果達成了不同的采購條件。當供應商的能力吃緊時，經營單位相互之間又會成為真正的競爭對手。

4.適用范圍

分散型采購組織對擁有經營單位結構的跨行業企業特別有吸引力。每一個經營單位采購的產品都是唯一的，并且與其他經營單位所采購的產品有顯著的不同。在這種情況下規模經濟職能會提供有限的優勢或方便。

二、集中型采購組織

1.組織特點

集中型采購就是將采購相關的職責或工作，集中授予一個部門執行，這是為了要建立綜合的物料體系，因而設立一個管理責任一元化的組織體系。這個體系稱為物料管理部門或資材部，其主要工作包括生產控制（生產計劃、物料控制）、采購（包括采購事務及跟蹤和催貨）及倉儲（收發料、進出貨、倉儲、運送）等。

如圖1-2所示的就是集中型采購組織結構示意圖。

2.優點

通過采購協作可以從供應商處得到更好的條件（價格、成本、服務、質量方面），同時可促進采購朝向產品和供應商標準化的方向發展。

3.缺點

單獨的經營單位的管理層只對采購的決策負有限的責任。通常的問題是經營單位的管理人員相信他們能夠靠自己達到更好的目標，并將單獨行動；這樣他們將逐漸削弱公司采購部門的地位。

4.適用范圍

這種結構適用于幾個經營單位購買相同產品，并在同時對他們具有戰略重要性的情況。

三、混合型采購組織

1.主要特點

混合型采購是指在公司一級的層次上存在著公司采購部門，同時獨立的經營單位也進行戰略和具體采購活動。在這種情況下，公司的采購部門通常處理與采購程序和方針的設計相關的問題。此外，它也會進行審計，但一般是在經營單位的管理層要求它這樣做的時候。

如圖1-3所示的就是混合型采購組織結構示意圖。

2.優缺點

中心采購部門會對戰略采購品進行詳細的供應市場研究。經營單位的采購部門可以通過公司中心采購部門定期發布的小冊子、公告或局域網信息，加以利用這些研究結果。另外，公司的采購部門還可以作為促進或解決部門或經營單位之間協調的工具。但中心采購部門并不進行具體采購活動，具體活動完全由部門或經營單位的采購組織實施。