2.9 人事檔案管理

勞動(dòng)關(guān)系、薪資福利、績(jī)效考核、招聘、培訓(xùn)、日常人事管理等涉及公司人事資料的環(huán)節(jié)都需做好檔案管理工作。例如，員工檔案、勞動(dòng)合同、工資相關(guān)資料、考核記錄、培訓(xùn)記錄、獎(jiǎng)罰記錄、社保公積金業(yè)務(wù)處理資料、離職資料等都是非常重要的，需要完整并妥善保管，以免給企業(yè)增加不必要的風(fēng)險(xiǎn)。

除了勞動(dòng)合同、員工檔案外，其他人事資料都可以按月度或年度來整理，資料多的可以分月度歸檔，資料少的就可以按年度來歸檔，并裝進(jìn)檔案盒，每盒做一個(gè)目錄，作為本盒檔案的清單明細(xì)。還可以做得更細(xì)致一些，在每頁打上頁碼，目錄表上每個(gè)項(xiàng)目都標(biāo)明對(duì)應(yīng)的頁碼，這樣更方便查找，同時(shí)目錄應(yīng)保留電子版。卷內(nèi)文件目錄表，見表2.27。

檔案分類編碼、歸檔范圍和保管期限，見表2.28。

員工勞動(dòng)合同也可用同樣的方法進(jìn)行整理，按勞動(dòng)合同起止時(shí)間排序整理，裝進(jìn)檔案盒，打上頁碼、附上目錄，只要看目錄就能查到誰的合同在第幾頁，然后翻到那頁就找到了。同時(shí)目錄要保留電子版，需要時(shí)可先通過電腦確定那份合同的具體位置，再去找紙質(zhì)的就很方便了。

員工檔案內(nèi)資料較多，包括入職登記表、身份證復(fù)印件、各類證書復(fù)印件、照片等，所以要將每個(gè)員工的資料裝進(jìn)檔案袋，并在檔案袋上注明員工姓名、工號(hào)等信息，方便查找。

員工檔案表模版，見表2.29。

員工檔案可以按部門、入職日期、工號(hào)來整理。如果公司有員工工號(hào)，建議按照工號(hào)來整理歸檔；如果沒有設(shè)置工號(hào)，則按照入職日期來整理歸檔，這樣更便于查找。也有些公司按照部門來整理，這種整理方式稍微麻煩些，因?yàn)楣镜慕M織架構(gòu)不是一成不變的，員工也會(huì)遇到調(diào)崗換部門的情況，這樣每次調(diào)整時(shí)都要調(diào)整檔案，增加了工作量。也有些公司的勞動(dòng)合同是裝在員工檔案里的，這樣直接整理員工檔案即可。

此外，每一個(gè)負(fù)責(zé)保管人事資料的員工都要注意資料的保密性，不可隨意將資料交給員工個(gè)人或其他人。因工作原因需借閱的，必須做好登記并跟蹤檔案及時(shí)還回，還回時(shí)最好檢查下檔案是否有變動(dòng)。