三、信息系統的內容及分類
一個完整的MIS應包括：輔助決策系統（DSS）、工業控制系統（CCS）、辦公自動化系統（OA）以及數據庫、模型庫、方法庫、知識庫和與上級機關及外界交換信息的接口。其中，特別是辦公自動化系統（OA）、與上級機關及外界交換信息等都離不開Intranet（企業內部網）的應用。可以這樣說，現代企業MIS不能沒有Intranet，但Intranet的建立又必須依賴于MIS的體系結構和軟硬件環境。
（一）依據信息系統的發展和系統特點分類
依據信息系統的發展和系統特點可分為數據處理系統（Data Processing System，簡稱DPS）、管理信息系統（Management Information System，簡稱MIS）、決策支持系統（Decision Support System，簡稱DSS）、專家系統（人工智能（AI）的一個子集）和辦公室自動化（Office Automation，簡稱OA）五種類型。
數據處理系統是指運用計算機處理信息而構成的系統。通過數據處理系統對數據信息進行加工、整理，計算得到各種分析指標，轉變為易于被人們所接受的信息形式，并可以將處理后的信息進行貯存。數據庫主要擔負數據的存儲和計算工作，譬如Oracle,Mysql等數據庫工具。其主要功能是將輸入的數據信息進行加工、整理，計算各種分析指標，變為易于被人們所接受的信息形式，并將處理后的信息進行有序貯存，隨時通過外部設備輸給信息使用者。
管理信息系統是一個以人為主導，利用計算機硬件、軟件、網絡通信設備以及其他辦公設備，進行信息的收集、傳輸、加工、儲存、更新、拓展和維護的系統。
管理信息系統是一個不斷發展的新興學科，MIS的定義隨著計算機技術和通信技術的進步也在不斷更新，在現階段普遍認為管理信息系統MIS、是由人和計算機設備或其他信息處理手段、組成并用于管理信息的系統（第三章詳解）。
（1）決策支持系統的基本概念：決策支持系統（DSS）的概念最早由Gorry和Scott在1971年提出，他們將Anthony對管理活動分類（戰略計劃、管理控制、運作控制）和Simon對決策問題分類（程序性決策和非程序決策）的觀點結合起來，認為決策活動可以分為結構化（Structured）、非結構化（Unstructured）和半結構化（Semi-structured）三種類型，并將DSS定義為輔助解決半結構化或非結構化決策問題的計算機系統。DSS并不能代替決策者進行決策，它主要用于處理決策問題中結構化的部分，而由決策者來處理決策問題中的非結構化部分，因此，DSS本質上是一個人機交互的問題求解系統。
Gorry和Scott進一步討論了在DSS環境下的信息需求與構模特征，認為決策過程中信息需求的不明確性，要求DSS具備更為靈活的構模環境（Modeling Environments）。圖1-1顯示了一個典型的運用DSS進行決策制定過程：首先對決策問題進行識別和定義，然后制定出幾套不同的解決方案，針對每個解決方案，進行決策建模，對每一個方案的模型進行求解分析，最終將分析結果提交給決策者進行選擇，采用其中的一個方案來解決決策問題，如果所有方案均不滿意，則重新對問題進行考察，進入下一個循環。
圖1-1 基于DSS的決策制定過程
計算機應用于決策制定過程，一般有三種不同的情況（圖1-2）：第一種是自動決策系統，通常是對于常規的結構化問題，由計算機自動進行決策；第二種是決策支持系統，通常是對于半結構化的常規性的決策問題提供輔助支持；第三種是計算機分析工具，通常是技術專家在特殊的非結構化決策環境下使用，以幫助其對特殊問題進行專門的研究。Power認為，DSS是一般指第二種情況，即它是為非技術專家的決策制定提供幫助的，具有良好人機界面和易操作的，能夠反復使用的系統。
圖1-2 計算機對不同決策環境的支持
（2）DSS的主要類型：隨著DSS研究的發展，出現了各種類型的DSS，也有各種不同的分類方法。目前，較為廣泛采用的是Alter的方法，他按照系統的內在驅動力，將DSS分為以下五種類型：
①模型驅動的DSS（Model-driven DSS）：該類系統運用各種數學決策模型來幫助決策制定。系統強調對大量的模型進行訪問和操縱，而模型庫及其管理系統則成為DSS中最主要的功能部件。模型驅動的DSS通常不是數據密集型的，也就是說，模型驅動的DSS通常不需要很大規模的數據庫。模型驅動的DSS的早期版本被稱作面向計算的DSS。這類系統有時也稱為面向模型或基于模型的決策支持系統。
②數據驅動的DSS（Data-driven DSS）：包括文件夾與管理報告系統（File Drawer and Management Reporting System）、數據倉庫與分析系統（Data Warehousing and Analysis System）、主管信息系統（Executive Information System,EIS）、數據驅動的空間決策支持系統（Data-driven Spatial DSS）、商業智能系統（Business Intelligence System）等，這類系統通過對海量數據庫進行訪問、操縱和分析，來獲取決策支持。
③知識驅動的DSS（Knowledge-driven DSS）：該類系統基于知識庫中所存貯的知識，運用人工智能（Artificial Intelligence）或其它統計分析工具，如基于案例的推理（Case-based Reasoning）、規則（Rule）、框架（Frame）以及貝葉斯網絡（Bayesian Network）等，向決策者提出行動建議。
④溝通驅動的DSS（Communication-driven DSS）：該類系統強調通信、協作以及共享決策支持。群件（Groupware，群體工作軟件）是其主要的表現形式，如簡單的公告板、電子郵件、視頻會議等。溝通驅動的DSS能夠使兩個或者更多的人互相通信、共享信息以及協調他們的行為，并共同完成決策方案的制定。
⑤文本驅動的DSS（Document-driven DSS）：該類系統集成了多種存貯與處理技術，通過對高級文本的提取與分析來提供決策支持信息。
在上述五種類型的決策支持系統中，模型驅動的決策支持系統是最基本和最重要的類型之一。
專家系統（Expert System）是人工智能應用研究最活躍和最廣泛的課題之一。自從1965年第一個專家系統DENDRAL在美國斯坦福大學問世以來，經過20年的研究開發，到80年代中期，各種專家系統已遍布各個專業領域，取得很大的成功。
專家系統是一個智能計算機程序系統，其內部含有大量的某個領域專家的知識與經驗，能夠利用人類專家的知識和解決問題的方法來處理該領域問題。也就是說，專家系統是一個具有大量的專門知識與經驗的程序系統，它應用人工智能技術和計算機技術，根據某領域一個或多個專家提供的知識和經驗，進行推理和判斷，模擬人類專家的決策過程，以便解決那些需要人類專家處理的復雜問題，簡而言之，專家系統是一種模擬人類專家解決領域問題的計算機程序系統。
下面把專家系統的主要組成部分歸納于下。
（1）知識庫（knowledge base）：知識庫用于存儲某領域專家系統的專門知識，包括事實、可行操作與規則等。為了建立知識庫，要解決知識獲取和知識表示問題。知識獲取涉及知識工程師（knowledge engineer）如何從專家那里獲得專門知識的問題；知識表示則要解決如何用計算機能夠理解的形式表達和存儲知識的問題。
（2）綜合數據庫（global database）：綜合數據庫又稱全局數據庫或總數據庫，它用于存儲領域或問題的初始數據和推理過程中得到的中間數據（信息），即被處理對象的一些當前事實。
（3）推理機（reasoning machine）：推理機用于記憶所采用的規則和控制策略的程序，使整個專家系統能夠以邏輯方式協調地工作。推理機能夠根據知識進行推理和導出結論，而不是簡單地搜索現成的答案。
（4）解釋器（explainator）：解釋器能夠向用戶解釋專家系統的行為，包括解釋推理結論的正確性以及系統輸出其它候選解的原因。
（5）接口（interface）：接口又稱界面，它能夠使系統與用戶進行對話，使用戶能夠輸入必要的數據、提出問題和了解推理過程及推理結果等。系統則通過接口，要求用戶回答提問，并回答用戶提出的問題，進行必要的解釋。
專家系統具有下列三個特點：
①啟發性。專家系統能運用專家的知識與經驗進行推理、判斷和決策。世界上的大部分工作和知識都是非數學性的，只有一小部分人類活動是以數學公式為核心的（約占8%）。即使是化學和物理學科，大部分也是靠推理進行思考的；對于生物學、大部分醫學和全部法律，情況也是這樣。企業管理的思考幾乎全靠符號推理，而不是數值計算。
②透明性。專家系統能夠解釋本身的推理過程和回答用戶提出的問題，以便讓用戶能夠了解推理過程，提高對專家系統的信賴感。例如，一個醫療診斷專家系統診斷某病人患有肺炎，而且必須用某種抗生素治療，那么，這一專家系統將會向病人解釋為什么他患有肺炎，而且必須用某種抗生素治療，就像一位醫療專家對病人詳細解釋病情一樣。
③靈活性。專家系統能不斷地增長知識，修改原有知識，不斷更新。由于這一特點，使得專家系統具有十分廣泛的應用領域。
近十多年來，專家系統獲得迅速發展，應用領域越來越廣，解決實際問題的能力越來越大，這是專家系統的優良性能以及對國民經濟的重大作用決定的。具體地說，專家系統包括下列幾個方面的優點：
①專家系統能夠高效率、準確、周到、迅速和不知疲倦地進行工作。
②專家系統解決實際問題時不受周圍環境的影響，也不可能遺漏忘記。
③可以使專家的專長不受時間和空間的限制，以便推廣珍貴和稀缺的專家知識與經驗。
④專家系統能促進各領域的發展，它使各領域專家的專業知識和經驗得到總結和精煉，能夠廣泛有力地傳播專家的知識、經驗和能力。
⑤專家系統能匯集多領域專家的知識和經驗以及他們協作解決重大問題的能力，它擁有更淵博的知識、更豐富的經驗和更強的工作能力。
⑥軍事專家系統的水平是一個國家國防現代化的重要標志之一。
⑦專家系統的研制和應用，具有巨大的經濟效益和社會效益。
⑧研究專家系統能夠促進整個科學技術的發展。專家系統對人工智能的各個領域的發展起了很大的促進作用，并將對科技、經濟、國防、教育、社會和人民生活產生極其深遠的影響。
計算機的誕生和發展促進了人類社會的進步和繁榮，作為信息科學的載體和核心，計算機科學在知識時代扮了重要的角色。在行政機關、企事業單位工作中，是采用Internet/Intranet技術，基于工作流的概念，以計算機為中心，采用一系列現代化的辦公設備和先進的通信技術，廣泛、全面、迅速地收集、整理、加工、存儲和使用信息，使企業內部人員方便快捷地共享信息，高效地協同工作。改變過去復雜、低效的手工辦公方式，為科學管理和決策服務，從而達到提高行政效率的目的。一個企業實現辦公自動化的程度也是衡量其實現代化管理的標準。中國專家在第一次全國辦公自動化規劃討論會上提出辦公自動化的定義為：利用先進的科學技術，使部分辦公業務活動物化于人以外的各種現代化辦公設備中，由人與技術設備構成服務于某種辦公業務目的的人一機信息處理系統。簡而言之，辦公自動化（Office Automation，簡稱OA）是將現代化辦公和計算機網絡功能結合起來的一種新型的辦公方式。辦公自動化沒有統一的定義，凡是在傳統的辦公室中采用各種新技術、新機器、新設備從事辦公業務，都屬于辦公自動化的領域。在行政機關中，大多把辦公自動化叫做電子政務，企事業單位就都叫OA，即辦公自動化。通過實現辦公自動化，或者說實現數字化辦公，可以優化現有的管理組織結構，調整管理體制，在提高效率的基礎上，增加協同辦公能力，強化決策的一致性，最后實現提高決策效能的目的。OA軟件的核心應用是：流程審批、協同工作、公文管理（國企和政府機關）、溝通工具、文檔管理、信息中心、電子論壇、計劃管理、項目管理、任務管理、會議管理、關聯人員、系統集成、門戶定制、通信錄、工作便簽、問卷調查、常用工具（計算器、萬年歷等）。
OA強調辦公的便捷方便，提高效率。作為辦公軟件，應具備幾大特性：易用性、健壯性、開放性、嚴密性、實用性。
（1）易用性：沒有全面的應用做基礎，一切都是空談。管理落地必須面向全員，所以，軟件也必須能夠被全員所接受，被全員所喜愛。如果易用性不強，這個前提就不存在了，制度落地就只能是空談。而任何軟件都是需要培訓的，不過上網卻幾乎人人都會。所以，就支撐制度落地的軟件而言，走網頁風格可能是個最佳選擇。
（2）健壯性：必須具備超大用戶、高并發應用的穩定性。管理“落地”必須面向全員，所以支撐“落地”的軟件也必須能保證全員應用的穩定性，尤其是針對集團型企業，軟件必須具備超大用戶、高并發應用的穩定性，否則，一旦出問題，哪怕是小問題，都可能影響到現實的集團業務，從而造成不可估量的損失。堅持網絡風格是最大限度提升軟件健壯性的一種有效手段，因為這樣一來，決定應用并發數的并不是軟件平臺本身，而是硬件和網絡速度。也就是說，從理論上講，類似的軟件平臺沒有嚴格的并發數限制。
（3）開放性：能夠與其它軟件系統完成必要的關聯性整合應用。管理“落地”在現實管理中滲透到管理的各個方面，而沒有哪一套軟件能夠獨立的完成所有方面的管理需求，所以，支撐制度“落地”的軟件必須具備全面而廣泛的整合性，能夠從其它軟件系統中自動獲取相關信息，并完成必要的關聯性整合應用。從技術上看，采用整合性強的技術架構（J2EE）作為底層設計對軟件的整合性會有決定性的幫助。如此，軟件就能預留大量接口，為整合其他系統提供充分的技術保障。同時，現實的整合經驗也必不可少，因為整合應用不光涉及技術層面，還包括對管理現實業務的理解、整合實務技巧、整合項目、把控等實際操作技能要求。
（4）嚴密性：必須同時實現信息數據上的大集中與小獨立的和諧統一。企業，尤其是集團型企業，從制度落地的現實需求來看，一方面必須有統一的信息平臺，另一方面，又必須給各個子公司部門相對獨立的信息空間。所以，軟件不僅要實現“用戶、角色和權限”上的三維管控，還必須同時實現信息數據上的大集中與小獨立的和諧統一，也就是必須實現“用戶、角色、權限+數據”的四維管控，具備全面的門戶功能。
（5）實用性：軟件功能必須與管理實務緊密結合，否則“藥不對癥”，反而可能有副作用。而且，還必須能適應企業管理發展的要求。相關研究結果顯示，實用性應包括80%的標準化和20%的個性化。
現實中，企業一方面需要軟件盡最大可能地滿足現有需求，另一方面，管理本身也是個不斷發展的過程，所以，企業又需要軟件能夠滿足發展的需求。面對這個現實與發展間的矛盾，業界常見的有三種解決模式，項目化、產品化和平臺化。
（二）依據管理的層次性
依據管理的層次性，可將經理信息系統、營銷信息系統、制造信息系統、財務信息系統、人力資源信息系統、信息資源信息系統。這是一種邏輯的MIS而不是物理的MIS，也叫組織信息系統。
雖然經理信息系統從出現至今已經有20余年，但到目前為止，還沒有形成一個被大家普遍接受的定義，關于它的定義仍在不斷地發展之中。
回顧和分析從20世紀80年代開始的有關經理信息、系統的各種定義可以發現，由于早期研究經理信息系統（EIS）的多數學者此前是研究決策支持系統（Decision Support System，簡稱DSS）的，因而他們在80年代初給出的EIS的定義往往試圖說明EIS與DSS之間的區別。最早提出經理信息系統概念的是Rockart和Treacy，他們通過分析20多個經理的活動，認為DSS和EIS支持解決不同的管理任務，相對于DSS的用戶即企業的中層管理者而言，EIS的用戶即企業經理的活動更具有非結構性、特殊性和范圍的廣泛性。由此他們定義EIS是一類面向數據的系統，它主要被用來為經理提供信息，以改進他們的管理計劃、監控和分析工作。與典型的DSS相比，EIS需要從企業內部的事務處理系統和外部的信息源獲取大量的數據，建立比較大的數據庫，這種系統主要利用面向用戶的第四代語言和菜單存取數據。1983年，黎擎和薛華成進一步分析了EIS和DSS之間的差別，他們認為EIS應當能滿足經理多樣和多變的信息需求，而DSS往往是針對單一點上、在一定程度上結構化的決策問題，EIS更多應是面向數據的存取，而不是面向模型。Keen也持有類似的觀點，認為EIS應有數據存取和分析能力，EIS應能體現經理的管理理念和風格，EIS是個性化的，不太可能有通用的EIS。顯然，早期有關EIS的這些定義主要強調EIS的數據存取及分析能力，并注意分析其與DSS的區別，但無疑這些定義都是狹義、片面的。
Levinson首先拓寬了EIS的定義，他定義經理信息系統是被設計用來輔助企業中的高層管理人員進行管理和決策的計算機信息系統。他第一次將EIS的功能擴展到數據存取和分析之外，包括了支持高級管理人員所有可能的管理活動。1988年有學者注意到EIS支持經理的多層次性，定義EIS是為企業任何經營活動服務的、日常運用的計算機信息系統，他的用戶或者是總經理，或者是直接對總經理負責的高層管理人員，既能在公司一級使用，也可以在部門一級使用。
隨著EIS應用的不斷增加和對EIS研究的不斷深入，20世紀90年代初以來，對EIS的定義的討論更加深入。一方面更為明確地區分了EIS和DSS，另一方面更加注意EIS的設計與經理的工作和要求相適應。Watson等人（Hugh J.Watson&R.Kelly Rainer&George Houdeshel，1992）認為，EIS是一個容易使用的、能夠向企業經理提供與企業關鍵成功因素（Critical Success Factors，簡稱CSF）有關的各種企業內外部信息的計算機信息系統。我國研究工作者陳學廣等（陳學廣、朱明富、費奇，1997）認為，EIS是一個能滿足組織高層管理者的使用要求和管理決策信息需求的計算機信息系統。
以上從不同角度定義了EIS，我們可以看出，隨著計算機技術和通信技術的不斷發展，EIS對經理工作的支持作用越來越得到確認，且其作用越來越顯著，內容也越來越豐富。
綜上所述，經理信息系統是一種以支持組織中的高層管理和決策人員從事日常管理和決策工作為目的而專門設計與開發的計算機信息系統，能為組織中的高層管理者提供辦公、信息、思維和決策支持，幫助他們提高工作效率，增強管理與決策能力。
由于經理信息系統是由經理親自使用的系統，而不同的經理所面臨的問題各有側重點，因此，經理信息系統具有多功能性。具體來說，經理信息系統具有以下四個基本功能（仲偉俊、梅妹娥、張玉林、張薇，2004）：辦公支持功能、信息支持功能、決策支持功能和思維支持功能。其功能架構如圖1-3所示。
圖1-3 經理信息系統框架
（1）辦公支持是支持經理提高辦公效率的最基本部分。可以方便經理與企業內外部的交流，提高經理辦公事務處理的效率和效果，從而為經理有更多的時間考慮企業發展的重大問題提供可能性。
（2）信息支持是經理信息系統的最根本功能。其主要通過監控企業內部和外部環境中的關鍵數據信息及其變化趨勢，通過及時生成異常分析報告、追蹤匯總數據來源等幫助經理快捷地了解企業動態，從而對企業實施更為有效的管理和控制。
（3）決策支持注重對有關決策的可行性進行評價，并揭示其中潛在的和待解決的問題，協助經理完善所做的決策。其不同于為解決企業中某些特定決策問題而開發的決策支持系統。
（4）思維支持強調的是支持企業經理在決策過程中“問題識別”階段的思維過程。要創造出一種能引導、激發、促進經理進行思維創新活動的信息環境，以形成經理關于本企業狀況和問題的正確、完整的心像，從而能發現問題、覺察機遇，正確地提出待解決的問題，有效地進行整個企業的管理控制。
經理信息系統的這些功能之間既相對獨立又相互聯系，辦公支持和信息支持是決策支持和思維支持的基礎，決策支持和思維支持是辦公支持和信息支持服務的目標。
市場營銷信息系統提供有用信息，供企業營銷決策者制定規劃和策略的，由人員、機器和計算機程序所構成的一種相互作用的有組織的系統。
根據對市場信息系統的要求和市場信息系統收集、處理和利用各種資料的范圍，其基本框架一般由四個子系統構成（圖1-4）。
（1）內部報告系統（Internal Reporting System）：內部報告的主要任務是由企業內部的財務、生產、銷售等部門定期提供控制企業全部營銷活動所需的信息，包括訂貨、銷售、庫存、生產進度、成本、現金流量、應收應付賬款及盈虧等方面的信息。企業營銷管理人員通過分析這些信息，比較各種指標的計劃和實際執行情況，可以及時發現企業的市場機會和存在的問題。企業的內部報告系統的關鍵是如何提高這一循環系統的運行效率，并使整個內部報告系統能夠迅速、準確、可靠地向企業的營銷決策者提供各種有用的信息。
（2）市場營銷情報系統（Marketing information system）：企業的市場營銷情報系統是指企業營銷人員取得外部市場營銷環境中的有關資料的程序或來源。該系統的任務是提供外界市場環境所發生的有關動態的信息。企業通過市場營銷情報系統，可以從各種途徑取得市場情報信息，如通過查閱各種商業報刊、文件、網上下載；直接與顧客、供應者、經銷商交談；與企業內部有關人員交換信息等方式。也可通過雇用專家收集有關的市場信息；通過向情報商購買市場信息等。系統要求采取正規的程序提高情報的質量和數量，必須訓練和鼓勵營銷人員收集情報；鼓勵中間商及合作者互通情報；購買信息機構的情報；參加各種貿易展覽會等。
（3）市場營銷研究系統（Marketing research System）：市場營銷研究系統是完成企業所面臨的明確具體的市場營銷情況的研究工作程序或方法的總體。其任務是：針對確定的市場營銷問題收集、分析和評價有關的信息資料，并對研究結果提出正式報告，供決策者針對性地用于解決特定問題，以減少由主觀判斷可能造成的決策失誤。因各企業所面臨的問題不同，所以需要進行市場研究的內容也不同。根據國外對企業市場營銷研究的調查，發現主要有市場特性的確定、市場需求潛量的測量、市場占有率分析、銷售分析、企業趨勢研究、競爭產品研究、短期預測、新產品接受性和潛力研究、長期預測、定價研究等項內容，企業研究得比較普遍。
（4）市場營銷分析系統（Information Analysis System）：市場營銷分析系統是指一組用來分析市場資料和解決復雜的市場問題的技術和技巧。這個系統由統計分析模型和市場營銷模型兩個部分組成，第一部分是借助各種統計方法對所輸入的市場信息進行分析的統計庫；第二部分是專門用于協助企業決策者選擇最佳的市場營銷策略的模型庫。
通過以上市場營銷信息系統的四個子系統所研究的內容及這些子系統之間的關系的分析，可以看出企業的市場營銷信息系統具有以下重要職能：
①集中——搜尋與匯集各種市場信息資料；
②處理——對所匯集的資料進行整理、分類、編輯與總結；
③分析——進行各種指標的計算、比較、綜合；
④儲存與檢索——編制資料索引并加以儲存，以便需要時查找；
⑤評價——鑒明輸入的各種信息的準確性；
⑥傳遞——將各種經過處理的信息迅速準確地傳遞給有關人員，以便及時調整企業的經營決策。
圖1-4 營銷信息系統圖
制造信息系統是為生產職能提供信息的管理信息系統。這些信息中大部分是由組織中的會計信息系統來提供的，入存貨總計和成本信息。其他信息必須要從組織的環境中收集，環境信息包括原材料數據、潛在的新供應商資料和新生產技術的信息。
制造信息系統的功能、性能、信息模型具有一定的普遍性，即：
（1）制造信息系統是一個復雜的開放性系統，它不斷地與外界如市場、設計、制造等進行信息交換，其主要特征有：不存在穩定的系統狀態，不可能有唯一解，具有宏觀有序、圍觀無序的基本行為。
（2）制造信息系統是一個層次化（hierachical）的系統。
（3）制造信息系統既是技術系統，又是社會系統。
財務信息系統是指以統一合理的部門合作、疏通的信息渠道為依托，以計算機、Internet網絡、網絡財務軟件為手段，建立的財務信息服務系統。它運用本身所特有的一套方法，從價值方面對事業、機關團體的經營活動和經營成果，進行全面、連續、系統的定量描述。財務各項活動都與信息有關，收集原始憑證是獲取用于生成財務信息的會計數據；設置賬戶是對財務數據進行分類；填制記賬憑證和登記賬簿是把財務數據轉化成財務信息并進行信息的傳遞和存儲；賬簿和報表的查閱則是財務信息的輸出。財務活動的各個環節相互聯系、相互銜接，實現了由財務數據到財務信息的轉換過程。
ERP的應用系統實現了很好的集成性和層次豐富的功能，其應用系統一般分為財務系統、供應鏈管理系統、制造資源管理系統、項目管理系統、人力資源管理系統等幾大系列。其中，財務信息系統已經涵蓋了企業會計和財務管理的主要職能。
（1）財務計劃的核心作用在于分析預算和實際執行情況的差異并做出必要的調整。這在傳統財務系統中是比較薄弱的環節，利用總賬和財務分析模塊，可以做到對公司級和部門級的預算和預測，并且能支持自上而下、自下而上以及分布式的預算生成。
（2）ERP能支持企業集團、跨國公司內不同類型企業的財務報表合并。能對多級次賬套、多幣種和多會計日歷的報表進行合并，并可以對科目的余額追溯至原始業務的憑證。
（3）利用金融分析模塊，企業各層次員工及外部有關人員在得到授權的前提下，可以對財務數據進行建模分析。更復雜的財務分析可以利用在線數據分析處理工具（OLAP）進行多種角度的數據建模。例如，可以將銷售數據分別按照地區、產品類和銷售員進行比較，并對影響銷售的各因素，如價格進行敏感性建模分析，從而得到科學的決策。
（4）財務管理和控制集中體現在對費用的管理上。ERP采購、應付賬款和固定資產模塊的集成性既減少了費用數據的重復錄入，也能自動地收集，形成報表供有關人員分析和評估。
（5）應收賬款模塊可以處理多幣種和多國稅制以及多種付款方式，使得應收賬款的管理實現了對全球化經營的支持。
（6）企業的現金管理涉及財務的各個方面。現金管理模塊與應收賬款模塊、應付賬款模塊和總賬模塊是集成的，并提供與銀行的數據接口，從而形成了一個能支持多幣種、自動銀行對賬的現金管理體系。
（7）固定資產與采購、庫存、總賬等模塊相互傳遞有關資產和設備庫存的信息，保證在系統中維護準確的資產數據。系統能支持各種資產的折舊、重估、清理的會計處理和財務報表，為企業確定有利的資產管理策略提供服務。
人力資源信息系統是組織進行有關人及人的工作方面的信息收集、保存、分析和報告的過程，是計算機用于企業人事管理的產物，它是通過計算機建立的、記錄企業每個員工技能和表現的功能模擬信息庫。
人力資源信息系統主要包括以下幾個模塊：
（1）規劃決策。在現代企業管理中，為了應付頻繁的企業重組及人事變動，企業的管理者可以運用人力資源信息系統，方便地編制本企業的組織結構和人員結構規劃方案，通過各種方案在系統中的比較的模擬評估，產生各種方案的結果數據，并通過直觀的圖形用戶界面，為管理者最終決策提供輔助支持，使企業在激烈的市場競爭中立于不敗之地。除此之外，人力資源規劃還可制定職務模型，包括職位要求、升遷路徑和培訓計劃，根據擔任該職位員工的資格和條件，系統會提出針對該員工的一系列培訓建議，一旦機構改組或職位變動，系統會提出一系列的職位變動和升遷建議。以上規劃一旦被確認，現有結構會方便地被替換。
（2）時間管理。根據本國或當地的日歷，靈活安排企業的運作時間以及勞動力的作息時間表；對員工加班、作業輪班、員工假期以及員工作業頂替等作出一套周密的安排；與員工薪資、獎金有關的時間數據會在薪資系統和成本核算中作進一步處理。時間管理作為整體系統中的一個組成部分，而這個系統可以對人力資源管理系統的規劃、控制和管理過程提供支持，為行政主管節省了大量時間。
（3）資源體系。通信領域的革命，為商業信息系統的變化起到了催化劑的作用。成熟的Internet/Intranet技術給網絡時代的人力資源管理工作提出了全新的挑戰。長期以來，人力資源管理一直跟不上技術的發展。如今網絡卻使這個最貼近員工的部門給人帶來力量。許多公司把一些人力資源資料，如職位空缺、福利信息等輸入企業內部網。人力資源部門并沒有停留在用網絡向員工單向發布信息上，而是著手創設完善的互動式軟件，可以讓員工填表、從數據庫中獲取個人信息、甚至在網絡上掂量各種福利項目的長短。人力資源管理在網絡時代將被賦予全新的思維。必將形成全新的運作模式。
（4）招聘管理。網上招聘已顯示出巨大的威力，大多數的公司都能體會到網上招聘的效率，招聘高級人才就要使用獵頭招聘了。企業可以通過Internet向外界發布招聘信息，應聘者可以根據興趣選擇空缺職位，輸入必要的應聘者信息。應聘者申請一經成立，申請人就獲得一個個人編號和密碼。申請者可以追蹤求職申請狀況、查詢應聘的處理過程。公司可以建立自己的人才資源庫，在公司內部網絡化的招聘管理系統將大大提高你的效率。網絡可以幫你尋找符合你條件的求職者，世界上每個角落的人才也都有機會了解你的招聘信息，你可以測評選擇你公司的應征者，可以很快得到一份詳盡的人才分析報告。在招聘的后臺處理系統里，你可以更快地得到更多的招聘工作分析報表。
（5）在線評估。由于網絡將原來遙遠的距離拉近，主管可以很快看到每個來自各地的下屬定期遞交的工作報告，并在線對下屬工作進行指導及監督。評估及述職也在網絡中實現，員工的工作地點已經不是很重要了。只要具備工作條件，他只需按計劃去完成工作就可以了，員工的滿意度將大大提高。在線評估系統實時錄入公司所有員工評估資料，其強大的后臺處理功能將出具各種分析報告，為公司的管理改進提供及時的依據。
（6）在線培訓。以網絡為基線的虛擬學習中心將在一些大公司或專業的機構涌現，在線培訓使得學習成為一個實時、全時的過程。公司的培訓成本將大大降低，人力資源部更重要的工作將是強調員工要協作學習、自我管理、自我激勵、并設計好及時有效的培訓評估體系以保證培訓的效果。公司將在線教育培訓計劃發布在網絡上，員工均可更自由地選擇自己想修的課程。未來網絡大學也將提供各種適合社會需要的課程，包括專業為企業而設計的技術及管理課程。
（7）員工關系。網絡使得信息溝通更為直接、廣泛、有效。在公司內部網上，可以建有員工的個人主頁、可以有BBS論壇、聊天室、建議區、公告欄，以及公司各管理層的郵箱，員工間的溝通、住處及資源的共享將使得工作率大大提高。
在內部管理方面，Intranet更加方便了員工交流，他們能夠查找其他員工的電話號碼、傳真號碼、房間號碼、同事照片和email地址。員工可以通過Intranet隨時查詢有關他本人的工時出勤記錄、工資情況、差旅申請及費用。通過這種自助式服務，雇員甚至可以修改本人的數據，這就意味著人事部門從繁重的、耗時的工作中解放出來，可以把精力集中到更高層的政策性工作中去。
（8）自動管理。由于企業的HR管理往往隨著市場和公司自身的不斷變化而變化，HR的管理越來越需要一種行之有效、性價比最高的管理分析模式或工具來滿足這種業已變化的需求。工作流的自動化管理（Automation work flow）正是滿足這種企業管理的需求，同時也徹底改變了人們收集和發布信息的方式，而它也正是優秀的HRIS所應該提供的重要工具之一。
信息資源是企業生產及管理過程中所涉及的一切文件、資料、圖表和數據等信息的總稱。它涉及企業生產和經營活動過程中所產生、獲取、處理、存儲、傳輸和使用的一切信息資源，貫穿于企業管理的全過程。信息同能源、材料并列為當今世界三大資源。信息資源廣泛存在于經濟、社會各個領域和部門，是各種事物形態、內在規律、和其他事物的聯系等各種條件、關系的反映。隨著社會的不斷發展，信息資源對國家和民族的發展，對人們工作、生活至關重要，成為國民經濟和社會發展的重要戰略資源。它的開發和利用是整個信息化體系的核心內容。廣義的信息資源管理是指對信息內容及與信息內容相關的資源如設備、設施、技術、投資、信息人員等進行管理的過程。
（1）企業信息資源。企業信息資源是企業在信息活動中積累起來的以信息為核心的各類信息活動要素（信息技術、設備、信息生產者等）的集合。企業信息資源管理的任務是有效地搜集、獲取和處理企業內外信息，最大限度地提高企業信息資源的質量、可用性和價值，并使企業各部分能夠共享這些信息資源。宏觀信息資源管理是基于社會層面的信息資源管理，這一層面將信息資源管理作為一種管理思想和管理理論，認為信息不僅是組織資源，同時也是一種社會管理，要求圍繞這一社會經濟資源展開一系列的管理活動。總而言之，宏觀層面的信息資源管理是通過有效的手段進行信息資源管理的合理配置，促進信息資源的開發，利用和增值，實現經濟與社會的可持續發展。
圖1-5 信息交流系統
（2）信息資源信息系統解決了信息的不對稱。信息資源之所以在當今社會受到人們的青睞，得到普遍的重視和廣泛利用，其根本原因在于它對人類社會的生存和發展具有十分重要的作用。信息作為構成客觀世界的三大要素之一，其基本作用就是消除人的認識的不確定性，增強世界的有序性。對于現代的企業來說，信息資源也是一個企業賴以生存的重要因素之一。而信息資源管理的核心內容就是信息資源的合理配置。信息資源的充分開發和有效利用則是信息資源管理的基本目標。在社會的多元開發與多層次組織中，信息資源的形態呈多樣化趨勢，各種形態的資源在形態轉化中相互作用，成為一體，由此形成社會的信息資源結構，在企業中也是如此。
信息產生于人類的活動，就我們所使用的信息而言，大致有三種狀態：接受狀態，既存在于人的頭腦中，被人理解或吸收的狀態；記錄狀態，即信息存在于各類載體中的狀態；傳遞狀態，即各種方式的信息傳播。而從信息資源的存在方式來分的話，大致可以分為口頭信息，文獻信息和實物信息資源。而這些信息的掌握有兩種狀態，那就是個人的和公共的，其中公共信息資源掌握在公司、大學、科研機構等地方。由于信息在不同機構和個人的掌握中，所以信息的交流和整合對于信息資源開發來說非常重要。根據圖1-5信息交流系統可以看出，虛線以上是直接信息交流過程，在這個過程中明顯帶有個體性質，由個人之間直接進行，而虛線以下是間接交流過程，它是通過科技服務和科技文獻、信息服務進行交流的過程。因此對于信息資源管理來講，對于間接交流的部分，由于已經形成了較為固定和規范的信息文件，信息資源的開發和管理都是比較容易的，但是對于直接交流的部分，由于它的個性特征，很難進行規范化的管理，同時，這部分信息可能對于企業的決策來說非常重要，所以也是信息資源管理的一個重要部分之一。
信息不對稱理論研究的是在實際生活中所存在的各方面所掌握的信息的不對稱問題，這對于信息資源管理來說有著很重要的影響。信息不對稱理論的基本內容可以概括為兩點，其一就是有關交易的雙方之間的分布是不對稱的，即一方比另一方占有較多的相關信息；其二就是交易雙方對于各自在信息占有方面的相對地位都是非常清楚的。
對于信息資源管理來說，實現信息資源的有效配置，就要從開發信息資源著手，而開發信息資源就要從信息資源的交流過程入手。我們在上面的論述中知道，信息資源的交流大致分為兩個層次，即直接交流和間接交流，而信息資源管理的難點就在于直接交流這一部分。根據信息不對稱理論，在現實生活中，獲得信息往往是非對稱的，對于個人來說，所掌握的信息有兩個部分：公共信息和私人信息，對于機構來說所掌握的信息就有公開信息和內部信息，專指性信息與瀏覽性信息。
如果就一個事情的決策過程或者行為方式，用信息環境來衡量，所掌握的信息不完全、不充分或者只占有部分信息，就形成了信息不對稱環境。信息不對稱，會使行為過程發生扭曲，產生很多缺陷障礙，影響正確執行制度，甚至降低企業的經濟效益。對于決策者來講，信息不對稱對于企業的重要決策有著重要的影響。而信息資源管理本來就是輔助企業決策，盡可能的消除信息不對稱的現象，因此研究信息不對稱理論對于信息資源管理的工作有著重要的意義。
信息不對稱環境下會對于信息資源管理產生一些障礙：首先是時滯現象。信息在活動過程中因為受各種因素的不良干擾與影響，有時就會出現信息過剩、信息阻塞或者信息過時，增加了獲取信息的難度，表現出一種難以克服和無法避免的狀態。其次是限制現象。信息具有消耗成本的制約，大量的搜尋、過度的檢索會使信息本身的成本加大，從而在接受信息的時候受到約束。最后是激勵制度，由于直接交流的影響和信息制度的不健全，使得個人的信息不能夠得到共享，浪費了大量的信息資源。
（3）信息資源信息系統的重要意義。由于企業是以利潤最大化為目標的經濟組織，其信息資源管理的主要目的在于發揮信息的社會效益和潛在的增值功能，為完成企業的生產、經營、銷售工作，提高企業的經濟效益，同時也為提高社會效益。一般而言，企業信息資源管理工作的內容主要包括對信息資源的管理、對人的管理、對相關信息工作的管理。企業信息資源管理是企業整個管理工作的重要組成部分，也是實現企業信息化的關鍵，在全球經濟信息化和中國已加入WTO的今天，加強企業信息資源管理對企業發展具有非常重要的作用。
①增強企業競爭力的基礎和手段。美國著名學者奧汀格曾給出了著名的資源三角形。這說明，當今社會信息資源已成為企業的重要戰略資源，它同物質、能源一起成為推動企業發展的支柱。加強企業信息資源的管理，使企業及時、準確地收集、掌握信息，開發、利用信息，為企業發展注入新鮮血液。這一方面為企業作出迅速靈敏的決策提供了依據；另一方面使企業在激烈的市場競爭中找準了自己的發展方向，搶先開拓市場、占有市場，及時有效地制定競爭措施，從而增強企業競爭力。特別是中國已加入WTO，加強企業信息資源管理更顯重要。
②實現企業信息化的關鍵。隨著全球經濟一體化和市場經濟體制的建立以及現代信息技術的突飛猛進，企業生存和競爭的內外環境發生了根本的變化，企業信息化和信息管理也要和國際接軌。企業信息化是全方位的，不只是信息技術的延伸，更重要的是企業管理和組織的延伸。企業信息化的實質就是在信息技術的支持下，管理者及時利用信息資源，把握市場機會，及時進行決策。因而，企業信息化不但要重視技術研究，更要重視信息資源的集成管理，避免信息資源的重復、分散、浪費和綜合效率低下，從而實現資源的共享。因而，企業信息資源的開發和利用是企業信息化建設的核心，也是企業信息化的出發點和歸宿。
③提高企業經濟效益的根本措施和保障。提高經濟效益是企業生產經營的目的。企業之間除了在生產資料、生產技術、產品價格的競爭外，更重要的是對信息的競爭。誰搶先占有信息，誰就能把握市場動向，優先占有市場，提高企業經濟效益。因而.占有和利用信息的能力已成為衡量一個企業是否具有市場能力的關鍵指標。美國蘋果公司就是一個把市場銷售、產品研究開發、生產聯結在一起的信息網絡。該公司根據當天遍及全球各地千萬個銷售商的銷售情況進行匯總、分析，修訂第二天的生產銷售計劃，然后把計劃傳送給全球150多個生產廠家。生產廠家按計劃生產，各地的銷售商就按時、按量收到所需要的訂貨，這種管理模式給公司帶來了豐厚的利潤。由此可見，信息資源管理對企業管理的作用。