第二節 企業行政組織

企業的行政管理工作是由企業行政組織，也就是一些具體的企業行政部門來完成的。要了解企業的行政管理，還必須對企業行政組織的職能、結構、要素等情況進行了解。

一、企業行政組織的職能

現代企業的行政組織屬于企業的綜合管理部門，涉及的基本工作職能包括行政協調、信息處理、決策參謀、綜合事務管理。

（一）行政協調

行政協調是企業行政組織的首要職能。行政協調滲透到行政與辦公事務管理的每個細微之處，并在一定程度上影響著其他職能的發揮。在企業的組織結構中，行政部門處于承上啟下的地位，能夠了解企業上級領導的意圖和基層部門的需要，從而具備了發揮協調作用的條件。無論何時，企業的內部關系和外部環境都處于變化之中。面對這樣的局面，行政人員必須通過多方協調以達到全面平衡，使企業外部有一個和諧的社會環境，企業內部各部門配合密切，以達到工作流程運轉高效。一般來說，企業的社會化、專業化程度越高，對協調工作的要求也就越高。企業行政組織在進行協調工作時主要遵循總體性、一致性和不干預的原則。

（二）信息處理

企業行政組織是企業信息的交匯點，信息處理是通過對與企業有關的各種信息的篩選，為企業上級領導的正確決策提供依據，為企業各個層次的工作服務。現代企業的經營離不開信息，行政工作的成效也取決于對信息的掌握和利用程度，可以說有效的信息是企業無形的財富。實踐證明，加強和改進信息處理工作，尤其是有效應用現代辦公設備，使信息質量有較大幅度的提高，使企業的各項工作能夠高效進行。所以—個企業要提高行政效率，獲得良好的經濟效益，就必須高度重視信息處理工作。

（三）決策參謀

企業行政組織是一個直接為企業領導決策服務的參謀機構。現代企業領導者的首要任務就是進行企業決策。決策關系到企業總體目標能否實現，是企業行政管理的核心工作。科學的決策至少要具備3個條件：一要有全面而可靠的信息，二要有科學的決策程序，三要有專家和助手的輔佐。這三者需要相互配合，缺一不可。企業行政組織的決策參謀職能可以協助創造決策條件，主要體現在為領導提供周詳的信息、擬定決策的備選方案、提出決策的輔助意見。因此企業行政組織在企業領導決策過程中具有不可取代的地位和作用。

（四）綜合事務管理

綜合事務管理是企業行政組織的一項基礎性職能，主要是處理企業的日常雜務。這一職能的工作任務多、涉及面廣，在企業內部，是上、下溝通的渠道，協調左右的樞紐；在企業外部，是聯絡社會、展示企業形象的窗口。發揮好綜合事務管理職能是企業行政組織地位的重要體現。

二、企業行政組織的結構

組織結構，是企業內部的縱向、橫向分工狀態。組織結構反映了組織內部各個要素之間的相互聯系、相互作用。企業行政組織的結構是影響企業行政管理效率的重要因素。企業行政組織的結構要適應企業的發展階段、行業差別等情況。基本的企業行政組織的結構分為職能型、綜合型、混合型等幾種類型。

（一）職能型企業行政組織結構

職能型企業行政組織結構的特點如下。

1．根據相對獨立的行政事務工作分設單獨的職能部門，辦公室、總務負責的綜合性事務大大簡化。

2．崗位細分，專人專職，通過專業化和崗位工作規范來體現不同崗位的工作職能。

3．組織結構趨于扁平。

4．行政主管的指導、管理較弱，因此適合于企業自身管理水平較高的現代大、中型企業。

職能型企業行政組織結構，如圖1-1所示。

（二）綜合型企業行政組織結構

綜合型企業行政組織結構的特點如下。

1．辦公室、總務后勤分別成為綜合性的管理部門，辦公室主任及總務后勤主管分擔了行政主管對具體事務的指導管理職能。

2．工作機制靈活，可以避免人力資源浪費。

3．個人崗位工作事務的范圍變大，涉及的溝通協調增加。

4．工作隨意性比較大，依賴個人能動性及主管工作現場指揮比較多。

5．適合于尚處發展階段的小型企業采用。

綜合型企業行政組織結構，如圖1-2所示。

（三）混合型企業行政組織結構

混合型企業行政組織結構的特點如下。

1．融合了綜合管理的靈活特點與職能管理的專業特點。

2．企業按照自身行政的特點，將部分專業化的職能工作從總務與辦公室中分離。

3．事務性行政與職能性行政工作可以區別管理。

4．可以為大多數企業所應用。

混合型企業行政組織結構，如圖1-3所示。

課堂討論：

（一）資料

（二）討論

1．該企業行政部門組織機構圖屬于哪一種企業行政組織結構？

2．該企業行政部門組織機構圖有什么特點？

要點：

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三、企業行政組織設計的要素

企業行政組織是否合理有效，可以按照要素進行分析。按照組織管理理論，分析企業行政組織的基本要素有勞動分工、部門劃分、權力劃分、確定管理幅度與管理層次。

（一）勞動分工

勞動分工是組織設計的首要內容。隨著科學技術的發展和產品復雜性的增加，現代企業管理已經很少有人能夠獨立承擔起全部行政工作。人們由于受教育程度的不同，知識積累和文化素養的差異，不同的人適應不同的工作。因此，勞動分工既可以很好地實現企業目標，又可以充分發揮企業行政人員的聰明才智，減少資源浪費，提高工作效率。

（二）部門劃分

隨著組織規模的擴大，為了工作的協調和管理效率，就需要將特定工作聯系的人員組合在一起，在組織中設立相應的部門。部門劃分，是企業行政組織建立的基本方式和實現途徑，也是企業對專業分工形成的行政活動進行協調的方式，同樣也是形成企業行政組織的基本構架，為企業行政組織的進一步發展確定了基調。常見的行政組織中部門劃分方式包括：按照職能劃分部門、按照地域劃分部門、按照客戶劃分部門、按照人數劃分部門等。

（三）權力劃分

現代企業行政組織結構的實質是企業行政權力的分割配置體系。權力在現代企業中是與利益緊密相關的制約性因素。在權力劃分中要注意：第一，責任與權力必須明確和相互適應，權責不分容易產生無政府狀態，使企業內部出現不必要的摩擦，而且權責不適應還容易產生不負責的瞎指揮和濫用權力，打擊下級的工作積極性和主動性；第二，要注意權力之間的均衡與制約，企業行政系統中董事會、股東大會、經理階層的權力分割與制約也是以三角模型的形式實現權力的相互制衡，抑制權力的膨脹與專橫；第三，要培養掌權者的民主作風，在權力運用過程中，掌權者要善于聽取下級意見，善于授權，放手讓下級在授權范圍內創造性地開展工作，并勇于為下級承擔責任。

（四）確定管理幅度與管理層次

管理幅度是指一個管理人員直接控制指揮的下級人數。管理層次是指企業行政組織所包含的全部層級。在約束條件不變的情況下，管理幅度與管理層次呈反比例關系。影響管理幅度和管理層次的因素主要有領導者的知識、能力、經驗，被領導者的素質、業務熟練程度和工作強度，管理業務的復雜程度，所承擔任務的績效要求，工作環境以及信息溝通方式等。

案例學習1-1

疲憊的管理者

李成原是深圳某五星級大酒店的副總經理，在經歷多年積累之后，他在2009年回到家鄉廣西南寧自己創業成立了一家餐飲有限公司。憑著多年的工作經驗，企業很快得到了發展，員工達到五百多人，并且新開了三家連鎖店。隨著組織的擴大，李成對企業行政組織結構進行了設計：辦公室負責制定管理條例、辦公物資采購、公司文件管理、車輛管理；財務部負責日常資金催收、成本費用核算；采購部負責生產原材料采購；人事部負責員工招聘考核；營銷部負責日常餐飲服務和廚房管理。另外，企業專門招聘了三位副總經理分別在三個新設的連鎖店進行監督管理。盡管如此，李成仍然非常忙碌，他奔波在各個店面之間，親自安排員工解決他發現的問題。他每天需要花費兩個小時為企業的報銷單簽字，一個小時同普通員工談心，一個小時做計劃安排，其他還有很多臨時性問題等待他來處理。雖然李成事必躬親，累得一塌糊涂，但三個副總卻抱怨他們難以有效的指揮安排工作，企業行政組織結構設計不夠理想。

課堂討論：

1．你認為上述案例中的李成是疲憊的管理者么？為什么？

2．討論一下如何才能幫助李成？

3．如果你是“李成”，你會怎樣做才能擺脫“疲憊管理者”的現狀？

要點：

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提示：不管是大型企業還是小型企業都需要具有良好的企業行政組織結構設計和相應的領導管理方式。而企業行政組織是否合理有效，可以按照企業行政組織的基本要素來進行分析。案例中李成作為企業的總經理對企業各部門進行了劃分，但它對企業的權力劃分不夠明確，沒有確定三個副總的管理幅度與管理層次，才會造成如此疲憊。