第一節 工作分析概述

工作分析，是工作評價與分類的基礎，也是整個人力資源管理與開發工作的基礎，因此，在這一節，我們主要介紹工作分析的概念、類型與內容。

一、基本概念與相關術語

分析即把對象加以分解認識，并對其中一系列因素分門別類的過程。例如，化學分析用于了解物質的結構及其組成要素。工作分析有廣義的工作分析與狹義的工作分析兩種。廣義的工作分析，是相對整個國家與社會范圍內職位工作的分析。而狹義的工作分析，又稱職務分析，是相對某一企事業組織內部各職位工作的分析，即分析者采取科學的手段與技術，對每個職務同類職位工作的結構因素及其相互關系，進行分解、比較與綜合，確定該職務職位工作的要素特點、性質與要求的過程。本書的工作分析主要指后一種。

工作分析作為一種活動，其主體是工作分析者，客體是工作職位，對象是職位中的工作內容、工作責任、工作技能、工作強度、工作環境、工作心理以及職位在組織中的運作關系。分析的結果是職務說明書。

工作的具體形式是職業、職務、職位、任務與要素，而分析的具體行為形式是調查、研究、分解、比較、綜合、分類、排序、評價、記錄、說明與描述。工作分析活動的實質，就是要從不同個人職業生涯和職業活動的調查入手，順次找出工作群、職務、職位、職責、任務與要素，并由此確定工作的內容范圍、屬性關系、繁簡難易與所需的資格條件。

所謂要素，即是指工作活動中不便再繼續分解的最小單位。例如速記人員速記時，能正確書寫各種速記符號；木工鋸木頭前，從工具箱中拿出一把鋸子等行為。

所謂任務，即工作活動中達到某一工作目的的要素集合。例如打印一封英文信，打字員必須能夠系統地操作：（1）熟悉每個英文單詞；（2）在電腦中拼出相應的單詞；（2）辨認與修改語法錯誤；（4）把電腦中拼寫好的英文打印在紙上等四個要素。換句話說，打印一封英文信這一任務，是上述四個工作要素的集合。

所謂職責，即是指某人在某一方面擔負的一項或多項相互聯系的任務集合。例如，人事管理人員的職責之一是進行工資調查。這一職責由下列任務所組成：設計調查問卷，把問卷發給調查對象，將結果表格化并加以解釋，把調查結果反饋給調查對象等四個任務。

所謂職位，即是指某一工作班制時間內某一個人所擔負的一項或數項相互聯系的職責集合。例如，辦公室主任，同時擔負單位的人事調配、文書管理、日常行政事務處理等三項職責。

所謂職務，即是指主要職責在重要性與數量上相當的一組職位的集合或統稱。例如，某大學設兩個領導，一個分管教學，另一個負責科研。顯然就其工作內容來說，兩個人的職責內容不盡相同。但就整個學校的經營管理來說，職責相當，少了誰也不行，誰也不比誰不重要。因此這兩個職位可以統稱為“副校長”（職務）。職位一般與職員一一對應，一個職位即一個人。但職務與職員卻并非一一對應，一個職務可能由幾個人分擔。也就是說，職務與職位并非一一對應，一個職務可能不止一個職位。

所謂職業，是指不同時間、不同組織中，工作要求相似或職責平行（相近、相當）的職位集合。例如，會計、工程師等。雖然第一線各單位的會計與工程師，其具體工作的內容與數量不盡相同，但他們彼此所擔負的職責及對他們的任職要求卻是相似的。

所謂職業生涯，是指一個人在其生活中所經歷的一系列職位、職務或職業的集合或總稱。

所謂職系，即是指職責繁簡難易、輕重大小及所需資格條件并不相同，但工作性質充分相似的所有職位集合。例如人事行政、社會行政、財稅行政、保險行政等均各屬于不同的職系。每個職系中的所有職位性質充分相似，而工作繁簡難易、責任輕重及其任職資格要求并不相同。職系又叫職種，每個職系便是一個職位升遷的系統。

所謂職組，是指若干工作性質相近的所有職系的集合。前面提到的人事行政與社會行政可以并入普通行政職組，而財稅行政與保險行政可以并入專業行政職組。職組又叫職群，它是工作分類中的一個輔助劃分，并非工作評價中不可缺少的因素。

所謂職門，即是指若干工作性質大致相近的所有的職組的集合。例如前面的人事行政、社會行政、財稅行政與保險行政均可以并入同一個行政職門之下。職門、職組與職系是對工作的橫向劃分，而下面的職級與職等則是對工作的縱向劃分。

所謂職級，即是同一職系中職責繁簡、難易、輕重及任職條件十分相似的所有職位集合。例如中教一級的數學教師與小教高級的數學教師屬于同一職級，一級語文教師與一級英語教師就中學來說，也屬同一職級。

所謂職等，是指不同職系之間，職責的繁簡、難易、輕重及任職條件要求充分相似的所有職位的集合。例如，大學講師與研究所的助理研究員以及工廠的工程師，均屬于同一職等。職級的劃分在于同一性質工作程度差異的區分，形成職級系列。而職等的劃分則是在于尋求不同性質工作之間的程度差異的比較或比較的共同點。因為不同職系系列之間的職級個數不一定相等，而且甲職級序列中最高職級，與乙職級序列中的最高職級，其困難程度也可能不等，因此職等的概念有助于這一問題的解決。

從人力資源管理中的測評的角度來看，既要有對人的測評，又要有對事的測評。就人論人有時難以奏效，因而必須通過對事的分析或結合事的分析來測評人。換言之，無論是人員素質測評還是工作績效考核，均離不開工作分析。我們往往需要通過工作分析來確定人員素質測評的內容與要求，通過工作分析與評價來確定績效考核的內容與標準。

二、類型與流程

從目的上劃分，工作分析有單一目的型與多重目的型兩種。

單一目的型與多重目的型的工作分析，其主要區別在于細節和記錄，獲取與分析資料的手段與過程本質上是相同的。

比如，如果工作分析的目的只是提高甄選技能，則工作信息可以直接讀入到一張簡單設計的表格中。但是如果工作分析還想用于一些其他目的，如培訓、安全計劃等，工作分析表格就要設計得詳細些，以便讀出與其他目的相關的工作信息。

即使工作分析只有一個目的，記下所有的細節是較為經濟的，可以避免日后的重新研究。這點在設計工作分析程序時就應予以考慮。

整個工作分析過程，一般包括計劃、設計、信息分析、結果表述與運用指導五個環節，具體見圖2-1-1。

其中計劃與設計是基礎，信息分析是關鍵，結果表述與運用是目的。

工作分析中的計劃，主要包括：

（1）確定工作分析的目的與結果使用的范圍，明確所分析的資料到底用來干什么，解決什么管理問題；

（2）界定所要分析的信息內容與方式，預算分析的時間、費用與人力；

（2）組建工作分析小組，分配任務與權限。

工作分析中的設計主要包括：

（1）明確分析客體，選擇分析樣本，以保證分析樣本的代表性與典型性；

（2）選擇分析方法與人員。人員的選擇主要由經驗、專業知識與個性品質等來決定；

（2）作好時間安排與制定分析標準；

（4）選擇信息來源。

工作信息來源一般有如下幾種：工作者、主管者、顧客、分析專家、詞典、文獻匯編。

工作分析中的信息分析，包括對工作信息的調查收集、記錄、描述、分析、比較、衡量、綜合歸納與分類。

工作分析的內容，一般包括七個問題的調查與四個方面的分析。

七個問題的調查：（1）用誰（who）;（2）做什么（what）;（2）何時（when）；（4）在哪里（where）;（5）如何（how）;（6）為什么（why）;（7）為誰（for whom）。四個方面的分析：（1）工作名稱分析；（2）工作規范分析；（2）工作環境分析；（4）工作條件分析。

工作名稱分析包括對工作特征的揭示與概括，名稱的選擇與表達；工作規范的分析包括工作任務、工作責任、工作關系與工作強度的分析；工作環境的分析包括物理環境、安全環境與社會環境的分析；工作條件的分析，包括必備的知識、必備的經驗、必備的操作技能和必備的心理素質的分析。

工作分析結果的表述，有五種形式：

（1）工作描述，主要是對工作環境、工作要素及其結構關系的說明；

（2）工作說明書，主要是對某一職位或職位工作職責任務的說明；

（2）工作規范，主要是對職位或職位內工作方式、內容與范圍的說明，包括完成工作操作方式方法與工具設備、職位之間的相互工作關系，但不一定包括責任、權限與資格要求；

（4）資格說明書，主要是對某一職位或職位任職資格的說明；

（5）職務說明書，主要是對某一職務或某一職位工作職責權限及其任職資格等其他內容的全面的說明。

工作分析結果的運用指導，主要包括對運用范圍、原則與方法的規定。

工作分析結果的運用中，職位分類顯得特別重要與具有基礎性。所謂職位分類，就是將各職位按工作性質、責任輕重、繁簡難易及所需人員的資格條件等因素劃分為不同的類別和等級，為進行人力資源管理各項工作提供基礎與依據。在工作分析結果基礎上，職位分類包括橫向分類與縱向分類。橫向分類就是根據職位工作性質的相似程度，將職位劃分為不同職組與職系的過程。縱向分類就是根據職位工作量值的大小，將職位劃分到不同職級與職等的過程。

三、工作分析的內容

（一）職位責任

職位責任一般通過對不同任務進行簡潔、明了與直觀的描述來揭示，是工作分析內容的主要部分。

職位責任要對員工所做的每件事都要有所反映，并力求準確，而不是模棱兩可或想當然的。最關鍵的是讓每個人，即使他沒見過這種工作的人，也可以看懂并知道應該做什么、如何做。

（二）資格條件

資格條件分析的內容包括：

——知識；

——工作經驗；

——智力水平；

——技巧和準確性；

——體力要求。

1．知識

知識包括職位工作過程中涉及到的基礎知識、專業知識與相關知識。知識是任職者開展工作、勝任職務的基礎。

2．工作經驗

工作經驗是指對設備、技能、熟練程度等的實踐經驗，這些經驗是圓滿完成工作所必需的。

2．智力水平

智力水平涉及到頭腦反應、注意力集中程度與計劃水平等方面。這種條件是基于工作調整和工作中可能遇到的緊急情況所需要的。智力水平大致有四種類型：

（1）獨創能力（initiative），即獨立開創工作，獨立做出判斷，獨立制作工作計劃，創造新的工作方式的方法。

（2）判斷能力（judgment），即根據一系列原始材料，自己做出決策。

（2）應變能力（adaptability），這是在處理突發事件中所必備的能力，也要求工作人員在生產過程或人事管理中能做出適當的調整。

（4）敏感能力（sensitive），要求工作人員精力集中、避免工作失誤或發生意外。

4．技巧與準確性

技巧和準確性涉及到達到工作要求的速度和精確程度所需要的手工或操作能力。這兩個相關的因素有更為細致的區別：

（1）技巧與要求的速度、及時性、敏捷程度，與視覺及其他器官的反應有關。速度可有多種表達方式，如一分鐘可打50個字。技巧的其他測量方法并不直接用數量表示，而是對工作者的敏捷行動的種類和程度的描述。

（2）準確性指工作成果或者調配設備的精確程度。通常用允許范圍內的誤差的明確術語來表達準確性，如1%的錯別字，±0.005 cm。

5．體力要求

體力要求是指工作本身對工作人員的體力方面的壓力。記住這與工作本身相聯系，而不包括個人出于自愿的表現，也不包括偶然性的指派，如替人值班等。

體力要求由體力活動的頻率和劇烈程度來衡量。頻率可表述為一天或一小時幾次、一天幾小時；劇烈程度可由提、舉、推、拉的最大重量或某一器官需要付出的數量，或跳、跑、爬等身體運動程度來衡量。

體力要求可用語言簡單表述，或根據一個或多個參數體系來表述。

一種觀點認為體力要求要用什么類型的殘疾可以、什么樣的殘疾不可以來表述。

另一種觀點則認為工作的體力要求，應通過觀察予以客觀的描述，而什么樣的人可以雇傭應歸入醫學問題。

分析體力時應當考慮到下列活動的要求：

（三）工作環境與危險性

工作環境和危險性是指完成工作任務時的特定環境及危險性。這兩個因素有密切聯系但要分別予以考慮。

1．工作環境不能由工作人員自由支配，工作環境會影響到工作人員的體力或腦力健康，工作環境會決定工作所需要的特定的人。

在工作評價系統中，工作環境作為可補償因素來考慮，分析工作環境時，應當首先分析環境的性質及其對工作人員的影響，信息記錄應當用簡單的語言、敘事的體裁和方便的檢查表的方式。

分析環境要考慮到以下因素：

2．危險性是指體力活動或工作環境對工作人員可能產生的危害。它包括身體損傷和職業病。應當首先分析工作人員會受到什么損傷，然后分析發生損傷的可能性，以及嚴重程度，損傷要用敘事體記錄或檢查表方式。

分析危險性時要考慮下列因素：