第三節 企業行政管理崗位

企業行政管理不只是一個單一的工作，而是由自上到下的一系列的工作崗位所組成的。企業行政管理崗位簡單分為企業行政管理基層崗位和企業行政管理領導崗位兩類。處于組織結構下層的是企業行政管理的基層崗位（如行政文員、行政助理等），主要從事企業行政管理的事務性工作；處于組織結構上層的是企業行政管理的領導崗位（如行政總監、行政主管等），主要發揮領導職能。這兩類行政崗位性質有所不同，工作差異較大。

一、企業行政管理基層崗位

（一）企業行政管理基層崗位的特點

企業行政的基層崗位主要從事行政事務性工作，具有鮮明的工作特點。

1．事務性。作為企業行政的基層崗位人員，每天必須完成大量的、瑣碎的、不起眼的事務，如會議安排、經費報銷、用品采購等。完成這些事務既需要有一定的專業知識，又需要有較高的工作效率。

2．服務性。基層行政事務一般都是為其他部門員工或者領導服務的。服務性質的工作一般比較被動，需要多了解他人的需求、替他人著想、服從領導安排，適應能力強才可以做好工作。

3．規范性。基層行政崗位一般都是經過專業化分工設計的，工作事務相對具體，并且有單獨的工作要求和規范，以保證工作的秩序和效率。基層行政崗位工作應該嚴格按照規范辦事、服從領導的安排和指示，不能超越職權，自作主張。對于工作發現的問題，應該及時向上級反映，提出合理建議。

（二）企業行政管理基層崗位的素質要求

根據企業行政管理基層崗位的特點，對企業行政管理基層崗位員工，應有以下幾個方面要求。

1．思想素質。作為企業行政管理基層崗位的員工應具有的思想素質是：良好的個人品德，較高的自我成功期待、榮譽感和奉獻精神，較強的事業心和思辨能力。企業行政工作大都是重復性、繁瑣性工作，只有具有良好的思想素質，才能安心于本職工作，把每一細小的工作做好，從而提高整個企業行政管理的質量和水平。

2．心理素質。作為企業行政管理基層崗位的員工應具有的心理素質是：靈活應變，包容性強，遇事冷靜，鎮定，樂觀上進，自我約束力強。企業行政組織經常因為企業狀況變化而改變員工的工作范圍，而且企業行政管理工作也常遇到一些突變的情況，所以只有具備良好的應變能力才能較好的適應企業的行政管理工作。再則，行政管理工作都是日常性工作，企業領導不可能每天都會安排布置需要從事的工作，這就要求行政管理人員要發揮各自的主動性，積極承擔相應的工作任務。

3．身體素質。企業行政管理工作既服務于其他企業部門，又服務于企業領導，工作量有時會超負荷，這時就要求企業行政管理基層崗位的員工要有好的身體，具有充沛的精力與體力。

4．能力素質。作為企業行政管理基層崗位的員工應具備的能力素質是：有效管理的能力，溝通技巧、解決問題的能力，應急能力，協調能力，招聘與配備員工的能力，了解雇傭法律、培訓和發展員工的能力，技術能力，預測能力，福利設計與管理能力，語言和文字表達能力等。

5．專業知識素質。企業行政管理基層崗位的員工需要有豐富的行政辦公管理及勝任工作的科學文化知識，即要具有理論知識，科技文化知識、法律知識和管理知識，以及相應的管理專業知識和一定的專業技能。

案例學習1-2

最佳行政助理

羅塞娜·博得斯基，是美國通用公司前CEO杰克·韋爾奇的高級行政助理，跟隨韋爾奇長達15年之久，被譽為“世界第一副手”。在與韋爾奇搭檔之前的12年中，她擔任過通用各個領域的行政職務——國際人力資源、行政管理和組織規劃。

在最具挑戰性，高度曝光的企業環境中工作，沒有人比她更了解如何分清輕重緩急，代表老板決策，每天篩選成堆的數據和信息，以超常速度完成多項任務，在壓力下保持大度。羅塞娜·博得斯基在十幾年的工作生涯中，慢慢積累出來的一些行政助理工作經驗是：

（1）收集、查詢上司所需的各方面信息；

（2）將文件與信分門別類放好，并記住他們的位置；

（3）隨時整理好上司的書桌；

（4）廢紙檢查，確認沒有丟掉有用的信息；

（5）用黃色熒光筆為文件作標注；

（6）將每天的日程簡化為一頁摘要；

（7）隨時掌握關鍵管理人員的行蹤；

（8）掌握旁聽電話的技巧；

（9）一件事務一次處理，堅持到底不拖沓；

（10）及時處理郵件，篩撿出重點的部分。

作為全球最大公司的CEO，韋爾奇是如何操控自如的？了解羅塞娜·博得斯基的工作方法，也許就是答案。成為一名成功的企業行政管理者，要高效的處理瑣碎而繁雜的行政管理事務，具備優秀的素質并養成良好的工作習慣是十分重要的。

 

（資料來源：《智鑒——行政辦公經典案例》,2006）

課堂討論：

1．你認為作為行政助理還應具備哪些素質？

2．請找出一個優秀的企業行政助理案例同大家分享？

3．探討找到的（2）案例中優秀企業行政助理哪里“優秀”？

要點：

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二、企業行政管理領導崗位

（一）企業行政管理領導崗位的角色定位

企業行政管理部門是綜合性部門，其職能具有綜合性和兼容性特征。擔任企業行政部門的管理者，需要在企業組織中擔當多重工作角色。

1．管家角色。在企業中，高層領導主要是從宏觀上把握企業的經營戰略和策略，職能部門負責各項職能工作的具體實施；而企業行政部門管理者則主要充當統籌、策劃、安排，處理各種行政事務的角色，即類似于“管家”。其主要任務是負責籌劃經營策略的制訂、實施、協調控制，安排企業內各職能部門的日常工作。這些工作的好壞，直接影響企業整體的運作效率。

2．助手角色。作為企業行政管理領導，要認真、負責地協助企業高層領導進行企業發展戰略規劃、運營規劃、人才規劃等，特別是要學會為企業高層領導分擔繁重的日常行政事務，讓他們得以集中精力思考總攬全局、運籌企業品牌戰略規劃等重大事務。因此，企業行政部門管理者要協助企業各項活動效率最大化，使企業管理工作井然有序。

3．參謀角色。現代企業所處的市場環境日益復雜，企業間的競爭愈加激烈，企業管理決策的難度越來越大。企業行政部門管理者的智囊、咨詢、參謀作用愈顯重要。任何個體的智力和經驗都是有限的，企業的決策層往往因為事務繁多，無法對各種情況都作充分了解。企業行政部門管理者的參謀作用是必需而且重要的。尤其在各種決策相關信息的綜合把握上，行政部門是企業信息的主要管理部門，對決策所需的相關信息的熟悉和把握可以給企業的高層決策很大的幫助，有助于企業在各種競爭中增加制勝籌碼。

4．活動家角色。企業行政部門管理者在企業活動中起著信息匯總和傳遞的作用，并在職權范圍內從事公關和協調的工作，因而扮演著活動家的角色。企業行政部門管理者通過各種信息媒介渠道，將企業的重大決策和重大事件向員工、股東和公眾開放、公布，使其有機會參與企業的管理；通過正式與非正式的傳播渠道，向股東和員工發布企業的經營狀況，接受其咨詢；通過新聞發布會等形式，向各新聞媒介提供企業信息，塑造良好形象。同時，企業行政部門管理者又起著信息匯總的作用，即廣泛聽取員工、股東、董事對企業經營管理工作的意見、建議和要求，了解并收集外界對企業的評價，并將這些信息分析整理后作為企業決策層的參考資料。

（二）企業行政管理領導崗位的素質要求

企業行政部門管理者具有多重角色定位，因此對企業行政管理領導崗位有更高的素質要求。

1．資歷要求。從事企業行政管理領導崗位一般需要有較長的工作經歷，在企業內部具有威信，既能夠指揮下屬部門，又能對其他企業高層管理者產生影響力。雖然企業不能講按資排輩，但是由于企業行政部門的綜合性質，要求其領導者對企業的整體情況比較了解，并能夠溝通協調其他部門，所以相對而言，對企業行政部門管理者的工作資歷和經驗更為看重。

2．思想素質。在企業行政管理領導崗位，思想素質要求高于一般崗位的職業道德。凡是要求下屬和員工遵守的制度，首先要自己遵守；凡是要求下屬和員工不做的事情，首先自己不能做。領導的政治思想、道德素養必須嚴格要求，才能言傳身教，影響他人。

3．心理素質。企業行政部門管理者需要具有敢于決斷、堅忍不拔和承受壓力的能力，這樣才能從容面對行政領導工作的中的復雜問題。

4．專業素質。企業行政部門管理者主要從事管理工作，因此既要熟悉行政業務，還要有管理知識及經驗，對計劃、組織、領導、控制等管理技巧要善于運用。

5．形象要求。個人形象包括穿著、服飾、言談、舉止、神態等。企業行政部門是企業的窗口和樞紐，部門管理者對內對外活動很多，應該穿著得體、舉止自如、談吐文雅、工作穩重。作為企業行政管理部門，保持良好個人形象，既能推進個人工作，也能促進企業其他工作。

課堂討論：

1．你認為作為企業行政管理領導崗位還應具備哪些素質？

2．請找出企業行政管理基層崗位同領導崗位素質有哪些不同？

3．討論從企業行政管理基層崗位晉升到領導崗位應具備哪些條件？

要點：

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知識鏈接1-2

典型工作崗位介紹

1．行政助理（行政秘書）

行政助理或是行政秘書屬于一個輔助性的工作崗位，一般是協助總經理、行政總監或行政主管來完成日常事務性工作。這個崗位的工作具有附屬性，具體而繁雜，工作成績難以直接體現。

行政助理在一些領導者身邊工作往往又是學習鍛煉行政管理技能的好機會，同時，領導通過近距離的觀察指導行政助理的工作，也能為其提拔任用加強了解。行政助理的具體崗位職責工作有：

（1）起草各類工作總結及領導講話稿、會議材料等；

（2）起草公司股東會和董事會的會議材料；

（3）做好公司重要會議的記錄及會議紀要的整理；

（4）起草、打印、登記和存檔行政領導的簽發文件；

（5）協助行政部經理做好企業的來賓接待及對外聯絡工作；

（6）接聽電話、妥當應答，如有必要，做好電話記錄；

（7）掌握行政領導的日程安排，為接見訪客做好預約工作；

（8）收發傳真，并及時交給行政領導；

（9）按照行政領導的授權，完成交辦的其他工作。

行政助理的崗位素質要求主要有：工作細致認真，謹慎細心，條理性強；良好的中英文寫作、口語、閱讀能力；熟練使用辦公軟件及辦公自動化設備；熟悉企業文檔管理規范；善于學習，工作有主動性，敢于提出工作建議；具有協作精神，善于領會意圖和管理者相處融洽。

2．行政部主管

行政部主管屬于企業的中層干部，負責一個行政管理部門的管理工作，在工作中具有承上啟下的作用。根據一個企業的規模，行政部的管理范圍有所差異，一般來說后勤、總務、保衛、秘書、接待等都可能納入行政部的管理范圍。

行政部主管主要負責規劃好部門工作，對上級的工作任務有效分解，做好計劃；實時掌握部門工作的推進進度，協調解決部門工作中出現的問題；把握下屬職員的工作績效，能夠指導培訓其提高工作效率；根據部門情況向上級反映問題，提供決策參考信息。它的具體崗位職責工作職責如下。

（1）負責全面主持本部門的工作，制定部門工作計劃，并督促部門人員完成本部職責范圍內的各項工作任務。

（2）組織對部門員工的績效管理，依照獎懲辦法對員工工作實施考核，并根據考核結果進行部門工作調整、崗位調換等處理。

（3）對績效不高的部門員工進行談心、指導、培訓等工作。

（4）按照行政部的工作職能，指揮行政部在企業制度化管理中發揮作用，對企業制度的執行作監督檢查。

（5）協調行政部的各項行政服務職能，提高總務、后勤、保衛等行政服務工作的效率。

（6）聽取其他部門對行政部的工作意見，及時溝通協調，提高行政管理工作在企業內部的滿意率。

（7）匯總部門工作情況，及時向上級反饋匯報。

行政部主管的崗位素質要求主要是：具有很強的人際溝通能力，善于向上級匯報，對下級指導，還能夠同其他部門開展橫向溝通；業務熟悉，包括企業規章、行政事務方法，能夠對下屬工作進行示范和指導；有較好的寫作閱讀、辦公處理等工作技能；原則性、紀律性強，還具有處理行政事務工作的耐心；熱愛行政管理工作，有較強的工作責任感和事業心；有較強的綜合協調能力和組織管理能力。

3．行政總監

行政總監也稱首席行政官，是企業高層管理系列的一個重要職位，是屬于現代大型企業中內部行政管理的最高負責人。行政總監同技術總監、財務總監、銷售總監等一起構成企業的領導核心。

行政總監主要負責企業行政組織結構的設計與健全、行政規章制度的規劃管理、統籌企業文化建設、溝通協調企業部門行政服務、策劃大型活動事務等。對公司行政后勤、總務、保衛、秘書等部門工作擁有指揮、指導、協調、監督、管理的權力。具體崗位工作職責包括：

1參與公司戰略規劃 重大決策的制定 從內部行政的角度提出意見 協同作出決策判斷；

（2）組織制定行政管理規章制度，并且督促、檢查制度的貫徹執行；

（3）統籌各個行政管理部門行政服務職能，完善職能分工，協調部門間的合作關系；

（4）考察、選拔、推薦各個行政管理部門的負責人；

（5）接受部門行政管理負責人的工作匯報，匯總整理重點事項，在企業高層管理會議上通報反饋；

（6）選擇時機，有重點的指揮、監督、檢查有關企業安全保衛、法律事務等關鍵工作事項；

（7）策劃組織企業行政方面的大型活動、重要會議；

（8）代表企業參加社會活動，保持同政府主管部門、行業協會、新聞媒體、社會公眾的密切友好關系。

行政總監的崗位素質要求主要是：有較長的工作經歷，在企業內部具有威信，既能夠指揮下屬部門，又能對其他企業高層管理者產生影響力；管理知識豐富，了解企業組織結構，工作流程，可以全面設計統籌企業內部行政事務；較強的分析、解決問題能力，思路清晰，決策準確；善于識人用人，培養下級干部發揮工作潛能。

理論聯系實際

實地考察一家企業，了解該企業有哪些行政管理的崗位？并了解該企業的行政管理崗位有什么工作職責？

記錄：

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思考討論

1．如何認識企業行政管理的特點？

2．在企業行政管理的工作內容主要有哪些？

3．企業行政管理的基層崗位同領導崗位的要求有何差異，如何實現從基層行政崗位向行政管理層崗位的職業過渡？

4．對照企業行政管理的典型工作崗位介紹，思考自己適合這些崗位嗎？

項目訓練

項目一

【項目任務】

調查了解一家當地企業的具體情況，進行該企業的組織結構及組織要素的分析，完成該企業的行政組織結構模型圖一份及企業行政部門介紹一份。

【項目目的】

加深對行政組織結構的了解，對企業行政組織的總體情況產生感性認識。

【項目實施步驟】

1．將同學分為小組，每兩組配合完成任務。

2．兩組分別調研了解一家企業的組織情況，為對方提供項目任務的背景信息。

3．根據企業的實際情況，每組分別分析企業行政組織結構的特點。

4．根據描述和分析，繪制企業行政組織結構模型，編寫企業行政部門的簡介。

5．教師檢查，點評。

項目二

【項目任務】

到招聘會現場調研或者在招聘網站上查找，收集有關企業行政管理工作崗位的崗位要求、崗位職責，通過對企業需求情況的了解，參考表1-2的示例，完成崗位說明書若干份。

【項目目的】

了解企業行政管理崗位的實際需求和職責。

【項目實施步驟】

1．將同學分為小組，到招聘會現場調研，了解企業行政管理崗位需求情況。

2．上網收集網上招聘信息，檢索有關企業行政管理崗位的需求情況。

3．對收集到的情況信息進行小組討論，選擇典型的行政管理崗位，編寫崗位說明書若干份。

4．選擇完成較好的同學，在課堂上進行崗位介紹，談談調研的體會。

5．教師分析，點評。