如何言簡意賅地主持會議

阿特·馬科曼（Art Markman）|文

時青靖|編輯

你有沒有感覺有時開完會后，從頭到尾都是自己滔滔不絕，而且效果不太好？你說了很多，卻發現其他人沒什么時間發言。這種情況之所以不好有幾個原因。人們不喜歡參加一個人夸夸其談的會議。如果開會時一個人說太多，成員會感覺不到團隊協作。

怎樣做才能避免你變成會上唯一講話的人？最簡單的答案是少說話，但說起來容易做起來難。況且，如果其他人不習慣開會時多說話，你也沒話說，就很容易冷場尷尬。有些方法不妨試一下。

做筆記，并根據筆記發言。很少有人為發言做充分準備。但是開會前準備工作非常重要，不亞于公開演講前的熱身。不管是主持會議、致開幕詞，或是發表重要講話，都應提前準備好發言稿。設定好時間（比如說，三分鐘），試著在限定時間里把話說完。你甚至可以在辦公室里練習，確保按時完成。

但是，不要就此結束。如果會議議程提前公布，可以就你提到的要點做幾項說明，盡量不要評論每個論點。針對一兩個你最熟悉、最擅長的點發表看法。如果相關問題你并不熟悉，可在筆記中寫批注提醒自己不要評論。

如果在會議上出現新話題，多想想自己意見是否必要。如果有必要，在記事本上草擬幾點，輪到你說話時再發揮。

有時一開始就很難止住。如果你擔心用了各種辦法還是喋喋不休，可以找同事在你說個不停時提醒下。

提前讓大家都準備好。當然，你應該確保會議上的其他人也有所貢獻。這意味著每次召集開會時都要提前明確議程。不是每個人都能臨場有話說，而且大家剛開始的想法往往不一定有價值。

事先把議程發出去，提前與一些想征求建議的人接觸，尤其是不經常發表意見的人，讓他們知道你希望他們在會上發言。只要有人帶頭說話，其他人很有可能會加入。

即使你不主持會議，也可以提前征詢一些人的意見。告訴他們，你想聽聽大家對議程的看法，而且希望得到反饋。這樣一來，就給了大家時間充分思考想說什么。

采用循環模式。在電影《十二怒漢》(12 Angry Men)中，八號陪審員（即孤獨的反對者）想讓陪審團發言，阻止他們迅速裁決（劇透一下，因為其他人都認為被告有罪）。八號陪審員要求大家說出為什么認為被告有罪，引出其他陪審員的關鍵看法。

日常生活中當然不用經常決定某人的生死，但采用循環方式可以確保很多人有機會表達觀點。人們有權放棄發言，但至少你給了每個人說話的機會。

很多人不喜歡成為關注的焦點，即使會議規模很小，即便想法有價值，他們也不會插嘴。在循環制中，人們按照會議組織方式挨個發言，而不用點到再發言，如此一來便不會過于擔心受關注。

在會上唱獨角戲既粗魯又常常適得其反，尤其是身為高層時。這也是一種很難打破的習慣。但如果你準備充分些，想辦法讓大家積極發言的話，可以讓會議氛圍輕松些，而不是讓人戰戰兢兢。

 

阿特·馬科曼是得克薩斯大學奧斯汀分校Annabel Irion Worsham Centennial的心理學和營銷學教授，也是“組織的人性維度”項目的創始主任。他撰寫了超過150篇學術論文，涵蓋推理、決策和動機等領域，著有《明智思維，明智改變》《領導習慣》等多部書。