2.3 考勤處理

下面，用一句話來概括考勤處理具體做什么：根據公司的考勤流程，通過不同的考勤打卡方式提取、審核日考勤數據，監督日常考勤行為，制作月考勤記錄表，統計月出勤、缺勤數據，在規定時限內提交下道工序的負責人員。

2.3.1 考勤打卡有幾種方式

常見的考勤打卡方式有：考勤表簽字、紙質打卡、電子打卡、指紋打卡。

（1）考勤表簽字。在前臺、車間放置紙質考勤表，墻上掛考勤鐘，由員工手寫上下班時間并簽名。

（2）紙質打卡。在前臺、車間放置考勤機，每個員工有一張紙質卡片，員工自行將卡片插入考勤機，考勤機在卡片上打印姓名、上下班時間、中途進出時間。

（3）電子打卡。門禁系統就是考勤機。員工進出刷胸卡（餐卡），門禁系統自動記錄姓名、上下班時間。

（4）指紋打卡。門禁系統就是考勤機。員工進出刷指紋，門禁系統自動記錄姓名、上下班時間、中途進出時間。

電子打卡、指紋打卡的考勤數據，可在電腦中導出Excel表，一般由前臺協助，定期提交給人事專員。

隨著移動互聯網的發展，也出現了新的打卡方式： QQ群、網站等開通了“簽到”功能，智能手機也提供了遠程打卡的功能。如三茅人力資源網的用戶每日（工作日）可通過網絡、手機打卡，這些HR用戶因此被稱為“卡卡”。

2.3.2 日考勤數據是怎樣的

不管選擇哪種考勤打卡方式，原則上都應手工整理，或通過Excel導出，變成日考勤記錄表，為制作周、月考勤記錄表提供基礎。

下面，以××科技公司為例。2010年10月15日，當天是星期五，該公司規定8:30上班，采用指紋打卡。門禁系統通過Excel導出數據，形成日考勤數據表，見表2.6。

由此表可見：當天打卡的員工，未出現遲到情況。但有部分沒有打卡記錄的，則需人事專員核實缺勤的不同情況。

注意：從門禁系統導出Excel表是前臺的職責，但對表中數據的核實是人事專員的職責，核實是需要花點精力的。

2.3.3 加班記錄、請假記錄是怎樣的

考勤時，除了需要打卡記錄上下班時間，還需要記錄加班時間。加班記錄表，見表2.7。

如有缺勤，還需要核實請假記錄。員工請假申請表，見表2.8。

2.3.4 月考勤記錄表是怎樣的

人事專員核實日考勤數據后，結合請假記錄、加班記錄、曠工記錄等，需加工周、月考勤記錄表。注意：做周表是為了提前把基礎工作做完，否則到月末，事情堆積很多，會導致工作延誤。

月考勤記錄表一，見表2.9。

表中第一行，是每月的1—31日，需設置當月對應的工作日、休息日。人事專員的工作內容，就是對每個員工每日的出勤缺勤狀態進行符號標注。標注的依據是考勤打卡記錄、其他請假曠工記錄等。

符號標簽：正常出勤=√，休息日=公。其他各類缺勤請假的符號示例，見表2.10。

不同的公司，月考勤記錄表類似，但出勤、缺勤的符號大多不同。月考勤記錄樣表二，見表2.11。

月考勤記錄表樣表二的出勤、缺勤符號說明：X=全勤、P=事假、W=婚假、O=其他（請用批注注明：A=年假、S=病假、T=外出培訓、△=遲到、早退。另：半天的假期可用1/2表示，如半天病假可用1/2S表示。

2.3.5 月、年考勤統計表是怎樣的

月考勤統計表，見表2.12。

年考勤統計表，見表2.13。

2.3.6 考勤注意事項

新手除了易出差錯，及時性也無法保證。有時想當然地在月末最后一周才做考勤表，但由于月末月初事情多，就容易拖延，影響下道工序的工作提交。所以，月考勤統計表，每周應及時更新。考勤統計是薪資計算、發放的一部分，考勤統計延誤，會導致薪資計算的工期緊張，從而產生矛盾。

人事專員，尤其是新手，考勤管理的日常工作就是重復上述操作：從考勤機導出Excel表，核實日考勤記錄，形成月考勤統計表，提交給下道工序的負責人。

但是，考勤沒有這么簡單。還會碰到真考勤、假考勤、代刷卡、體系審核、擬上市、加班等更復雜的問題。人事專員熟手、人事主管對此有應付處理的經驗。有時，人力資源部經理、副總都要過問考勤問題。在后面的章節，還會講到更復雜的考勤問題。