六、用制度管錢，要設定嚴格的權限

∣管錢需要雙管齊下，實現人和制度的雙重監督∣

上海有一家企業存在這種現象：業務人員把未來一個月的用款需求報給經理，然后去財務部門批款。財務人員根據季度預算的額度，把三分之一的錢撥下去，再把業務人員的領款單進行存檔。這個過程看起來沒什么大問題，一線員工做業務需要錢，經理點頭，財務審批，給了員工自由支配的空間，以免每筆支出都走一遍申請流程，聽起來合情合理。但到了季度匯總時，經理發現有些地方不對勁兒了，因為業務量跟花掉的錢對不上，公司支出的錢有一部分并沒有用到對應的業務上，純粹為了花掉預算而在“制度允許”下消耗掉了“預算的上限”。

經理的感悟是，他在制度上給了業務人員充分的自主性，相信一線員工的能力與操守，收到的回報卻是“批多少花多少”。檢查這些錢的去處時，公司也未能發現違規的地方。即使沒有花到業務上，錢也是用于對公支出，業務人員沒有偷拿一分一厘。制度一旦沒有規定好用錢的權限和審批流程，就會出現這種“錢出了問題卻找不到責任人”的情況。

管錢，必須考慮到人的復雜性

在三流的企業，管錢的方式往往是“人管人”，老板親自上陣或安排嫡系，對錢的去向一刻也不放松，生怕有人把公款挪進自己的口袋。在二流的企業，管錢的方式是依靠制度，管理者不相信員工有主觀能動性，把制度制定得嚴絲合縫，滴水不漏，用質疑、不信任、懲處的動機監控錢的去向。以上兩種是錯誤的極端行為。在一流的企業，管錢需要從人的復雜性角度出發，既要有一對一負責的“人管人”制度，也要有嚴謹的制度，劃分權限，實現人與制度的“雙重監督”。

要點：必須把人的主觀能動性與制度的嚴謹性結合起來，發揮人和錢的戰斗力。

對員工用錢的限制過于嚴格是不行的。有一家公司的業務經理曾說過，他們公司的財務流程相當煩瑣，拿一分錢出來也要經過至少三個部門、五個不同的人簽字，缺一個人簽字事情就辦不成。有一次，他跟客戶談好了一樁條件相當優惠的合作，對方愿意做出較大的讓步，但需要在短時間內完成付款。他興奮地遞交了合同和款項申請，足足等了兩個禮拜才拿到所有的簽字，這就違反了與客戶的約定，最終也失去了這樁生意。

這表明，用制度管錢時要在權限與靈活性之間找到平衡，實現由嚴格的流程多重監管的同時，也要充分照顧到企業的實際利益，發揮員工的主觀能動性，在特殊情境中賦予員工靈活決定的權力。

最好的管錢方式：審批權限和簽字權限相結合

例如，主管財務的副總按照公司的授權來審核月度、季度和年度預算，也就是批準預算和事后的查賬，但他不要插手具體的費用審批，具體業務的費用審批權可以下放到部門主管的手中，與一線員工形成直接對接，滿足業務的需求。

部門主管有直接決定的權力，在公司授予的審批額度范圍內，他可以審批部門內的任何資金計劃，簡化業務的流程。一旦用錢出了問題，他就要承擔對應的責任。他有審批與簽字權，但部門的財務人員同樣有最后的審核與簽字權，形成兩人的互相監督。財務人員需要看到用款明細（合同等），才能簽字和放款。

在部門的上面是財務總監，他對主管的副總或總經理負責，行使的應該是預算審核與部門審批的監督職能，但他不需要有審批權限，以免延長流程而耽誤時間。財務總監的主要任務是對企業資金賬戶的管理、內部資金的調配、財務憑證的審核、融資和投資方案的審核，以及對公司會計賬目的審核等。通過審核與簽字制度的結合，保證企業的每一筆錢用到該用的地方，發揮每一分錢的最大價值。